Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Continuiteitsplan op website Millenniumplatform

Datum nieuwsfeit: 07-12-1999
Vindplaats van dit bericht
Bron: Razende Robot Reporter
Zoek soortgelijke berichten
NIBRA

Continuiteitsplan

Zullen er zich grote problemen voordoen tijdens de millenniumwisseling? Het Millennium Platform verwacht geen echte narigheid, omdat Nederland goed is voorbereid. Toch kunnen kleine problemen voor de nodige irritaties zorgen en mogelijk leiden tot ernstiger verstoringen. Tijdens en na 1 januari 2000.

Op de site van het Millennium Platform gat men in op een continuiteitsplan. Het is bestemd voor ondernemers en ondernemingen, maar ook voor de brandweer en andere geinteresseerden is het aardig te lezen dat ook na 1 januari er zich problemen zouden kunnen voordoen.

"Daarom is het goed voorbereidende maatregelen te treffen,' meldt het MP. We laten de tips hieronder volgen:

Een ketting is zo sterk als zijn zwakste schakel. Dit gezegde is zeer toepasselijk voor de situatie waarin veel bedrijven zich nu bevinden. De overgrote meerderheid (98 procent volgens een recent onderzoek) heeft de meest vitale systemen en processen millenniumbestendig gemaakt. Maar zijn de relaties met leveranciers en afnemers voldoende in kaart gebracht? Is er niemand over het hoofd gezien? Is er al nagedacht over de juridische aspecten van het millenniumprobleem? Kunnen de systemen die tijdens de overgang naar 2000 zijn uitgezet zonder meer weer worden aangezet? Hoe moet u uw bedrijf na de eeuwwisseling weer op de rails krijgen? Kortom: welke maatregelen kunt u zo kort voor 31 december en in de eerste weken van 2000 nog nemen?

Politie en hulpdiensten
Veel feestvierders op straat, veel vuurwerk. De millenniumnacht belooft ook een drukke nacht te worden voor politie en hulpdiensten in uw gemeente. Vrijwel alle verloven zijn ingetrokken, zodat zij op volle sterkte kunnen werken. Naar verwachting wordt een aanzienlijk groter beroep op hulpdiensten gedaan dan tijdens de 'normale' jaarwisselingen. Dat betekent dat u niet in alle gevallen snel op assistentie kunt rekenen als er zich kleine problemen in uw onderneming voordoen.
De manier waarop de brandweer, politie en GGD zich op de millenniumwisseling voorbereiden -en de prioriteiten die zij daarbij stellen- kan per gemeente verschillen. In de meeste steden en dorpen zijn speciale noodmeldpunten ingericht, waar u millenniumcalamiteiten kunt melden. Let daarom goed op de gemeentelijke informatie die u hierover ontvangt.

Actie beperkt claimgedrag
De inspanningen van bedrijven en instellingen concentreren zich op het millenniumbestendig maken van producten, bedrijven en processen. Als het millenniumprobleem ervoor zorgt dat zakelijke partners of leveranciers niet de service geven die wordt verwacht, bestaat de kans dat een ander gevaarlijk 'virus' toeslaat: claimgedrag. Belangrijk uitgangspunt om dergelijk claimgedrag te voorkomen is de constatering dat partijen wederzijds afhankelijk zijn bij het realiseren van hun bedrijfscontinuïteit.
De meeste partijen zijn zich bewust van hun wederzijdse afhankelijkheid bij het bereiken van een oplossing en van de noodzaak om in gesprek te blijven. Koplopers maken afspraken over noodscenario's en het delen van capaciteiten. Veel bedrijven tonen de bereidheid tot openheid en overleg. Toch zijn bedrijven bezorgd over de mogelijke ontwrichtende effecten van een groot aantal rechtszaken en de gevolgen van claimgedrag. Effecten die nog lang na 1 januari 2000 kunnen nagalmen. Over de vraag welke conflicten zich zullen voordoen, valt vooralsnog weinig te zeggen. Het nemen van praktische maatregelen zoals het implementeren van een noodplan, het blijven communiceren met belangrijke zakelijke partners blijven de belangrijkste peilers voor het beperken van de eigen schade en de schade bij anderen. Actie reduceert de kans op claims.

Continuïteit: hoogste prioriteit
In de laatste weken van het jaar is het natuurlijk te laat om nog met een millenniumproject te beginnen. U kunt er beter voor zorgen dat u preventieve maatregelen neemt in de bedrijfseconomische sfeer. Breng uw vitale processen in kaart en inventariseer de ondersteunende systemen en objecten waarvan deze processen afhankelijk zijn. Stel vast of voor deze afhankelijkheden nog onzekerheden bestaan. Zo ja, probeer deze onzekerheden alsnog te neutraliseren. Gezien het hoge aantal bedrijven dat verwacht pas op het nippertje klaar te zijn, is het daarnaast onontbeerlijk u ook te oriënteren buiten de grenzen van uw bedrijf, branche of sector. Alle maatregelen die u neemt om de voortgang van uw (vitale) bedrijfsprocessen te garanderen, kunnen worden beschreven in een continuïteitsplan. Dit plan bestaat uit een contingencyplan. Dit plan is pro-actief en beschrijft beleidsmatige en operationele maatregelen om onzekerheden te elimineren. Een contingencyplan bestaat verder uit een roll-overplan voor de periode vlak voor en na de eeuwwisseling, een calamiteitenplan én uit de inrichting van een crisisorganisatie.

Roll-overplan
Een roll-overplan is een draaiboek voor de periode vlak voor en direct na de eeuwwisseling. Hierin wordt stap voor stap beschreven welke handelingen een organisatie moet verrichten voor een ongestoorde eeuwwisseling. Zorg dat u ook uw directe omgeving betrekt in het plan; denk aan maatregelen die verband houden met veiligheid en milieu. Soms zult u zich ook in uw sector moeten oriënteren of zelfs buiten de nationale grenzen, als uw bedrijf onderdeel is van een internationale keten. Tijdens de overgang naar 2000 zullen de meeste bedrijven hun bedrijfsactiviteiten minimaliseren, de zogenaamde waakvlamperiode.

De waakvlamperiode
In samenspraak met de sectorplatforms adviseert het Millennium Platform in de periode rond de millenniumwisseling geen nieuwe systemen in te voeren of wijzigingen aan te brengen in bestaande computersystemen. Geadviseerd wordt computersystemen en datumgevoelige apparatuur tijdens de millenniumovergang zoveel mogelijk uit te zetten of los te koppelen van andere apparaten, zodat er in de periode van en na de millenniumwisseling zo weinig mogelijk storingen ontstaan. Hieraan zijn echter wel speciale voorwaarden verbonden. Kijk op voor meer informatie in bijlage 6 (Advies Millennium Platform waakvlam periode) van de Continuïteitshandleiding.
Ondernemingen die een millenniumproject succesvol hebben doorlopen, moeten niet hun netwerken uitzetten en daarmee mogelijke opstart risico's introduceren. Ondernemingen die nog zorgen hebben over de millenniumbestendigheid van hun netwerk moeten de afweging maken tussen mogelijke fouten versus problemen bij het opnieuw opstarten.

Calamiteitenplan
Indien, ondanks de genomen maatregelen, toch verstoringen optreden die de continuïteit van uw organisatie in gevaar brengen, zullen noodmaatregelen getroffen moeten worden. Gegeven de tijd die nog rest tot het jaar 2000, heeft het alleen zin voor de meest kritische processen noodmaatregelen uit te werken. U kunt een calamiteitenplan voor de eeuwwisseling vaak samenvoegen met bestaande calamiteitenplannen voor brand, stroomuitval of een onverwachte emissie van giftige stoffen. In het calamiteitenplan moet vooral aandacht worden besteed aan de meldingsprocedures: wie meldt wat aan wie? Procedures tijdens een calamiteit kunnen soms eenvoudig in een schema worden samengevat. Dat spaart tijd in de voorbereiding en is eenvoudiger uit te leggen aan mensen die betrokken zijn.

De crisisorganisatie
Een normale organisatie is niet berekend op crisissituaties. Om de continuïteit van de belangrijkste bedrijfsprocessen tijdens een calamiteit te waarborgen, is bij grotere bedrijven de inrichting van een crisisorganisatie noodzakelijk. Een crisisorganisatie moet zo klein mogelijk worden gehouden en bij meerdere vestigingen uit decentrale teams bestaan.
In een crisisteam wordt een aantal rollen onderscheiden. Naast een eindverantwoordelijke bestaat een crisisorganisatie uit een alarmcoördinator, een verantwoordelijke voor de operationele gang van zaken, een commercieel verantwoordelijke voor de contacten met de klant en een IT-coördinator met kennis van de IT-systemen.

Testen en communicatie
Of een continuïteitsplan ook in de praktijk werkt, kan alleen maar met behulp van een test worden aangetoond. Als u daar nog tijd voor heeft, is het aan te raden om de tests uit te voeren met dezelfde medewerkers die straks ook bij een eventuele calamiteit in actie moeten komen. Testen is ook een belangrijk hulpmiddel bij de communicatie van uw continuïteitsmaatregelen. Door directie en medewerkers actief bij de test te betrekken, krijgen ze zicht op de inhoud van het plan en op hun eigen rol daarin.
Behalve uw medewerkers zult u ook de klanten en leveranciers in uw keten moeten informeren over de getroffen maatregelen. Hun inzet kan soms noodzakelijk zijn als u met continuïteitsproblemen geconfronteerd wordt. In ieder geval zal er meer begrip zijn als u tijdelijk uw serviceniveau niet kunt waarmaken.

Tot slot: het 'Doornroosje-effect'
De waakvlamperiode wordt ook wel eens omschreven als een korte winterslaap, waaruit het soms lastig ontwaken is. Doornroosje is in slaap gevallen, maar hoe kust u haar wakker? Algemeen luidt het advies: blijf rustig, denk na, handel niet te snel en met de juiste sociale verantwoordelijkheid. Er kunnen verschillende drijfveren zijn om snel te willen starten, zoals menselijke overwegingen, het milieu of bedrijfseconomische redenen. Dat betekent dat veel bedrijven tegelijkertijd zullen starten zodat er tijdelijk een tekort aan middelen kan ontstaan, zoals monteurs en onderdelen. Het is verstandig van tevoren een planning te maken op welke manier en in welke volgorde u systemen wilt opstarten. Belangrijk is daarbij leveranciers en afnemers te betrekken en daarop uw eigen planning af te stemmen. Heeft u een storing? Ga dan niet in de wilde weg alles inschakelen, maar onderzoek eerst de oorzaak van het euvel.

Uitgebreide informatie over het opstellen van een continuïteitsplan voor 2000 en de juridische aspecten van het millenniumprobleem vindt u p de website van het millennium platform: www.mp2000.nl

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie