Brief Justitie over legalisatie buitenlandse bewijsstukken

Tweede Kamer der Staten Generaal

just0000.060 brief sts just inzake legalisatie en verificatie van buit enlandse bewijsstukken
Gemaakt: 28-1-2000 tijd: 10:40

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 12 jan. 2000

Onderwerp:

circ. inzake legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken

betreffende de staat van personen

Overeenkomstig mijn toezegging aan uw kamer, doe ik u hierbij ter kennisneming een afschrift toekomen van de circulaire inzake legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen met de bijbehorende bijlagen.

In de circulaire is de mogelijkheid opgenomen voor personen die een biologische afstammingsrelatie dienen aan te tonen, maar niet in staat zijn om dat door middel van documenten te doen, om de gestelde afstammingsrelatie door middel van DNA-onderzoek te laten vaststellen. De circulaire zal op 1 februari 2000 in werking treden.

De Staatssecretaris van Justitie,

De ambtenaren van de burgerlijke stand

De ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie

's-Gravenhage, 12 jan. 2000

Onderwerp

legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van betreffende de staat van personen

Mede namens de Ministers van Buitenlandse Zaken en voor Grote Steden- en Integratiebeleid, doe ik u hierbij de nieuwe circulaire toekomen inzake de legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen.

De circulaire van 8 mei 1996 met de bijbehorende bijlagen is bij deze ingetrokken, met uitzondering van de Officiële Mededeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken d.d. 7 maart 1996 inzake de aanwijzing van de probleemlanden en het algemeen ambtsbericht van het voormelde ministerie d.d. 1 april 1996 inzake akten uit Pakistan, die in de als bijlage bij deze circulaire bijgevoegde landeninformatielijst zijn verwerkt.

De onderhavige circulaire bevat op een aantal punten wijzigingen.

Deze betreffen de vrijstelling van legalisatie voor buitenlandse stukken die worden overgelegd door personen die reeds eerder een gelegaliseerd stuk betreffende hetzelfde rechtsfeit hebben overgelegd, indien het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk als basis heeft gediend voor het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland of voor opname van gegevens over de betrokkene in de gemeentelijke basisadministratie (gba). Indien het later overgelegde stuk over hetzelfde rechtsfeit inhoudelijk overeenstemt met de gegevens in de opgemaakte akte van de burgerlijke stand of met de in de gba opgenomen gegevens, kan van legalisatie worden afgezien.

Verder wordt voor personen die het bestaan van een afstammingsrelatie dienen aan te tonen en niet in staat zijn om dat door middel van documenten te doen en daardoor in bewijsnood verkeren, de mogelijkheid ingevoerd om het bestaan van de afstammingsrelatie aan te tonen door middel van DNA-onderzoek. DNA-onderzoek vindt uitsluitend op basis van vrijwilligheid plaats.

Ik moge u wijzen op het belang van een zorgvuldige toepassing van de onderhavige circulaire teneinde de juistheid van de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en in de gba te waarborgen.

A. AANWIJZING PROBLEEMLANDEN

Blijkens de bijgevoegde landeninformatielijst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is een aantal landen aangewezen als probleemland. Dat zijn: India, Pakistan, Ghana, Nigeria en de Dominicaanse Republiek. Stukken afkomstig uit de voormelde landen dienen alleen te worden aanvaard, indien deze gelegaliseerd zijn en inhoudelijk geverifieerd zijn door de daartoe bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Voor de overige landen blijft de hierna omschreven procedure gelden.

B. LEGALISATIE

1. Hoofdregel

Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt voorts zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen. Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die boven de afgevende instantie staan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Benadrukt zij dat het voor de zorgvuldigheid van de te verrichten controles van belang is dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het stuk als laatste instantie legaliseert.

2. Uitzonderingen op de hoofdregel

2.1. Aan het legalisatievereiste hoeft niet te worden voldaan als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag. Te dien einde gaan hierbij als bijlagen een tot 10 januari 2000 geactualiseerd overzicht van de legalisatieverdragen,

met vermelding van de landen die bij het desbetreffende verdrag zijn

aangesloten, een verkort overzicht van de legalisatieverdragen, alsmede

een landeninformatielijst .

2.2 Tevens zijn van legalisatie vrijgesteld afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die zijn opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949,

1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen.

De vóór de voormelde data aldaar opgemaakte en afgegeven akten kun-

nen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan de

toentertijd in Nederland opgemaakte akten.

Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar

de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de

zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.

Voor de goede orde zij benadrukt dat alle afschriften en uittreksels van

akten van de burgerlijke stand die na de voormelde data in Indonesië,

Nieuw-Guinea en Suriname zijn afgegeven, in principe aan legalisatie

onderworpen zijn. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels van

akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt. Zie verder onder

2.3.

2.3. Er is verder aanleiding om uit het buitenland afkomstige stukken die worden overgelegd door personen die in Nederland woonachtig zijn, vrij te stellen van legalisatie, indien de betrokkene met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd en het desbetreffende gelegaliseerde stuk de basis heeft gevormd voor het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland of voor

de opname van gegevens over de desbetreffende persoon in de gba.

Het later overgelegde niet-gelegaliseerde stuk dient inhoudelijk overeen te stemmen met de op grond van het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk in de akte of in de gba opgenomen gegevens. Tevens dient vastgesteld te

worden dat het latere stuk overeenstemt met het gelegaliseerde stuk zelf.

De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde

stuk met de kopie die van het gelegaliseerde stuk is gemaakt.

Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelega-

liseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving, inmid-

dels vernietigd is, dient de betrokkene aan te tonen dat hij reeds een

gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met

die van het niet-gelegaliseerde stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is,

dient legalisatie plaats te vinden.

Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.

Indien de gegevens van de later overgelegde stukken niet overeen-

stemmen met de gegevens die op grond van de eerder overgelegde stukken zijn opgenomen, dient tevens legalisatie plaats te vinden.

In dat geval zal zonodig ook om verificatie van de inhoud van het later overgelegde stuk worden verzocht.

2.4. Voorts is er aanleiding om een vreemdeling behorende tot een van de

hierna onder a, b, c of d genoemde categorieën vrij te stellen van het legalisatievereiste, indien de betrokkene bezwaar maakt tegen legalisatie.

De reden hiervoor is dat het in deze gevallen onverantwoord is de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat omtrent de vraag of de betrokkene behoort tot een van de hierna genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de desbetreffende vreemdelingen- dienst.

A-status

a) de betrokkene is als vluchteling toegelaten tot Nederland op grond van artikel 15 van de Vreemdelingenwet, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument B).

De betrokkene beschikt in dit geval over een A-status.

Hierbij zij aangetekend dat in het geval van naturalisatie van de

betrokken vluchteling tot Nederlander er niet van uit gegaan

mag worden dat de betrokkene door het enkele feit van de

naturalisatie niets meer te vrezen heeft van de autoriteiten van

het land waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Per geval zal moeten

worden bezien of er nog gronden voor bezwaar tegen legalisatie van

stukken aanwezig zijn.

Vergunning tot verblijf/vrijstelling paspoortvereiste

b) de betrokkene is in het bezit van een geldige vergunning tot verblijf,

die is afgegeven op grond van artikel 9 van de Vreemdelingenwet en is op grond van artikel 28, lid 7, van het Voorschrift Vreemdelingen vrijgesteld van het paspoortvereiste. Een en ander blijkt niet uit het verblijfsdocument D, maar staat aangetekend in de begeleidende brief bij de beschikking op grond waarvan de betrokkene toelating is verleend. Indien de betrokkene stelt van het paspoortvereiste te zijn vrijgesteld, kan hem verzocht worden de begeleidende brief over te leggen, dan wel kan de vrijstelling van het paspoortvereiste worden geverifieerd bij de vreemdelingendienst.

Voorwaardelijke vergunning tot verblijf

c) de betrokkene is in het bezit van een voorwaardelijke vergunning tot

verblijf, afgegeven op grond van artikel 9a van de Vreemdelingenwet (verblijfsdocument F).

In procedure

d) de betrokkene heeft een verzoek gedaan te worden toegelaten om

redenen van asiel, hetgeen blijkt uit het «identiteitsbewijs asielzoeker» (document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing op zijn verzoek in Nederland mag afwachten. Of er nog een vreemdelingen- procedure loopt, blijkt uit het VAS dan wel uit de gba.

Omstandigheden waarin het bezwaar van de vreemdeling niet gehonoreerd hoeft te worden.

Indien een of meer van de volgende omstandigheden zich voordoen,

hoeft het bezwaar van de vreemdeling niet gehonoreerd te worden:

-de betrokkene beschikt over een document (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in de onder

a, b, c, of d genoemde situatie bevond;

-het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door

andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst;

(bijvoorbeeld een huwelijksakte die in een ander land is opgemaakt)

-met betrekking tot de betrokkene heeft zich een rechtsfeit voorge-

daan waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken

waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de onder a, b, c, of d

genoemde situatie bevond (bijvoorbeeld de voltrekking van een

huwelijk in het land van herkomst); of

-de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij

zich nog bevindt in een van de onder a, b, c, of d genoemde situatie

(bijvoorbeeld voor vakantie).

3. In beginsel geen tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse

Zaken.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken verleent in beginsel geen tussen-

komst bij legalisatie-aanvragen ten behoeve van vreemdelingen. In som-

mige landen is zelfs bezwaar gemaakt tegen een zodanige tussenkomst.

In verband daarmee dient de eis van legalisatie rechtstreeks aan de be-

trokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze dient zich persoonlijk,

schriftelijk, of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het

land van herkomst alsmede tot de Nederlandse vertegenwoordiging

te wenden.

Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de tussenkomst van het Ministe-

rie van Buitenlandse Zaken slechts bij uitzondering dient te worden

ingeroepen. Deze tussenkomst kan noodzakelijk zijn wanneer recht-

streekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst

niet kunnen worden gelegd.

Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van de richtlijn gaat hierbij

een door het Ministerie van Buitenlandse Zaken opgestelde landen-

informatielijst die een beschrijving bevat van de te volgen procedure.

Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst be-

schreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze

circulaire genoemde centrale informatiepunt.

Het is denkbaar dat de betrokkene omstandigheden aanvoert op grond

waarvan hij in de onmogelijkheid verkeert de hiervoor geschetste legali-

satieprocedure te volgen. In dat geval dient in overleg met het informa-

tiepunt te worden bezien of onder de gegeven omstandigheden een an-

dere legalisatieprocedure acceptabel is.

Overigens zij er uitdrukkelijk op gewezen dat het niet de bedoeling is dat

ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de gemeente-

lijke basisadministratie zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken

om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van de

betrokkene.

4. Controle van de legalisaties

Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding ge-

daan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoor-

digingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook

de legalisaties zelf nauwlettend te controleren.

Bij twijfel dient het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden

verzocht een onderzoek in te stellen.

Indien de huwelijksaangifte of de aangifte van de registratie van een

partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwe-

lijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de

overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking

of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats

te vinden in de gemeente waar aangifte wordt gedaan. Overigens

doet dat geenszins af aan de eigen verantwoordelijkheid van de

ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrekt, dan

wel de akte van registratie van een partnerschap opmaakt.

5. Waarde van de legalisaties

Een legalisatie kan alleen duidelijkheid verschaffen over de herkomst van

een stuk. De procedure strekt er toe om door vergelijking van de

op het stuk geplaatste handtekening(en) met een daartoe gedeponeerd

specimen, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de instantie

die het stuk heeft afgegeven, dan wel gelegaliseerd en de bevoegdheid van

degene die het stuk namens de desbetreffende instantie heeft ondertekend.

Hieruit blijkt dat legalisatie generlei garantie oplevert ten aanzien van de

juistheid van de inhoud van een stuk.

C. VERIFICATIE

1. Procedure

Indien er twijfel bestaat over de inhoud van een stuk, kan het Ministerie

van Buitenlandse Zaken worden verzocht te bewerkstelligen dat de auto-

riteiten van het land van herkomst het stuk verifiëren.

2. Uitzondering

In het geval dat de betrokkene bezwaar maakt tegen verificatie in het land

van herkomst, kan daarvan worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder B, punt 2.4. genoemde categorieën vreemdelingen.

D. HOE TE HANDELEN ALS LEGALISATIE EN /OF VERIFICATIE ONVOLDOENDE ZEKERHEID VERSCHAFFEN?

Het is mogelijk dat legalisatie en verificatie van een stuk onvoldoende zekerheid verschaffen omtrent de herkomst en/of de inhoud ervan.

In dat geval zijn de betrokken instanties niet zonder meer gehouden de inhoud van een overgelegd stuk als juist te accepteren.

Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de stukken ongenoegzaam

acht, dient hij te weigeren een akte op te maken. In dat geval kan de betrokkene zich op grond van artikel 27 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek tot de rechter wenden.

Tegen een weigering om een gegeven te registreren in de gemeentelijke

basisadministratie kan de betrokkene op grond van artikel 86 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in beroep gaan bij de rechtbank. In alle gevallen van weigering of een voornemen daartoe dient de betrokkene te worden gewezen op de bestaande bezwaar- c.q. beroepsmoge-

lijkheden.

In het geval dat ten aanzien van een stuk het vermoeden bestaat, dan wel is komen vast te staan (door legalisatie en verificatie) dat het een vals of ver-

valst stuk betreft, dient het Openbaar Ministerie hiervan onmiddellijk op de

hoogte te worden gesteld. Verwezen zij in dit verband naar de brief van de

Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken d.d. 15 december 1995, kenmerk

GBA95/U178.

E. HOE TE HANDELEN ALS DE BETROKKENE MET BETREKKING TOT EEN AFSTAMMINGSRELATIE GEEN STUKKEN KAN OVERLEGGEN EN ER GEEN GEGEVENS OVER DIE RELATIE ZIJN OPGENOMEN IN EEN NEDERLANDSE OVERHEIDSADMINISTRATIE?

De situatie kan zich voordoen dat een persoon een beroep doet op het bestaan van een biologische afstammingsrelatie, maar niet in staat is om deze relatie door middel van documenten aan te tonen. Hieraan valt vooral te denken bij verzoeken tot gezinshereniging en bij verzoeken tot vast-

stelling van de nationaliteit.

Een dergelijke situatie, waarin er voor de betrokkene sprake is van bewijsnood, zal zich met name voordoen in het geval dat de registers van de burgerlijke stand in het land waar de documenten vandaan moeten komen niet bestaan dan wel onvolledig zijn, alsmede wanneer er in het land in kwestie geen stukken kunnen worden verkregen vanwege de op dat moment bestaande politieke situatie. In zo'n geval zal de autoriteit bij wie het ver-

zoek is gedaan, desgewenst na consultatie van het Ministerie van Buiten- landse Zaken, constateren dat de betrokkene in bewijsnood verkeert.

Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat DNA-onderzoek uitsluitend kan plaatsvinden indien genoegzaam gebleken is dat het niet mogelijk is om

het bestaan van de gestelde biologische afstammingsrelatie door middel van

documenten aan te tonen.

Alleen in dat geval dient de betrokkene gewezen te worden op de mogelijkheid om DNA-onderzoek te laten verrichten. De resultaten van dat onderzoek kunnen dan in plaats van documenten worden overgelegd en worden als bewijs aanvaard indien het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie met voldoende zekerheid is vastgesteld.

Voor de gba geldt dat DNA-onderzoek op zichzelf nimmer als brondocument kan dienen voor het opnemen van gegevens omtrent de juridische afstammingsrelatie van een persoon, die immers als enige afstammingsrelatie in de gba van belang is.

Bij het ontbreken van over te leggen documenten zal door de betrokkene een verklaring onder ede of belofte moeten worden afgelegd. Daarbij kunnen in voorkomende gevallen, ter ondersteuning van de afgelegde verklaring, de resultaten van een DNA-onderzoek als bijlage worden gevoegd.

Er zij hier met nadruk op gewezen dat de medewerking aan DNA-onderzoek uitsluitend op vrijwillige basis kan plaatsvinden. Hiervan dient te blijken uit een door de betrokkene ondertekende verklaring.

Het DNA-onderzoek dient verricht te worden door een van de volgende in Nederland gevestigde laboratoria: het Nederlands Forensisch Instituut (NFI, voorheen het Gerechtelijk Laboratorium) te Rijswijk, het Centraal Labora- torium van de Bloedtransfusiedienst (CLB) te Amsterdam of het forensisch

laboratorium van de Vakgroep Genetica, Sectie Anthropogenetica van het

Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) te Leiden.

De voormelde laboratoria zijn op grond van hun expertise internationaal erkend. Zij bepalen op welke wijze en onder welke voorwaarden de afname van DNA-materiaal geschiedt. Tevens wordt bij afname van DNA-materiaal in het buitenland door de laboratoria bepaald aan welke voorwaarden de verzending van het materiaal dient te voldoen.

De hierbij te volgen procedure luidt als volgt:

In Nederland verblijvende personen dienen zich voor DNA-onderzoek te wenden tot een van de voornoemde laboratoria. In het buitenland verblijvende personen dienen zich te wenden tot de bevoegde Nederlandse

diplomatieke vertegenwoordiging. De laatstgenoemde zal ervoor zorgdragen

dat het te onderzoeken DNA-materiaal wordt afgenomen door een daartoe gekwalificeerd persoon. Bij de afname zal de identiteit van de betrokkene worden vastgelegd. Het DNA-specimen zal vervolgens door tussenkomst van de desbetreffende diplomatieke vertegenwoordiging worden toegezonden aan het laboratorium dat het onderzoek zal uitvoeren.

De kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van DNA-onderzoek, dienen in principe door de betrokkene gedragen te worden. Indien de uitslag van het onderzoek het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie bevestigt, kunnen de kosten onder bepaalde voorwaarden vergoed worden door de Staat.

Indien de betrokkene niet akkoord gaat met de uitslag van een DNA-onderzoek, kan hij deze betwisten op grond van de voorzieningen van bezwaar en/of beroep die gelden voor de procedure in het kader waarvan de resultaten van het DNA-onderzoek worden ingebracht.

F. INLICHTINGEN

Voor inlichtingen over de procedure met betrekking tot DNA-onderzoek kunt

u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie

van Justitie, afdeling communicatie, Postbus 30125, 2500 GC Den Haag,

telefoon: 070-3703124.

Voor overige inlichtingen inzake de uitvoering van de in deze circulaire vervatte voorschriften kunt u zich wenden tot de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken, afdeling Consulair-Juridische Zaken (DCP/CJ), van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon:
070-3484787/3485901, fax 070-3486675.

Verzoeken om verificatie dienen te worden geadresseerd aan de voormelde afdeling Consulaire Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De Staatssecretaris van Justitie,

Bijlage behorende bij de circulaire van het Ministerie van Justitie,

kenmerk 5001966/99/6, inwerkingtreding 1 februari 2000.

LANDENINFORMATIE

Dit overzicht is bijgewerkt tot 10 januari 2000

Afghanistan (hoofdstad: Kabul)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Legalisatie (en verificatie) van stukken afkomstig uit Afghanistan is niet mogelijk. Het is echter wel mogelijk documenten uit Afghanistan te verkrijgen.

Albanië (hoofdstad: Tirana)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente.

De Albanese autoriteiten legaliseren het brondocument niet, doch slechts de aldaar gemaakte vertaling van het document.

Documenten uit Albanië dienen gelegaliseerd te worden door het Albanese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door het Nederlandse consulaat te Tirana.

Algerije (hoofdstad: Algiers)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente. Hiertoe dient de geboorteakte alsmede het familieboekje te worden overgelegd. Betrokkene dient persoonlijk te verschijnen met twee getuigen om de verklaring van ongehuwd zijn op te vragen.

Documenten uit Algerije dienen sinds 1 juli 1998 gelegaliseerd te worden door het Algerijnse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Algiers.

Betrokkenen dienen persoonlijk of via familie of kennissen voor het aanvragen en/of legaliseren van akten zorg te dragen. Bemiddeling door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage of door de Nederlandse ambassade te Algiers is derhalve niet mogelijk.

Amerika (zie Verenigde Staten van Amerika)

Andorra (hoofdstad: Andorra la Vella)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Personen die zich vóór 1986 in Andorra hebben gevestigd, kunnen een verklaring van ongehuwd zijn ("certificat de célibat") verkrijgen bij het kerkelijk register ("registre ecclésiastique"). De verklaring dient vervolgens ter legalisatie te worden aangeboden aan het "registre civil du Gouvernement".

Personen die zich vanaf 1986 in Andorra hebben gevestigd, kunnen een verklaring van ongehuwd zijn verkrijgen bij het "registre civil du Gouvernement".

Angola (hoofdstad: Luanda)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Verklaringen van ongehuwd zijn worden niet door de lokale autoriteiten afgegeven. De burgerlijke staat wordt aangetekend op het uittreksel uit het geboorteregister ("Certidão Narrativa Completa do Registro de Nascimento"). Het is dan ook belangrijk dat er een uittreksel van recente datum wordt overgelegd.

Documenten uit Angola dienen gelegaliseerd te worden door het Angolese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Luanda.

Antigua en Barbuda (hoofdstad: Saint John's)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand ("Registry Office") in de hoofdstad. Het betreft hier geen eigen verklaring.

Argentinië (hoofdstad: Buenos Aires)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen door bij een notaris met twee getuigen een verklaring af te leggen. Inhoudelijk vindt echter geen controle plaats.

Armenië (hoofdstad: Jerevan)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand ("Zags").

Aruba (hoofdstad: Oranjestad)

Tussen landen binnen het Koninkrijk wordt afgezien van het vereiste van legalisatie. Documenten afkomstig uit Aruba behoeven derhalve niet te zijn gelegaliseerd.

Volledigheidshalve is hieronder vermeld bij welke legalisatieverdragen Aruba is aangesloten:

2. Overeenkomst inzake kosteloze afgifte en vrijstelling van legalisatie van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand

3. Overeenkomst tot uitbreiding van de bevoegdheid van de autoriteiten belast met de registratie van onwettige kinderen

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

5. Europese overeenkomst inzake de afschaffing van legalisatie van stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren

6. Overeenkomst inzake wettiging door huwelijk

7. Europees verdrag inzake sociale zekerheid

10. Overeenkomst betreffende de afgifte van een verklaring van huwelijksbevoegdheid met bijlage

11. Overeenkomst betreffende de internationale samenwerking op het gebied van administratieve bijstand aan vluchtelingen

Informatie omtrent de procedure voor het aanvragen van akten in Aruba kan worden verkregen bij het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister van Aruba te 's-Gravenhage, tel. (070) 356 6200. Bemiddeling door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage is niet mogelijk.

Australië (hoofdstad: Canberra)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn ("record of no result") kan worden verkregen bij de "Registrar of Births, Deaths and Marriages" in de desbetreffende deelstaat.

Azerbaijan (hoofdstad: Bakoe)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij het "Registrar's Office" in het desbetreffende district. Er bestaat echter geen centrale registratie van huwelijken, zodat men in het ene district als ongehuwd te boek kan staan, terwijl men in een ander district gehuwd is.

Documenten uit Azerbaijan dienen gelegaliseerd te worden door het Azerische ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Ankara (Turkije).

Bahama's (hoofdstad: Nassau)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken te Nassau.

Bahrein (hoofdstad: Manama)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Documenten uit Bahrein dienen gelegaliseerd te worden door het Bahreinse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse vertegenwoordiging te Manama of door de Nederlandse ambassade te Koeweit.

Bangladesh (hoofdstad: Dhaka)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Verificatie van documenten is in Bangladesh zeer moeilijk, zo niet onmogelijk. Verklaringen van geboorte e.d. worden afgelegd ten overstaan van notabelen in de woonplaats van betrokkene. Vervolgens worden deze door middel van notarisverklaringen gelegaliseerd. Of de inhoud van bedoelde verklaringen inhoudelijk overeenstemt met de werkelijke situatie is slechts door middel van een verificatieonderzoek te controleren. Aan een dergelijk onderzoek zijn hoge kosten verbonden, die bij betrokkene in rekening worden gebracht.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden opgesteld door een magistraat of publiek notariaat. Betrokkene dient de verklaring persoonlijk of via familieleden aan te vragen.

Documenten uit Bangladesh dienen gelegaliseerd te worden door het Bengalese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Dhaka.

Barbados (hoofdstad: Bridgetown)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand ("Registry Office") in de hoofdstad. Het betreft hier geen eigen verklaring.

Belarus (Wit-Rusland) (hoofdstad: Minsk)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand van de woonplaats van betrokkene.

België (hoofdstad: Brussel)

Aangesloten bij de volgende legalisatieverdragen:

1. Overeenkomst betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland

2. Overeenkomst inzake kosteloze afgifte en vrijstelling van legalisatie van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand

3. Overeenkomst tot uitbreiding van de bevoegdheid van de autoriteiten belast met de registratie van onwettige kinderen

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

7. Europees verdrag inzake sociale zekerheid

8. Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand

11. Overeenkomst betreffende de internationale samenwerking op het gebied van administratieve bijstand aan vluchtelingen

Op 2 mei 1924 is te 's-Gravenhage een overeenkomst tot stand gekomen tussen België en Nederland, waarin is bepaald dat afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand in een van beide landen opgemaakt, niet gelegaliseerd behoeven te zijn om in het andere land te dienen. Deze overeenkomst is op 15 mei 1924 in werking getreden en nog steeds van kracht (Stb. 1924, 249).

Op grond van de vermelde verdragen en de bilaterale overeenkomst zijn de volgende stukken vrijgesteld van legalisatie:

- alle akten van de burgerlijke stand

- inlichtingenformulier vluchtelingen

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten, die niet behoren tot de hierbovengenoemde categorieën, van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente waar betrokkene staat ingeschreven.

Voor documenten uit voormalig Belgisch Congo zie Congo (de Democratische Republiek).

Belize (hoofdstad: Belmopan)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij het "Civil Registry" in de betreffende gemeente en/of district waar betrokkene woonachtig is. Het betreft hier echter een eigen verklaring.

Benin (hoofdstad: Porto-Novo)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan alleen worden verkregen in de geboorteplaats van betrokkene, ongeacht of deze daar nog woonachtig is.

Documenten uit Benin dienen gelegaliseerd te worden door het Beninse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Cotonou.

Bhutan (hoofdstad: Thimpu)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Documenten uit Bhutan dienen gelegaliseerd te worden door het Bhutaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te New Delhi (India).

Birma (zie Myanmar)

Bolivia (hoofdstad: La Paz)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de "Registro Civil". Hiertoe dienen twee getuigen bij een rechter-commissaris te verklaren dat de aanvrager ongehuwd is. De rechter-commissaris stelt vervolgens een certificaat op dat als basis dient voor de door de "Registro Civil" af te geven verklaring van ongehuwd zijn.

Documenten uit Bolivia dienen gelegaliseerd te worden door het Boliviaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te La Paz.

Bosnië-Herzegowina (hoofdstad: Sarajevo)

Aangesloten bij de volgende legalisatieverdragen:

1. Overeenkomst betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

8. Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand

Op grond van de vermelde verdragen zijn de volgende stukken vrijgesteld van legalisatie:

- alle meertalige akten van de burgerlijke stand

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten, die niet behoren tot de hierbovengenoemde categorie, van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand van de woonplaats op basis van de registers van de burgerlijke stand. Voor verklaringen te gebruiken in het buitenland bestaat een meertalige versie. Indien de registers van de burgerlijke stand vernietigd zijn, wordt er een verklaring afgegeven op basis van een getuigenverklaring.

Botswana (hoofdstad: Gaborone)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij het "ministry of Labour & Home Affairs".

Brazilië (hoofdstad: Brasília)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij een notariskantoor. Hiertoe dienen twee getuigen bij de notaris een verklaring af te leggen dat betrokkene ongehuwd is.

Documenten uit Brazilië dienen gelegaliseerd te worden door het Braziliaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Brasília of door één van de Nederlandse consulaten-generaal te São Paulo of Rio de Janeiro of door één van de Nederlandse consulaten te Belém, Belo Horizonte, Curitiba, Fortaleza, Manáus, Porto Alegre, Recife, Salvador of Santos.

Brunei Darussalam (hoofdstad: Bandar Seri Begawan)

Aangesloten bij het volgende legalisatieverdrag:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten.

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de "Marriage Registrar".

Bulgarije (hoofdstad: Sofia)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente.

Documenten uit Bulgarije dienen gelegaliseerd te worden door het Bulgaarse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Sofia.

Burundi (hoofdstad: Bujumbura)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen door voor een rechter ("Commissioner of Oath") een verklaring af te leggen.

Documenten uit Burundi dienen gelegaliseerd te worden door het Burundese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door het Nederlandse consulaat te Bujumbura of door de Nederlandse ambassade te Nairobi (Kenya).

Burkina Faso (hoofdstad: Ouagadougou)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn ("Certificat de Celibat") kan worden verkregen bij de gemeente waar betrokkene staat ingeschreven. De verklaring wordt afgegeven op basis van een getuigenverklaring.

Documenten uit Burkina Faso dienen gelegaliseerd te worden door het Burkinese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Ouagadougou.

Cambodja (hoofdstad: Phnom Penh)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Verificatie van documenten uit Cambodja is niet mogelijk aangezien zowel het Cambodjaanse ministerie van Buitenlandse Zaken als de Cambodjaanse ambassade te Bangkok (Thailand) geen medewerking verlenen aan een verificatieverzoek.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente. Betrokkene dient aldaar in persoon te verschijnen met twee getuigen. Pas na een door de ambtenaar van de burgerlijke stand afgenomen interview wordt een verklaring van ongehuwd zijn afgegeven.

Documenten uit Cambodja dienen te worden vertaald in het Engels of het Frans en te worden gelegaliseerd door het Cambodjaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Cambodjaanse ambassade te Bangkok (Thailand) en de Nederlandse ambassade te Bangkok (Thailand).

Betrokkenen dienen persoonlijk of via familie of kennissen voor het aanvragen en/of legaliseren van akten in Cambodja zorg te dragen. Bemiddeling door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage of door de Nederlandse ambassade te Bangkok is derhalve niet mogelijk. Bemiddeling voor legalisatie door de Cambodjaanse ambassade te Bangkok is meestal wel mogelijk. Hierbij zij opgemerkt dat het document dan al wel voorzien dient te zijn van een legalisatie door het Cambodjaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.

Canada (hoofdstad: Ottawa)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de provinciale overheid (b.v. in Ontario bij de "Registrar General", in Quebec bij de "Directeur de l'État Civil", in British Columbia bij het "Vital Statistics"). De Canadese ambassade te 's-Gravenhage kan eveneens een verklaring opstellen welke vervolgens door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage gelegaliseerd kan worden.

Documenten uit Canada dienen gelegaliseerd te worden door het Canadese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Ottawa of door één van de Nederlandse consulaten-generaal te Montreal, Toronto of Vancouver.

Centraal-Afrikaanse Republiek (hoofdstad: Bangui)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Documenten uit de Centraal-Afrikaanse Republiek dienen gelegaliseerd te worden door het Centraal-Afrikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door het Nederlandse consulaat te Bangui.

Chili (hoofdstad: Santiago de Chile)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij (uitsluitend) een notaris. Hiertoe dienen twee getuigen bij de notaris een verklaring af te leggen dat betrokkene ongehuwd is.

Documenten uit Chili dienen gelegaliseerd te worden door het Chileense ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Santiago de Chile.

China (hoofdstad: Peking)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Pas sinds 1949 bestaat er in de Volksrepubliek China een goede persoonsregistratie. Sindsdien houden ziekenhuizen een register van geboorten bij en geven deze geboortebewijzen af. Geboorten zijn derhalve sinds 1949 geregistreerd. Geboortebewijzen worden afgegeven door het ziekenhuis waar de persoon geboren is of door het "Civil Affairs Office".

Ten behoeve van buitenlandse overheden worden in de Volksrepubliek China sinds 1979 notariële verklaringen opgemaakt, voorzien van een doorgaans Engelse vertaling, met betrekking tot geboorte, huwelijk, overlijden, burgerlijke staat, echtscheiding, woonplaats, gerechtelijke vonnissen e.d. In de Volksrepubliek China zijn naar schatting ca. 1.100 notarissen bevoegd verklaringen op te maken voor gebruik in het buitenland. De Chinese notaris gebruikt hiervoor speciaal papier dat is voorzien van een watermerk: namelijk een afbeelding van de "Tiananmen-totem". Tevens wordt de notariële verklaring voorzien van een groot droogstempel dat overeenkomt met de rode rubber stempel van de bevoegde Notary Public. De pagina's van de notariële verklaringen zijn genummerd. Notariële verklaringen inzake de burgerlijke staat en bewijzen van goed gedrag mogen volgens de Chinese voorschriften niet ouder zijn dan 6 maanden.

De notariële verklaring heeft echter niet de status van een akte. In China hebben deze notariële verklaringen géén rechtsgeldigheid. Notariële verklaringen worden door de (centrale) Chinese overheid op geen enkele wijze inhoudelijk gecontroleerd; alleen de handtekening van de bevoegde notaris wordt geverifieerd. In de notariële verklaring staat niet vermeld aan de hand van welk overgelegd rechtsgeldig Chinees brondocument deze is opgemaakt. Notariële verklaringen kunnen derhalve niet zomaar geaccepteerd worden. Dit geldt met name voor bepaalde regio's in China (de provincies Fujian en Zhejiang) en in het bijzonder voor wat betreft verklaringen van burgerlijke staat/echtscheiding waarbij 2 of meer kinderen - denk hierbij aan de officiële éénkindpolitiek - zijn betrokken, alsmede t.a.v. zogenaamde relatieverklaringen ("extended family": toevoeging kinderen familieleden i.v.m. mogelijkheid tot immigratie).

In deze gevallen is het aan te bevelen overlegging te vragen van de authentieke rechtsgeldige Chinese
akten/echtscheidingsvonnissen/identiteitspapieren e.d. of gecertificeerde kopiëen daarvan. Hoewel deze stukken in Chinese karakters zijn opgemaakt, kunnen zij in Nederland door een beëdigd vertaler worden vertaald. Indien op verzoek door belanghebbende geen authentieke akte of ander brondocument kan worden getoond - zoals bijvoorbeeld de "hukou" - dient aan de inhoud van de notariële verklaring te worden getwijfeld.

De "hukou" is een Chinees familieregistratieboekje. Het is de hoeksteen van de Chinese bevolkingsadministratie, tesamen met de identiteitskaart (persoonsbewijs). In het gebruik wordt dit document "Chinees familieregistratieboekje" genoemd, doch het bevat naast de personalia en burgerlijke staat van alle gezinsleden, de woonplaats, het woonadres, informatie over de vervulling van militaire dienstplicht, het beroep, lengte, etnische bevolkingsgroep familieleden, de werkgever van de volwassenen, het opleidingsniveau etc. Hukou's worden afgegeven en bijgehouden door de plaatselijke bureau's van "Public Security (PSB)". Het document fungeert in vele gevallen als brondocument voor de opmaak van notariële verklaringen voor buitenlands gebruik.

Documenten uit China dienen gelegaliseerd te worden door het Chinese ministerie van Buitenlandse Zaken te Peking of door één van de 18 daartoe bevoegde "Foreign Affairs Offices" en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Peking of door het Nederlandse consulaat-generaal te Shanghai. Het Nederlandse consulaat-generaal te Shanghai legaliseert handtekeningen van de bevoegde "Foreign Affairs Offices" van de gemeente Shanghai en van de provincies Anhui, Jiangsu en Zhejiang. Per 1 november 1999 verricht het Nederlandse consulaat-generaal te Guangzhou legalisaties van handtekeningen van de bevoegde "Foreign Affairs Offices" van de provincies Guangdong, Fujian, Hainan en de autonome regio Guangxi.

Betrokkenen dienen persoonlijk of via familie of kennissen voor het aanvragen van notariële verklaringen zorg te dragen. Bemiddeling door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage of door de Nederlandse ambassade te Peking is derhalve niet mogelijk. Bemiddeling bij het laten legaliseren van notariële verklaringen t.b.v. personen van de Nederlandse nationaliteit is wel mogelijk. De verklaringen mogen echter niet ouder zijn dan één jaar.

Voor documenten uit Hong Kong zie Hong Kong

Voor documenten uit Macau zie Macau

Colombia (hoofdstad: Santafé de Bogotá)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij een notaris. Hiertoe dienen twee getuigen bij de notaris een verklaring af te leggen dat betrokkene ongehuwd is.

Documenten uit Colombia dienen gelegaliseerd te worden door het Colombiaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Santafé de Bogotá of door één van de Nederlandse consulaten te Barranquilla, Cali, Cartagena of Medellín.

Comoren (hoofdstad: Moroni)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Documenten uit de Comoren dienen gelegaliseerd te worden door het Comorese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Dar es Salaam (Tanzania).

Gezien de politiek instabiele situatie in de Comoren is de Nederlandse ambassade te Dar es Salaam echter niet in het bezit van specimen van de handtekeningen van het Comorese ministerie van Buitenlandse Zaken. Derhalve is legalisatie door de Nederlandse ambassade te Dar es Salaam op dit moment niet mogelijk.

Congo (de Democratische Republiek) (hoofdstad: Kinshasa)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

De Democratische Republiek Congo (DRC) betreft het voormalige Zaïre.

Een verklaring van ongehuwd zijn ("attestation de célibataire") kan worden verkregen bij de burgerlijke stand. De verklaring wordt opgesteld op basis van de identiteitskaart.

De zgn. "attestation" of "extrait" omtrent geboorte, huwelijk of overlijden is géén officiële akte, aangezien deze documenten niet (altijd) conform de registers worden opgesteld. Tevens hebben deze documenten slechts een administratieve - en geen juridische - waarde. Derhalve dient slechts de "acte" omtrent geboorte, huwelijk of overlijden geaccepteerd te worden (b.v. "acte de naissance" en niet de "attestation de naissance" of de "extrait d'acte de naissance").

Conform de Congolese wetgeving dient een geboorte binnen 30 dagen te worden aangegeven bij de burgerlijke stand. Voor personen geboren vóór
1 augustus 1987 dient dit te geschieden in de plaats van geboorte. Voor personen geboren na deze datum in de woonplaats van (één van) de ouders. Indien de geboorte niet binnen de gestelde termijn is aangegeven, dient de geboorte als volgt te worden aangegeven:

- door middel van een door de burgerlijke stand opgestelde "acte de notoriété (supplétif a l'acte de naissance)", die vervolgens gehomologeerd wordt door de rechtbank ("Tribunal de Grande Instance"). Deze procedure geldt voor personen geboren vóór 1 augustus 1987;

- via de rechter door middel van een "jugement supplétif", waarna vervolgens een "acte de naissance" wordt opgesteld door de burgerlijke stand. Deze procedure geldt voor personen geboren zowel vóór als na 1 augustus 1987.

Op beide wijzen betreft het dus twee documenten die te allen tijde bij elkaar horen. De één heeft namelijk geen juridische waarde zonder de ander. Als dergelijke documenten ter legalisatie bij de Nederlandse ambassade te Kinshasa worden aangeboden, zullen de beide documenten aan elkaar geniet worden en wordt vervolgens het ambassadestempel op de vouwrand geplaatst. In het geval op een "jugement supplétif" meerdere kinderen worden aangegeven, kan de rechtbank een "jugement supplétif copie certifie conforme" afgeven, waardoor handelwijze om bij iedere geboorteakte een "jugement supplétif" te voegen mogelijk wordt.

De stad Kinshasa bestaat uit 24 deelgemeenten, t.w. Bandalungwa, Barumbu, Bumbu, Gombe, Kalamu, Kasa Vubu, Kimbanseke, Kisenso, Kinshasa, Kitambo, Lemba, Limite, Lingwala, Makala, Maluku, Masina, Matete, Mont Ngafula, N'Djili, Ngaba, Ngaliema, Ngiri-Ngiri, N'sele en Selembao. Van een groot aantal van deze deelgemeenten zijn de geboorte-, overlijdens- en huwelijksregisters van de burgerlijke stand vernietigd/geplunderd. Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage is een lijst beschikbaar van de nog wel aanwezige registers van deze deelgemeenten.

Indien een akte benodigd is uit een register dat niet meer bestaat, dient d.m.v. de "jugement supplétif"- of "acte de notoriété"-procedure de geboorte opnieuw aangegeven te worden. Hiervoor geldt dezelfde procedure als bij het niet aangeven van de geboorte binnen 30 dagen.

Over de periode aanvang 1800 tot 30 juni 1960 (datum onafhankelijkheid) werden in voormalig Belgisch Congo voor de niet-autochtone bevolking akten van de burgerlijke stand opgemaakt, waarvan drie originali werden doorgezonden naar het gouvernement in de hoofdstad Leopoldville. Aldaar werden deze akten geregistreerd. Eén exemplaar werd doorgestuurd naar het Ministerie van Koloniën te Brussel voor opneming in een centraal register, terwijl het derde exemplaar veelal werd doorgezonden naar de burgerlijke stand van de laatste woon- of verblijfplaats van (één van de) belanghebbenden in België. Op het Belgische ministerie van Buitenlandse Zaken bevinden zich zodoende de originele exemplaren van vrijwel alle in de voormalige kolonie Congo wettig opgemaakte akten van de burgerlijke stand. Op aanvraag kan het Belgische ministerie van Buitenlandse Zaken afschriften (lees fotokopiëen) of uittreksels, al dan niet voorzien van een vertaling in het Frans of Nederlands, afgeven die in België als akten van de burgerlijke stand worden geaccepteerd. Gezien de overeenkomst tussen Nederland en België die op 15 mei 1924 in werking is getreden, zijn deze akten derhalve vrijgesteld van legalisatie.

Documenten uit de Democratische Republiek Congo dienen gelegaliseerd te worden door het Congolese ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Kinshasa.

Congo (de Republiek) (hoofdstad: Brazzaville)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn ("attestation de célibataire") kan worden verkregen bij de burgerlijke stand van de (laatste) woonplaats. De verklaring wordt opgesteld nadat een schriftelijk verzoek daartoe is ingediend en de gegevens van de aanvraag zijn geverifieerd met het "casier judicière" en eventueel andere registers (b.v. huwelijksregister). Slechts de burgemeester of de Secretaris Generaal van de betreffende gemeente zijn gerechtigd de verklaring te ondertekenen.

Door de oorlogssituatie in de Republiek Congo is legalisatie van documenten in Congo niet mogelijk. Wel kan de alternatieve methode worden toegepast door de documenten te laten legaliseren door de Congolese ambassade te Brussel en vervolgens door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage.

Costa Rica (hoofdstad: San José)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand ("Registro Civil"). In San José is één centraal register waarin alle huwelijken die in Costa Rica worden voltrokken staan geregistreerd. Dit register wordt altijd geraadpleegd indien men een verklaring van ongehuwd zijn wenst. In Costa Rica zijn er 13 bijkantoren van de burgerlijke stand waar men een dergelijke verklaring eveneens kan opvragen. Deze bijkantoren raadplegen in dat geval het centrale register in San José en kunnen vervolgens zelfstandig de verklaring van ongehuwd zijn afgegeven. Geboorte- of woonplaats van betrokkene spelen geen rol bij het opvragen van een verklaring.

Documenten uit Costa Rica dienen gelegaliseerd te worden door het Costaricaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te San José.

Cuba (hoofdstad: Havana)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan verkregen worden bij de "Consultoria Juridica Internacional" of bij "el Bufete", zijnde een advocaten- en notariskantoor.

Documenten uit Cuba dienen gelegaliseerd te worden door het Cubaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Havana.

Cyprus (hoofdstad: Nicosia)

Aangesloten bij de volgende legalisatieverdragen:

4. Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

5. Europese overeenkomst inzake de afschaffing van legalisatie van stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren

Op grond van de vermelde verdragen zijn de volgende stukken vrijgesteld van legalisatie:

- akten van diplomatieke/consulaire ambtenaren

Op grond van het Apostilleverdrag (no. 4) dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten die niet behoren tot de hierbovengenoemde categorie, van een apostillestempel te worden voorzien.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de gemeente waar betrokkene staat ingeschreven.

Denemarken (hoofdstad: Kopenhagen)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij het bevolkingsregister waar betrokkene staat ingeschreven.

Documenten uit Denemarken dienen als volgt gelegaliseerd te worden:

- geboorteakten (niet ouder dan 3 maanden), huwelijksakten (huwelijk gesloten in de kerk) en overlijdensakten:

legalisatie door het Deense ministerie van de Kerk ("Kirkeministeriet"), het Deense ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Kopenhagen;

- huwelijksakten (huwelijk gesloten in het gemeentehuis), uittreksels uit het bevolkingsregister en echtscheidingsdocumenten:

legalisatie door het Deense ministerie van Binnenlandse Zaken, het Deense ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Kopenhagen;

- vertalingen:

legalisatie door het "Industriministeriet/Erhvers- og Selskabsstyrelsen", het Deense ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door de Nederlandse ambassade te Kopenhagen.

Djibouti (hoofdstad: Djibouti)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de (religieuze) rechtbank van de "Sharia". Hiertoe dienen twee getuigen bij de rechtbank een eed op de Koran af te leggen dat betrokkene ongehuwd is.

Documenten uit Djibouti dienen gelegaliseerd te worden door het Djiboutiaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door het Nederlandse consulaat te Djibouti of door de Nederlandse ambassade te Addis Abeba (Ethiopië).

Betrokkenen dienen persoonlijk of via familie of kennissen voor het aanvragen en/of legaliseren van akten zorg te dragen. Bemiddeling door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage of door het Nederlandse consulaat te Djibouti is derhalve niet mogelijk.

Dominica (hoofdstad: Roseau)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

Een verklaring van ongehuwd zijn kan worden verkregen bij de burgerlijke stand ("Registry Office") in de hoofdstad. Het betreft hier géén eigen verklaring.

Documenten uit het Gemenebest Dominica dienen gelegaliseerd te worden door het Dominicaanse ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens door het Nederlandse consulaat te Roseau of door de Nederlandse ambassade te Port of Spain (Trinidad en Tobago).

Dominicaanse Republiek (hoofdstad: Santo Domingo)

Niet aangesloten bij enig legalisatieverdrag.

De Dominicaanse Republiek is vanaf 1 april 1996 aangewezen als probleemland op het terrein van de schriftelijke bewijsstukken. Geadviseerd wordt slechts documenten te accepteren die inhoudelijk zijn geverifieerd en gelegaliseerd door de Nederlandse vertegenwoordiging te Santo Domingo.

Te zijner tijd zal er een algemeen ambtsbericht worden gepubliceerd met een beschrijving van de burgerlijke administratie in de Dominicaanse Republiek. Voor eventuele vragen kunt U tot die tijd contact opnemen met de legalisatieafdeling (DPC/CJ) van het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's-Gravenhage.

Duitsland (hoofdstad: Berlijn)