Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Handleiding uitwisseling AFAS-pakketten accountant-klant

Datum nieuwsfeit: 19-07-2000
Vindplaats van dit bericht
Bron: Razende Robot Reporter
Zoek soortgelijke berichten
Afas

Handleiding uitwisseling accountant <-> klant

INHOUD

- Inleiding

- Van AFAS Junior naar AFAS Small Business

- Creëeren van de juiste uitgangssituatie voor uitwisseling
- Instellingen in AFAS Small Business en AFAS Financieelg
- Uitwisselen van gegevens van klant naar accountant
- Uitwisselen van gegevens van accountant naar klant



Inleiding

Deze handleiding behandelt de uitwisseling van gegevens tussen de softwarepakketten AFAS Small Business (Windows-versie) en AFAS Financieel (DOS-versie). Deze situatie doet zich o.a. voor bij accountants- en administratiekantoren, waar de accountant beschikt over AFAS Financieel en waar de klanten van de accountant gebruik maken van AFAS Small Business. Ook is het mogelijk dat gebruikers van het DOS-pakket AFAS Junior willen overstappen op AFAS Small Business en vervolgens de gegevens met de accountant willen uitwisselen; in deze handleiding wordt ook de procedure besproken die bij deze overstap van toepassing is.

De uitwisseling van gegevens tussen de accountant en de klant is alleen mogelijk in de volgende situatie:

* de accountant werkt met AFAS Financieel versie 5.01 (met de module Accountant/administratiekantoren), versiedatum 29-06-2000 of later,

* de klant werkt met AFAS Small Business versie 2.1 .
Bij de uitwisseling Accountant <-> klant worden zowel financiële stamgegevens als financiële mutaties (boekingen) uitgewisseld tussen de administratie in AFAS Small Business en AFAS Financieel.

Bij de uitwisseling van klant naar accountant worden niet eerder uitgewisselde financiële mutaties en (sinds de laatste uitwisseling) nieuwe en gewijzigde stamgegevens van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren in één exportbestand geplaatst. Dit bestand wordt bij de accountant geïmporteerd.

Bij de uitwisseling klant naar accountant worden niet eerder uitgewisselde financiële mutaties en (sinds de laatste uitwisseling) nieuwe en gewijzigde grootboekrekeningen in één exportbestand geplaatst. Dit bestand wordt bij de klant geïmporteerd.

Van AFAS Junior naar AFAS Small Business

Als u géén gebruik maakt van AFAS Junior, kunt u deze paragraaf overslaan en direct verder gaan naar de volgende paragraaf.

Bij een overstap van AFAS Junior op AFAS Small Business dient de volgende procedure te worden gevolgd voordat uitwisseling van gegevens mogelijk is:

* Bij de accountant moet in AFAS Financieel een administratie bestaan met dezelfde naam als de administratie bij de klant in AFAS Junior.

* De klant maakt een volledige back-up van de administratie in AFAS Junior en levert deze back-up aan bij de accountant. De accountant plaatst deze back-up terug in AFAS Financieel. De accountant mag deze administratie nog niet verder bewerken.
* De klant installeert AFAS Small Business volgens de bijbehorende handleiding, creëert daarin een omgeving en voert de conversie uit van AFAS Junior naar AFAS Small Business. Aan de hand van overzichten uit de administratie in AFAS Financieel bij de accountant én uit de administratie in AFAS Small Business bij de klant wordt een controle uitgevoerd of de stand in de beide administraties overeenkomt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de proef- en saldibalans en van de open posten lijsten.
* Bij afwijkingen tussen de beide administraties moeten deze door middel van handmatige correctie- boekingen gelijk worden getrokken. Deze correcties kunnen naar keuze worden uitgevoerd in de administratie bij de accountant òf in de administratie bij de klant.

* Als de beide administraties overeenkomen, moet de situatie worden bevroren als uitgangspositie voor de verdere uitwisseling van gegevens. Hiertoe wordt in AFAS Financieel de functie Import/Export / Uitwisseling AFAS-SB / Exporteren mutaties uitgevoerd en in AFAS Small Business de functie Financieel / Import/Export / Exporteren uitwisseling accountant. De beide hiermee aangemaakte exportbestanden mogen niet verder worden verwerkt en worden dus niet uitgewisseld.

Hiermee is de juiste uitgangssituatie bereikt waarna periodiek de gegevens tussen de klant en de accountant kunnen worden uitgewisseld

Creëeren van de juiste uitgangssituatie voor uitwisseling

Bij een overstap van AFAS Junior op AFAS Small Business heeft u de juiste uitgangssituatie voor uitwisseling van gegevens al bereikt als u de stappen in de vorige paragraaf heeft uitgevoerd. In dat geval kunt u deze paragraaf verder overslaan en doorgaan naar de volgende paragraaf.

Als de klant echter al gebruik maakt van AFAS Small Business, zijn er twee situaties mogelijk:

a. De accountant houdt nog niets bij in AFAS Financieel

De te volgen procedure is als volgt:

* De accountant richt in AFAS Financieel een nieuwe administratie in zonder grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren.
* De klant voert in AFAS Small Business de functie Financieel / Import/Export / Exporteren uitwisseling accountant uit en levert het exportbestand aan bij de accountant.

* De accountant voert de functie Import/Export / Uitwisseling AFAS-SB / Importeren mutaties uit waarmee de grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren en mutaties in AFAS Financieel worden ingelezen.

* Ga verder met de handelingen die hierna (onder b) worden aangegeven.

b. De accountant houdt de administratie handmatig bij in AFAS Financieel


* Aan de hand van overzichten uit de administratie in AFAS Financieel bij de accountant én uit de administratie in AFAS Small Business bij de klant wordt een controle uitgevoerd of de stand in de beide administraties overeenkomt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de proef- en saldibalans en van de open posten lijsten. Bij afwijkingen tussen de beide administraties moeten deze door middel van handmatige correctie- boekingen gelijk worden getrokken. Deze correcties kunnen naar keuze worden uitgevoerd in de administratie bij de accountant òf in de administratie bij de klant.

* Als de beide administraties overeenkomen, moet de situatie worden bevroren als uitgangspositie voor de verdere uitwisseling van gegevens. Hiertoe wordt in AFAS Financieel de functie Import/Export / Uitwisseling AFAS-SB / Exporteren mutaties uitgevoerd en in AFAS Small Business de functie Financieel / Import/Export / Exporteren uitwisseling accountant. De beide hiermee aangemaakte exportbestanden mogen niet verder worden verwerkt en worden dus niet uitgewisseld.

Hiermee is de juiste uitgangssituatie bereikt waarna periodiek de gegevens tussen de klant en de accountant kunnen worden uitgewisseld.

Instellingen in AFAS Small Business en AFAS Financieel

Voordat de gegevens kunnen worden uitgewisseld, moet dit zowel in AFAS Small Business als in AFAS Financieel worden ingesteld.

AFAS Small Business

Kies in AFAS Small Business voor het onderdeel Bestand / Beheer / Onderhoud algemene gegevens en vervolgens voor het tabblad Algemene instellingen. Plaats een in het vakje Uitwisseling accountant. Vul hierna ook het Eerste factuurnummer vooruitbetaling in; dit factuurnummer heeft geen functie in AFAS Small Business maar is nodig voor de verwerking van vooruitbetaalde posten in AFAS Financieel. Gebruik hiervoor een nummer dat niet in de serie nummers valt die voor inkoop- of verkoopfacturen worden gebruikt.

N.B. Bij het aanmaken van een omgeving kunt u deze instellingen ook direct ingeven.

AFAS Financieel

Kies in AFAS Financieel voor het onderdeel Import/Export / Uitwisseling AFAS-SB / Instellen uitwisseling AFAS-SB. Vul de volgende gegevens in:

* Gegevens exporteren vanaf mutatiedatum: Vul de datum in waarop voor het laatst een uitwisseling heeft plaatsgevonden. Deze datum wordt door AFAS bijgehouden en heeft betrekking op de uitwisseling van stamgegevens. Als u wilt dat bij de volgende uitwisseling alle stamgegevens worden geëxporteerd uit AFAS Financieel, dan zet u deze datum op 01-01-1980.
* Drive mutatiebestand:
Geef de locatie op waar het bestand met uit te wisselen gegevens moet worden geplaatst. Als u de gegevens wilt uitwisselen d.m.v. een diskette, kunt u hier bijvoorbeeld A: invullen.
* Naam SB-omgeving:
Vul de naam in van de omgeving in AFAS Small Business waarin de administratie wordt bijgehouden. De hier ingegeven naam wordt gebruikt als naam voor het exportbestand en bij importeren ter controle op juiste administratie.

* Modelnummer:
Vul het nummer in van het verslagleggingsmodel dat in AFAS Financieel wordt gebruikt voor de administratie. Hiermee wordt het juiste type rekening in AFAS Small Business bepaald.
* Sluitrekening:
Geef hier het nummer in van de grootboekrekening die in AFAS Financieel moet worden gebruikt als tegenrekening voor te importeren financiële mutaties. Deze rekening wordt gebruikt als de ingelezen mutaties niet in evenwicht zouden zijn.
Uitwisselen van gegevens van klant naar accountant

Het uitwisselen van gegevens van AFAS Small Business naar AFAS Financieel verloopt in de volgende stappen:


1. Exporteren in AFAS Small Business

Kies hier voor het menu-onderdeel Financieel / Import/Export / Exporteren uitwisseling accountant. Het volgende scherm verschijnt:

Geef bij Naam te genereren bestand de locatie en de naam van het exportbestand in. Voorgesteld wordt de naam van de omgeving met als extensie SB; geadviseerd wordt om deze naam niet te wijzigen. Als u het bestand op een diskette wilt laten wegschrijven, kunt u bijvoorbeeld A: voor de bestandsnaam plaatsen.

Klik op OK. U ziet nu het volgende scherm waarin de voortgang van het exporteren wordt getoond:

Na beëindiging is het bestand aangemaakt en kan ter verwerking aan de accountant worden aangeboden. Klik vervolgens op OK.


2. Importeren in AFAS Financieel

Kies in AFAS Financieel voor: Import/Export / Uitwisseling AFAS SB / Importeren mutaties. Hierna verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm worden de eerder ingegeven instellingen getoond; deze kunt u hier niet wijzigen. Wel kunt u kiezen voor de volgende instellingen:

* Alle mutaties afdrukken: hier kunt u aangeven of een overzicht van de ingelezen mutaties moet worden afgedrukt.
* Nieuwe stamgegevens signaleren: hier kunt u aangeven of een overzicht van nieuwe stamgegevens moet worden afgedrukt.
Na ingave en bevestiging worden de stamgegevens en mutaties geïmporteerd. De voortgang van deze functie wordt in het scherm getoond.

Uitwisselen van gegevens van accountant naar klant

Het uitwisselen van gegevens van AFAS Financieel naar AFAS Small Business verloopt in de volgende stappen:


1. Exporteren in AFAS Financieel

Kies in AFAS voor: Import/Export / Uitwisseling AFAS-SB / Exporteren mutaties. Het volgende scherm wordt getoond:

De eerder ingegeven instellingen worden getoond en kunnen hier niet worden gewijzigd. Na bevestiging met J wordt het exportbestand aangemaakt. De voortgang kunt u op het scherm volgen.

Na beëindiging is het bestand aangemaakt en kan aan de klant worden aangeboden ter verwerking in zijn administratie.


2. Importeren in AFAS Small Business

Kies voor Financieel / Import/Export / Importeren uitwisseling accountant. Het volgende scherm wordt getoond:

Vul de naam en de locatie van het Importbestand in. Dit is de naam van de omgeving gevolgd door de extensie AF. Als dit bestand op diskette wordt aangeleverd, kunt u hier bijvoorbeeld A: voor plaatsen.

Door een te plaatsen in de vakjes Afdrukken bestaande rekeningen en/of Afdrukken van nieuwe rekeningen kunt u aangeven dat een overzicht moet worden afgedrukt van alleen bestaande rekeningen, van alleen nieuwe rekeningen of zowel van bestaande als van nieuwe rekeningen.

Klik vervolgens op OK om de verwerking te starten. De grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren worden ingelezen; de voortgang kunt u op het scherm volgen. Hierna wordt het volgende scherm getoond:

Vul hier weer de naam in van het importbestand. Door een te plaatsen in het vakje Afdrukken te importeren boekingen kunt u een printverslag laten afdrukken van de ingelezen mutaties.

Klik weer op OK. De boekingen worden ingelezen en de voortgang hiervan kunt u op het scherm volgen. Na beëindiging zijn de stamgegevens en boekingen in de administratie in AFAS Small Business verwerkt.


Mocht u een opmerking hebben over de AFAS Homepage, stuurt u deze dan door naar: (webmaster@afas.nl) ©1996-2000 AFAS Groep, Storkstraat 7-9, Postbus 310, 3830 AJ Leusden, Tel. 033-4341800.

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie