Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Rapport: 'Archieven in de etalage'

Datum nieuwsfeit: 10-04-2000
Vindplaats van dit bericht
Bron: Razende Robot Reporter
Zoek soortgelijke berichten
Tweede Kamer der Staten Generaal

Brief OCW

Gemaakt: 12-4-2000 tijd: 15:4


2

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Zoetermeer, 10 april 2000

Onderwerp:

Rapport Árcheieven in de etalage'

Bijgaand stuur ik u ter kennisneming het rapport «Archieven in de etalage» dat tot stand is gekomen onder leiding van mw. mr. F.G. van Diepen-Oost. Zoals ik u in mijn brief van 7 februari 2000 over de «Regionale Historische Centra» (RHC's) schreef, heb ik mw. Van Diepen als externe adviseur gevraagd de meningen en knelpunten te inventariseren die leven over de vorming van de RHC's bij andere partijen dan de direct betrokken instellingen en gemeentebesturen, en mij op basis daarvan te adviseren.

Het advies van mw. Van Diepen zal ik gebruiken voor verdere beleidsontwikkeling op het terrein van de archieven, onder meer voor de Cultuurnota 2001-2004. Ik heb de Raad voor Cultuur gevraagd de inhoud van het rapport «Archieven in de etalage» te betrekken bij haar advies over de Rijksarchiefdienst en in bredere zin het archiefbestel in Nederland.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur

en Wetenschappen,

dr. F. van der Ploeg,

Archieven

in de

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

Maart 2000

«Consensus is erg belangrijk in Nederland, maar je moet ook wel eens iets verkeerds kunnen zeggen.»

(Rick van der Ploeg)

Inhoudsopgave

Voorwoord 0

Samenvatting 0

I Projectopdracht 0

II Wijze van uitvoering van het project 0

III Stand van zaken 0

IV Conclusies en aanbevelingen 0

Algemeen 0

DIVA 0

Van rijksarchiefdienst naar Nationaal Archief 0

De vorming van Regionale Historische Centra en de rol van de provincie 0

Taken Regionale Historische Centra 0

Toekomst van de gemeentearchieven 0

Waterschapsarchieven 0

Inspectie 0

Gebruikers van archieven 0

Bijlage 1 Overzicht van de gesprekken die gevoerd zijn in het kader van het project

Herziening van het Archiefbestel

Bijlage 2 Voorstel voor passage m.b.t. archieven en informatiebeheer in

Cultuurconvenanten OCenW-provincies

Bijlage 3 Proeftuin Overijssel?

Voorwoord De maatschappelijke ontwikkelingen van schaalvergroting en samenwerking doen zich voor op vele terreinen, zowel bij de overheid als bij particuliere organisaties. Maatschappelijke eisen aan de kwaliteit van dienstverlening nopen ook archiefdiensten deze trend te volgen. Vanuit de praktijk zijn initiatieven genomen tot fusies van rijksarchieven en gemeentearchieven in de provinciehoofdsteden en daarmee de vorming van Regionaal Historische Centra. Deze ontwikkeling wordt gestuurd en begeleid vanuit het project Fusieproces, opgezet door het Ministerie van OCenW.

Om een beeld te krijgen van de consequenties van de fusies van rijksarchieven en gemeentearchieven voor het totale archiefbestel, is de opdracht gegeven voor het project Herziening van het Archiefbestel. Het primaire doel van dit project is discussie en overleg te bevorderen voor een meer publieksgericht archiefbestel. Vanuit het draagvlak voor veranderingen is het project bedoeld om aanbevelingen te doen voor het beleid voor de komende jaren en de beleidsinstrumenten daarbij aan te geven.

Deze rapportage bevat een verslag van de projectuitvoering en aanbevelingen voor toekomstig beleid. Het project heeft zich vooral gericht op de functie van cultureel erfgoed en de verbetering van de dienstverlening. Hiertoe nodigen de digitale ontwikkelingen die ook in het archiefbestel gaande zijn uit.

De belangrijke functies van archiefbeheer en archiefverkrijging en de doelstelling van archieven, namelijk het zijn van geheugen van de overheid en het ondersteunen van recht- en bewijszoekenden, zijn in dit project niet aan beschouwing onderworpen. De erkenning van het belang ervan is er niet minder om.

De naam die het project is meegegeven, «Herziening van het Archiefbestel», kan de verwachting wekken van een dik handboek. Dit was niet de bedoeling van het project en behoorde gezien de beschikbare tijd en menskracht ook niet tot de mogelijkheden. Deze rapportage is een van de bijdragen die, naast vele andere activiteiten, zullen leiden tot een betere toegankelijkheid van archieven.

Frieda van Diepen-Oost
Samenvatting De functie van archiefdiensten bestaat niet meer alleen uit het kwalitatief goed beheren van de collectie. Om goed in te kunnen spelen op algemene maatschappelijke ontwikkelingen en vooral op de vraag van de maatschappij, is het noodzakelijk deze functie uit te breiden met een publieksfunctie: de toekomstige functie van archiefdiensten moet primair gericht zijn op de exploitatie, het dienstbaar maken van de collectie aan een breed publiek. Hiertoe is verdere digitalisering van archieven een voorwaarde, zeker met het oog op de educatieve mogelijkheden van archieven.

Het ingezette beleid van de rijksoverheid dat al gericht is op de publieksfunctie, moet met kracht worden voortgezet, waarbij ze eenzelfde beleid moet stimuleren bij provincies, gemeenten en waterschappen. Het rijk moet voor de nieuwe functie kwaliteitseisen formuleren voor archiefbeheer en -dienstverlening. Om aan deze eisen te kunnen voldoen, zijn schaalvergroting en samenwerking tussen archiefinstellingen en andere erfgoed- en documentatie-instellingen onontbeerlijk. Hierdoor wordt (verdere) digitalisering mogelijk en kan de toegankelijkheid van archieven aanzienlijk worden vergroot.

De overheid moet verantwoordelijk blijven voor de Nederlandse overheidsarchieven. Het eigendom blijft bij de overheid, maar het beheer kan bijvoorbeeld ook liggen bij particuliere organisaties. Hierbij gelden wel strenge voorwaarden voor kwaliteit van het beheer en toegankelijkheid.

De publieksfunctie vraagt om een andere manier van werken door archiefdiensten en hiervoor is vooral een cultuuromslag bij alle betrokkenen nodig. Het beleid van de overheid moet hierop gericht zijn. De structuur die uiteindelijk ontstaat, zal in een nieuwe archiefwet wettelijk verankerd en gegarandeerd moeten worden.

I PROJECTOPDRACHT

Binnen de archiefwereld is te constateren dat archiefdiensten, ook de regionale, over het algemeen te kleinschalig zijn. Een relatief groot deel van de middelen moeten zij besteden aan bedrijfsvoering en beheer. Voor publieksgerichte activiteiten blijft hierdoor weinig over. Ook voor digitale ontsluiting en onderwijsprojecten zijn de mogelijkheden beperkt. Door meer samenwerking tussen archiefdiensten kunnen deze knelpunten zonder veel extra kosten worden weggenomen.

In de Cultuurnota 1997-2000 verklaarde staatssecretaris Nuis de samenwerking tussen archiefdiensten te willen stimuleren. Niet als doel op zich, maar als middel om de publieke functie van archiefinstellingen te bevorderen en zo de archieven een grotere en beter zichtbare rol in de culturele infrastructuur te laten spelen. Hij wilde met name ook de mogelijkheid tot integratie van archiefdiensten bekijken (bestuurlijke samenwerking), omdat daarin kansen liggen om zowel effectiviteit als efficiency aanmerkelijk te vergroten.

Dit beleid heeft reeds een aantal vruchten afgeworpen. Er is een instelling opgericht die fungeert als de erfgoedkoepel voor de documentaire informatievoorziening en het archiefwezen: DIVA (Documentaire Informatie Voorziening en Archiefwezen). Alle organisaties die op dit terrein werkzaam zijn, hebben zich verenigd om de belangen van hun sector te behartigen en samen producten te ontwikkelen. Hiernaast zijn archiefdiensten gaan samenwerken door fusies van twee of meer kleinschalige archiefdiensten tot één historisch centrum, zoals nu in sommige provinciehoofdsteden gebeurt.

Al deze ontwikkelingen lokten een fundamentele discussie uit over de inrichting van ons archiefbestel. Deze discussie vraagt om een zorgvuldige regie opdat een algehele herziening van het archiefbestel in Nederland door het hele veld wordt gedragen. Om dit complexe proces te verzekeren van een helder kader en een adequate regie van de kant van het rijk, is gekozen voor het opzetten van een projectorganisatie onder verantwoordelijkheid van staatssecretaris Van der Ploeg, waarin twee deelprojecten worden onderscheiden: Herziening van het bestel en het Fusieproces.

In het kader van het project Fusieproces is een projectorganisatie ingericht om de verschillende fusieprocessen vanuit de verantwoordelijkheid van het rijk, op een gestructureerde manier te laten verlopen. Dit project is bedoeld om samenwerking tussen archiefinstellingen te bevorderen en in goede banen te leiden. Dit hangt nauw samen met het andere deelproject: Herziening van het bestel.

Voor het project Herziening van het bestel is de volgende projectopdracht gegeven:

discussie en overleg bevorderen en draagvlak creëren voor een meer publieksgericht archiefbestel;

het formuleren van beleidsaanbevelingen voor beleid voor de komende vier jaren, en van de neerslag van die aanbevelingen in de Cultuurnota;

instrumenten aangeven om bovenstaand beleid te kunnen verwezenlijken;

mede-overheden (provincies, gemeenten en waterschappen) stimuleren om een gelijkgestemd beleid te ontwikkelen en gezamenlijk uit te voeren;

de neerslag van dit beleid in Cultuurconvenanten voor de Cultuurnota opnemen;

contacten leggen met aanverwante culturele instellingen, gericht op meer samenwerking en afstemming;

de eventuele wensen van huidige en toekomstige archiefgebruikers en toeleveraars in beeld brengen.

Deze projectopdracht moet worden uitgevoerd in het kader van het toekomstig archiefbeleid. Dit moet leiden tot een landelijk goed gespreid netwerk van archiefbeherende instellingen, die enerzijds zorg dragen voor een kwalitatief verantwoord beheer van archieven en anderzijds in staat zijn om te zorgen dat de beheerde collectie toegankelijk is voor en dienstbaar is aan een breed publiek. Het archiefbestel omvat zowel door de overheid gestuurde archiefdiensten als particuliere instellingen.

II WIJZE VAN UITVOERING VAN HET PROJECT

Projectteam

Voor het project Herziening van het bestel is een projectteam samengesteld van vertegenwoordigers uit diverse betrokken partijen. De samenstelling van het team is als volgt:

Mr. F.G. van Diepen-Oost (projectleider)

Drs. H.J.A.H.G. Metselaars (namens de alg. rijksarchivaris)

Drs. J.A.M. Krikhaar (namens het Ministerie van OCenW)

Drs. M.R. Hermans (namens DIVA)

C.J.D. Waal (namens Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG))

Drs. A. Zuurbier (secretaris)

S.M. Jellema-Wit (secretaresse)

Op ad-hocbasis heeft het projectteam samengewerkt met de gedeputeerden drs. A. van Harten (Noord-Brabant) en drs. M.J.A. Eurlings (Limburg), die namens het Interprovinciaal Overleg (IPO) optraden als vertegenwoordiger op het terrein van archiefaangelegenheden.

Het projectteam heeft de projectleider ondersteund bij haar werkzaamheden en heeft gefungeerd als klankbord bij het bespreken van de behaalde resultaten. Het eindverslag is onder verantwoording van de projectleider opgesteld.

Concretisering projectopdracht

Om de projectopdracht concreter te maken, is een opsomming gemaakt van gewenste resultaten, of `producten', van het project Herziening van het bestel. Deze producten zijn de volgende:

registratie van opvattingen over toekomstig beleid en organisatie;

organiseren van overleg met betrokkenen;

rapporteren van werkzaamheden en formuleren van aanbevelingen.

Registratie van opvattingen over toekomstig beleid en organisatie

De opvattingen die er bestaan bij archiefbeherende instellingen over toekomstig beleid en organisatie moeten worden geregistreerd. Verder is het belangrijk knelpunten in de huidige situatie en knelpunten bij het bereiken van een nieuwe werkwijze te signaleren. Ook moet er kennis genomen worden van meningen en wensen bij overheden en vertegenwoordigers van gebruikers over het functioneren van archiefbeherende instellingen.

In het kader van registratie van opvattingen zijn gesprekken gevoerd met sleutelfiguren van verschillende doelgroepen (zie ook Bijlage I). Deze doelgroepen zijn:

archiefbeherende instellingen;

overheden;

gebruikers;

archiefinspectie;

`aanverwante instellingen'.

Tijdens de gesprekken is informatie verstrekt aan vertegenwoordigers van de doelgroepen over de projecten Herziening van het bestel en Fusieproces en over de doelstellingen van het rijksbeleid inzake archieven. De gesprekken hebben daarnaast meer inzicht verschaft in de standpunten en visies van betrokkenen over archieven. (In hoofdstuk 4 zijn deze bevindingen uitgewerkt.) De gesprekken met vertegenwoordigers van provincies, gemeenten en waterschappen waren bedoeld om de archiefzorg hoger op de politieke agenda te krijgen en om direct inpasbare bijdragen te leveren aan de beleidsvorming (bijvoorbeeld een gezamenlijke tekst over archieven voor de te sluiten cultuurconvenanten tussen rijk en provincie). (Zie bijlage II.)

Organiseren van overleg met betrokkenen

Het is van belang om overlegrondes of discussiebijeenkomsten met betrokkenen te organiseren over in ieder geval de volgende onderwerpen:

versterking van de onderlinge samenwerking en samenwerking met `aanverwante instellingen';

de bestuursvorm van deze samenwerking;

aspecten voor verbetering van toegankelijkheid en bereikbaarheid voor zowel de huidige gebruikers als nieuwe doelgroepen;

de toekomstige rol en positie van het Algemeen Rijksarchief/ Nationaal Archief binnen het archiefwezen;

taak en organisatie van de inspectie.

Het doel van deze bijeenkomsten is zo veel mogelijk draagvlak te kweken voor toekomstig beleid bij betrokken partijen. Er moet bereidheid gekweekt worden bij provincie, gemeenten en waterschappen om gezamenlijk verantwoordelijkheid te dragen voor archiefbeleid en ander historisch informatiebeleid. Dit commitment moet vervolgens vastgelegd worden in de te sluiten convenanten met het rijk in het kader van de Cultuurnota.

Er zijn reeds discussiebijeenkomsten gehouden met de archiefinspecteurs van rijk, provincie en gemeenten, en met de Kringen van Archivarissen in de provincies Noord- en Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Limburg. In Overijssel, Friesland, Groningen en Drenthe zijn werkbezoeken georganiseerd en gesprekken gevoerd met diverse vertegenwoordigers van archiefdiensten en overheden.

Rapporteren van werkzaamheden en formuleren van aanbevelingen

Het is nodig te rapporteren over de werkzaamheden voor het toekomstig archiefbeleid aan de staatssecretaris. Bovendien moeten er aanbevelingen voor toekomstig archiefbeleid geformuleerd worden. De rapportage over de werkzaamheden en het formuleren van aanbevelingen voor toekomstig archiefbeleid zijn in hoofdstuk IV uitgewerkt.

III STAND VAN ZAKEN

Functies van archieven

Instellingen of personen vormen archieven in eerste instantie als een instrument bij hun taakuitoefening of functioneren, met name om te dienen als geheugen. In archieven ligt dus een groot deel van het handelen van een persoon of instelling vast. Hierdoor zijn zij zeer directe en authentieke historische bronnen.

Nederland kent sinds 1918 een Archiefwet om te garanderen dat overheidsarchieven bewaard blijven en openbaar zijn, voorzover dat uit juridisch-administratief of historisch oogpunt wenselijk is. Ieder overheidsorgaan moet zijn archieven in goede, geordende en toegankelijke staat houden. Dat houdt ook in dat stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen na verloop van tijd naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht, en dat de andere stukken worden vernietigd.

Archiefstukken in archiefbewaarplaatsen zijn in principe openbaar. Iedereen mag ze kosteloos raadplegen. Om te zorgen dat deze regelgeving door de verschillende overheden ook werkelijk wordt uitgevoerd, kent de Archiefwet een uitgebreid stelsel van toezicht. Dit stelsel van toezicht wordt hieronder beschreven.

Particuliere archieven

De Archiefwet is gericht op het overheidshandelen. De regels ervan gelden alleen voor overheidsinstellingen, en particulieren die een overheidstaak uitoefenen. Voor archieven van andere particulieren bestaat geen plicht tot blijvende bewaring en openbaarheid. Er is dus geen enkele wettelijke garantie dat archiefmateriaal van deze particulieren bewaard blijft, hoe belangrijk het als historische bron ook is.

Toch wordt erop dit terrein veel bewaard, omdat in brede kring het belang ervan wordt ingezien.

Archiefbewaarplaatsen

Er bestaat in Nederland een dicht net van archiefbewaarplaatsen. De Archiefwet bepaalt in principe de structuur van dit net, maar ook gemeentelijk en provinciaal beleid en particulier initiatief zijn van invloed. De archieven die door rijksoverheden en provinciale overheden gevormd zijn, zijn krachtens de Archiefwet verspreid over twaalf rijksarchieven in de provinciehoofdsteden. Deze rijksarchieven vallen onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de minister van OCenW.

Gemeenten en waterschappen moeten eigen archiefbewaarplaatsen inrichten. Daarbij zijn er twee mogelijkheden. Bij de eerste mogelijkheid wordt een gemeente- of waterschapsarchivaris benoemd, die aan het hoofd staat van een grotere of kleinere archiefdienst. Soms richten meerdere gemeenten samen zo'n dienst op. Bij de tweede mogelijkheid worden de archieven in de archiefbewaarplaats niet door een professionele archivaris beheerd.

Archieven van particulieren zijn willekeuriger verspreid. Ten eerste nemen de rijksarchieven en veel gemeentelijke en regionale archiefdiensten ook archieven van particuliere instellingen en personen op, die voor de geschiedenis van hun werkgebied van belang zijn. Daarnaast verzamelt een aantal andersoortige instellingen archieven, met het oog op raadpleging ervan door het publiek. Niet alleen bibliotheken en musea doen dit, maar vooral ook documentatiecentra op een bepaald historisch terrein, zoals het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD), het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) en het Nederlands Architectuur Instituut (NIA). Tenslotte is er nog een groot aantal instellingen, veelal bedrijven, die een eigen archief beheren en dit, zij het in beperkte mate, aan onderzoekers ter inzage geven. Voorbeelden hiervan zijn Philips, De Nederlandsche Bank en het Koninklijk Huis.

Beperkte toegankelijkheid van archieven

De historische overheidsarchieven zijn op grond van herkomst over een groot aantal archiefbewaarplaatsen verspreid. Het beheer en de inzage van de archieven verloopt volgens de ordening van de oorspronkelijke archiefvormer, die nodig was voor zijn taakuitoefening. Hierdoor gaat weinig historisch archiefmateriaal verloren en behouden de archieven hun authentieke waarde. Ook maakt deze wijze van bewaring en ordening het mogelijk het overheidshandelen te reconstrueren.

Het instandhouden van archieven heeft ook een culturele en historische functie. Om die tot haar recht te doen komen is de bovenstaande huidige structuur minder geschikt. Het huidige archiefbestel kenmerkt zich door kleinschaligheid en weinig samenhang. Kleinschaligheid leidt ertoe dat archiefinstellingen te weinig middelen hebben om hun materiaal op een eigentijdse wijze aan het publiek te presenteren. Weinig samenhang tussen archieven leidt ertoe dat archieven moeilijk toegankelijk zijn. Dit heeft tot gevolg dat bij een toenemende belangstelling voor de historische aspecten van de samenleving archieven te weinig worden gebruikt als informatiebron.

De twee oorzaken (kleinschaligheid en gebrek aan samenhang) en een oplossing daarvan, grootschaliger archiefdiensten, worden hieronder beschreven.

Kleinschaligheid

Over het algemeen zijn archiefdiensten op dit moment kleinschalige instellingen. Dat geldt ook voor de rijks- en streekarchieven, de regionale archieven en de archiefdiensten van gemeenten met meer dan 100.000 inwoners. Een gevolg hiervan is dat zij een relatief groot deel van hun middelen moeten inzetten voor bedrijfsvoering en beheer. Voor publieksdiensten is weinig ruimte. Bij de meeste archiefdiensten bestaat het grootste deel van publieke dienstverlening noodgedwongen uit het beschikbaar stellen van de collectie in de studiezaal. En, zoals hierboven al is gezegd, dat gebeurt voornamelijk in dezelfde vorm als het beheer van de collectie. Aan de hand van de inventarislijsten die in de studiezaal ter inzage zijn, en meestal nergens anders, kan men archiefstukken aanvragen en raadplegen. Deze vorm van dienstverlening richt zich vooral op een publiek dat bereid is zelf intensief onderzoek te verrichten en daarvoor veel moeite te doen. Dat soort publiek vormt een kleine groep, die gezien de steeds hogere eisen aan informatievoorziening steeds kleiner zal worden.

Hoewel deze groep steeds kleiner zal worden, neemt de vraag naar historische informatie toe. Steeds meer mensen tonen aandacht voor de historie van hun omgeving. Velen zijn ook bereid om zich daarin te verdiepen, maar alleen als dit kan op de manier die tegenwoordig gangbaar is: via onder andere themagerichte zoeksystemen en digitale toegangen. Archieven zullen dus ook langs deze wegen aangeboden moeten worden, met moderne media en op educatieve wijze. Dat vraagt om de nodige inspanningen van de archiefinstellingen. Archiefinstellingen beschikken echter niet over de juiste middelen daarvoor. Het gevolg is demotivatie van mensen die geïnteresseerd zijn in of op zoek zijn naar archiefstukken.

Een ander gevolg is dat een gebrek aan de juiste middelen archiefinstellingen niet tot aantrekkelijke samenwerkingspartners bij projecten maakt: hun inzet van personeel en materiaal kan slechts klein zijn. Hierbij is de collectie die archiefinstellingen beheren over het algemeen beperkt. Ook daardoor komt het door hun beheerde materiaal betrekkelijk weinig onder de aandacht van het publiek.

Grootschaliger archiefdiensten

Al rond 1970 zijn gemeentes begonnen de kleinschaligheid van het archiefbeheer te doorbreken door de oprichting van streekarchieven, streekarchivariaten en regionale archiefdiensten. Daardoor staan nu in provincies als Gelderland, Noord- en Zuid-Holland en Noord-Brabant de meeste gemeentelijke archiefdiensten onder professioneel beheer. Deze diensten hebben over het algemeen een zodanige personeelsformatie, dat zij een breder publiek dan alleen studiezaalbezoekers bereiken. Het aantal bezoekers is de laatste decennia dan ook sterk toegenomen.

De archiefdiensten spelen in hun omgeving een belangrijke rol op historisch gebied. Ze lopen echter steeds vaker tegen hun grenzen aan doordat de samenleving steeds hogere eisen aan hun stelt, vooral op digitaal gebied. Verdere schaalvergroting is op veel plaatsen dan ook al aan de orde.

Bovenstaande ontwikkelingen hebben zich gedurende een kwart eeuw tussen gemeenten en waterschappen voorgedaan. In 1995 begon een nieuwe fase toen de gemeente Utrecht het initiatief nam tot integratie van het gemeentearchief met het rijksarchief. Dit heeft geleid tot het openbaar lichaam Het Utrechts Archief, dat sinds 1998 bestaat. Een belangrijk resultaat van deze fusie is dat er meer middelen beschikbaar zijn voor publieksdiensten, omdat de overhead- en beheerskosten lager zijn dan toen beide instellingen nog los van elkaar functioneerden.

De publieksdiensten richten zich op zowel een vergroting als een verbreding van het publiek. Vergroting van het publiek houdt in dat in de toekomst meer mensen in staat moeten zijn actief te zoeken naar archiefgegevens. Met verbreding van het publiek wordt bedoeld dat producten van archiefdiensten moeten worden afgestemd op de wensen van uiteenlopende publieksgroepen. Publieksgroepen die wel in historische informatie geïnteresseerd zijn, maar daar anders dan door onderzoek kennis van willen nemen. Bijvoorbeeld door onderwijsprojecten, tentoonstellingen, video's, publicaties, presentaties, open dagen, toeristische routes, voordrachten of cd-roms.

Een bijkomend effect van de fusie is dat twee samenhangende collecties zijn samengevoegd tot één archief. Het gezamenlijke beheer ervan maakt het gemakkelijker informatie meer vraag- en themagericht aan te bieden, aan een groter en breder publiek. Ook de mogelijkheden om de collectie te verbreden, worden op den duur groter.

Het rijk heeft naar voorbeeld van Utrecht een beleid ingezet om alle rijksarchieven met een of meer partners te laten fuseren tot grootschaliger historische centra. De reden hiervoor is dat samenwerking van de rijksarchieven binnen een centraal aangestuurde rijksarchiefdienst de positie van de afzonderlijke rijksarchieven niet optimaal versterkt. Willen deze in hun regio effectief kunnen werken, dan zullen zij onderdeel moeten worden van grotere instellingen. Het zwaartepunt in de grootschaliger historische centra moet liggen op het beantwoorden van de diverse vragen naar historische informatie in de desbetreffende regio en provincie. Efficiencywinst en het verbreden van de collectie vergroten de mogelijkheid daartoe.

Het beleid heeft een extra impuls gekregen door het Actieplan Cultuurbereik, dat in de komende cultuurnotaperiode 2001-2004 verwezenlijkt moet worden. Voor het fusieproces is een jaarlijkse bijdrage van f 5,3 miljoen beschikbaar gesteld.

Gebrek aan samenhang

Samenwerking tussen archiefdiensten is nodig. Informatie die inhoudelijk zeer nauw samenhangt, is over een groot aantal vindplaatsen verspreid, niet alleen binnen één archiefbewaarplaats, maar ook daarbuiten. Wie bijvoorbeeld onderzoek doet naar bepaalde historische aspecten van een plaats, heeft niet alleen gegevens nodig uit het betreffende gemeentearchief, maar ook rijksarchief in de provinciehoofdstad, uit het Algemeen Rijksarchief in Den Haag of uit een of meerdere categorale documentatiecentra. Ook hele concrete vragen over de geschiedenis van een familie of pand kunnen alleen worden beantwoord aan de hand van gegevens die over meerdere archiefbewaarplaatsen zijn verspreid.

Deze fysieke verspreiding hoeft echter geen probleem te zijn wanneer er een instrumentarium is, waarmee dwars door de verschillende archieven en collecties heen kan worden gezocht. De ontwikkelingen in informatie- en communicatietechnologie maken het steeds meer mogelijk een dergelijk instrumentarium te ontwikkelen.

Het archiefwezen heeft die mogelijkheden voor (en de publieke behoefte aan) een dergelijk instrumentarium onderkend. Ook onder degenen met bestuurlijke verantwoordelijkheid voor archiefzorg en -beheer, groeit het besef dat de dienstverlening aan de burgers door een geavanceerd zoeksysteem aanzienlijk kan worden verbeterd.

Het ontwikkelen en onderhouden van digitale instrumenten brengt echter problemen met zich mee: het vraagt om veel deskundigheid en brengt grote investeringen en zware structurele lasten met zich mee. Niet alleen voor de kleinere archiefdiensten levert dit al snel onoverkoombare beperkingen op. Ook de grotere diensten lopen op den duur tegen de grenzen van hun mogelijkheden aan. De inzet van meer middelen is alleen verstandig als oplossing, wanneer archiefdiensten tegelijkertijd de krachten bundelen. De DIVA coördineert en stimuleert dit op dit moment.

Ontwikkelingen

Wat er op archiefgebied gebeurt, is geen geïsoleerd verschijnsel, maar past in de maatschappelijke trend. Het streven naar grootschaliger archiefdiensten past in de algemene tendens om kleine instellingen samen te voegen tot grotere organisaties. Dat gebeurt vooral om beter te kunnen voldoen aan maatschappelijke eisen. Een hoge kwaliteit van dienstverlening wordt een steeds belangrijker onderdeel van beleid en uitvoering. De gedachte leeft sterk dat die kwaliteit bevorderd wordt wanneer dienstverlenende instellingen een grotere bewegingsvrijheid krijgen en losser komen te staan van de verantwoordelijke overheidsorganen. Bij de bestuurlijke vormgeving van de geïntegreerde instellingen speelt dit ook.

Dat overheidsinformatie en andere openbare informatie voor de burger veel toegankelijker moeten zijn, is eveneens een algemeen maatschappelijk verschijnsel. Ook voor een grotere en bredere cultuurparticipatie is toegankelijker informatie nodig. Om dit te bereiken moeten culturele instellingen hun aanbod veel meer integreren; dit betekent nauwer samenwerken en soms zelfs in elkaar opgaan.

De huidige ontwikkelingen in de archiefwereld, vormen een proces dat past binnen de hedendaagse maatschappelijke vooruitgang. De vraag is hoe nu aan dit proces richting en vorm kan worden gegeven. Het volgende hoofdstuk gaat in op deze vraag.

IV CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

In dit hoofdstuk worden de conclusies van de gesprekken en discussiebijeenkomsten met sleutelfiguren uit de archiefwereld besproken. De conclusies worden per onderwerp beschreven en elke beschrijving wordt afgesloten met aanbevelingen.

Algemeen

De archiefwereld onderkent de noodzaak om archieven niet alleen te verwerven en te beheren, maar ook te exploiteren. Ook groeit het besef dat er voor de nieuwe prioriteit, publieksgericht werken, samenwerking nodig is met andere organisaties, aanbieders van informatie en documentatie van erfgoed.

Archiefbeheerders blijken een grote behoefte te hebben om de archieven via digitalisering te ontsluiten. Voor individuele archiefdiensten blijkt een dergelijk vraaggericht digitaal aanbod niet haalbaar te zijn. De
bereidheid om mee te werken aan digitalisering is echter erg groot.
Gebruikersgroepen blijken een grote belangstelling te hebben voor het aanbod uit de archieven. Echter, zowel het onderwijs als brede groepen historisch geïnteresseerde burgers vragen een op hun vraag toegesneden informatieaanbod, dat via e-mail en website te gebruiken is.

Om goed in te kunnen spelen op de bovenstaande en de in hoofdstuk III geschetste ontwikkelingen, zijn reeds een aantal processen op gang gebracht. Veel (grotere) archiefinstellingen richten hun aanbod op gebruikers en werken samen met andere organisaties. Het proces van schaalvergroting en fusies is volop in gang. Voorbeelden hiervan zijn het ontstaan van streekarchieven en de opzet van Regionale Historische Centra. Ook wordt op diverse terreinen hard gewerkt aan digitalisering: digitalisering van archieven, maar ook digitalisering in breder verband, zoals binnen Digitaal Erfgoed Nederland (DEN).

In de toekomst, zowel op lange als op korte termijn, zullen de processen van schaalvergroting en fusies moeten worden voortgezet. Verder zal er duidelijkheid moeten komen over:

de kwaliteit van het beheer en van het publieksaanbod van archiefbeherende instellingen;

de overheidsverantwoordelijkheid voor de archieven;

de structuur van het archiefbestel.

Een wettelijke regeling moet uiteindelijk de basis vormen voor een breed gedragen visie over kwaliteit, verantwoordelijkheid en structuur. De huidige Archiefwet geeft, hoewel hij geen belemmering is, onvoldoende sturing aan het veranderingsproces. Overheidsbeleid moet in de komende jaren sturing geven aan dit proces. Een goede samenwerking tussen en afstemming met beleid van rijk, provincies, gemeenten en waterschappen is een absolute voorwaarde voor een samenhangend archiefbeleid.

Het archiefbeleid moet gericht zijn op acceptatie van de toekomstige taakverzwaring door alle verantwoordelijken voor archiefbeheer. Deze taakverzwaring is nodig voor het toegankelijk maken van een kwalitatief goed beheerde collectie voor een zo breed mogelijk publiek.

De verantwoordelijkheid voor de archieven rust primair bij de rijksoverheid. Zij moet naast een stimulerend beleid voor schaalvergroting en integratie, ook kwaliteitseisen stellen aan het beheer en de toegankelijkheid van archieven. Het feitelijk beheer kan bij verschillende instellingen worden ondergebracht, onder de voorwaarde dat deze aan gestelde kwaliteitseisen voldoen. De overheidsverantwoordelijkheid komt dan op afstand. In de wetgeving kan voor de uitvoering de nodige ruimte gegeven worden, echter binnen gestelde kaders van kwaliteit en normering.

De provinciale verantwoordelijkheid voor archieven kan tot uitdrukking worden gebracht in het commitment naar het totale erfgoedbeleid. De provinciale besturen kunnen een sterke regierol vervullen bij de integratie, samenwerking, afstemming en fusies van erfgoedinstellingen op provinciale en regionale schaal. Ook kunnen provincies een stimuleringsbeleid voeren voor het gemeentelijk beleid.

De gemeentelijke verantwoordelijkheid beperkt zich in de huidige wet tot goede archiefzorg. Toch heeft de stimulering van samenwerking tussen archiefdiensten, plaatselijke musea, bibliotheken et cetera, interessante aspecten voor gemeenten. Het resultaat kan namelijk een meer vraaggerichte organisatie van informatie over de lokale geschiedenis zijn voor de burgers en het onderwijs (bijvoorbeeld in de vorm van tentoonstellingen).

De taakverandering van archiefbeherende instellingen vraagt ook om een andere structuur. Archiefbewaarplaatsen moeten archiefbeherende instellingen worden waar niet alleen overheidsarchieven worden bewaard, maar waarbij ook andere archiefcollecties en informatiedragers zijn betrokken, zoals bibliotheekcollecties en audiovisuele collecties.

Dit betekent dat de huidige archiefbewaarplaatsen worden uitgebreid tot brede documentatiecentra, ofwel dat huidige overheidsarchiefcollecties overgaan naar andere documentatiecentra. Met andere woorden: archieven kunnen worden uitgebreid met andere collecties, of overgaan naar andere instellingen die collecties beheren.

Wanneer het bovenstaande gerelateerd wordt aan de verschillende overheidsniveaus, dan ontstaat de volgende structuur:

op rijksniveau een Nationaal Archief, dat samenwerkt of fuseert met verwante rijksinstellingen;

op provinciaal niveau Regionale Historische Centra; afhankelijk van de situatie per provincie één of meerdere RHC's, waarbij in ieder geval in één RHC de rijkscollectie en provinciale collectie zijn ondergebracht;

streekarchieven of gemeentearchieven kunnen uitgroeien tot RHC. De term RHC beperkt zich dan niet tot fusies van rijksarchieven met gemeentearchieven, maar kan ook van toepassing zijn op instellingen die erfgoedcollecties beheren op regionaal niveau.

De veranderingen in kwaliteit, verantwoordelijkheid en organisatie betekenen uiteindelijk een wijziging in de systematiek van de huidige Archiefwet. Een nieuwe Archiefwet zal regels moeten bevatten voor overheidsinformatie en -documentatie, zowel voor het recente archief als voor het erfgoeddeel. Elk overheidsniveau is verantwoordelijk voor zijn eigen archivering. Het rijk is verantwoordelijk voor de regelgeving en het toezicht via de inspectie. De wet moet regels geven voor de kwaliteit van beheer en toegankelijkheid. Het feitelijk beheer kan binnen dit kader een vrijere vorm krijgen.

Het voorschrijven van een strak kader voor de inrichting van het archiefwezen, zoals de Archiefwet nu doet, blijkt een brede toegankelijkheid te weinig te bevorderen. Het heeft weinig echt krachtdadige historische documentatiecentra opgeleverd. Om een dekkend net van historische informatievoorziening tot stand te brengen, is niet zozeer een strakke regelgeving nodig, maar wel samenwerking tussen verschillende (overheids)instanties met ambities op dit gebied. De wet zou dan niet méér moeten doen dan overheden te verplichten hun archieven op een vastgesteld kwaliteitsniveau voor beheer en toegankelijkheid te hebben. Hierbij laat de wet hen vrij in de wijze waarop zij dat niveau willen bereiken en behouden. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf een archiefdienst inrichten, maar met het oog op efficiency en effectiviteit is het beter dit samen met andere instellingen te doen. Deze instellingen kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar ook particuliere instellingen met een taak in historische informatievoorziening. In alle gevallen geldt dat de bewaarplaats aan wettelijk vastgestelde normen voor kwaliteit en toegankelijk moet voldoen. Op de handhaving van die normen zal de overheid toezicht moeten houden. (Op pagina 0 is beschreven in welke vorm.)

In de afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in kwalitatief verantwoord beheer. Het is nu tijd om de aandacht meer te richten op de publieksfunctie en de digitale ontsluiting van archieven. Een goed bewaard archief is geen doel op zich; het archief moet dienstbaar zijn aan de informatieplicht die de overheid naar de burger heeft. Daarnaast kan het ontwikkelen van de culturele functie inspelen op de grote belangstelling van het publiek voor persoonsgebonden informatie en voor regionale en plaatselijke geschiedenis. Om te kunnen voldoen aan de nieuwe eisen van het archiefbeheer en -bereik, is een kwaliteitssysteem met kwaliteitsnormen voor beheer en toegankelijkheid nodig.

Een handvest voor kwaliteitszorg voor dienstverlening kan het best in zelfregulering worden opgezet (vergelijk het proces van normering en certificering bij musea). De DIVA is inmiddels gestart met het opzetten van een dergelijk kwaliteitshandvest. Bij zelfregulering door de branche ontstaat draagvlak voor het systeem bij de eigen achterban. Hiernaast is een overheidssanctie nodig voor het instellen en handhaven van het kwaliteitssysteem. De eenmaal vastgestelde en geaccepteerde kwaliteitsnormen moeten in een nieuwe wet worden opgenomen. Schaalvergroting en samenwerking zijn noodzakelijk voor archiefdiensten om te kunnen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen voor beheer en dienstverlening.

Algemene aanbevelingen

De weg naar een nieuw archiefbestel vraagt een krachtig beleid van rijk, provincies en gemeenten, tezamen met een sterke participatie van de archiefwereld zelf.

Het nieuwe rijksbeleid voor de komende cultuurnotaperiode moet gericht worden op het tot stand brengen van een kwaliteitszorgsysteem voor archieven, met normering voor beheer én publieksbereik. De DIVA kan dit proces sturen en ontwikkelen.

Het rijksbeleid moet, voor een goede uitvoering van het kwaliteitssysteem, de schaalvergroting en samenwerking die reeds op gang is gekomen met kracht voortzetten. Fusies van alleen overheidsarchiefdiensten vormen slechts het begin. Het beleid moet gericht zijn op integratie van archiefdiensten met andere documentatie- en informatieinstellingen.

De verdere digitalisering ter ontsluiting van archieven voor een breed publiek, waaronder onderwijs, moet met kracht worden gestimuleerd en met financiële middelen mogelijk worden gemaakt. Hierbij moeten alle initiatieven tot digitalisering worden getoetst op uniformiteit en integraliteit.

Uit de verantwoordelijkheid voor het hele archiefbestel moet het rijk het initiatief nemen om de andere overheden (provincies, gemeenten, waterschappen) te stimuleren om vanuit hun verantwoordelijkheid dit beleid mede uit te voeren. In de cultuurconvenanten kunnen de beleidsintenties hiertoe worden opgenomen.

In het nieuwe archiefbeleid moeten de archiefinspecties worden versterkt en onafhankelijk van archiefdiensten worden georganiseerd. Via structurele samenwerking van de archiefinspectie van rijk, provincie en gemeenten kan uiteindelijk één onafhankelijke archiefinspectie ontstaan.

De integratie van het erfgoedbeleid moet de komende vier jaren worden gerealiseerd.


7. In de nieuwe cultuurplanperiode moet de voorbereiding voor nieuwe archiefwetgeving, die de neerslag is van het ontwikkelde beleid, worden gerealiseerd.

In de volgende tekst wordt beschreven hoe de algemene conclusies doorwerken naar de organisaties op de verschillende overheidsniveaus. Per organisatie resulteert dit in een aantal aanbevelingen voor toekomstig beleid.

Aangezien de projectopdracht is gegeven door de staatssecretaris van Cultuur, met de taak om aan hem te rapporteren, is in deze rapportage terughoudendheid betracht over taken voor andere (overheids)partijen. Het archiefbeleid blijft echter een gezamenlijke verantwoordelijkheid van verschillende overheden en particulieren.

Erfgoedkoepel voor de Documentaire Informatievoorziening en het Archiefwezen (DIVA)

In het brede veld van de documentaire informatievoorziening en archieven is een belangrijke rol weggelegd voor de koepelorganisatie DIVA.

Voor de aangesloten organisaties en instellingen vervult DIVA een aantal belangrijke functies:

forum voor onderlinge samenwerking en afstemming voor vakinhoudelijke onderwerpen, deskundigheidsbevordering, en ontwikkelingen die van belang zijn voor het gehele veld van de documentaire informatievoorziening en het archiefwezen;

belangenbehartiging van documentaire informatievoorziening en archieven in het geheel van cultureel erfgoed;

facilitaire dienstverlening ter ondersteuning van initiatieven van aangesloten organisaties en instellingen;

aanspreekpunt en voorlichtingscentrum voor personen, instellingen en organisaties zowel binnen als buiten DIVA;

gesprekspartner voor de overheid voor beleidsontwikkeling en -uitvoering.

DIVA kan in de komende periode een belangrijke rol vervullen bij verdere professionalisering, kwaliteitsverbetering en digitale toegankelijkheid van de archieven. DIVA brengt verschillende partijen bij elkaar, zoals overheidsarchieven en particuliere archieven, instellingen voor informatie, documentatie en erfgoedfuncties, opleidingen voor het archiefwerk en toezicht op archieven. DIVA kan, op projectbasis, sterke impulsen geven aan het bereiken van beleidsdoelen van diverse overheden. Samenwerking met andere erfgoedkoepels kan de afstemming en stimulering van het landelijk beleid op erfgoedgebied bovendien versterken.

Aanbevelingen

In de nieuwe cultuurperiode moet(en):

de instandhouding van DIVA door het rijk mogelijk worden gemaakt door het verlenen van een structurele subsidie;

projectsubsidies beschikbaar worden gesteld voor het bereiken van de overheidsdoelen binnen archiefbeherende instellingen, zoals het opzetten van een systeem voor normering en certificering;

projectsubsidies beschikbaar worden gesteld voor het onderzoek naar digitale duurzaamheid, digitale ontsluiting van archieven en koppeling van systemen;

DIVA een makelaarsrol kunnen spelen voor de afstemming tussen de scholingsbehoeften binnen het veld en het aanbod van opleidingen. Dit is een opdracht voor DIVA zelf.

Van rijksarchiefdienst naar Nationaal Archief

De huidige rijksarchiefdienst omvat het Algemeen Rijksarchief (inclusief Concerndiensten) in Den Haag en de rijksarchieven in de provincie. De rijksarchieven in de provincie moeten zo veel mogelijk opgaan in Regionale Historische Centra, door fusie met andere soortgelijke instellingen. De centrale ondersteuning op concernniveau zal worden vervangen door samenwerking als partners. Er zal geen hiërarchische verhouding zijn tussen het Algemeen Rijksarchief (Nationaal Archief) en de Regionale Historische Centra. Het rijk moet kwaliteitseisen stellen aan het beheer van de rijkscollectie in de RHC's. Deze kwaliteitseisen gelden als voorwaarde voor financiering en de archiefinspectie controleert of aan deze voorwaarde wordt voldaan. Coördinatie en afstemming voor beheer en toegankelijkheid van de rijkscollectie bij het Algemeen Rijksarchief en RHC's moet onderwerp zijn bij gestructureerd overleg tussen de beheerders. De kwaliteitseisen moeten gelden voor zowel het Algemeen Rijksarchief als de RHC's.

Het huidige Algemeen Rijksarchief zal zich moeten transformeren naar Nationaal Archief (NA). De functies en taken van dit Nationaal Archief zijn:

collectievorming en -beheer;

kenniscentrum;

productvernieuwing en -ontwikkeling (digitalisering);

samenwerking met andere landelijk opererende instellingen;

onderhouden van internationale betrekkingen;

advisering van de landelijke overheid;

de collectie dienstbaar stellen aan een zo breed mogelijk publiek.

Het Nationaal Archief zal, als nationaal instituut, een gezaghebbende positie moeten verwerven binnen de archiefwereld en bij andere landelijke instellingen die zich bezighouden met de documentaire informatievoorziening en met de instandhouding van het cultureel erfgoed.

Deze gezaghebbende positie moet ook uitstraling hebben op internationaal niveau.

Het Nationaal Archief kan een belangrijke partner zijn voor andere archiefinstellingen en voor aanverwante instellingen. Op nationaal niveau ligt een intensieve samenwerking voor de hand met instituten als de Koninklijke Bibliotheek, Centraal Bureau voor Genealogie, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis en het Nederlands Audiovisueel Archief. Op termijn zijn ook fusies met een of meerdere van deze partners een interessante optie.

Nadere studie naar zowel de inhoudelijke kant als de organisatorische aspecten (fusie van een overheidsinstituut met particuliere organisaties) is gewenst. Voor de korte termijn heeft de vorming van een Nationaal Archief echter de prioriteit. De projectgroep Strategie Nationaal Archief heeft een en ander inmiddels in haar rapport `Het Nationaal Archief gaat open' nader uitgewerkt.

De afstemming tussen de rol en de taken van het Nationaal Archief en DIVA is een belangrijk aandachtspunt. Beide hebben hun eigen taken. Het Nationaal Archief fungeert als collectiebeherend kenniscentrum, met een adviserende taak naar de minister en de regering. DIVA fungeert als koepel voor de aangesloten organisaties en haar taken zijn dan ook gericht op die groepen. Tevens fungeert zij als branchevertegenwoordiger naar derden. Bij een goede afstemming van beleidsplannen van de beide organisaties zullen geen doublures optreden. (Overigens is de geschetste relatie tussen NA en DIVA vergelijkbaar met die tussen andere erfgoedinstellingen zoals de Rijksdienst voor de Monumentenzorg, Nationaal Contact Monumenten, de Stichting voor de Nederlandse Archeologie en de Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodemonderzoek.)

Aanbevelingen

Met inzet van personele en financiële middelen moet de vorming van een Nationaal Archief bevorderd worden en de structurele samenwerking met aanverwante instellingen gestimuleerd worden.

De structurele samenwerking en afstemming met RHC's moet opgezet worden vanaf hun start. Hierbij verdienen kwaliteitsnormering en integratie van aanbod bijzondere aandacht.

De taken van het Nationaal Archief en DIVA moeten goed afgestemd worden.

De vorming van Regionale Historische Centra en de rol van de provincie

Het proces van fusie van rijksarchieven in de provinciehoofdsteden met de gemeentelijke archiefdiensten zal conform het project Fusieproces verder worden uitgevoerd. Per provincie kunnen echter diverse samenwerkingsvormen ontstaan die leiden tot een RHC. In sommige provincies zijn reeds verschillende samenwerkingsverbanden ontstaan tussen archiefinstellingen, bibliotheken, documentatie- en informatieinstellingen en musea. In de meeste provincies wordt de uitbouw van deze samenwerkingsvormen vanuit het cultuurbeleid van de provincie sterk gestimuleerd, en maakt hij onderdeel uit van het provinciaal cultuurbeleid voor de komende cultuurperiode.

Het is van belang dat de rijksarchieven in de provincie aansluiten bij de specifieke ontwikkelingen per provincie. Dit betekent dat er geen blauwdruk zal komen voor het vormen van RHC's, omdat het gaat om maatwerk per provincie. Bovendien moet niet worden volstaan met fusies van rijksarchieven met gemeentearchieven, maar zal aansluiting van andere geschikte partners bij het historisch centrum overwogen moeten worden. Iedere instelling heeft immers haar specifieke deskundigheid en vaardigheden. Bundeling hiervan kan voor het publiek grote meerwaarde hebben. Tevens kan samenwerking efficiencywinst opleveren.

Indien samenwerking of fusies ontstaan van overheidsarchieven en particuliere instellingen, waarbij zowel rijk, provincie, gemeenten en particulieren als bestuurders en financiers optreden, kan de juridische vorm van een openbaar lichaam binnen een gemeenschappelijke regeling, zoals thans voor de RHC's is voorzien, te gecompliceerd blijken te zijn. Het verdient aanbeveling nadere studie te doen naar andere bestuursvormen, bijvoorbeeld stichtingsvorm, als toekomstig bestuursmodel voor RHC's. De wettelijke taak die overheden hebben voor de archiefzorg kan (ook bij stichtingsvorm) gewaarborgd worden op verschillende manieren:

heldere beleidsafspraken als voorwaarde voor financiering;

een wettelijk vastgelegd systeem van kwaliteitseisen en normeringen, waaraan de archiefbeherende instellingen moeten voldoen. Dit moet gelden voor zowel de beheertaak als de publieksfunctie;

de vereiste van goedgekeurde beleidsplannen van de archiefdiensten, waaruit de kwaliteitsgarantie blijkt;

een door de overheid aangestuurde, onafhankelijke archiefinspectie die namens de wettelijk verantwoordelijke beleidspersonen toezicht houdt op de geboden kwaliteit van beheer en dienstverlening en op de naleving van de gemaakte beleidsplannen. (Dit wordt in de passage over de archiefinspectie nader uitgewerkt.)

De naam Regionaal Historisch Centrum is gekozen voor de instelling die ontstaat na fusie van de rijksarchieven in de provinciehoofdsteden met gemeentelijke archiefdiensten. In diverse provincies bestaat de ambitie niet te volstaan met één Regionaal Historisch Centrum, dat dan een Provinciaal Historisch Centrum zou zijn. De omvang van de provincie en de historisch gegroeide samenhangen in bestuurlijke, sociale en culturele (historische) gebieden vragen om een eigen Regionaal Historisch Centrum. Daarbij is het wenselijk dat streekarchieven door fusie met andere collectiebeherende instellingen uitgroeien tot RHC's. Hoeveel RHC's er per provincie ook zullen ontstaan, het is essentieel dat er onderling wordt samengewerkt en dat beleid wordt afgestemd. In iedere provincie zal in ieder geval één RHC komen die de collectie van de rijksarchieven in de provincie beheert.

Taken Regionale Historische Centra

Naast het kwalitatief goed beheren van de archiefcollectie heeft de RHC een belangrijke publieksfunctie, onder andere het bereiken van nieuwe doelgroepen. Vanuit de provinciale positie die een RHC inneemt, kan de culturele functie in hechte samenwerking met andere erfgoedinstellingen op provinciaal niveau vorm krijgen. Ten opzichte van de gemeente- en streekarchieven kan een RHC een faciliterende functie krijgen en in opdracht diensten verlenen aan andere archiefinstellingen.

De RHC's moeten verdere digitalisering stimuleren, zowel voor de eigen organisatie als voor collega-instellingen.

Een andere belangrijke rol van de RHC's is het opbouwen en onderhouden van netwerkcontacten op provinciaal niveau, met niet-overheidsarchieven, audiovisuele archieven, bibliotheken en andere verwante instellingen. Een RHC is voor deze instellingen een interessante samenwerkingspartner. In deze samenwerking (en die van de erfgoedinstituten) kan gewerkt worden aan een gezamenlijk aanbod voor gebruikers, met het onderwijs als belangrijke doelgroep.

De RHC's kunnen ook een belangrijke rol vervullen als leverancier van informatie uit archiefbronnen, ter ondersteuning van activiteiten als publicaties, tentoonstellingen, educatieve projecten en wetenschappelijke studies.

Ten slotte is een belangrijke taak voor de RHC's het optreden als adviseur voor provinciaal en gemeentelijk overheidsbeleid.

De uitwerking van bovengenoemde taken van de RHC's zal in beleidsplannen moeten worden vastgelegd. De ambities voor kwaliteitsverbetering, zowel voor beheer als voor publieksbereik, en het vervullen van de culturele functie kunnen gelden als subsidie- of betalingsvoorwaarden wanneer ze neergelegd zijn in een beleidsplan. Naast reguliere geldstromen kunnen ook projectsubsidies beschikbaar worden gesteld voor onderdelen van een beleidsplan.

Aanbevelingen

Actief verder werken aan de fusies van rijksarchieven in de provincie met de gemeentelijke archiefdiensten in de provinciehoofdsteden en aan het beschikbaar stellen van de daartoe benodigde gelden.

Samen met de provinciebesturen samenwerking of fusies van archiefinstellingen en andere instellingen op het terrein van cultureel erfgoedbeheer stimuleren.

In de te sluiten cultuurconvenanten tussen rijk en provincie een passage opnemen over het wederzijds commitment hiertoe.

Nadere studie verrichten naar een andere rechtsvorm van RHC's in bredere samenwerkingsverbanden dan een openbaar lichaam bestuurd volgens de regels van een gemeenschappelijke regeling.

Gestructureerde samenwerking opzetten tussen alle archiefbeherende instellingen per provincie ter verbetering van de archiefinfrastructuur en uitbreiding van de publieksfunctie.

Werken aan afstemming en coördinatie van digitale netwerken tussen archiefbeherende instellingen onderling en met andere instellingen.

Toekomst van de gemeentearchieven

De rijksoverheid, de nationale instituten en de meeste provinciale overheden blijken zeer betrokken te zijn bij het archiefbeleid. Bij gemeenten en waterschappen hebben de archiefdiensten over het algemeen een lagere prioriteit. Dit werd in de discussiebijeenkomsten met archivarissen geconstateerd. De gemeente- en streekarchivarissen zelf zijn zeer bereid tot verandering en hebben veel initiatieven voor samenwerking en vergroting van het publieksbereik genomen. Dit geldt met name voor de grotere gemeente- en streekarchieven. In veel kleinere gemeentearchieven ontbreekt het echter aan voldoende gekwalificeerd personeel om naast het archiefbeheer andere taken uit te voeren. Disciplines als pr, voorlichting en educatie ontbreken bij kleine diensten of bevinden zich niet op het gewenste niveau. Kleine archiefdiensten werken vaak geïsoleerd, zonder overleg en samenwerking met andere gemeentelijke instellingen zoals bibliotheken en musea. (Ze zijn niet gericht op vraaggerichte ontsluiting van archieven en het dienstbaar maken van de archieven aan het publiek). Bij de eerdergenoemde invoering van een kwaliteitszorgsysteem zal blijken dat kleine `éénmansposten' niet in staat zijn dit systeem uit te voeren.

Wanneer niet wordt voldaan aan kwaliteitseisen, dan kan niet gesproken worden van voldoende zorg voor de archieven conform de huidige wet. Schaalvergroting en samenwerking zijn dan onontbeerlijk.

De bevordering van schaalvergroting van gemeentelijke archiefdiensten kan op verschillende wijzen gebeuren: via de uitbouw van gemeentearchieven naar streekarchieven en vervolgens naar RHC, of via overeenkomsten van dienstverlening (op maat) met centrumgemeenten of met een RHC. Door een scheiding van front- en back-office kan op lokaal niveau de publieksfunctie worden aangeboden (al dan niet in samenwerking met bibliotheek, museum en andere), terwijl de back-office deels kan worden verzorgd door centrumgemeenten of een RHC. Daarmee komt raadpleging los te staan van fysiek beheer. De in deze passage genoemde RHC kan zowel de gefuseerde archiefinstelling in een provinciehoofdstad zijn, als een ander Regionaal Historisch Centrum.

Er zal veel aandacht moeten worden gegeven aan voldoende gekwalificeerd personeel, dat zowel het beheer als de publiekstaak naar behoren kan vervullen. Verder kan het werken met een beleidsplan een goed instrument zijn in de discussie met de lokale bestuurders en kan het beleidsplan gekoppeld worden aan de financiering.

Voor gemeentebestuurders kunnen archieven een goed instrument zijn voor de versterking van het informatie-, cultuur- en onderwijsbeleid. Een goede ontsluiting en registratie, ook digitaal, is daarbij nodig. Gemeentearchieven moeten aansluiting vinden bij digitale netwerken en het beheer van digitale informatie kunnen verwerken.

Er zal veel geïnvesteerd moeten worden om het archiefbeleid hoger op de agenda te krijgen. De nieuw ingestelde subcommissie Archieven, als onderdeel van de commissie Cultuur bij de VNG, kan hierbij een stimulerende rol spelen. Een gezamenlijk pilotproject kan andere gemeenten stimuleren een actiefbeleid te voeren. Een voorbeeld van een dergelijk pilotproject is vanuit Overijssel aangereikt. (Zie bijlage IV.)

Een belangrijk discussiepunt in de bijeenkomsten met de Kringen van archivarissen was de vraag of kwaliteitseisen voor publieksdiensten wettelijk vastgelegd zouden moeten worden. Het zelf reguleren van kwaliteitseisen en certificering is het meest succesvol gebleken. Echter, een wettelijke basis voor kwaliteitseisen kan een belangrijke stimulans zijn daar waar processen uit eigen beweging onvoldoende op gang komen. Het via zelfregulering tot stand gekomen kwaliteitssysteem zal uiteindelijk in de wet moeten worden verankerd. Dit geeft een waarborg voor naleving van de gestelde eisen.

De formulering van een bredere taak voor archiefdiensten (naast zorg en beheer, ook het actief dienstbaar maken aan het publiek) zou in de wet versterkt moeten worden, zonder daaraan knellende voorschriften te verbinden over de wijze van uitvoering.

Waterschapsarchieven

De meeste conclusies die bij de bespreking van de gemeente- en streekarchieven zijn getrokken, gelden ook voor de waterschapsarchieven. De publieksfunctie van waterschapsarchieven is beperkter dan bij de andere overheidsarchieven. Toch bezitten de waterschapsarchieven een grote waarde voor het Nederlands cultureel erfgoed en verdienen ze een groter publieksbereik.

Speciale aandacht vraagt de ontwikkeling van schaalvergroting en fusies van waterschappen, waarbij een besluit genomen moet worden over de bewaarplaats van de archieven van de fusiepartners. Wanneer gekozen wordt voor een centrale bewaarplaats en bezoekersruimte op de nieuwe hoofdvestiging, bestaat de kans dat belangrijke archieven uit de oorspronkelijke regio worden weggehaald. Daardoor kan een streekarchief waar de archieven van een fusiepartner waren ondergebracht, een zeer wezenlijk deel van de collectie gaan missen en kan er een scheiding worden teweeggebracht tussen regionale bronnen waartussen een grote samenhang bestaat. Bijkomend nadeel is dat een streekarchief door het verlies van een belangrijke partner te klein wordt om alle taken voldoende te kunnen uitvoeren. De waterschapsbesturen moeten bij de keuze voor een archiefbewaarplaats van een gefuseerd waterschap een bredere afweging van belangen maken. Goed overleg met andere archiefdiensten uit de regio is essentieel. Provinciale archiefinspecteurs en RHC's kunnen hierbij een coördinerende en adviserende rol uitoefenen.

Duidelijk is dat waterschapsarchieven meer waarde hebben in combinatie met andere archieven.

De rijksoverheid heeft geen wettelijke taak bij de instandhouding van gemeente- en waterschapsarchieven. Vanuit de verantwoordelijkheid voor het erfgoed van Nederland en vanuit de taak als wetgever voor de documentatie en informatie van overheidsbeslissingen heeft de rijksoverheid echter wel een taak.

Aanbevelingen

Financieel steunen van projecten ter verbetering van de digitale infrastructuur.

Steunen van projecten - samen met gemeenten - als pilot voor verbetering van publieksbereik en samenwerking met andere instellingen.

Steunen van projecten gericht op na- en bijscholing van archiefpersoneel.

Aanpassing van de archiefwet: opname van kwaliteitseisen voor de verbreding van de functie van archieven (zoals ook op andere bestuursniveaus).

Inspectie

Het toezicht op zorg en beheer van archieven bij de overheid staat de laatste jaren sterk in de belangstelling. Een goed toezicht is noodzakelijk om de kwaliteit van het archiefbeheer in al zijn levensfasen, van recent tot historisch, te garanderen. In alle fasen van informatie zijn de waarden waarop de Archiefwet is gebaseerd aanwezig: openbaarheid, rechtszekerheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie en cultuurhistorisch erfgoed. Thans zijn de rijksarchiefinspectie en de gemeentelijke archiefinspectie elk geïntegreerd in de eigen archiefdienst; alleen de provinciale archiefinspectie is onafhankelijk van een archiefdienst.

Op aangeven van het parlement wordt de rijksarchiefinspectie - die toezicht houdt op het beheer van archiefbescheiden van de overheid die nog niet zijn overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats - thans versterkt, waarbij systemen van kwaliteitszorg en -borging worden ontwikkeld. Dit proces moet in hoog tempo worden uitgevoerd. Belangrijk daarbij is de ontvlechting van de inspectie uit de rijksarchiefdienst en de onafhankelijke organisatie die daardoor ontstaat. Structurele samenwerking met de provinciale archiefinspectie ligt voor de hand. Dit geldt evenzeer voor de huidige gemeentelijke archiefinspectie, waarvan de functie niet in alle gemeenten even duidelijk is ingevuld. Bij de structurele samenwerking van de drie overheidsinspecties zou voorop moeten staan het gezamenlijk ontwikkelen van een voor alle overheidslagen geldende kwaliteitszorg en toezichtssystematiek, die het archiefbeheer in alle fasen en alle overheidslagen omvatten.

De provinciale archiefinspecteurs hebben tot nu toe - naast hun inspectietaken - een belangrijke rol gespeeld in de stimulering van gemeenten tot kwaliteitsverbetering van de archiefzorg en tot het opzetten van streekarchieven of het aangaan van overeenkomsten van dienstverlening bij grotere archiefdiensten. De provinciale inspecteurs ervaren het als een voordeel dat zij thans onderdeel van het provinciaal apparaat zijn. Zij kunnen naar gemeenten en waterschappen optreden vanuit het provinciaal gezag.

Er zal in de toekomst verder gewerkt moeten worden om te komen tot een landelijke, onafhankelijk georganiseerde inspectie. Deze dienst - die overigens decentraal en in goede afstemming met de diverse overheidsbesturen kan werken- zal toezicht moeten houden op de hele keten van archieven, zowel het documentaire als het cultuurhistorische erfgoeddeel.

Het toezicht zal de kwaliteit van het beheer en de dienstverlening omvatten zoals zij in beleidsplannen is vastgelegd. De werkzaamheden van de archiefinspectie worden voor een belangrijk deel gebaseerd op een aanwezig kwaliteitszorgsysteem.

Aanbevelingen

Het project `Implementatie van rijksarchiefinspectie' met financiële middelen verder mogelijk maken en voortvarend uitvoeren.

Inspectie op de rijkscollectie van RHC's regelen om ministeriële verantwoording te waarborgen (goede afspraken tussen rijksinspectie en provinciale inspectie).

Structurele samenwerking van de drie inspectielagen bevorderen voor de eerstkomende tijd.

Nadere studie verrichten naar de mogelijkheid om één onafhankelijke archiefinspectie te vormen met toezicht op de hele keten van archieven.

Archiefinspectie inzetten als instrument voor het uitoefenen van ministeriële verantwoordelijkheid bij RHC's.

Gebruikers van archieven

Een knelpunt in de benadering van de gebruiker is dat de gebruikers niet georganiseerd zijn als groep. Gedurende de projectperiode zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van diverse groepen gebruikers. De volgende doelgroepen, met elk hun eigen vraag, zijn te onderscheiden:

Overheid

De overheid zelf is een van de grootste gebruikers van archieven, in het bijzonder de documentatie- en informatiefunctie daarvan.

Genealogen

Genealogen zijn veelal plaatselijk of regionaal georganiseerd met soms een landelijke overkoepeling. Vooral deze landelijke instituten zijn belangrijke gesprekspartners voor de archiefbeherende instellingen.

Wetenschap en hoger onderwijs

Wetenschappers en studenten zijn regelmatige gebruikers van archieven. Meer vraaggericht werken kan dit gebruik intensiveren. Goed contact met universiteiten en hogescholen kan een beter inzicht geven voor welke onderwerpen belangstelling is en hoe een betere ontsluiting en digitale `vertaling' tot stand gebracht moeten worden. Naast de onderzoekers, die voor eigen gebruik de archieven consulteren, is een groep te onderscheiden die de verkregen informatie doorgeeft binnen het onderwijs, of naar historische verenigingen. Voor de laatste categorie kunnen de provinciale historisch consulenten een belangrijke makelaarsfunctie vervullen tussen vraag en aanbod. De historisch consulenten zijn een belangrijke intermediair en een interessante partner in de samenwerking tussen archiefinstellingen en andere organisaties. De onderwijsgevenden moeten zelf aangeven welk aanbod aansluit op de belangstelling van de scholieren en het onderwijsniveau. Bij het maken van lesmateriaal moet goed gekeken worden naar hetgeen er al ontwikkeld is. (Zie website Erfgoed Actueel.)

Basisonderwijs en voortgezet onderwijs

Het basisonderwijs en het voortgezet onderwijs zijn voor de archiefdiensten vrij nieuwe doelgroepen. Scholieren van het voortgezet onderwijs zijn de studenten en wetenschappers van morgen en kunnen nu via het studiehuis ervaring opdoen met onderzoeksmethodieken. Het leren van vaardigheden tot onderzoek kan ook tot het aanbod van archiefdiensten behoren. Voor het basisonderwijs kan vanuit het zogenaamde omgevingsonderwijs een vraag naar archiefbronnen komen, echter het aanbod zal meestal een onderdeel zijn van het aanbod van andere instellingen zoals bibliotheken en musea. Door het project Cultuur en School, met als accent daarbinnen Erfgoed Onderwijs, zijn reeds vele activiteiten gestart. Archiefinstellingen moeten zich daarbij aansluiten. Digitaal beschikbare informatie is een voorwaarde voor de doelgroep van dit onderwijs.

Bibliotheken, musea en andere

Bibliotheken, musea en andere verwante instellingen zijn tot nu toe niet zozeer gebruikers voor eigen onderzoek in archieven, maar de werkzaamheden van deze instellingen kunnen gebaat zijn bij het gebruik van archiefbronnen. Collectie mobiliteit kan hier bijdragen aan een groter publieksgebruik en bekendheid met archieven.

Individueel historisch geïnteresseerden

Er is een grote groep historisch geïnteresseerden dat geen breed onderzoek wil doen, maar wel informatie uit het archief wil hebben. Het is buitengewoon moeilijk de concrete vraag van deze groep te achterhalen. Informatie via e-mail en website moet voor deze groep beschikbaar zijn.

Vanuit de archiefbeherende instellingen is tot nu toe te veel gewerkt vanuit het aanbod. In de toekomst moeten goede netwerken archiefinstellingen beter op de hoogte houden van de behoeften van diverse gebruikers. Bij het opzetten van projecten voor digitale ontsluiting moet de vraag van de gebruikers de prioriteit bepalen. Het instellen van een gebruikersraad kan een goed middel zijn voor contacten met gebruikers, maar zo'n raad alleen is te beperkt. Het jaarlijks organiseren van een enquête onder de bezoekers kan inzicht geven in de verwachtingen en wensen die bezoekers van archiefdiensten hebben. Hiermee wordt echter niet de toekomstige bezoeker bereikt; de vragen die buiten het vaste bezoekersbestand bestaan, moeten door intensief netwerken en eventueel door gericht marktonderzoek worden achterhaald.

Het aantal bezoekers van de archiefbeherende instellingen is niet maatgevend voor het gebruik. De informatie uit de collecties kan ook aangeleverd worden (bijvoorbeeld voor tentoonstellingen in musea) en dienstbaar worden gemaakt aan andere disciplines. De toekomst is ook aan de virtuele bezoeker of gebruiker, zeker binnen het onderwijs.

De aanwezigheid van een publieksmedewerker of educatief medewerker in de archiefinstelling is onontbeerlijk. Aangezien de middelen hiervoor bij kleine instellingen niet beschikbaar zijn, is ook hier samenwerking met andere (archief)instellingen geboden. De onderlinge contacten die publieksmedewerkers of educatieve medewerkers van de diverse culturele erfgoedinstellingen hebben, kunnen de mogelijkheden voor publieksbereik vergroten.

Aanbevelingen

Het pr- en marketingbeleid zullen in de toekomst ook voor archiefinstellingen onderdeel moeten zijn van het totale beleid.

Voor de publieksfunctie of educatieve functie moet formatieruimte worden ingeruimd.

Digitale informatie moet aan de huidige en toekomstige gebruiker van archieven worden aangeboden, toegesneden op de behoeften van de gebruiker.

Archiefcollecties krijgen een beter publieksbereik door archieven integraal beschikbaar te stellen met andere culturele instellingen.

Bijlage 1

Overzicht van de gesprekken die gevoerd zijn in het kader van het project Herziening van het archiefbestel

Doel:

Informatie verstrekken over het project aan vertegenwoordigers van doelgroepen.

Inzicht verkrijgen over de standpunten en visies van verschillende doelgroepen.

Doelgroepen

Er is gesproken met vertegenwoordigers van vier verschillende doelgroepen: archiefwereld, archiefinspectie, overheden en gebruikers.

Archieven

RAD dr. M.W. van Boven (directeur en de Algemene Rijksarchivaris), mw. drs. M. Molenaar (adjunct-directeur en adjunct Algemene Rijksarchivaris) MBA drs. A.D. Kraak, mw. dr.
M.F. Egmond, drs. M. Beekhuis

DIVA drs. M.R. Hermans (directeur), drs. Ph. Maarschalkerweerd (voorzitter)

KVAN drs. C. Streefkerk (voorzitter), mw. I. Heidebrink (secretaris)

Unie v. Waterschappen G. Timmerman

Raad voor Cultuur mw. drs. E.A.G. van den Bent, drs. A.L.M. de Wolf (secretaris)

CANNet J. Kloosterman, drs. J. Haag, mw. drs. P. Veldhuys, mw. drs. A.A.M. Mevis

Projectleider «Fusies» mr. Ph.J. van Beeck Calkoen

Archiefinspectie

Rijksinspecteur R. Kramer

LOPAI mw. drs. M.L. Loef (voorzitter)

Projectleider Implementatie

archiefinspectie bij OCenW N. Voort, mw. I. Wamelink (secretaris)

Provinciaal archiefinspecteur

Noord-Brabant mw. drs. M.H. van de Heuvel-Habraken

Overheden

Secretaris-Generaal OCenW mr. P.H. Holthuis

Provincies voorzitter IPO cultuur J.G. Kirsten

Gedeputeerde Noord-Holland E. Neef

Gedeputeerde Noord-Brabant drs. A. van Harten

Gedeputeerde Limburg drs. M.J.A. Eurlings

Gedeputeerde Drenthe mw. M.W. Brink-Massier

Gedeputeerde Flevoland mw. L.M. Bouwmeester-den Broeder

Gedeputeerde Groningen mw. drs. M.L. de Meijer

Voorzitter ambtelijke adviesgroep mw. J. van Bruggen

Medewerker IPO M. Santhagen

Gemeenten VNG F. de Graaf, mw. L. Jongmans

Projectleider cultuurconvenanten

OCenW mw. drs. I.A.M. Coenen

PMVO drs. J.J.W.M. Wagemakers

Vertegenwoordiger van de griffiers drs. C.J.N. Versteden (griffier Noord-Holland)

Vertegenwoordiger van de

gemeentesecretarissen drs. I.W.L.A. Caminada (gemeentesecretaris Almere en voorzitter vereniging van gemeentesecretarissen)

Vertegenwoordiger VNG C.J.D. Waal

Unie van Waterschappen R. v.d. Kluit (directeur)

Gebruikers

Gebruikersraad ARA C.J. van Golen

Centraal Bureau voor Genealogie dr. A.J. Lever

Vereniging Geschiedenisleraren J. Raven

Erfgoed Aktueel mw. C.S. Bunnik

Hoogleraar Archiefwetenschap prof. dr. F.C.J. Ketelaar

Kon. Ned. Hist. Genootschap G. v.d. Plaat

Vertegenwoordigers van de vier grootste

genealogische verenigingen ir. R.A.J. Dix, dr. ir. A.C. Zeven, mr. J.J.F. Lots

Kaderwerkgroep Ned. Centrum voor

Volkscultuur (voorheen Landelijk

overleg Historisch Consulenten) drs. A. v.d. Zijde, mw. dr. K. Bossaers

Landelijk Netwerk

Erfgoededucatie (LNE) T. van Slooten

`Verwante instellingen'

ROB mw. drs. H.C.M. van der Linden (directeur)

Nederlandse Bibliotheek Lectuur

Centrum mr. J.E. van der Putten

Nederlandse Museum Vereniging A. van Vels-Heijn

K.B. mw. dr. E.S. van Eijck-van Heslinga

Kon. Ned. Oudheidkundige Bond prof. G. Borger

Gehouden discussiebijeenkomsten:


7 oktober 1999 Inspectie (Rijksacrhiefinspectie, LOPAI, WGA)

14 oktober 1999 Kring van Archivarissen in Noord-Holland

4 november 1999 Delegatie van archivarissen, provinciale medewerkers van Groningen, Friesland en Drenthe


10 november 1999 Kring van Archivarissen in Noord-Brabant

17 november 1999 Delegatie van archivarissen Limburg

23 november 1999 Delegatie van archivarissen Overijssel

30 november 1999 Kring van Archivarissen in Gelderland

1 december 1999 Kring van Archivarissen in Zuid-Holland
Bijlage 2

Voorstel voor passage m.b.t. archieven en informatiebeheer in Cultuurconvenanten

OCenW-provincies

Passages convenanten

Algemeen:

Partijen verklaren zich vanuit de taken die hen in de Archiefwet 1995 zijn opgedragen, en voor de provincies vanuit de regierol die zij kunnen vervullen bij de coördinatie van het cultureel erfgoed, verantwoordelijk voor goede zorg voor, beheer en toegankelijkheid van en toezicht op het archief- en informatiebeheer bij de overheid.

Partijen komen overeen dat:

zij de gezamenlijke inspanningen zullen intensiveren om laagdrempelig beheer en toegankelijkheid van archieven en ander historisch bronnenmateriaal te bereiken voor een zo breed mogelijk publiek in alle regio's van Nederland;

de provincies zich verder zullen inspannen om het `sluitend net van professioneel archiefbeheer' in alle regio's te bereiken, dat wil zeggen te bevorderen dat de 53% van de gemeenten en 40% van de waterschappen die de toegankelijkheid en het beheer van hun archieven en collecties nog niet op professionele wijze hebben ingericht, dit alsnog te realiseren11 Voor verdere uitwerking wordt verwezen naar de nota `Op weg naar een sluitend net van professioneel archiefbeheer op lokaal en regionaal niveau' (Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs 1999).
;

zij zich gezamenlijk sterk zullen maken om de kwaliteit van de bestaande infrastructuur van toegankelijke archieven te verbeteren door samenwerking te bevorderen tussen archiefdiensten onderling en/of tussen archiefdiensten en overige culturele instellingen, op lokaal, regionaal en provinciaal niveau;

de provincies ervoor zorg zullen dragen dat bij het opstellen van provinciale en gemeentelijke cultuurnota's een passage over verbetering van beheer en toegankelijkheid van archieven wordt opgenomen;

zij zullen overleggen over de organisatie van een systeem van toezicht op en kwaliteitszorg met betrekking tot archieven geldend voor alle overheidslagen en voor alle levensfasen van de archieven en informatie.

Overigens onder het vaststellen dat het formuleren van ambities één is, en het verschaffen van de financiële mogelijkheden die ambities te realiseren het andere is.

Een en ander dus onder de veronderstellingen dat de bestaande financiële inspanningen van het Rijk en de Gemeenten tenminste op het huidige niveau gehandhaafd blijven. Het implementeren kan derhalve slechts onder die voorwaarde ondernomen worden.

Toelichting

Het uitgangspunt is de gezamenlijke verantwoordelijkheid, neergelegd in de Archiefwet 1995, van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen voor goed beheer en toegankelijkheid van archieven, recent zowel als historisch, en voor het toezicht op dit beheer en deze toegankelijkheid bij alle overheidslagen.

De laatste jaren is de belangstelling vanuit het publiek voor onderzoek in archieven explosief gestegen. Goed toegankelijke archieven, recent zowel als historisch, vormen een onmisbaar onderdeel van het cultureel erfgoed, maar zijn ook essentieel als garantie voor openbaarheid en controleerbaarheid van bestuur en rechtszekerheid van burgers. Voor zowel het ministerie als de provincies geldt dat een grotere toegankelijkheid van archieven en (historisch) beeld- en geluidsmateriaal een van de voorwaarden vormt voor een goede culturele infrastructuur.

Een andere ontwikkeling is de groeiende belangstelling voor de integratie van het cultureel erfgoedbeleid onderling en met andere beleidsterreinen, waarbij de provincies een stimulerende regierol vervullen. In veel provincies zijn `erfgoedsteunpunten' in ontwikkeling.

Van oudsher hebben provincies een stimulerende rol op het terrein van de ontwikkeling van een goede infrastructuur van lokale en regionale archiefdiensten vervuld. Dit beleid, door het merendeel van de provincies gevoerd, vormt een aanvulling op het wettelijk toezicht dat GS uitoefenen op de archiefzorg bij lagere overheden. In alle provinciale archiefverordeningen is opgenomen dat de provincies professionele archiefzorg en goede publieksvoorzieningen zullen bevorderen. Het proces verkeert niet in alle provincies in dezelfde fase en ondervindt vertraging doordat gemeenten en waterschappen, anders dan rijk en provincies, niet wettelijk verplicht zijn zich bij een professionele archiefdienst aan te sluiten. Landelijk is ongeveer
47% van de gemeenten en 60% van de waterschappen aangesloten bij het `netwerk van professioneel archiefbeheer'. Bovendien is een deel van de bestaande lokale en regionale archiefdiensten qua schaalgrootte en organisatiewijze niet meer voldoende berekend op moderne eisen van goede publieksservice. Nieuwe doelgroepen zoals bijvoorbeeld de jeugd en het onderwijs komen daardoor niet voldoende aan bod. Voor een nadere beschrijving van deze knelpunten en de voorgestelde oplossingen, zie de nota `Op weg naar een sluitend net ... ', LOPAI 1999.

Bovengenoemde ontwikkeling heeft een nieuwe impuls gekregen doordat het Ministerie van OCenW de laatste jaren sterk bevordert dat de rijksarchieven in de provinciehoofdsteden opgaan in grotere samenwerkingsverbanden met de gemeentearchieven ter plaatse en met andere culturele instellingen. Bij deze, deels al gerealiseerde, Regionale Historische Centra (RHC's) in de provinciehoofdsteden kunnen ook de omliggende gemeenten en waterschappen zich aansluiten. Ook kunnen de RHC's desgewenst taken voor niet-aangesloten gemeenten en waterschappen verrichten.

Per provincie kan het beleid ten aanzien van verbetering van de infrastructuur en toegankelijkheid van archieven verschillen, afhankelijk van de bestaande situatie. Instrumenten ter ondersteuning van het beleid zijn:

Stimuleringssubsidies gericht op: deelname aan een professionele archiefdienst door nog niet deelnemende gemeenten en waterschappen; de oprichting van regionale archiefdiensten in regio's waar deze ontbreken en/of de benoeming van gekwalificeerde archivarissen waar deze ontbreken; fusies van archiefdiensten onderling en/of met andere culturele instellingen; omzetten van een gedeconcentreerde in een geconcentreerde organisatie en overige kwaliteitsverbeteringen van de bestaande infrastructuur.

Het inrichten van een provinciaal steun-expertisecentrum voor historische informatievoorziening (bijvoorbeeld voor de aspecten behoud, digitale toegankelijkheid, onderwijsprojecten) bij de Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden waar deze aanwezig zijn. Van een dergelijke steunfunctie kunnen ook andere dan de aan de RHC's deelnemende gemeenten en waterschappen gebruik maken.

Gezamenlijk financieren van projecten waarbij de digitale toegankelijkheid van het historisch bronnenmateriaal aanwezig bij de rijks- gemeentelijke- waterschaps- en regionale archieven wordt vergroot. Ook materiaal aanwezig bij andere instellingen kan hierbij worden betrokken. Zo worden onderlinge - ook thematische - verwijzing en raadpleging van deze bronnen via de digitale snelweg mogelijk. Daarmee kan een groter publiek worden bereikt en wordt voor nieuwe doelgroepen, zoals het onderwijs, een laagdrempelige toegang gerealiseerd.

Stimuleringssubsidies gericht op projecten voor `het archief in de klas', gebruik van historische bronnen door en in samenwerking met het onderwijs, Cultuur en School en andere cultuurhistorische instellingen.

Door (intensievere) samenwerking tussen overheden en tussen instellingen kan efficiënter worden gewerkt, zodat middelen vrijkomen om gebruik van de archieven en informatie door een breder publiek en door nieuwe doelgroepen te bevorderen. De gezamenlijke inspanningsverplichting kan worden vastgelegd in de nieuwe cultuurconvenanten tussen rijk, provincies en gemeenten.

Toezicht

Het toezicht op zorg en beheer van archieven bij de overheid staat de laatste jaren sterk in de aandacht. Een goed toezicht is noodzakelijk om de kwaliteit van het archiefbeheer in alle fasen, van recent tot en met historisch, te garanderen. In alle, in elkaar overlopende, levensfasen van de informatie zijn de waarden waarop de Archiefwet is gebaseerd: openbaarheid, rechtszekerheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie en cultuurhistorisch erfgoed, aanwezig.

Op aangeven van het parlement wordt de Rijksarchiefinspectie - die toezicht houdt op de niet-overgebrachte archieven van de ministeries - thans versterkt, waarbij systemen van kwaliteitszorg en -borging worden ontwikkeld. Samenwerking met het provinciale archieftoezicht, dat zich vanouds uitstrekt tot alle levensfasen van het archief- en informatiebeheer bij gemeenten en waterschappen ligt voor de hand. Het gezamenlijk ontwikkelen van een goede en voor alle overheidslagen geldende kwaliteitszorg- en toezichtssystematiek die het archiefbeheer in alle fasen en bij alle overheidslagen omvat, zou daarbij voorop moeten staan. Ook de gemeenten en waterschappen zouden hierbij betrokken moeten worden. De Archiefwet 1995 biedt hiertoe voldoende aanknopingspunten.

Bijlage 3

Proeftuin Overijssel?

Het Historisch Centrum Overijssel en haar ambities voor het verbeteren van het Overijsselse archiefbeheer op alle niveaus: lokaal, regionaal en provinciaal en zowel wat betreft de zorg en beschikbaarstelling voor overheidsarchieven (gemeente/provincie/rijk), waterschappen als particulieren.

Mijns inziens heeft Overijssel met name nu veel mogelijkheden om de proeftuin te worden voor een integrale verbetering van het archiefbeheer op alle niveaus en in alle regio's en daarbij samenwerking met andere cultuurhistorische instellingen te integreren. Met het oog op de voorgenomen gemeentelijke herindeling en zeg maar de ondervertegenwoordiging van gemeentearchieven in deze provincie (buiten Zwolle zijn er slechts drie openbare archiefbewaarplaatsen) is de tijd juist nu gunstig om vanuit het HCO het lokale archiefbeheer in Overijssel aanzienlijk te verbeteren in zowel Salland, de Noordwest regio als in Twente.

Echter de rijksoverheid en liefst ook de provinciale overheid zal voor deze Overijsselse proeftuin wel een soort van stimuleringssubsidie(fonds) moeten toekennen aan gemeenten die vergaand willen samenwerken met het HCO om zodoende het archiefbeheer en de toegankelijkheid van de lokale collecties naar een hoger niveau te kunnen brengen.

Het HCO moet er met name voor waken dat het ingezette fusieproces initiatief niet stokt bij alleen maar een samenwerking tussen Rijksarchief en gemeentearchief Zwolle. De kracht van het HCO moet gevonden worden in een breed draagvlak, waarbij de eccentrische ligging van Zwolle in de provincie niet benadrukt gaat worden. Geografisch en thematisch zal het HCO zich in de provincie kunnen gaan profileren mits er voldoende en diverse partners gevonden worden.

Overijssel kan op korte termijn worden aangewezen als proeftuin om zowel het project Herziening van het archiefbestel als het project Fusieproces te integreren. Het rijk heeft daarbij de unieke mogelijkheid om stimulerend op te treden en een pilot voor gelijkgestemd beleid te ontwikkelen en gezamenlijk uit te voeren in een unieke samenwerking van rijk, provincie, gemeenten, waterschappen en andere cultuur-historische organisaties in Overijssel.

Waarom Overijssel voor de proeftuin archiefbestel?

Overijssel kent een beperkt aantal openbare archiefinstellingen: vier gemeentelijke (Zwolle, Kampen, Deventer/Olst en Enschede) en het RAO; dit betekent minimale versnippering.

Een aantal Overijsselse gemeenten is bereid om zowel het beheer als de toegankelijkheid van hun archieven te verbeteren of te integreren.

Een aantal cultuurhistorische instellingen in Overijssel is op zoek naar een vorm van samenwerking met soortgelijke partners.

Overijssel kent vele oudheidkamers, oudheidkundige en historische verenigingen die door samenwerking met HCO een nog breder publiek veel beter zou kunnen bedienen.

Op bestuurlijk terrein is in Overijssel voldoende wil aanwezig zich cultureel beter, samenhangender en klantgerichter te presenteren.

Een startsubsidie voor alle partners in deze cultureel-historische proeftuin Overijssel verstrekt door rijk en provincie, kan zeer drempelverlagend werken voor potentiële partners om te participeren in het HCO.

Gerard J. Lasee

Medewerker Rijksarchief Overijssel

Copyright Tweede Kamer der Staten Generaal

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie