Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Achtste voortgangsrapportage Euro en Overheid

Datum nieuwsfeit: 22-01-2001
Vindplaats van dit bericht
Bron: Ministerie van Financien
Zoek soortgelijke berichten

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Plein 2

2511 CR Den Haag

Datum

Uw brief (Kenmerk)

Ons kenmerk

22 januari 2001

FM 2000-0415 M

Onderwerp

Achtste voortgangsrapportage Euro en Overheid

Deel 8b: voortgang departementen en gelieerde organisaties


1. Inleiding en samenvatting


1.1 Inleiding 2001: het jaar van de waarheid

Het jaar 2001 wordt het jaar van de waarheid wat betreft de voorbereidingen op de euro. De rijksoverheid bevindt zich daarbij in een gunstigere uitgangspositie dan veel organisaties in de particuliere sector en een deel van de mede-overheden. Een groot deel van de te verrichten aanpassingen is gerealiseerd, mede dankzij het hanteren van een strakke normplanning. Wel zullen in 2001 de testfase en de implementatiefase nog volop de aandacht opeisen.

Voor het overgrote deel zal de overheid per ultimo 2001 overgaan op de euro. Op een aantal terreinen zal de euro al eerder dan 1 januari 2002 zijn intrede doen. De Rijksbegroting voor 2002 zal bijvoorbeeld op 18 september a.s. geheel in euros worden aangeboden aan het parlement. Ook de financiering van veel onderwijsinstellingen zal met ingang van het schooljaar 2001-2002 in augustus 2001 in euros plaatsvinden.

Bij de communicatie door de (rijks)overheid met derden zal de gulden in heel 2001 nog leidend zijn. Vanaf 1 juli 2001 zullen conform de afspraken in het Nationaal Forum voor de introductie van de euro (NFE) bedragen wel dubbel geprijsd worden. Dit geldt voor producten en diensten van zowel de particuliere als van de overheidssector.

In dit deel van de achtste voortgangsrapportage Euro en Overheid wordt aandacht besteed aan de vorderingen bij de departementen en de daaraan gelieerde derdenorganisaties, zoals zelfstandige bestuursorganen (ZBOs) en publieke bedrijfsorganisaties (PBOs). De voortgang met betrekking tot de mede-overheden is in januari 2001 in een aparte brief aan de Tweede Kamer gezonden (deel 8a van de achtste voortgangsrapportage). In deze rapportage wordt de stand van zaken bij de Rijksoverheid met betrekking tot de afronding van de realisatiefase weergegeven. Dit is de fase waarin alle aanpassingen (aan bijvoorbeeld systemen) plaatsvinden zodat zij gereed zijn voor de conversie naar euros. De mijlpaal voor de afsluiting van deze fase was 1 januari 2001.


1.2 Samenvatting en algemene kernpunten per eind 2000

Algemene kernpunten

Over het algemeen is het beeld over de voortgang bij de rijksoverheid aan het eind van de realisatiefase overwegend positief.

Departementen hebben afgelopen tijd veel energie gestoken in de aanpassing van met name grote, prioritaire automatiseringssystemen. De aanpassingen hieraan verlopen min of meer volgens het interdepartementaal afgesproken tijdpad. De aanpassingen van kleinere, niet-prioritaire systemen zijn bij veel organisaties echter onderbelicht gebleven. De voortgang bij de andere aandachtsgebieden (dan automatisering) wisselt bij de departementen, maar loopt veelal achter bij de voortgang op automatisering en op andere onderdelen is er sprake van onderschatting van de hoeveelheid werk en energie die de afronding nog zal vergen. Veel uitloopmogelijkheden zijn er echter niet (meer) in 2001.

Het zicht op de voortgang bij aan departementen gelieerde derdenorganisaties is niet in alle gevallen voldoende. De voortgang bij deze derdenorganisaties blijft gemiddeld gesproken achter bij die van de departementen. Er is dus reden voor sommige departementen om de banden met hun derdenorganisaties strakker aan te halen.

Een aantal departementen heeft specifieke voorlichtingsactiviteiten ontplooid richting het beleidsveld dat zij bestrijken (bijvoorbeeld richting de landbouwsector, het sociale zekerheidsveld en het onderwijsveld). Echter in sommige gevallen laat het initiatief van departementen richting het beleidsveld nog te wensen over, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg.

Voortgang departementen aan het eind van de realisatiefase

De departementen kunnen qua voortgang in een aantal groepen worden onderverdeeld.

De eerste groep bestaat uit een zestal departementen met Buitenlandse Zaken (Buza) en Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) als aanvoerders. Buza en LNV hebben de realisatiefase tijdig afgerond. De vier andere departementen in deze groep, te weten Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW), Verkeer en Waterstaat (V&W) en Financiën (Fin) zullen de realisatiefase kort in 2001 afronden. De overschrijding van de mijlpaal van 1 januari 2001 leidt voor deze eerste groep veelal niet tot grote risicos voor het vervolgtraject.

De tweede groep departementen zal ook in de eerste maanden van 2001 nog een deel van de realisatiefase moeten afronden. Deze tweede groep bestaat uit de departementen Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Justitie (Jus). Deze departementen kunnen met extra inspanningen op sommige onderdelen in de eerste helft van 2001 weer aansluiten op het interdepartementaal afgesproken tijdpad.

De departementen Defensie, VROM en EZ zullen nog een groter deel van 2001 nodig hebben om de realisatiefase af te ronden, hoewel de situatie bij elk van deze drie departementen een eigen achtergrond kent. Het gevaar bestaat hierdoor dat organisaties in de loop van 2001 in tijdgebrek komen of onvoorziene omstandigheden in hun aanpassingstraject tegenkomen

Bij Defensie is een groot deel van de werkzaamheden van de realisatiefase gepland in de eerste helft van 2001. De planning van Defensie voorziet erin dat 1 juli 2001 weer wordt aangesloten bij het interdepartementale mijlpalenschema. Defensie heeft onlangs een maandelijkse rapportagestructuur ingesteld waardoor achterlopende onderdelen indien nodig tijdig kunnen worden bijgestuurd. Medio november 2000 was ongeveer de helft van de geplande aanpassingen, inclusief de bijbehorende systeemtesten, voltooid.

Bij VROM is dit najaar de regiegroep Euro omgevormd tot een taskforce. Met name bij het directoraat-generaal Volkshuisvesting (DG VH) in 2001 moesten alle zeilen moeten worden bijgezet om de opgelopen achterstand in het verleden in te lopen. VROM geeft aan dat voorbereidingen bij DG VH de afgelopen maanden goed op de rails gezet zijn. De inspanningen lijken hun effect te sorteren. Medio november had VROM ongeveer 60% van de aanpassingen in de realisatiefase afgerond.

Bij EZ moet een groot deel van de realisatiefase nog plaatsvinden in 2001. Deels wordt dit veroorzaakt door opgelopen achterstanden in het verleden of door plannen van aanpak die onvoldoende houvast boden om tijdig de verschillende fasen af te kunnen ronden. Bij EZ zal de hoogst mogelijke prioriteit aan het europroject moeten worden gegeven om tijdig klaar te zijn. Er bestaan risicos dat de opgelopen achterstanden het vervolgtraject in gevaar brengen.

Een verder detaillering van de voortgang bij departementen en onderbouwing van de onderverdeling in subgroepen wordt in paragraaf 2.2 gegeven. Hoofdstuk 2 gaat in zijn geheel over de stand van zaken per departement.

Belangrijkste knelpunten in het vervolgtraject Beleidscumulatie, reorganisaties en onderschatting van niet prioritaire zaken

Een aantal belangrijke knelpunten dat zich nog op het aanpassingstraject in 2001 kan voordoen, bevindt zich bijvoorbeeld op het gebied van cumulatie van werkzaamheden of onvoldoende aandacht voor niet-prioritaire onderdelen. De (beleids)cumulatie die in 2001 kan ontstaan, zijn bijvoorbeeld geplande reorganisaties of de samenloop van euro met andere ingrijpende aanpassingstrajecten zoals de nieuwe begrotingsindeling (VBTB). Behalve EZ heeft geen van de departementen aangegeven knelpunten te verwachten met de samenloop van VBTB en de euro in 2001.

Eerdere reorganisatietrajecten zoals bij de Rijksluchtvaartdienst (RLD), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) of de individuele huursubsidie (DGVH van VROM) hebben aangetoond dat deze veel inspanning vergen van organisaties. De aanpassingen voor de euro kunnen hierdoor onder druk komen te staan.


* Zorgen voor voldoende capaciteit

Gebrek aan prioriteit wordt soms veroorzaakt door gebrek aan capaciteit. Het met name in 2001 van belang dat departementen zich van voldoende capaciteit hebben verzekerd om de aanpassingen, het testen ervan en de conversie tijdig af te kunnen ronden. Hierbij is zowel in de interne als externe capaciteit van belang. Medewerkers zullen tijdig voor een bepaalde periode moeten worden vrijgemaakt voor de euroaanpassingen.

Waarborgen voor aanpassingen in wet- en regelgeving

De aanpassingen aan wet- en regelgeving verlopen voor een deel via het rijksbrede verzamelwet- en verzamel-AMvb-traject. Het overgrote deel van de aanpassingen aan lagere regelgeving zullen departementen zélf moeten doen. Deze aanpassingen aan lagere regelgeving en de jaarlijks aan te passen bedragen, zullen veelal in 2001 moeten worden gerealiseerd. Hierbij is van belang dat voldoende waarborgen zijn opgenomen die een juiste en tijdige aanpassing van bedragen in regelgeving garanderen. Nog niet alle departementen hebben deze waarborgen voldoende ingevuld.

Terughoudendheid met invoering van nieuwe systemen

Er wordt gewezen op het belang terughoudend te zijn met de aanschaf of vervanging van systemen in 2001. Tevens is het belangrijk zo min mogelijk aanpassingen aan bestaande, voor de euro aangepaste systemen toe te staan. Met het invoeren van een zogenaamde freeze period wordt voorkomen dat conversieprogrammatuur steeds moet worden aangepast, indien in de loop van 2001 nog nieuwe wijzigen (moeten) worden doorgevoerd.


* Belang van ketenafspraken

Belangrijk onderdeel van de euro-aanpak is de afhankelijkheid met derden in de vorm van ketens. Het maken van duidelijke ketenafspraken tussen de ketenverantwoordelijke en ketenafhankelijken is hierbij van belang. Overigens blijkt dat nog steeds niet alle ketenafspraken zijn gemaakt.


1.3 Vooruitblik naar de testfase en conversiefase
Testfase

Tevens wordt in deze voortgangsrapportage vooruitgekeken naar de voorbereidingen voor de testfase, die de periode van 1 januari t/m 1 juli 2001 beslaat. De testfase zal worden gebruikt om bijvoorbeeld alle aspecten die met elkaar in verband staan of van elkaar afhankelijk zijn, te testen in hun eigen bedrijfsomgeving. Deze ketentesten zijn dus zowel voor geautomatiseerde als voor niet geautomatiseerde ketens van belang.

Eurobewustzijn vergroten door training en opleiding van medewerkers

Het opleiden en trainen van de medewerkers bepaalt voor een groot deel het succes van de euro-invoering. Bij het millenniumproject is namelijk gebleken dat menselijke fouten een groot deel van problemen heeft veroorzaakt en niet zo zeer fouten in de technische aanpassingen. Hieraan dient in voldoende mate aandacht te worden geschonken en de eurobewustwording zal bij iedereen in de loop van 2001 opgeschroefd moeten worden.

Goede communicatie over conversie belangrijk

Door gegevensconversie zullen waarschijnlijk veel organisaties in Nederland eind 2001 geen (geautomatiseerde) gegevens meer verwerken, omdat hun systemen een bepaalde tijd uit de lucht zijn. Belangrijk hierbij is dat hierover tijdig en duidelijk aan klanten, leveranciers en publiek wordt gecommuniceerd. Voorkomen moet worden dat veel van de werkzaamheden tot eind 2001 worden uitgesteld en daardoor organisaties weken niet meer kunnen betalen of ontvangen.


1.4 Algemene conclusies en actiepunten

Hoewel per 1 januari 2001 nog weinig departementen geheel aan de rijksbrede mijlpalenplanning voldoen, kan worden geconcludeerd dat departementen over de gehele linie goed op weg zijn met de eurovoorbereidingen.

Bij de meeste departementen is de bestuurlijke aandacht tegen het eind van 2000 duidelijk toegenomen. Vastgesteld is dat de euro in de breedte nog onvoldoende leeft bij de meeste departementen. Met name bij onderdelen waar geld niet tot het primaire proces behoort, is in vele gevallen nog sprake van onderschatting van de impact. Bijvoorbeeld de (juiste) toepassing van euro-informatie in beleidsprocessen zal nog een omschakeling vergen in 2001.

Het beeld over de voortgang van de aanpassingen met nog ongeveer een jaar te gaan, geeft aanleiding om een aantal zaken prominent te benoemen als aandachtspunten. Voor een tijdige invoering van de euro zullen in 2001 met name onderstaande zaken (extra) aandacht moeten krijgen:


* hogere prioritering van het europroject bij (sommige) organisaties;

* naast prioritaire ook niet-prioritaire onderdelen (systemen) tijdig aanpassen en testen;

* zorgen voor garanties dat voldoende (interne en externe) capaciteit beschikbaar is;

* zorgen voor voldoende zicht op de voortgang bij (prioritaire) derdenorganisaties;

* zo nodig noodprocedures voorbereiden en testen;
* aanpassing van lagere regelgeving tijdig realiseren en hiervoor voldoende waarborgen opstellen;

* initiatieven richting het beleidsveld verder intensiveren;
* medewerkers, klanten en leveranciers goed voorlichten over het aanpassingstraject en eventuele wijzigingen ten opzichte van reguliere zaken tijdig en helder communiceren.

De activiteiten die departementen ontplooien richting het beleidsveld1 lopen nog sterk uiteen. Enerzijds omdat een aantal departementen en zeer beperkt beleidsveld heeft en anderzijds omdat tot op heden weinig initiatieven richting dit veld worden ondernomen. De vraag hoe ver en met welke intensiteit de departementale verantwoordelijkheid zou moeten reiken, wordt hierbij veelvuldig gesteld.

Hierdoor ontstaat de situatie dat op sommige beleidsvelden voldoende zicht is op de voortgang (bijvoorbeeld in het onderwijs- en landbouwveld). Bij andere onderdelen van het beleidsveld bestaat nauwelijks of geen zicht op de voortgang van de aanpassingen aan de euro en daar waar zicht bestaat kan over het algemeen geconcludeerd worden dat de voortgang te wensen overlaat. De zorgsector bevindt zich over het algemeen nog in de beginfase van het traject.

De departementen zullen de komende maanden op een pro-actieve wijze hun kataliserende en faciliterende (o.a. met kennis) rol ten opzichte van het beleidsveld moeten invullen.


2. Voortgang bij het rijk



2.1 Stand van zaken tijdens de vorige (7e) voortgangsrapportage

In de zevende voortgangsrapportage (mei 2000) bestond het beeld dat bij een grote categorie departementen de realisatiefase volgens planning verliep. De indruk bestond dat er over het algemeen voldoende waarborgen waren dat deze departementen de realisatiefase eind 2000 tijdig zouden afronden. Voor enkele departementen was hiervoor nog wel een extra inspanning noodzakelijk. Tevens werd vastgesteld dat een kleiner aantal departementen nog niet ver gevorderd was in de realisatiefase. Uitloop van de planning- en analysefase per eind 1999 lag hieraan veelal ten grondslag.

Van enkele departementen werd aangegeven dat getwijfeld werd of ze tijdig klaar zouden zijn. De voortgang in de realisatiefase was beperkt. Deze departementen zijn aangespoord het europroject in een hogere versnelling te zetten om de benodigde (inhaal)slag te maken.


2.2 Voortgang per departement per eind 2000

In de monitorronde voorafgaand aan deze voortgangsrapportage (november) is alle departementen gevraagd de feitelijke stand van zaken per 1 november 2000 aan te geven en de verwachting over de voortgang per 1 januari 2001. In onderstaande figuur is de stand van zaken aan het eind van de realisatiefase samengevat2.

Unconverted image

Bij Buitenlandse Zaken (BuZa) verlopen de aanpassingen aan de euro op alle onderdelen volgens schema. Al in 1999 is besloten om het huidige financiële systeem, ondanks het feit dat het vervangen wordt, als terugvalscenario aan de euro aan te passen. Het europroject bij Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) verloopt volgens haar plan van aanpak voor de realisatiefase. De fase zal per 1 januari 2001 voor 95% voltooid zijn. Er is de laatste tijd veel aandacht aan communicatie richting het beleidsveld besteed. Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Verkeer en Waterstaat (V&W), Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OC&W) en Financiën zullen vroeg in 2001 de realisatiefase afronden. De overschrijding van de mijlpaal vormt voor deze departementen geen groot risico voor het vervolgtraject al is op deelaspecten soms sprake van enige vertraging.

Binnen BZK en V&W is het eurobewustzijn aanzienlijk toegenomen dankzij bijvoorbeeld symposia en het opvoeren van de frequentie van interne voortgangsrapportages. Bij BZK is sprake van een goede voortgang en is de vaart in het europroject afgelopen periode verder toegenomen.

Bij V&W is de eerder ingezette positieve lijn eveneens goed doorgezet. Bij Rijkswaterstaat en het DG Goederenvervoer is de benodigde inhaalslag gemaakt. V&W heeft in de zomer al haar leveranciers van eurogevoelige apparatuur aangeschreven om uit te vinden welke strategie voor de omschakeling naar de euro gevolgd moet worden. Vervolgens zijn met veel leveranciers afspraken gemaakt. De aanpassing van het geïntegreerd financieel informatiesysteem (GEFIS) van Cfi, het belangrijkste betalingssysteem van OC&W, verloopt voorspoedig. De aansturing van de cultuurdiensten door de cultuurdirecties vormt een aandachtspunt.

Financiën heeft het afgelopen jaar hoofdzakelijk haar aandacht besteed aan de aanpassing van geautomatiseerde systemen. Deze zijn per eind 2000 allen aangepast en getest. In 2001 zullen de decentrale coördinatoren volgens planning meer aandacht aan de andere aandachtsgebieden (bedrijfsvoering en interne communicatie) besteden.

Bij VWS bleek uit een audit van augustus 2000 dat een aantal bedrijfsonderdelen extra inspanning moesten leveren om achterstanden ten opzichte van het mijlpalenschema in te lopen. Deze zijn inmiddels (grotendeels) weggewerkt hetgeen een enorme inhaalslag heeft betekend. Een audit zal deze versnelling in de voortgang moeten bevestigen.

Justitie zal het merendeel van de aanpassingen aan haar geautomatiseerde systemen begin 2001 afronden. Momenteel wordt echter een nieuw systeem voor de financiële administratie ontwikkeld en gebouwd, dat volgens de planning per 1 juli 2001 getest zal zijn. Het nieuwe administratiepakket zal 1 januari 2002 operationeel moeten zijn. De tijdspanne tussen de verwachte oplevering van het nieuwe systeem en de invoering van de euro is dermate kort, dat dit risicos met zich meebrengt. Departementen met een soortgelijk vervangingstraject hebben al tijdig hun bestaande systeem europroof gemaakt om als terugvalscenario te kunnen fungeren. Justitie beschikt over een voorlopig integraal terugvalscenario, namelijk het huidige automatiseringspakket.

Door Defensie, VROM (DG VH) en SZW (grotendeels) is besloten zich te richten op de mijlpaal van de testfase (1 juli 2001). Op 1 januari 2001 is een deel van de aanpassingen uit de realisatiefase verricht. Alle drie departementen verwachten 1 juli 2001 weer aan te sluiten op de rijksbrede mijlpalenplanning.

Bij SZW is een groot deel van de aanpassingen (aan systemen) afgerond per 1 januari 2001. De aanpassingen aan één belangrijk systeem zullen in de eerste maanden van 2001 worden afgerond. In de sociale zekerheid zijn nog niet alle afspraken in de (externe) ketens vastgelegd. Het Ctsv houdt o.a. hierop toezicht. De afspraken in ketens waarin SZW zélf een actor is, zijn allemaal gemaakt.

Het ministerie van VROM (met name het directoraat-generaal Volkshuisvesting) heeft sinds medio dit jaar extra aandacht aan de euro-invoering besteed. Nadat eerder was geconstateerd dat bij het DG Volkshuisvesting vanwege een reorganisatie een achterstand van circa een half jaar op het mijlpalenschema was opgelopen, heeft de extra aandacht tot nu toe nog niet geleid tot het volledig in de pas lopen met het mijlpalenschema. Mede daarom is de projectstructuur versterkt en zijn de interne rapportages geïntensiveerd. De aandacht gaat vooral uit naar de aanpassingen aan de systemen ten behoeve van de individuele huursubsidie (IHS) en daaraan gerelateerde bedrijfsvoering. Daarnaast zijn een deel van een geautomatiseerd systeem van de Rijksgebouwendienst (RGD van VROM) en de aanpassingen op het domein wet- en regelgeving belangrijke aandachtsgebieden voor de komende periode.

Het ministerie van Economische Zaken zal alle zeilen moeten bijzetten om weer in de pas met de rijksbrede mijlpalen te geraken. Er is de afgelopen periode op onderdelen te weinig gebeurd. EZ bevindt zich deels nog in de planning- en analysefase, niet alle gedetailleerde projectplannen voor automatisering zijn nog gereed. Er is naar aanleiding van de constatering over (het gebrek aan) voortgang een aantal fundamentele zaken op orde gebracht. De laatste maanden van 2000 is de vaart in het europroject gekomen.

Geconstateerd is dat het europroject bij EZ onlangs een hoge prioriteit heeft gekregen, maar dat het noodzakelijk is dat het komend half jaar deze prioriteit wordt vastgehouden en waar nodig (CBS en NOVEM) uitgebouwd. Dit zal van eminent belang zijn om de noodzakelijke inhaalslagen te kunnen realiseren in 2001. Voor EZ bestaat een serieus risico dat de grote overschrijding van deze mijlpaal verstrekkende consequenties kan hebben voor het vervolgtraject.


2.3 Automatisering

* Algemene beeld

Het algemene beeld op het domein automatisering is dat er afgelopen tijd relatief veel aandacht is besteed aan de aanpassing van met name grote, prioritaire automatiseringssystemen. Deze aanpassingen verlopen grotendeels volgens schema. Tegelijkertijd blijkt dat de aanpassingen aan kleinere systemen minder prioriteit heeft gekregen en ook nog een deel van 2001 nodig zal zijn om deze allemaal eurogereed te maken.

Het risico bestaat dat de aanpassingen van kleinere, veelal minder belangrijke systemen, onderschat worden. In de zevende voortgangsrapportage is de zorg uitgesproken over de planning en tijdige reservering van de benodigde (externe) capaciteit. Het beeld bestaat dat voor de aanpassing van met name kleinere systemen nog weinig bindende afspraken zijn gemaakt. Dit geldt ook voor de periode van de gegevensconversie in 2001. Deze constatering onderschrijft wellicht het gebrek aan voldoende voortgang bij deze categorie (kleinere) aanpassingen.

Het gevaar bestaat hierdoor dat organisaties in de loop van 2001 in tijdgebrek komen of onvoorziene omstandigheden in hun aanpassingstraject tegenkomen. Op dat moment zal (extra) externe capaciteit kunnen worden ingeschakeld. De verwachting is dat in de tweede helft van 2001 vanuit diverse kanten een vergrote vraag naar externe capaciteit zal worden gedaan, met name naar automatiseringsper- soneel. Dit sluit aan bij het signaal dat de IT-sector afgeeft dat met veel organisaties reguliere onderhouds- en raamcontracten bestaan, maar dat de gewenste (extra) capaciteit voor euroaanpassingen hiermee niet gewaarborgd is. Er dienen aparte contracten te worden gesloten voor specifieke euroaanpassingen of externe capaciteit voor de periode van gegevensconversie eind 2001.

Organisaties die daarvoor (nog) geen sluitende afspraken met automatiseerders hebben gemaakt, zullen hierdoor mogelijk achter het net vissen. VWS heeft voor 2001 bindende afspraken met externen gemaakt die garanderen dat de benodigde externe capaciteit beschikbaar is in 2001. Ook VROM en Buiza en SZW hebben zich van externe capaciteit verzekerd.

* Ketenafhankelijkheden

Veel organisaties zijn voor hun bedrijfsprocessen afhankelijk van gegevensaanlevering door derden. De output van een systeem of organisatie vormt veelal weer de input voor een ander systeem of een andere organisatie. Dit wordt ketenwerking genoemd. Het analyseren van ketens en het maken van afspraken tussen ketenafhankelijken is van groot belang om fouten in de keten te voorkomen. Er zijn vele voorbeelden van mogelijke fouten in ketens, zoals het ontstaan van afrondingsverschillen na herhaaldelijk omrekenen. Indien niet of onduidelijk is aangegeven welke valuta een bedrag vertegenwoordigt, bestaat kans op valutavermenging, of erger gegevensverminking. Ander voorbeeld is de kans dat gegevens in de pijplijn blijven zitten als (delen van) de keten nog niet eurogereed zijn.

Ter voorkoming en inperking van deze mogelijke knelpunten bij ketens vormt een heldere analyse en aanpak hiervan een cruciaal onderdeel. Interdepartementaal zijn daarom afspraken gemaakt over de aanpak van ketens. Na inventarisatie en analyse van de risicos dienen ketenverantwoordelijken te zijn aangewezen. Belangrijkste onderdeel is het maken van afspraken per keten. Interdepartementaal is er een overzicht opgesteld van de belangrijkste ketenafhankelijkheden die meerdere departementen betreffen. Hiertoe behoren onder meer de rijksbegroting (RIS/ IBOS-systeem) en de salarisverwerking van het overheidspersoneel, d.w.z. de keten rondom het IPA-systeem van de dienst Informatie Voorziening Overheids Personeel (IVOP, onderdeel van het ministerie van BZK). In beide ketens is de invoering van de euro op adequate wijze geregeld.

Het algemene beeld is dat een aantal departementen nog bezig is met het (verder) maken van ketenafspraken en lopen daarmee achter op het schema. Anderen hebben bestaande ketenoverzichten onlangs onderworpen aan een up-date (LNV, V&W, Justitie). OCW geeft aan in november 2000 een ketenplan gereed te hebben.

Bij een aantal departementen (LNV, Financiën) zijn de afspraken over de euroconversie wel voor alle ketens gemaakt. Met name waar sprake is van een groot aantal interne en externe afhankelijkheden (OCW, Justitie, SZW) blijkt de ketenaanpak echter een langdurig en intensief karwei te zijn.

SZW heeft begin 2000 met behulp van een extern onderzoek een zeer gedetailleerde database opgesteld waarin vrijwel alle ketens binnen de sociale zekerheid in beeld zijn gebracht. Het ministerie van SZW heeft begin 2000 door middel van een extern onderzoek een totaaloverzicht verkregen van alle ketens in het SZW-veld, tot op gedetailleerd (transactie-)niveau. Deze informatie is in een database beschikbaar, en wordt inmiddels door SZW en de betrokken partijen gebruikt voor het maken van ketenafspraken. Het maken van ketenafspraken moet nog verder worden afgerond, met name bij de uitvoeringsinstellingen.

In sommige gevallen wordt het maken van ketenafspraken beschouwd als business as usual (VWS) en worden geen (aanvullende) acties ondernomen ter controle of afspraken daadwerkelijk zijn. V&W heeft, na een zorgvuldige inventarisatie van alle mogelijke ketens, verder uitwerking van ketenafspraken belegd in een specifieke departementale werkgroep. Tevens is het onderwerp ketenafhankelijkheden als vast agendapunt opgenomen in de reguliere overleggen met betreffende partijen.

Justitie heeft een automatiseringsdeskundige aangesteld die speciaal belast is met het oplossen van de resterende knelpunten m.b.t. de ketenafspraken.
Freeze periods eind 2001

Van enkele departementen is bekend dat ze intern afspraken hebben gemaakt over het doorvoeren van (nieuwe) wijzigingen aan bestaande (aangepaste) systemen. Door zogenoemde freeze periods in te stellen, wordt voorkomen dat conversieprogrammatuur steeds moet worden geactualiseerd en getest als gevolg van nieuwe wijzigingen. Met name de Informatie Beheer Groep (IBG, gelieerd aan OCW) heeft hierover duidelijke afspraken gemaakt. Ook EZ wil hierover afspraken gaan maken en heeft aangegeven

een systeem niet een lange periode te willen bevriezen.


2.4 Begrotingsadministratie Rijksbegroting 2002 voor het eerst in euro

Op het gebied van de begrotingsadministratie was in december 1999 een gedetailleerd interdepartementaal draaiboek voor de invoering van de euro in het begrotingsproces (IDEB) opgesteld. De rijksbegroting 2002 zal voor het eerst geheel in euros luiden. Ter ondersteuning van het omzetten van de op Prinsjesdag te presenteren begroting naar euro heeft SDU Uitgevers (de drukker van de rijksbegroting) op verzoek Financiën een tool ontwikkeld. De departementen kunnen hiervan, indien zij dit wensen, gebruikmaken. Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van heldere afspraken over het aanlevertraject van begrotingsgegevens met de SDU en dienen hiervoor voldoende waarborgen in te bouwen. Uiteraard zal het ministerie van Financiën hierbij een coördinerende en ondersteunende rol spelen.

* Vervanging en invoering van systemen

Ook de aanpassing van begrotingsadministraties met het oog op de euro valt in de tijd samen met de eveneens per 1 januari 2002 in te voeren nieuwe indeling van de begroting (Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording, ofwel VBTB). Dit betekent dat aandacht nodig is voor mogelijke complicaties bij de aanpassingen van de begrotingsadministraties. Met name EZ geeft aan dat de gevolgen van de aanpassingen aan de VBTB impact hebben op het europroject.

Door VROM (DGVH) is besloten om het geautomatiseerde systeem van individuele huursubsidie (HIS) tot
1-7-2001 met schil te laten werken en vervolgens nieuwe EOS-systeem in te voeren. Voor alle zekerheid zal nu ook opdracht gegeven worden om het huidige HIS-systeem helemaal europroof te maken.

Bij Justitie wordt zoals vermeld in paragraaf
2.2 per 1 januari 2002 een nieuw geautomatiseerd systeem voor de begrotingsadministratie ingevoerd. De aanpassingen aan de euro en VBTB worden hiermee gelijktijdig doorgevoerd. De planning voorziet erin dat het nieuwe systeem ontwikkeld, gebouwd en getest zal zijn per 1 juli 2001. Het risico op uitloop ten opzichte van deze strakke planning is aanwezig en zal met goede nood- en terugvalscenarios omkleed moeten zijn. Justitie zal het plan van aanpak voor dit terugvalscenario in februari 2001 hebben geactualiseerd..


2.5 Wet- en regelgeving
* Interdepartementaal verzamelwet- en AMvB-traject
Begin 2000 is de beleidsbrief inzake aanpassing van wetgeving in verband met de euro3 (Beleidsbrief euro) aangeboden aan de Tweede Kamer. Bespreking van de beleidsbrief euro door de vaste commissies van Financiën en Justitie heeft eind juni plaatsgevonden. Voor zover nu bekend staan er meer dan 10.000 verwijzingen naar de gulden in de Nederlandse wet- en regelgeving. Deze zullen omgezet moeten worden in euro. Voor wat betreft wetten en rijkswetten gebeurt dit door middel van één verzamelwet en één rijksverzamelwet Deze zijn na blanco advies van de Raad van State, half oktober 2000 aan de Tweede Kamer verzonden. De planning voorziet erin dat deze begin 2001 in de Tweede Kamer behandeld zullen worden.

Momenteel wordt door departementen een verzamel-AMvB opgesteld, met daarin alle aan te passen bedragen die in algemene maatregelen van bestuur zijn opgenomen. Volgens de planning zal deze verzamel-AMvB omstreeks maart 2001 naar de Raad van State worden verzonden.

De ministeriële regelingen (waarin verreweg het grootste aantal guldenbedragen is opgenomen) zullen door de individuele departementen zélf worden aangepast langs de lijnen van de beleidsbrief. Het gaat hierbij, voor zover nu bepaald kan worden, om meer dan 10.000 verwijzingen naar de gulden welke veranderd moeten worden in verwijzingen naar de euro. Koploper hierbij is LNV met zon 5100 verwijzingen. De uitvoering hiervan zal in een de loop van 2001 ter hand worden genomen. De reden voor het feit dat deze regelingen per departement en pas in later stadium omgezet worden, is (onder andere) dat bedragen in ministeriële regelingen vaak jaarlijks gewijzigd worden en dat ook regelmatig nieuwe regelingen tot stand komen. De bedragen in de regelingen zullen conform de beleidsbrief worden omgezet, dat wil zeggen technisch omzetten, tenzij een van de in de Beleidsbrief genoemde uitzonderingen van belang is.

Het is van belang dat departementen hiervoor aan de hand van richtlijnen of procedures voldoende waarborgen inbouwen. De meeste departementen hebben hiervoor reeds een duidelijke strategie ontwikkeld en heeft aanvullend op het reguliere traject binnen het departement extra waarborgen ontwikkeld (o.a. Buza, Justitie, BZK, LNV, EZ en SZW). Financiën en VWS hebben aangekondigd dit op korte termijn verder vorm te zullen geven. In de volgende monitorronde zal worden bezien of dit overal afdoende is geregeld. Ook zullen onderlinge afhankelijkheden tussen departementen op dit vlak moeten zijn afgedekt, bijvoorbeeld bij regelgeving die meerdere ministeries betreft.

De aanpassingen van Fiscale wet- en regelgeving vindt eveneens buiten het verzamelwettraject plaats. Deze wijzigingen worden meegenomen in het belastingplan 2002. De reden hiervoor is dezelfde als bij de ministeriële regelingen: de bedragen in deze regelgeving zullen voor het grootste gedeelte het komende jaar nog wijzigen.

In het najaar van 2001 zullen sommige bedragen eerder dan gebruikelijk bekend gemaakt worden in euros. Hiermee is gehoor gegeven aan het verzoek van een aantal departementen en uitvoeringsinstellingen om eerder over deze nieuwe bedragen te kunnen beschikken. Hierdoor hoeven minder wijzigingen in systemen aan het einde van 2001 te worden doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn rekenregels behorend bij sociale premies en loonbelastingtabellen in euros.

Voor alle (niet fiscale) wet- en regelgeving geldt dat er in 2001 nog twee maal een moment komt waarbij alle op dat moment geldende wet- en regelgeving gescreend gaat worden. Nog niet verwerkte verwijzingen in wetten die niet meer kunnen worden opgenomen in verzamelwet of Rijks-verzamelwet zullen meegenomen worden in de zogenaamde (Rijks-)bezemwet.

Nieuwe wetgeving die nog van kracht wordt vóór 2002 zal, voor zover deze niet reeds de eurobedragen bevat, nog worden toegevoegd aan de (rijks-)verzamelwet, dan wel worden aangepast via de (rijks-)bezemwet. Volgens het nu geldende tijdspad zal behandeling van deze wet plaatsvinden uiterlijk in één van de eerste Ministerraden na het zomerreces 2001.
Conversie van historische gegevens

Bij de conversie van (historische) digitale gegevensbestanden is ook de relatie tot de Archiefwet 1995 van belang. De Belastingdienst heeft vorig jaar voor haar bedrijfsvoering aangekondigd het volledig converteren van historische gegevens toe te staan, indien de oorspronkelijke guldengegevens binnen een redelijke termijn beschikbaar (teruggerekend) kunnen worden. Het Nationaal forum voor de introductie van de euro (NFE) heeft deze lijn in zijn uitgangspunten opgenomen.

De Archiefwet 1995 geeft aan dat in bestanden die op grond van deze wet als archiefbescheiden zijn aangemerkt, geen wijzigingen mogen plaatsvinden. Dit is geen beletsel voor het converteren van digitale gegevensbestanden, mits zoals nu ook het geval is de gebruikelijke periodieke kopieën van guldenbestanden bewaard worden met de bijbehorende programmatuur. Op deze manier wordt aan het vereiste voldaan dat de in guldens luidende archiefbestanden bewaard blijven en kan er toch geconverteerd worden naar euros.

2.5.1 Beleidscumulatie en andere samenloop

Belangrijk aandachtspunt bij de aanpassingen voor de euro is de samenloop van diverse trajecten die capaciteit en inspanning van de gehele organisatie vergen. Hierdoor kan (beleids)cumulatie ontstaan, zoals de gevolgen van of voorbereidingen voor reorganisaties, de gevolgen van de veranderingen in het nieuwe belastingstelsel 2001. Voorbeelden van de consequenties van de samenloop van de vervanging of invoering van nieuwe (grote geautomatiseerde) systemen met de euro zijn paragraaf 2.4 nader beschreven.

Om de risicos van samenloop zoveel mogelijk te vermijden, is interdepartementaal een algemene procedure afgesproken, volgens welke alle belangrijke (beleids)initiatieven worden getoetst op de gevolgen voor de invoering van de euro. Er is in samenwerking met een aantal departementen een eurotoetsbrochure ontwikkeld die per departement nader zal worden uitgewerkt. Op deze gestructureerde wijze kunnen risicos voor de euro vroegtijdig worden onderkend en beheerst, terwijl de ontwikkeling van nieuw beleid niet nodeloos wordt getemporiseerd.

* Beleidscumulatie

Bij het ministerie van LNV is de directie Kabinet uitgebreid geïnstrueerd om stukken op eurorelevantie te checken. Deze interne eurotoets is een aanvulling op de brochure "Gaat dat samen met de euro?" die tot doel heeft om iedere beleidsmedewerker bewust te maken van het feit dat bij beleidsinitiatieven die betrekking hebben op de periode na 2002 er rekening gehouden dient te worden met de invoering van de euro. Ook SZW heeft alle (beleids)directies aan de hand van een notitie geïnstrueerd hoe om te gaan met beleidscumulatie.

Momenteel is de stelselherziening in de sociale zekerheid (SUWI-traject) een verstrekkende initiatief dat samenloopt met de euro. De implementatie van de stelselherziening is een zeer complex proces. De huidige systemen van de uitvoeringsinstellingen in de sociale zekerheid (uvis) zullen in ieder geval europroof gemaakt moeten worden. De reorganisatie gaat gepaard met een opsplitsing van de uvis in een privaat en een publiek deel.

Ook de gevolgen van de Wet Brutering Overhevelingstoeslag Lonen (Wet BOL) worden door enkele organisaties in de sociale zekerheid als voorbeeld genoemd waarvoor veel capaciteit van de organisatie wordt gevraagd.
Reorganisaties

Naast samenloop met beleidsvoornemens dient ook rekening met de euro gehouden te worden wanneer wordt gereorganiseerd of in gevallen waarin nieuwe geautomatiseerde systemen (BuZa, Just, RGD, DGVH) worden ingevoerd. Nog niet bij alle departementen waar reorganisaties plaats (gaan) vinden, is dit verder ingevuld.

Voor de Rijksluchtvaartdienst (V&W) was sprake van vertraging in de aanpassingen als gevolg van cumulatie van werkzaamheden. De RLD is onlangs opgesplitst in drie onderdelen. Dit heeft consequenties gehad voor de projectstructuur binnen de RLD. De RLD is hierop onlangs teruggekomen en oorspronkelijke projectorganisatie is verantwoordelijk voor het verdere invoeringsproces van de euro binnen de (opgesplitste) RLD.

Bij EZ is een voorgenomen reorganisatie op het kerndepartement van belang. Ook de ingrijpende reorganisatie bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (EZ) heeft tot vertraging geleid in het aanpassingstraject van de euro, welke nog niet is ingelopen.

2.6 Voorlichting en communicatie

In 2001 zal met name veel aandacht besteed worden aan voorlichting en communicatie over de euro. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne voorlichting richting eigen medewerkers en externe voorlichting aan het publiek, leveranciers, gesubsidieerden, etc.

* Interne voorlichting

Het vergroten van de eurobewustwording verdient hoge prioriteit in 2001. Medewerkers moeten interne opleidingen en trainingen krijgen hoe om te gaan met nieuwe of aangepaste systemen en op de hoogte worden gesteld van afspraken over zaken als spreadsheets, historische gegevens en terugwerkende kracht berekeningen.

Veel departementen zijn zich van het belang van goede interne voorlichting al geruime tijd bewust en houden regelmatige bijeenkomsten om medewerkers op de consequenties van de euro te wijzen. Het organiseren van eurobijeenkomsten, ludieke acties op bijvoorbeeld eurowebsites, het uitdelen van eurocalculators en ander voorlichtingsmateriaal zijn hiervan voorbeelden. Buitenlandse Zaken heeft afgelopen najaar een eurobridgetoernooi georganiseerd met deelnemers uit heel ambtelijk Den Haag.

Het Nationaal Forum voor de introductie van de euro heeft onlangs een CD-rom ontwikkeld, waarmee specifieke groepen in organisaties die veel met geldzaken te maken hebben zich kunnen voorbereiden en trainen op de komst van de euro.
* Externe Voorlichting

Hoewel iedereen binnen de organisatie tijdig zal moeten worden voorbereid op de komst van de euro, is binnen de (rijks)overheid afgesproken dat in de communicatie de gulden heel 2001 nog leidend is. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat het publiek al voor 2002 in verwarring wordt gebracht, doordat (delen van) de overheid al over zijn op de euro en anderen nog niet.

De presentatie van nieuwe eurobedragen aan derden verdient bijzondere aandacht. Om misverstanden bij het publiek te voorkómen is het wenselijk in de communicatie een duidelijk onderscheid te maken tussen de gevolgen van de technische omzetting van gulden naar euro. Anderzijds zullen de wijzigingen als gevolg van beleidsbeslissingen (prijsaanpassingen die per 1 januari 2002 worden doorgevoerd) goed uit de communicatie hierover moeten blijken. De burger moet goed inzicht krijgen in de wijzigingen als gevolg van de omzetting naar euros en de regulieren prijs- of tariefsaanpassingen. In de communicatie is immers benadrukt dat burgers zo min mogelijk financiële gevolgen dienen te ondervinden van de omschakeling van gulden naar euro. Om de prijsontwikkelingen te monitoren zal de Consumentenbond regelmatig onderzoek gaan doen naar de prijzen van geselecteerde produkten en diensten, waaronder ook overheidsdiensten.

Voor wat betreft de prijsstelling in euros verwacht een meerderheid van de consumenten dat de prijzen zullen stijgen. Ook in het bedrijfsleven verwacht 51% dat het de prijzen na omrekening zal verhogen voor een psychologische prijszetting. Slechts 7% verwacht lagere prijzen. De Consumentenbond zal de prijsontwikkeling de komende anderhalf jaar gaan monitoren op het euro-effect. Gezien de concurrentie die op de meeste markten bestaat, mag verwacht worden dat het algemene prijspeil niet zal worden beïnvloed door de euroconversie.

2.7 Projectorganisatie bij departementen Projectorganisaties (verder) versterkt

Bij de departementen EZ, Buiza en VROM is de projectorganisatie in de tweede helft van 2000 verder verstrekt. EZ heeft deskundigen benoemd binnen het departement voor de specifieke euroaandachtsgebieden (domeinen).

VROM heeft in oktober 2000 besloten een aantal wijzigingen in de projectstructuur aan te brengen. De verantwoordelijke projectdirecteuren zijn nogmaals expliciet op hun verantwoordelijkheid gewezen en tegelijkertijd heeft VROM (externe) kwaliteitscoördinatoren aangesteld. De regiegroep Euro omgevormd tot een Taskforce, die onder leiding staat onder een externe aanjager.

Bij enkele departementen (EZ, Defensie V&W) is de interne monitoring versterkt, of wordt de frequentie van de interne rapportages opgevoerd. (EZ, VROM en BZK). Bij Buza is geïnvesteerd in de vergroting van de quality control binnen de projectorganisatie. Kwaliteitsborging

Het algemene beeld met betrekking tot kwaliteitsborging is dat veel organisaties momenteel beschikken over noodplannen op hoofdlijnen. Er blijkt dat veel departementen na het testen van hun aangepaste systemen en proefconversie nader invulling geven het verder invullen en uitwerken van noodscenarios en terugvalopties.

Ook kwalitatief worden er door de meeste departementen stappen gezet om het proces verder te versterken. Interdepartementaal zijn hierover afspraken gemaakt dat elk departement de voortgang bij zijn directies en diensten minimaal één maal per jaar laat vaststellen door interne en/of externe audits. Bij vrijwel alle departementen worden audits naar de voortgang uitgevoerd. Het ministerie van Financiën heeft in 2000 geen audit uitgevoerd en heeft de eerstvolgende audit begin 2001 gepland. Het functioneren van de centrale projectorganisatie is bij enkele departementen eveneens onderwerp van onderzoek. Voorbeelden hiervan zijn Buza en VWS.

De meeste departementen laten aan de hand van audits vaststellen of door hun organisatieonderdelen de realisatiefase tijdig wordt afgesloten. Aan de hand van opgestelde normenkaders wordt beoordeeld of de kwaliteit van de aanpassingen en de voortgang voldoende waarborgen bieden om een fase als afgesloten te kunnen beschouwen.


3. Voortgang derdenorganisaties

3.1 Voortgang bij derdenorganisaties

Ten aanzien van de derdenorganisaties bij het Rijk is in najaar 99 afgesproken om 27 prioritaire organisaties intensiever te gaan monitoren en faciliteren. Dit betreft onder meer uitvoeringsorganisaties op het terrein van de sociale zekerheid, de zorg en het onderwijs, waar sprake is van maatschappelijk belangrijke uitvoeringstaken waarbij geld en de geldeenheid een belangrijke rol spelen. Vaak is er ook een directe relatie met belangrijke beleidsprocessen van het betrokken departement. Hoewel formeel de ministeriële verantwoordelijkheid slechts voor een deel van de taken van deze organisaties geldt, is er een materiële verantwoordelijkheid van departementen dat deze organisaties tijdig gereed zijn.

Bij de meting van de voortgang blijkt dat niet alle departementen goed zicht hebben op de voortgang van hun derdenorganisaties. Dit ondanks het feit dat was afgesproken dat prioritaire derdenorganisaties door departementen actief zouden worden gemonitord. De wijze waarop departementen de aansturingsrelatie met hun derdenorganisatie(s) hebben ingericht, wisselt per departement. Sommige departementen hebben hierdoor goed zicht op de voortgang, anderen veel minder. Enkele departementen moeten de voortgang op basis van indrukken of summiere voortgangsinformatie inschatten. In veel gevallen hanteren derdenorganisaties een enigszins afwijkende planning ten opzichte van departementen. Een groot deel van de prioritaire derdenorganisaties heeft per 1 januari 2001 de realisatiefase nog niet afgesloten. Veel van de aanpassingswerkzaamheden is doorgeschoven naar 2001, hetgeen risicos met zich mee kan brengen voor tijdige afronding van het europroject. In de volgende passages wordt de voortgang van een aantal prioritaire derdenorganisaties op hoofdlijnen besproken.


* Sociale zekerheid

SZW kent het grootste aantal prioritaire derdenorganisaties (11). Dit betreft alle instellingen op het belangrijke beleidsterrein van de sociale zekerheid (de 5 uitvoeringsinstellingen (uvis ), het Ctsv als toezichthouder en het Lisv als opdrachtgever), alsmede de Arbeidsvoorziening en de Verzekeringskamer (als toezichthouder op de pensioenfondsen) de SVB en de SER als toezichthouder op de produkt- en bedrijfsschappen.

Het ministerie van SZW onderhoudt geen directe contacten met de zbos in de sociale zekerheid over de euro, maar krijgt periodiek een rapportage van het Ctsv over de voortgang van de voorbereidingen op de euro bij de uitvoeringsinstellingen en over de omschakeling bij de SVB, Lisv en Ctsv zélf.

Het Ctsv voert regelmatig gesprekken met de uvis en heeft toegang tot de dossiers. Tevens is de euro een vast agendapunt op het bestuurlijk overleg. De voortgang van de uvis verloopt grotendeels volgens planning. Eén uvi volgt een tijdpad dat in positieve zin afwijkt van dat van de rijksoverheid en de overige uvis zullen de testfase volgens de huidige inzichten per 1 juli 2001 voltooien.

Bij de Arbeidsvoorziening (Arbvo) is het voorbereidingsproces op de euro enigszins vertraagd door ingrijpende wijzigingen in de organisatiestructuur. Per 1 oktober is de organisatie opgesplitst in 5 afzonderlijke organisaties. Dit ontvlechtingsproces (SUWI-traject) in een publiek en privaat deel heeft afgelopen maanden consequenties voor de voortgang van het aanpassingstraject gehad. Arbvo bevindt zich momenteel in de realisatiefase. De (decentrale) euro-activiteiten worden zoveel mogelijk gecoördineerd door een centrale landelijke projectleider euro.

Een aandachtspunt voor de gehele sociale zekerheidssector vormt nog steeds het onderwerp van de beleidscumulatie. Behalve het SUWI-traject kunnen ook andere beleidswijzigingen een beroep doen op de capaciteit die benodigd is voor de aanpassingen in het eurotraject.

* Pensioenen

Het ABP behoort tot de prioritaire derdenorganisaties van het ministerie van BZK. BZK richt zich bij de monitoring met name op de ketenafhankelijkheden tussen het ABP en de salarisadministraties van de overheid. De voortgang in het aanpassingsproces bij de interne omschakeling van het ABP wordt door SZW gemonitord en verloopt volgens planning. Ook de regelgeving inzake Indonesische en Nieuw-Guinea-pensioenen (SAIP) wordt door het ABP uitgevoerd en de eurovoorbereidingen verlopen voorspoedig. Gezondheidszorg

Op het terrein van de gezondheidszorg zijn het CTG, CVZ en de PUR als prioritaire derdenorganisaties benoemd (door VWS). De PUR en het CTG zullen de realisatiefase volgens planning afronden. Bij het CVZ is sprake van enige vertraging en zal in de loop van 2001 de realisatiefase worden afgerond.

* Onderwijs

Bij de Informatie Beheer Groep (IBG) is het europroject zeer omvangrijk. Er zijn veel geautomatiseerde systemen die aangepast moeten worden. De in de vorige monitor aangekondigde inhaalslag heeft zich afgelopen periode voortgezet. De IBG ligt momenteel zelfs voor op de planning en per 1 december 2000 is de eerste stap van de realisatiefase, het toevoegen van eurogewenningsinformatie, afgerond. OCW heeft met de IBG afgesproken voor alle systemen van de IBG een zogenaamde freeze period in te stellen vanaf 1 juni 2001. Vanaf die datum kunnen er geen functionele wijzigingen meer in het systeem worden doorgevoerd. De IBG neemt samen met de Belastingdienst deel aan een proef naar de acceptatie van de nieuwe gele optisch leesbare euro-acceptgiros.

Bij het CASO (betalingssysteem onderwijzend personeel) wordt de euro-aanpassing verwezenlijkt via deelopdrachten in de reguliere onderhoudsrondes. De eerste van drie onderhoudsrondes vindt plaats in november 2000.

* Landbouw

Voor de Wageningen Universiteit en Researchcentrum (WageningenUR, gelieerd aan LNV) geldt dat de realisatiefasemijlpaal wordt gehaald, al geldt dit waarschijnlijk niet voor alle aan de WUR gelieerde instellingen.

Bij de productschappen zijn veel van de voor de euro aanpassingen meegenomen met het millenniumproject. Het hoofdproductschap akkerbouw (HPA) en het productschap PVE zijn reeds eurobestendig. Het productschap zuivel (PZ) is met een inhaalslag bezig, maar zal voor 1-7-2001 de testfase hebben voltooid. De aanpassingen bij het produktschap Tuinbouw (PT) verloopt volgens planning. Hetzelfde geldt voor de eurovoorbereidingen bij Staatsbosbeheer.


* Vervoer

De RDW volgt hanteert een eigen tijdschema en beschikt over een gedetailleerde planning en een plan van uitvoering dat de realisatiefase deels na 1-1-2001 laat doorlopen, maar volgens V&W degelijk is opgebouwd.

* De Nederlandsche Bank

De prioritaire derdenorganisatie van Financiën is De Nederlandsche Bank (DNB). DNB heeft vanuit haar toezichtsrol contact met de particuliere banken over de omschakeling van rekeningen van bedrijven en burgers. De planning van DNB van de eigen omschakeling voorziet in een afronding van de planning en analysefase per november 2000. De realisatie- en testfase zullen op 1 juli 2001 gereed zijn.
De Sociaal Economische Raad

De SER heeft relaties met SZW, LNV en EZ over het gedelegeerd toezichthouderschap ten aanzien van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties (PBOs). SZW volgt de omzetting van de interne bedrijfsvoering door de SER. EZ en LNV hebben contact over de voortgang bij de produkt- en bedrijfschappen. Er bestaat niet voor alle schappen zicht op de voortgang.

3.2 Overige derdenorganisaties

Bij de niet als prioritair aangemerkte derdenorganisaties varieert de mate waarin departementen het nodig vinden om afspraken te maken over ondersteuning en monitoring per departementen. Hierdoor is over het algemeen het zicht van departementen op de voortgang bij hun niet-prioritaire derdenorganisaties beduidend minder dan het zicht op de voortgang van de prioritaire derdenorganisaties.

Daar waar zicht is op de voortgang is deze over het algemeen teleurstellend. Er is weinig voortgang gemaakt afgelopen periode bij niet-prioritaire derdenorganisaties. Veel van de werkzaamheden zijn doorgeschoven naar 2001, hetgeen een opeenstapeling van werkzaamheden betekent en nauwelijks ruimte voor uitloop of onvoorziene omstandigheden in het aanpassingstraject biedt. Hierdoor bestaat de indruk dat het europroject bij veel niet-prioritaire derdenorganisaties onvoldoende prioriteit krijgt.

Bij de regionale politiekorpsen (monitoring BZK) was reeds eerder een achterstand gesignaleerd. De invoering van de euro bij de regionale politiekorpsen loopt niet gelijk met het interdepartementale tijdpad, maar gaat uit van afronding van de realisatiefase op 1 juli 2001. De afgelopen maanden zijn aan de hand van tal van maatregelen initiatieven genomen om de politiediensten ervan te doordringen het europroject de gewenste snelheid te geven. Het projectbureau Euro DNP is inmiddels operationeel en goed in beweging gekomen. Het projectbureau rapporteert periodiek over de voortgang aan de Raad van Hoofdcommissarrissen en aan het ministerie van BZK. De voortgang van de korpsen verloopt nu volgens de door Euro DNP opgestelde planning. Wel moeten met name op het domein automatisering concrete resultaten nog geboekt worden.

In de afgelopen maanden heeft bijvoorbeeld het ministerie van Justitie veel inspanningen verricht om het europroject op gang te helpen bij de Raden voor de Rechtsbijstand en een aantal gesubsidieerde particuliere instellingen, zoals de Stichting Reclassering Nederland. Andere zbos die gelieerd zijn aan Justitie zijn het Centraal Orgaan Asielzoekers (COA) en het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO). Deze draaien al langer mee in de europrojectorganisatie van Justitie.

3.3 Activiteiten richting het beleidsveld

Voor het zogenaamde beleidsveld geldt dat er formeel geen sprake is van ministeriële verantwoorde- lijkheid, maar dat departementen er wel alle belang bij hebben dat de voorbereidingen hier goed verlopen. Door het Nationaal Forum voor introductie van de Euro (NFE) is dan ook afgesproken dat iedereen een eigen verantwoordelijkheid richting haar eigen achterban heeft. Deze achterban wordt betiteld als het beleidsveld.
Voor een aantal door het NFE geselecteerde doelgroepen wordt een deel van de voorlichting richting het beleidsveld door de NFE-campagne verzorgd. Zo zijn een TV-spot voor doven ontwikkeld, foldermateriaal in braille, specifiek voorlichtingsmateriaal voor gehandicapten in samenwerking met VWS, DNB en het NFE. Tevens zijn door het NFE activiteiten op het gebied van de sportbonden (NOC/NSF), openbaar vervoer en het MKB (pilots en handreikingen) ontplooid.

De inzet en acties van departementen richting hun beleidsveld lopen sterk uiteen. Enkele departementen (LNV, OC&W, SZW, VWS en VROM) hebben reeds initiatieven getoond richting hun beleidsveld.

Zo heeft LNV in oktober 2000 een katern bij het vakblad De Boerderij opgesteld, dat specifiek was gewijd aan de komst van de euro en de consequenties daarvan voor de sector. Dit vakblad wordt door 95% van de agrariërs gelezen.

In het beleidsveld van Buza bevinden zich onder andere particuliere organisaties die maatschappelijke activiteiten ontplooien die voor de invoering van de euro van Buza van belang zijn. Buza heeft reeds in een vroegtijdig stadium het beleidsveld actief geïnformeerd over de uitgangspunten bij BZ. Bij de eerstvolgende risicoanalyse zal nogmaals worden bekeken of in dit kader additionele maatregelen gewenst dan wel noodzakelijk zijn. Buza zal in de toekomst nadrukkelijk de vinger aan de pols blijven houden en op een pro-actieve wijze invulling te geven aan de communicatie en voorlichting richting hun beleidsveld.

SZW zendt periodiek euro-informatie aan gemeentelijke sociale diensten en aan het departement gelieerde zbos.

Het ministerie van OCW (Centrale financiële instellingen) heeft onlangs als gevolg van geconstateerde informatiebehoefte voor de 9.000 scholen en instellingen een internetsite geopend. Tevens zijn een handreiking en checklist naar alle scholen gestuurd. OCW voert regulier overleg met alle universiteiten en de HBO-raad over de consequenties van de invoering van de euro in de onderwijssector.

VROM onderhoudt contacten over de huursubsidie via de koepels. VROM heeft alle gemeenten en woningcorporaties door middel van een brief geïnformeerd hoe bij huursubsidie (IHS) de euro zal worden ingevoerd.

De voortgang in de particuliere sector is over het algemeen teleurstellend. In de voorlichtingscampagne van het Nationaal Forum voor de introductie van de euro zal de komende maanden flinke inspanningen worden geleverd om met name organisaties in het midden- en kleinbedrijf te doordringen van de noodzaak van een goede planning en het tijdig starten met de voorbereidingen. Er wordt eveneens gewezen op de risicos van verder uitstellen van werkzaamheden naar (eind) 2001. Zowel het gebrek aan uitloopmogelijkheden in 2001 als de mogelijke schaarste van (externe) deskundigheid kan tot risicos leiden. Er is op initiatief van het NFE een aantal handreikingen ontwikkeld die op een pragmatische manier in kaart brengen wat de ondernemer in elk geval moet doen.

Een aantal departementen ontplooit eveneens nog (te) weinig activiteiten richting hun beleidsveld.

Uit een onderzoek4 bleek dat bijna 40% van de ziekenhuizen nog geen projectorganisatie had ingesteld. In meer dan 60% van de gevallen was niet bekend welke impact de euroaanpassingen op hun organisatie had. Slechts 8% had aan de hand van een inventarisatie de gevolgen van de invoering van de euro in kaart gebracht. Er zijn signalen dat nog steeds een groot deel van de instellingen in de zorgsector eind 2000 nog niet of nauwelijks is gestart met de voorbereidingen op de euro. De onlangs door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) uitgebrachte circulaire geeft instellingen een handreiking voor de inventarisatie van de europroblematiek, die tot de beginfase van het project behoort. VWS heeft in regulier overleg met de koepels de eurovoorbereidingen en de voortgang daarvan ter sprake gebracht.

VWS heeft echter geen duidelijk zicht op de voortgang in de zorgsector en heeft geen initiatieven ondernomen om de sector door middel van bijvoorbeeld kennisoverdracht te faciliteren. Een belangrijk aandachtspunt in de gezondheidszorg zijn de ketens in de sector. Hiervoor bestaan risicos gezien de huidige voortgang in de gezondheidszorg en het gebrek aan (verdere) initiatieven richting dit beleidsveld.

EZ en VWS vertrouwen voor wat betreft de voorlichting richting het midden en kleinbedrijf en de zorgsector vrijwel geheel op de campagne van het NFE.


4. Vooruitblik test- en conversiefase

Naast de afronding van de realisatiefase per 1 januari 2001 wordt in deze monitor vooruitgekeken naar de voorbereidingen voor de testfase. Tijdens de testfase dienen alle aspecten die in de realisatiefase zijn aangepast getest te worden. Dit betreft niet alleen de zogenoemde systeemtesten van automatiseringssystemen, maar ook het testen van overige processen in de organisatie, ketentesten, proceduretests, proefconversies van omzetting van gegevens van gulden naar euro zijn slechts enkele voorbeelden die in de testfase aan bod moeten komen.
* Ketentesten

Een van de wijzen waarop het Ministerie van Financiën zijn faciliterende taak invulling geeft, is door middel van het actief ondersteunen van de eurovoorbereidingen door middel van het aanreiken van bijvoorbeeld handreikingen en praktijkvoorbeelden. De meest recente handreiking waarmee de invoering van de euro kan worden vormgegeven is de Kennisbundel Euro en Informatiesystemen, KEI. In de KEI worden zowel methoden en technieken als hints en tips aangereikt aan de hand waarvan de euro in informatiesystemen in de zogenoemde realisatie-, test- en implementatiefasen kan worden ingevoerd.

Om de toegevoegde waarde van de KEI in de praktijk aan te tonen, zijn twee pilots uitgevoerd. Ten eerste is op basis van de KEI voor het IPA-salarissysteem zoals dat door IVOP wordt beheerd een raamwerk opgesteld voor de uitvoering van de ketentest. In deze ketentest moet worden vastgesteld of de voor euro aangepaste systemen (zowel IPA als de aanleverende en afnemende systemen) ook na
1 januari 2002 ook daadwerkelijk met elkaar zullen blijven communiceren.

Ten tweede is aan de hand van de KEI bij het CJIB een noodscenario of calamiteitenplan opgesteld. In dit plan staat het antwoord op de vraag centraal Wat als . Door het CJIB is gekeken naar maatregelen die genomen kunnen worden als andere (aanleverende en afnemende) organisaties niet of onvoldoende in staat bleken tijdig klaar te zijn voor de euro.

De lessen die uit beide pilots zijn getrokken, zijn via de geëigende overlegorganen en communicatiekanalen (onder andere internet) breed verspreid. In de toekomst zal overigens gezocht blijven worden naar mogelijke lessen en/of best practises.

Methoden van gegevensconversie

Veel departementen hebben al voorbereidingen getroffen voor de test- en implementatiefase in 2001. Belangrijk onderdeel hiervan zijn de voorbereidingen voor de gegevensconversie. Nadat systemen zijn aangepast om euros te kunnen verwerken, de zogenoemde systeemconversie, zullen in (de tweede helft van) 2001 ook alle guldengegevens moeten worden geconverteerd naar euros. Er blijken over het algemeen drie methodes voor gegevensconversie te bestaan die het meest worden gehanteerd. Dit zijn de big-bang methode, de zogenoemde schiltoepassing en als derde multi-currencypakketten.

Organisaties die een big-bang conversie toepassen, zullen alle gegevens in hun systemen op één moment omzetten van guldens naar euros. De systemen gaan hiervoor veelal enkele dagen tot weken uit de lucht, afhankelijk van tijd die de gegevensconversie in beslag gaat nemen. Veel organisaties voeren in 2001 proefconversies uit om inzicht te krijgen in het tijdsbeslag van de conversie en welke knelpunten hierbij mogelijk kunnen ontstaan.

Organisaties die gebruik maken van een schiltoepassing hebben een schil om hun systeem gebouwd, welke gegevens automatisch omrekent van guldens naar euros, of vice versa. De basisvaluta van deze systemen luidt momenteel veelal nog in gulden. Over het algemeen kunnen gulden en euro nu door organisaties ook al worden verwerkt als zogenoemde multi-currencypakketten worden gebruikt.

Hoewel bij de schiloplossing de rekenmachine er automatisch voor zorgt dat zowel euros als guldens verwerkt kunnen worden, zal de euro nog wel als basisvaluta in de systemen geïntroduceerd moeten worden en dienen gegevens veelal nog te worden geconverteerd naar euro. Dit geldt ook voor de multi-currency toepassingen. Ook deze organisaties zullen hun systemen enige tijd moeten sluiten om de euro als basisvaluta in te voeren.


5. Slot


In deze rapportage is de voortgang van het europroject bij van de rijksoverheid in beeld gebracht. De meeste departementen lijken in staat om de realisatiefase eind 2000 of begin 2001 af te ronden.

In sommige gevallen zal dat extra inspanningen vergen. Dit geldt ook voor een deel van de derdenorganisaties die een belangrijke taak hebben bij de uitvoering van overheidsbeleid, en zeker ook voor een deel van het beleidsveld van particuliere organisaties rondom de ministeries.

In het vervolgtraject ontbreken de mogelijkheden voor verdere uitloop; de deadline van 1 januari 2002 is immers onontkoombaar.

Het komend jaar zal een adequate afronding van de eurovoorbereidingen daarom overal de hoogste prioriteit moeten hebben.

De minister van Financiën,

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie