Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Procedureregeling grote projecten

Datum nieuwsfeit: 11-12-2000
Vindplaats van dit bericht
Bron: Ministerie van Financien
Zoek soortgelijke berichten
Ministerie van Financien

Titel: Procedureregeling grote projecten



Directie Accountancy RijksoverheiD

Aan:

de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Commissie voor de Rijksuitgaven

Postbus 20018

2500 EA s-Gravenhage

Uw brief van

Ons kenmerk

Den Haag

DAR 2000/567

11 december 2000

Onderwerp

Procedureregeling grote projecten

Het Interdepartementaal Overlegorgaan van Departementale Accountantsdiensten (IODAD) functioneert op grond van zijn instellingsbesluit mede als adviesorgaan van de minister van Financiën.

In verband hiermee heeft het IODAD mij meegedeeld dat in de IODAD-vergadering van dinsdag 21 november jl. de jaarrapportage over de Procedureregeling grote projecten is besproken, die de commissie voor de Rijksuitgaven op 18 september 2000 heeft uitgebracht aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (Tweede Kamerstuk 26 399, nr. 2). In deze rapportage wordt ingegaan op de wijze waarop de regeling is toegepast in de periode 1 januari 1998 tot 1 juli 2000 en worden tevens enkele aanbevelingen ter verbetering van de procedureregeling gedaan.

Tijdens de bespreking in de IODAD-vergadering is geconstateerd dat het overzicht van de grote projecten, dat is opgenomen in bijlage 1 van de jaarrapportage, enkele onvolkomenheden bevat.

Gaarne wil ik op verzoek van het IODAD de in het overzicht geconstateerde onvolkomenheden, alsmede de reactie van het IODAD op de aanbevelingen onder de aandacht brengen van de commissie voor de Rijksuitgaven. De reactie van het IODAD treft u bijgaand aan.

DE MINISTER VAN FINANCIEN

Bijlage 1

Reactie van het IODAD op de jaarrapportage over de Procedureregeling grote projecten (Tweede Kamerstuk 26 399, nr. 2).

inleiding

Het IODAD heeft met belangstelling kennis genomen van de jaarrapportage over de Procedureregeling grote projecten, die de commissie voor de Rijksuitgaven op 18 september 2000 heeft uitgebracht aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (Tweede Kamerstuk 26 399, nr. 2). In deze rapportage wordt ingegaan op de wijze waarop de regeling is toegepast in de periode 1 januari 1998 tot
1 juli 2000.


Tijdens de IODAD-vergadering van dinsdag 21 november jl. is de jaarrapportage besproken.

Daarbij is geconstateerd dat het overzicht van de grote projecten, dat is opgenomen in bijlage 1 van de jaarrapportage, enkele onvolkomenheden bevat. Bepaalde accountantsrapporten die aan de Tweede Kamer zijn verzonden zijn ten onrechte niet in het overzicht opgenomen. Daarnaast zijn accountantsrapportages opgenomen in de voortgangsrapportages, hetgeen niet in het bedoelde overzicht naar voren komt omdat waarschijnlijk alleen de afzonderlijke accountantsrapporten zijn vermeld.

Voorts is tijdens de IODAD-vergadering gediscussieerd over de in de jaarrapportage opgenomen aanbevelingen, die mogelijk kunnen leiden tot wijziging van de procedureregeling.

Gaarne wil het IODAD de in het overzicht geconstateerde onvolkomenheden onder uw aandacht brengen. Daarna volgt een reactie op de aanbevelingen.

onvolkomenheden

Justitie

Over het grote project Reorganisatie OM zijn in 1998 en 1999 accountantsrapporten uitgebracht

naar aanleiding van de voortgangsrapportages. Deze accountantsrapporten zijn niet afzonderlijk bij de voortgangsrapportages gevoegd die aan de Tweede Kamer zijn toegezonden. Wel is in beide voortgangsrapportages een samenvattende passage opgenomen met de conclusies en aanbevelingen uit de accountantsrapporten.

Over het grote project Modernisering Rechterlijke Macht is een tweetal voortgangsrapportages verstuurd naar de Tweede Kamer. Bij beide voortgangsrapportages was een accountantsrapport als bijlage toegevoegd. Deze accountantsrapporten (van september 1999 en van maart/april 2000) bevatten oordelen over de projectorganisatie en de projectuitvoering. Het tweede accountantsrapport bevat bovendien een accountantsverklaring omtrent de financiële verantwoording over 1999, die in de tweede voortgangsrapportage is opgenomen.

Inmiddels is de derde voortgangsrapportage in oktober 2000 uitgebracht. Deze rapportage is eveneens vergezeld van een accountantsrapport waarin een oordeel wordt gegeven over de projectorganisatie.

Defensie

In september 1993 heeft de accountantsdienst van het Ministerie van Defensie (DEFAC) een eerste rapportage over het project Luchtmobiele brigade uitgebracht. Daarbij is voorgesteld om over de verdere voortgang van dit project voortaan te rapporteren in het jaarlijks door DEFAC uit te brengen samenvattend accountantsrapport bij de financiële verantwoording van het Ministerie van Defensie. Indertijd heeft de Tweede Kamer hiermee ingestemd. Over het project Luchtmobiele brigade is vervolgens in de periode van 1 januari 1998 tot 1 juli 2000 gerapporteerd in de samenvattende accountantsrapporten, namelijk over de jaren 1997,1998 en 1999.

Met betrekking tot het project Vervanging Pantservoertuigen KL wordt in uw jaarrapportage gesteld dat er in de verslagperiode geen accountantsrapportage is verschenen. Op 22 februari 2000 heeft DEFAC echter een afzonderlijk accountantsrapport over dit project uitgebracht.

VROM

Inzake het grote project Balansverkorting Volkshuisvesting zijn vijf voortgangsrapportages uitgebracht; in elke voortgangsrapportage is een mededeling van de accountantsdienst opgenomen.

Verkeer en Waterstaat en Financiën

Met betrekking tot het project Rekeningrijden is een rapport van de accountantsdiensten van Verkeer en Waterstaat en van Financiën verschenen, dat op 15 december 1999 aan de Tweede Kamer is aangeboden.

aanbevelingen

In zijn algemeenheid ondersteunt het IODAD de in de jaarrapportage opgenomen aanbevelingen, die mogelijk kunnen leiden tot wijziging van de procedureregeling. Bij de navolgende aanbevelingen wil het IODAD nog een kanttekening maken.

4.1 Actualiteit

Het IODAD kan zich vinden in uw conclusie dat de actualiteitswaarde voor verbetering vatbaar is.

Ten aanzien van de actualiteit van de voortgangsrapportages wordt door uw commissie voorgesteld een termijn van 2 tot 4 maanden aan te houden, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen informatie uit het eigen ministerie en informatie van derden. Bovendien wordt de desbetreffende commissies in overweging gegeven om onvoldoende actuele voortgangsrapportages te weigeren waarna aanvullende informatie kan worden verlangd.

Echter bij bepaalde projecten, zoals de modernisering rechterlijke macht, zal het gezien het grote aantal veldorganisaties dat bij het grote project betrokken is, niet eenvoudig zijn informatie die niet ouder is dan 2 maanden te verstrekken. Daarbij speelt ook dat in de eerste drie maanden van een kalenderjaar veel tijd moet worden besteed aan de reguliere begrotings- en verantwoordingsactiviteiten (incl. accountantscontrole) van het ministerie.

Verder wordt bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat informatie van derden pas laat ontvangen.

Het IODAD adviseert dan ook in de regeling op te nemen, dat in overleg tussen de minister en de Tweede Kamer bij een project, waarbij een aanzienlijk gedeelte van de benodigde informatie door derden dient te worden verstrekt, zal worden bepaald wat een haalbare termijn is.

Ten aanzien van de informatievoorziening moet voorts bedacht worden, dat de accountantsdiensten vaak geen bevoegdheden hebben bij derden en als zodanig geen oordeel kunnen hebben over de kwaliteit van de informatievoorziening.

4.3 Accountantsrapporten

Het IODAD kan zich vinden in de aanbeveling de accountantsrapporten gelijktijdig met de voortgangsrapportage als een afzonderlijk document aan de Tweede Kamer toe te zenden. Wel geeft het IODAD in overweging in de regeling expliciet op te nemen, dat de minister het accountantsrapport aanbiedt.

4.6 Oorspronkelijke doelstelling

Uw commissie stelt voor minimaal eenmaal per jaar aan te geven in welke mate de gerealiseerde planning en uitgaven hebben bijgedragen aan de oorspronkelijke doelstelling van het project. Het IODAD geeft in overweging in de procedureregeling op te nemen dat de doelstelling van het grote project in de basisrapportage door de projectverantwoordelijken SMART (SMART: Specifiek, Meetbaar, Actueel, Realistisch en Tijdsgebonden) wordt geformuleerd. Een SMART-geformuleerde doelstelling is voor de accountantsdienst een voorwaarde om te kunnen komen tot een oordeel over de kwaliteit van de informatievoorziening.

4.7 Begrotingsartikel

Uw commissie stelt voor de uitgaven van een groot project op één afzonderlijk begrotingsartikel of artikelonderdeel te boeken, zodat makkelijk een relatie kan worden gelegd tussen de voortgangsrapportages en de begrotings- en verantwoordingsstukken van het ministerie.

Alhoewel het IODAD begrip heeft voor uw zienswijze, attendeert het IODAD erop dat deze aanbeveling mogelijk strijdig is met de uitgangspunten van het project Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording. Op grond van deze uitgangspunten staan de beleidsdoelstellingen van een departement centraal, hetgeen leidt tot het opnemen van beleidsartikelen in de begrotings- en verantwoordingsstukken.

4.8 Beëindiging

Bij de aanbevelingen met betrekking tot de beëindiging van projecten wordt aangegeven, dat bij de overgang van het stadium van voorbereiding en besluitvorming naar uitvoeringsfase behoort te worden overwogen of het project de status van groot project behoudt.

Het IODAD merkt hierbij op, dat in de procedureregeling criteria staan geformuleerd op basis waarvan de Tweede Kamer een project in zijn algemeenheid als groot project aanmerkt. Expliciete criteria om een groot project in de uitvoeringsfase als een groot project aan te kunnen blijven merken zijn niet geformuleerd. Het IODAD geeft in overweging deze criteria dan aan te geven.

Verder bevat de jaarrapportage aanbevelingen voor het houden van een eindevaluatie na beëindiging van het project. Het IODAD constateert dat hier niet expliciet op de rol van de accountantsdienst wordt ingegaan en stelt voor ook deze rol in de eindevaluatie te betrekken.

vorige jaarrapportage van 14 januari 1999

Het IODAD vraagt zich nog af of, en zo ja op welke wijze, in de thans voorliggende aanbevelingen rekening is gehouden met de eerdere aanbevelingen van uw commissie uit 1999. Het betrof hier het in de regeling opnemen van een aanbeveling om, indien relevant, in overleg met de minister afspraken te maken over overlegmomenten en/of mijlpalen, alsmede de vraag of het onderscheid tussen de voorbereidings- en de uitvoeringsfase in de regeling gehandhaafd moet blijven.

tot slot

Het IODAD zou het op prijs stellen bij de eventuele wijziging van de Procedureregeling grote projecten te worden betrokken en het is gaarne beschikbaar voor nadere toelichting en overleg.

Ook zou het IODAD in de toekomst gaarne vooraf betrokken worden bij de totstandkoming van de jaarrapportage over de Procedureregeling grote projecten.

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie