Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Inspectie archief-beheer Militaire Inlichtingendienst

Datum nieuwsfeit: 01-02-2001
Vindplaats van dit bericht
Bron: Ministerie van Defensie
Zoek soortgelijke berichten
Ministerie van Defensie



Brieven aan de Kamer


Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst

01-02-2001

Rapport van de voortgangsinspectie inzake het archief-beheer van de Militaire Inlichtingendienst, 1999

Rijksarchiefinspectie,

10 oktober 2000

RIJKSARCHIEFINSPECTIE

De Algemene Rijksarchivaris oefent ingevolge de Archiefwet 1995 toezicht uit op de naleving van deze wet door het Rijk, de zelfstandige bestuursorganen en de organen van publiekrechtelijke beroeps- en bedrijfsorganisatie. Deze toezichthoudende bevoegdheid is sinds 1 mei 2000 gemandateerd aan de Hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie.

De Rijksarchiefinspectie controleert namens de Algemene Rijksarchivaris de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer. Hiertoe voert de Rijksarchiefinspectie onderzoeken en inspecties uit. Daarnaast rapporteren de zorgdragers jaarlijks aan de Rijksarchiefinspectie over hun archiefbeheer.

De Hoofdinspecteur rapporteert aan de betrokken overheidsorganen en, indien hiertoe aanleiding is, aan de voor het archiefwezen verantwoordelijke minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Jaarlijks stuurt de Hoofdinspecteur namens de Algemene Rijksarchivaris een verslag over het toezicht op het archiefbeheer naar deze minister, die vervolgens de Tweede Kamer informeert.

De Rijksarchiefinspectie is een landelijke eenheid, die onafhankelijk opereert van de overige onderdelen van de Rijksarchiefdienst.

De Rijksarchiefinspectie is in Den Haag gevestigd en als volgt bereikbaar:

Prins Willem-Alexanderhof 20

Postbus 90520

2509 LM DEN HAAG

Algemeen telefoonnummer 070-3315425

Fax 070-3315555

E-mail (rai@rad.archief.nl)

Inhoudsopgave

1 Inleiding 5

1. Aanleiding voor de inspectie 5
2. De plaats van de MID binnen het ministerie
van Defensie 5
3. Opzet en aanpak van de vervolginspectie 6

2 Beoordeling van de resultaten 9

2.1 Algemeen oordeel 9

2.2 Conclusies en aanbevelingen 12

3 Onderbouwing: de bevindingen 17

3.1 Toelichting 17

3.2 Bevindingen 19

Reactie van de MID 39

Nawoord van de Hoofdinspecteur 41

Bijlagen 43
1. Eerdere onderzoeken naar het archiefbeheer
van de MID 45
2. Conclusies en aanbevelingen inspectie-
rapport 1997 47
3. Toezeggingen aan de Tweede Kamer

inzake archiefbeheer MID, 17 december 1997 49

4 Bronnen 51

1. Documenten 51
2. Gesprekken 53

5 Afkortingen 54

1 Inleiding

1.1 Aanleiding voor de inspectie

In 1997 heeft de algemene rijksarchivaris een inspectie uitgevoerd naar de staat van het archiefbeheer bij de Militaire Inlichtingendienst (MID). De minister van Defensie heeft daarop een aantal maatregelen genomen ter verbetering van het archiefbeheer van de MID. Een daartoe ingestelde stuurgroep coördineert het verbeteringsproces. De MID geeft hoge prioriteit aan het op orde brengen van de archieven. Het totale verbeteringstraject zal tot tenminste eind 2003 duren.

In aansluiting op de inspectie uit 1997 voert de Rijksarchiefinspectie periodiek vervolginspecties uit. Doel daarvan is vast te stellen in hoeverre de gedane aanbevelingen zijn opgevolgd en welk effect de genomen maatregelen en voorzieningen op de verbetering van het archiefbeheer hebben gehad. Tevens wordt daarmee voldaan aan de toezegging aan de Tweede Kamer jaarlijks een inspectie bij de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten uit te voeren. De eerste vervolginspectie vond in 1998 plaats. De huidige (tweede) vervolginspectie is eind 1999, begin 2000 uitgevoerd. Hierbij zijn de uitvoering en voortgang van de eerder gedane aanbevelingen getoetst. Tevens is aandacht besteed aan de uitvoering van de aanbevelingen die de Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, ingesteld door de Tweede Kamer, in 1998 heeft gedaan.

1.2 De plaats van de MID binnen het ministerie van Defensie

De MID is onderdeel van de Centrale Organisatie (CO) van het ministerie van Defensie. De CO bestaat uit het kerndepartement en de MID. In het besturingsmodel van Defensie is het kerndepartement belast met de beleidsvoorbereiding en de aansturing van de defensieorganisatie op hoofdlijnen. De uitvoering berust bij de vier krijgsmachtonderdelen: de Koninklijke Marine, Landmacht en Luchtmacht en de Marechaussee. Naast de krijgsmachtonderdelen staat het Defensie Interservice Commando (DICO), dat zowel de krijgsmachtonderdelen als het kerndepartement ondersteunt. Een van de onderdelen van het DICO is het DARIC.

De MID neemt binnen de Defensieorganisatie een bijzondere positie in. De dienst is, evenals de krijgsmachtonderdelen, een uitvoeringsorganisatie. Maar door de aard van zijn werkzaamheden is deze niet op afstand geplaatst. De MID is daardoor weliswaar onderdeel van de Centrale Organisatie, maar niet van het kerndepartement. De MID is een organisatie-eenheid die onder de secretaris-generaal van het ministerie is geplaatst. Dit betekent dat de secretaris-generaal de algemene leiding over de MID heeft. De directe leiding ligt bij een directeur (tot voor kort een `hoofd'). Met twee onderdirecteuren vormt deze sedert 1999 de directieraad.

De MID is belast met de taken genoemd in art. 9 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv). Bij het inwerking treden van de nieuwe Wiv verandert de naam van de MID in `Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst' (MIVD).

De MID verzamelt, bewerkt en distribueert inlichtingen- en veiligheidsinformatie op verzoek van verschillende politieke en militaire `behoeftestellers'. In 2000 sluit de MID een in 1987 gestart reorganisatieproces af, waarbij de inlichtingen- en veiligheidstaken uit de krijgsmachtonderdelen zijn ontvlecht en zijn samengebracht in een centrale organisatie. Na afsluiting van de reorganisatie bestaat de MID-organisatie uit ongeveer 690 vte's.

1.3 Opzet en aanpak van de vervolginspectie

Evenals de inspectie in 1998 richt de huidige inspectie zich op de vraag of, sedert de in 1997 uitgevoerde inspectie, de toen geconstateerde gebreken in voldoende mate verbeterd zijn, dan wel de voorwaarden daartoe geschapen zijn. Daaraan worden in deze inspectie twee aandachtspunten toegevoegd, omdat deze van belang zijn voor de toekomstige informatievoorziening. Het betreft de bewerking van de semi-statische archieven van de MID en het beheer van elektronische bestanden. Dit probleem is actueel, omdat de MID sedert 1999 actief de digitalisering van zijn archief(beheer) voorbereidt.

Bij de inspectie stonden de volgende onderzoeksvragen centraal:


* Zijn of worden alle aanbevelingen uitgevoerd?
* Wat is de stand van zaken? Is de voortgang in de uitvoering voldoende; wanneer is de voltooiing van ieder verbeteringsproject voorzien?

* Met welke knelpunten wordt de MID bij de ontwikkeling en uitvoering van de verbeteringsmaatregelen geconfronteerd?
* Welke eisen stelt de MID zelf aan het verbeteringsproces van het archiefbeheer?

De Rijksarchiefinspectie heeft haar bevindingen ten dele gebaseerd op openbare documenten en eigen dossieronderzoek (zie bijlage 4). Verder heeft zij haar gegevens ontleend aan de antwoorden op de vragenlijst die in oktober 1999 aan de MID is voorgelegd. De MID leverde de gevraagde informatie en documenten per brief in december 1999 en januari 2000. Na de uitwerking hiervan werden de nog openstaande vragen in maart met de beleidsmedewerker documentaire informatievoorziening (DIV) van de MID besproken. De daarop volgende nota van bevindingen is op 21 april jl. voor commentaar aan de MID voorgelegd. Bij brief van 16 en 23 juni heeft de MID zijn reactie gegeven op de bevindingen. Deze reactie is in het conceptrapport verwerkt. Vervolgens heeft de MID nog kunnen reageren op de daarin vervatte conclusies en aanbevelingen. Het conceptrapport werd op 25 augustus 2000 voor commentaar aan de MID voorgelegd. Achter in het rapport zijn de reactie van de directeur van de MID en het nawoord van de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie opgenomen.

Dit rapport is als volgt ingedeeld.

In hoofdstuk 2 geeft de Rijksarchiefinspectie eerst een algemeen oordeel over de resultaten van alle verbeteringsprojecten totnogtoe. Het algemeen oordeel wordt uitgewerkt in een aantal specifieke conclusies. In sommige gevallen leiden deze conclusies tot aanbevelingen. Hoofdstuk 2 vormt de kern van het rapport.

Hoofdstuk 3 geeft een onderbouwing van de conclusies in

hoofdstuk 2. Per thema zijn de bevindingen omtrent de (wijze van) uitvoering van de verbeteringsprojecten en activiteiten weergegeven.

In de bijlagen 1-3 wordt enige achtergrondinformatie over eerdere inspecties en onderzoeken gegeven.

De in dit rapport gepresenteerde feiten geven de situatie van het archiefbeheer bij de MID per eind juni 2000 weer.

2 Beoordeling van de resultaten

2.1 Algemeen oordeel

Sinds het begin van 1998 heeft de MID zich serieus ingespannen voor een integrale verbetering van zijn archiefbeheer. De MID heeft de aanbevelingen van de Rijksarchiefinspectie en de Werkgroep-Valk overgenomen en een groot deel van de knelpunten al aangepakt. Hiertoe voert de dienst een ambitieus programma uit, dat zowel op het wegwerken van achterstanden als op het creëren van een goede infrastructuur voor het toekomstig archiefbeheer is gericht. Het verbeteringsprogramma is in 1999 uitgebreid met het Omega-project, dat een digitalisering van archief en archiefbeheer op korte termijn beoogt.

De verbetering van het archiefbeheer wordt door het management van de MID ondersteund, hetgeen blijkt uit het feit dat het totale project als strategisch wordt aangemerkt en als zodanig door het hoofd Strategische Projecten worden aangestuurd. Hierdoor ontvangt het programma voldoende sturing en krijgt het prioriteit binnen de MID-organisatie. Door een professionele projectorganisatie wordt de voortgang van het verbeterprogramma gewaarborgd. Er vindt een goede afstemming met andere eenheden van de defensieorganisatie plaats, zoals DARIC en FEBCO, die beide een centrale verantwoordelijkheid voor aspecten van de informatievoorziening dragen. Hierdoor vindt de verbetering binnen algemene defensiekaders plaats en worden lange termijnvoordelen geboekt. De tijdelijke vertraging van enkele projecten doet hier niets aan af.

Voor al die aspecten van het archiefbeheer die het bedrijfsbelang van de MID overstijgen, vindt afstemming met de Rijksarchiefdienst plaats. Voor het afstemmen van al deze belangen speelt de Stuurgroep MID-archieven een bijzondere nuttige rol.

De MID heeft medio 2000 reeds een groot aantal projecten voltooid. De tabel op de volgende bladzijde geeft een beeld van de voortgang of voltooiing van de verschillende verbeterprojecten. Er zijn 25 projecten en activiteiten onderscheiden. Tien hiervan zijn momenteel voltooid en elf nog in uitvoering. Vier projecten verkeren in de fase van voornemen. Naar het zich laat aanzien zijn eind 2000 veertien van de 25 projecten en activiteiten voltooid. Twee activiteiten (de overall planning en de verantwoording van het verbeterproces) duren even lang als het verbetertraject.

De situatie van het archiefbeheer bij de MID is de afgelopen 2,5 jaar sterk verbeterd, zo kan de conclusie luiden. De tekortkomingen die in de inspectie in 1997 werden geconstateerd (zie bijlage 1), zijn of worden verholpen. Voor het verdere succesvolle verloop van de projecten zijn de vooruitzichten gunstig, mits de inzet en aansturing van het verbetertraject gelijk blijven.

De planning en uitvoering kan niettemin op een aantal punten verbeterd worden. Deze zijn in de aanbevelingen (hoofdstuk 2.2) aangegeven. In het bijzonder vestigt de Inspectie de aandacht op de volgende punten: een betere overall planning tot tenminste 2003 (voltooiing inventarisatie), een duidelijker rolverdeling tussen directeur MID en de directeur DARIC, en een sterkere aandacht voor de bijscholing en vernieuwing van het personeel, nu digitalisering, beheer van semi-statisch archief en implementatie van de PIVOT-selectiemethodiek snel op de MID afkomen. Met nadruk zij hierbij gesteld, dat dit niet een probleem van de MID alleen is, maar ook van het ministerie in het algemeen.

Voortgang verbeteringsprojecten, eind mei 2000

Projecten en activiteiten

Voornemen

In uitvoering

Voltooid

Resultaat

Planning van verbeterproces

X

Plan van aanpak 1997

Masterplan 1998,

Projectenlandschap 1999

Materplan 1999

Verbetering van het beheersmatige management (aanbeveling Werkgroep-Valk)

X

Aanstelling beleidsmedewerker DIV (1998), strategisch projectplan Omega, instelling van Stuurgroep MID-archieven, aanwijzing van hoofd Bedrijfsvoering als hoofd DIV van 2 MID-afdelingen en functioneel hoofd van alle 5 afdelingen

Verantwoording archiefbeheer en voortgang verbeteringsproces

X

Archiefhoofdstuk in jaarverslagen 1997, 1998 en 1999; eenmaal halfjaarlijkse rapportage aan Tweede Kamer

Regelgeving en toezicht op uitvoering

X

Diverse aanwijzingen van de HMID en DMID, werkinstructies, b.v. Registratie Xpost MID; advies algemene rijksarchivaris over begrip archiefbescheiden

Uitbreiding personeelscapaciteit

X

Uitbreiding met beleidsmedewerker DIV en 2 DIV-medewerkers. Inzet van tijdelijk extern personeel

Verbetering kwaliteit personeel

X

Diverse cursussen. In kader van digitalisering en implementatie PIVOT-methodiek op termijn nadere bijscholing

Additionele toevoeging aan het budget van de MID in kader van de begrotingsvoorbereiding

X

Postregistratie en verblijfsadministratie

X

Installatie van postregistratie-systeem Xpost in de gehele MID-organisatie; bijscholing personeel

Invoering van DMS-systeem en digitalisering in het kader van het OMEGA-project

X

Betreft deelprojecten DOA, ABB en DIS. Prepilot voltooid. Pilot in uitvoe-ring tot november 2000. Implemen-tatie in 2001-2004

Centrale archiefruimte

X

Verbouwing en inrichting archiefruimte in Frederikskazerne, ingebruikneming 2e helft 2000

Tijdelijke depotvoorzieningen

X

Voorzieningen beperkt gebleven i.v.m. verhuizing naar Frederikskazerne.

Onderzoek oneigenlijke vernietiging, 1993-1998

X

Rapport Oorzaken, aard en omvang van de oneigenlijke vernietiging van archiefmateriaal van de MID in de periode 1993-1998 (1998); rapportage over zg. Suriname en Fatima-dossiers

Onderzoek oneigenlijke vernietiging, 1914-heden

X

Planning: na afronding gedetailleerde beschrijving van MID-archieven (eind 2000); einddatum: 31 december 2001

Institutioneel onderzoek 1914-heden

X

PIVOT-rapport nr. 61 (1999)

Bewerking / globale inventarisatie papieren archieven

X

Rapport Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst (1998);

Bewerkingsplan

Bewerking / globale inventarisatie en planning microfilms, microfiches en foto's en digitale bestanden

X

Gerealiseerd begin 2000

Bewerking / voorlopige beschrijving van papieren bestanden

X

Volgens planning eind 2000 gerealiseerd

Bewerking / voorlopige beschrijving van microfilms, microfiches en foto's en digitale bestanden

X

Volgens planning eind 2000 gerealiseerd

Bewerking / definitieve beschrijving van te bewaren papieren bestanden

X

Volgens planning eind 2003 gerealiseerd; deels voltooid

Bewerking / definitieve beschrijving van te bewaren microfilms, microfiches en foto's en digitale bestanden

X

Volgens planning eind 2003 gerealiseerd

Bewerking / herstel materiële staat microfilms etc. (aanbeveling Werkgroep-Valk)

X

Waarschijnlijk niet noodzakelijk; project in 2000 voltooid?

Derubricering

X

Project in 2001 gepland

Substitutie

X

Ca. 2002

Selectie en vernietiging / vaststellen selectielijst

X

Driehoeksoverleg en toetsing aan nieuwe WIV, werkprocessen MID en PIVOT-rapport vanaf begin 2000; behandeling per hoofdstuk; afronding 31 december 2002

Selectie en vernietiging / toepassing selectielijst in de praktijk

X

Ca. 2002

Totaal (25)

4

11

10

2.2 Conclusies en aanbevelingen

In de kopjes wordt verwezen naar de betreffende pagina's van de bevindingen in hoofdstuk 3. De aanbevelingen zijn gecursiveerd.

Planning en aansturing van het verbeterproces (p. 19) 1. Door het summiere karakter van de overall planning en door het ontbreken van een goede toelichting daarop is het inzicht in en de toetsing van het totale verbeteringstraject onvoldoende. Van een aantal projecten en activiteiten zijn de doorloop- en eindtermijnen onduidelijk. Daar tegenover staat dat de MID-organisatie op een professionele wijze vorm heeft gegeven aan de sturing en afstemming van het project MID-archieven en het Omega-project.
Op korte termijn dient de MID een duidelijke overall planning van alle lopende en nog in uitvoering te nemen verbeterprojecten op te stellen en deze van een korte toelichting te voorzien. Verbetering van het ` beheersmatige' management (p. 21) 2. In de verbetering van het beheersmatige management, waarop de Werkgroep-Valk in zijn rapport Beheren en Beweren (mei 1998) aandrong, is op verschillende manieren voorzien. Door de integratie en centralisatie van de MID-afdelingen en de daarmee gepaard gaande concentratie van de MID-vestigingen is ook de organisatie van het archiefbeheer verbeterd. Los daarvan is de centrale coördinatie van de documentaire informatievoorziening verbeterd, doordat er in een centrale functionele aansturing is voorzien. Hiermee is een aanbeveling uit de inspectie 1997 uitgevoerd. Verder is er sinds 1998 voorzien in de beleidscomponent. Op managementniveau wordt de inbreng van de informatievoorziening zeker gesteld, daar de functie van informatiemanager verenigd is met de functie van het hoofd Bedrijfsvoering, tevens plaatsvervangend directeur MID. 3. Omdat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de documentaire informatievoorziening niet geheel bij de hoofdafdeling Bedrijfsvoering berust, is de organisatie van het archiefbeheer niet consistent met het nieuwe organisatiemodel van de MID, dat een strikte scheiding tussen productie (primaire taken) en bedrijfsvoering legt. Door deze inconsistentie bestaat het risico dat er fricties in de aansturing van de DIV-functie ontstaan.
Regelgeving en toezicht op de uitvoering (p. 22) 4. Ter uitvoering van een daartoe strekkende aanbeveling van de inspectie 1997 heeft het hoofd en later de directeur MID een aantal specifieke beheersregels met betrekking tot de procesgebonden informatievoorziening uitgevaardigd. Daarnaast zijn er enkele werkinstructies en procedures vastgesteld. In de aanwijzingen van de DMID komt onvoldoende tot uitdrukking, dat deze regels binnen het kader van de departementale beheersregels worden gegeven en daarvan een specifieke uitwerking of aanvulling zijn.
5. In de centrale beheersregels van het ministerie van Defensie (Regeling documentaire informatievoorziening Defensie, MP 10-005) is de bevoegdheid van de diensthoofden, waaronder de directeur MID, tot het stellen van nadere regels niet duidelijk aangegeven. Aan de beheersregels van de MID moet meer samenhang gegeven worden, zowel intern als in relatie tot de centrale archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie. De aanwijzingen van de MID moeten duidelijk de vorm van een uitvoeringsregeling van de departementale archiefbeheersregels krijgen. Een heldere bevoegdheidstoedeling aan de DMID en de verhouding met DARIC verdient bijzondere aandacht. Op termijn moeten de aanwijzingen tot een MID-regeling geïntegreerd worden. 6. De bijzondere verantwoordelijkheid die de directeur MID binnen de centrale organisatie van het ministerie van Defensie in relatie tot het archiefbeheer heeft, is onvoldoende geregeld in de departementale beheersregels. Hierdoor is de onderlinge verantwoordelijkheid van de directeur DARIC en de directeur MID voor het archiefbeheer onvoldoende duidelijk afgebakend. 7. Om aanvaardbare redenen heeft de MID tot dusverre geen structureel toezicht op de uitvoering van de ex- en interne regelgeving ingesteld. Bij de incidentele controles heeft de MID geen afwijkingen van de normen geconstateerd. Op basis van de beschikbare informatie kan de Inspectie geen betrouwbaar oordeel geven over de kwaliteit van het structurele toezicht, dat de MID in de vorm van auditing in 2001 zal invoeren. Bij de invoering van een structureel intern toezicht dient in het bijzonder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van het auditteam en de wijze van rapportage goed geregeld te worden. Gezien het feit dat het hoofd bureau Documentair Informatiebeheer geen operationele verantwoordelijkheid heeft voor het archiefbeheer van de afdelingen HUMINT en Verbindingsinlichtingen, dient hieraan bij het toezicht bijzondere aandacht besteed te worden. Personeel (p. 24)
8. Door bijscholing is de deskundigheid van het huidige documentair informatiepersoneel op een zodanig niveau gebracht, dat de huidige werkzaamheden op een aanvaardbare wijze uitgevoerd kunnen worden. De MID houdt zeker rekening met aanpassingen die in verband met de reorganisatie en de invoering van digitaal archief(beheer) en de PIVOT-selectiewijze nodig zullen zijn. Er bestaat echter geen precies beeld van de capaciteitsbehoefte, met name bij de secretariaten
Met het oog op de invoering op korte termijn van belangrijke veranderingen in de werkwijze (PIVOT, digitalisering), dient de MID opnieuw serieuze aandacht aan de capaciteit en kwaliteit van de DIV-functie te besteden.
Postregistratie en verblijfsadministratie (p. 26) 9. De invoering in 1999 van een nieuw postregistratiesysteem bij nagenoeg de gehele MID en binnenkort bij de overige defensieorganisatie is een grote verbetering ten opzichte van de vroegere diversiteit aan systemen.
10. Omdat de oudere postregistratiesystemen niet zijn afgesloten en operationeel blijven, is continuïteit in de toegankelijkheid (voorlopig) gewaarborgd.
11. Vanaf eind 1999 voert de MID een drietal deelprojecten uit tot digitalisering van het semi-statische en toekomstige archief en van het beheer daarvan. In de ontwikkelingsplannen komt niet duidelijk naar voren, welke functionele eisen er aan de digitalisering van archief en archiefbeheer zijn gesteld. Bij de ontwikkeling van een digitaal archief(beheerssysteem) moeten er duidelijke organisatorische en functionele eisen geformuleerd worden.
12. Zowel in organisatorische als in regelende zin heeft de MID voorzieningen en maatregelen getroffen om toekomstige vermenging van originele archiefbescheiden met zogenaamde werkdossiers tegen te gaan. De controlerende rol van de centrale DIV-sectie rol is hierbij onderbelicht gebleven. Ten onrechte verwacht de MID door de digitalisering van het archief(beheer) van het gesignaleerde probleem af te zijn.
Ordening, ontsluiting en reconstructie I en I I (p. 28 en 32) 13. Door de omvang en aard van de te bewerken bestanden en door de afwezigheid van een adequaat selectie-instrumentarium is de bewerking van de archiefbestanden een gecompliceerd proces. Met name door het documentatieonderzoek voor de Commissie-Bakker is in 1999 vertraging opgetreden. De planmatige aanpak en goede monitoring maakt de nagestreefde einddatum (eind 2003) waarschijnlijk.
14. Op goede gronden voeren de MID en de CAS het reconstructieonderzoek naar de oneigenlijk vernietigde archiefbestanden later dan toegezegd was uit. Dit gebeurt nu in 2001, na afronding van de voorlopige beschrijvingen. 15. Door de overbrenging van een archiefblok, zodra de definitieve bewerking hiervan voltooid is, administratief voor te bereiden, voldoet de MID aan de eis van een planmatige overbrenging. 16. Over de aanwezigheid van archiefbescheiden in het archief van de MID of voorgangers van door de Tweede Kamer met name genoemde `dossiers' heeft de MID ten aanzien van het z.g. Surinamedossier en het Fatimadossier voldoende duidelijkheid gegeven. 17. Over de onrechtmatige vernietiging van drie andere `dossiers' waarover de Tweede Kamer vragen heeft gesteld, heeft de Werkgroep-Valk al het een en ander gerapporteerd. Sindsdien zijn er bij de MID geen andere archiefbescheiden betreffende een stay behind-organisatie in Nederland (Gladio-organisatie), het Englandspiel en het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV) aangetroffen.
Bij het reconstructieonderzoek in 2001 naar archiefbescheiden van de MID en taakvoorgangers dient de MID niet alleen de Defensiearchieven te raadplegen, maar ook de archieven van andere ministeries en bestuursorganen. Bijzondere aandacht dient hierbij gegeven te worden aan archiefbescheiden met betrekking tot de Nederlandse stay behind-organisaties, het Englandspiel en het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging.
Derubricering (p. 33)
18. De MID heeft nog onvoldoende aandacht voor de tijdige derubricering als standaardprocedure in het archiefbeheer. Mogelijk associeert de MID derubricering nog teveel met de overbrenging van archief.
Ten einde de noodzaak tot derubricering bij overbrenging tot een minimum terug te brengen, dient de MID binnen het raam van de Aanwijzingen beveiliging van staatsgeheimen een plan voor tijdige derubricering te ontwikkelen en in de praktijk te brengen. Archiefruimten (p. 34)
19. De Inspectie kan onvoldoende beoordelen, of de archiefruimte aan alle bouwtechnische eisen voldoet. In organisatorische maatregelen voor het beheer heeft de MID nog niet voorzien. Selectie en vernietiging (p. 36)
20. Te lang hebben de betrokken partijen na de publicatie van het PIVOT-rapport in het voorjaar 1999 gewacht met het hervatten van het driehoeksoverleg en de toetsing van de lijst aan dit rapport. De aanvang 2000 gekozen aanpak om de conceptlijst `per hoofdstuk' te toetsen aan de voorlopige beschrijvingen, het PIVOT-rapport en de nieuwe Wet inlichtingen- en veiligheidsdiensten verhoogt de kwaliteit en toepasbaarheid van de concept-selectielijst. Hierdoor zal niet alleen een snelle afhandeling gewaarborgd zijn, maar zal ook de implementatie gemakkelijker zijn. De vaststelling van de lijst in 2002 lijkt reëel.

3 Onderbouwing: de bevindingen

3.1 Toelichting

De bevindingen geven een onderbouwing van de conclusies die in hoofdstuk 2 zijn gegeven. De bevindingen zijn ingedeeld op basis van de onderstaande thema's, die grotendeels overeenkomen met die van het inspectierapport 1998:

Verwijzing naar de afzonderlijke bevindingen

Thema

pag.

Planning en aansturing van het verbeteringsproces

19

Verbetering van het `beheersmatige' management

21

Regelgeving en toezicht op de uitvoering

22

Personeel

24

Postregistratie en verblijfsadministratie

26

Ordening, ontsluiting en reconstructie I

28

Ordening, ontsluiting en reconstructie I I

32

Derubricering

33

Substitutie

33

Archiefruimten

34

Selectie en vernietiging

36

Per aanbeveling is een tabel gemaakt waarin de aanbeveling(en) van de inspectie 1997 en 1998 zijn weergegeven. De ongenummerde aanbevelingen van het inspectierapport 1997 hebben een letter gekregen (zie bijlage 2). De aanbevelingen van het inspectierapport 1998 zijn overeenkomstig dat rapport genummerd. Na de aanbevelingen volgen de bevindingen van de huidige inspectie.

Voorbeeld:

Thema

Planning en aansturing van het verbeterproces

Aanbeveling

Inspectierapport 1997, aanbeveling E:

De aanbevelingen die hier worden gedaan, moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak voor het archiefbeheer bij de MID

Bevinding

##

3.2 Bevindingen

Thema

Planning en aansturing van het verbeteringsproces

Aanbeveling

Inspectierapport 1997, aanbeveling E:

De aanbevelingen die hier worden gedaan, moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak voor het archiefbeheer bij de MID

Bevinding

Onder dit thema heeft de Inspectie drie aspecten getoetst: a. de aanwezigheid en kwaliteit van het planningsinstrument, b. de aansturing van het verbeteringsproces en c. de algemene voortgang van dit proces.
Het planningsinstrument

1. Tot dusverre heeft de MID drie algemene plannen van aanpak opgesteld. De eerste twee plannen dateren uit december 1997 en juni 1998. Inmiddels zijn deze plannen door de ontwikkelingen ingehaald. Zo is in 1999 het digitaliseringsproject aan het verbeteringstraject toegevoegd. Het tweede plan is daarom in 1999 vervangen door een zogenaamd projectenlandschap. 2. De plannen geven op de korte termijn een summier inzicht in de verschillende verbeteringsprojecten en de activiteiten die in dat kader verricht moeten worden. Voor een juist begrip is een toelichting onmisbaar. Voor de lange termijn geven de plannen onvoldoende inzicht. Onduidelijk is het precieze tijdspad van 2001 tot 2003 of later. De einddata van de diverse langdurige projecten zijn niet uit de planningen af te leiden.

De aansturing

3. Reeds in een vroeg stadium van het verbeteringstraject heeft de MID een `Stuurgroep MID-archieven' ingesteld. Hierin zijn alle betrokken partijen vertegenwoordigd, zowel interne als externe. Ten einde gebruik te kunnen maken van ICT-middelen, is in oktober 1999 het `Omega-project' ingesteld (Omega = Ontsluiting MID en Gerelateerde Archieven). De Stuurgroep MID-archieven treedt op als stuurgroep Omega. Alle deelprojecten ter verbetering van de informatievoorziening van de MID zijn in dit project ondergebracht. De stuurgroep komt regelmatig bijeen: zo'n zesmaal per jaar.
4. De stuurgroep stuurt diverse werkgroepen aan, die belast zijn met de bewaking van verscheidene deelprojecten: CB, DOA, ABB, DIS en CAS. Er is een interne en een externe projectleider (Capgemini). Als interne projectleider fungeert het hoofd van de afdeling Strategische Projecten. Deze afdeling is een product van de reorganisatieplannen van de MID, die in de tweede helft van 2000 formeel vastgesteld worden. In de praktijk functioneert deze afdeling al sinds begin 2000. Het hoofd Strategische Projecten stuurt de verbetering van het archiefbeheer binnen de MID als `strategisch' project Omega aan.
5. Bij alle informatiseringsprojecten (postregistratiesysteem, digitalisering) is de directeur DARIC een belangrijke actor, omdat deze de randvoorwaarden voor informatisering stelt of kan stellen. Defensie streeft zoveel mogelijk naar uniformiteit bij informatiesystemen die niet-primaire taken ondersteunen. Zo wordt het postregistratiesysteem `XPost' ministeriebreed ingevoerd. De algemene voortgang
6. Alle lopende projecten hebben op enigerlei wijze vertraging opgelopen. De oorspronkelijke planning van activiteiten ter verbetering van het archiefbeheer is niet gehaald en is daarom aangepast. Vertragende factoren waren onder meer de noodzakelijke aanpassing aan de uniformerende randvoorwaarden van Defensie (zie bevinding 5) en het documentatieonderzoek ten behoeve van de Tijdelijke Commissie Besluitvorming Uitzendingen, ingesteld door de Tweede Kamer. Omdat het hier een kameronderzoek betrof, kreeg het documentenonderzoek prioriteit. Anders dan de overige onderdelen van Defensie heeft de MID zelf het onderzoek, de digitalisering en de informatieverstrekking aan de Commissie verzorgd. Ook voor andere verbeteringsprojecten wordt deze activiteit als vertragende factor opgevoerd. 7. De achterstand is ontstaan, ondanks het feit dat de MID in verschillende gevallen externe bijstand heeft ingeroepen: De CAS bewerkt alle archieven. DARIC en MID geven hierbij ondersteuning. Bij de ontwikkeling en uitvoering van verschillende deelprojecten is gebruik gemaakt van externe opleiders (IVIO) en adviseurs (Capgemini).
8. Ook bij de CAS, die de inventarisatie van de archieven uitvoert, is op sommige deelterreinen (globale beschrijving van niet-papieren bestanden b.v.) achterstand ontstaan. 9. De MID is van mening, dat het verbeteringsproces gestaag vordert en dat de noodzaak van een goed archiefbeheer meer en meer bij alle geledingen begint door te dringen.
10. Kwaliteitseisen en eindtermen zijn vastgelegd in de verschillende projectplannen. De Stuurgroep MID-archieven heeft een kwaliteitsbewakende functie. Over alle projecten overlegt de MID met het Algemeen Rijksarchief en met de CAS.

Thema

Verbetering van het ` beheersmatige' management

Aanbeveling

Werkgroep-Valk, beleidsmatige aanbeveling 3:

Bij de MID acht de Werkgroep organisatorische maatregelen nodig om het beheersmatige management op peil te brengen. (...) Zonder beleidsmatig ingrijpen in het management alsmede de selectie van leidinggevend personeel en zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied is herhaling van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten.

Bevinding

De regering heeft in zijn reactie op de hierboven aangehaalde aanbeveling van de Werkgroep-Valk (17 juni 1998) verklaard de organisatie, werkwijze en de deskundigheid van het personeel op het gebied van het archiefbeheer te willen verbeteren. Op de volgende manieren heeft de MID het archiefbeheer gereorganiseerd:

1. De reorganisatie van het archiefbeheer hangt onlosmakelijk samen met de algehele reorganisatieplannen van de MID. Kernpunten hierin zijn de integratie van de inlichtingenafdelingen bij de krijgsmachtonderdelen met de centrale MID-organisatie en de concentratie van de afdelingen in de Frederikskazerne. In de plaats van de huidige acht afdelingen komen er vier afdelingen die de primaire taken uitvoeren. De drie MID-afdelingen bij de krijgsmachtonderdelen worden opgeheven. Men streeft ernaar integratie en concentratie in de tweede helft van 2000 te voltooien.
2. In de nieuwe MID-organisatie wordt een scherpe scheiding tussen `productie' (primaire taakuitvoering) en bedrijfsvoering gelegd. Dit resulteert in twee nevengeschikte hoofdafdelingen: productie en bedrijfsvoering. Informatiemanagement en facilitair beheer vormen twee van de vijf afdelingen van de hoofdafdeling Bedrijfsvoering. Onderdeel van de afdeling Facilitair Beheer is het bureau Documentair Informatiebeheer (nu: sectie Documentaire Informatievoorziening (SDI)). Aan dit bureau worden in beginsel de uitvoerende DIV-taken opgedragen. De beleidsfunctie op het gebied van archiefbeheer (d.i. de beleidsmedewerker DIV) wordt ondergebracht bij de afdeling Informatie en Management. 3. Op het gebied van het archiefbeheer is de algemene organisatiestructuur van de MID niet strikt toegepast. Dat wil zeggen: bij twee afdelingen van de hoofdafdeling Productie (Contra-Inlichtingen en Veiligheid en Analyse en Rapportage) stuurt het hoofd van het bureau Documentair Informatiebeheer de medewerkers documentaire informatievoorziening in hiërarchische zin aan. Hier zijn gedeconcentreerde DIV-eenheden geplaatst. Maar bij de afdelingen Human Intelligence (HUMINT) en Verbindingsinlichtingen (AVI) vallen de DIV-medewerkers hiërarchisch onder hun afdelingshoofden en dus niet onder het bureauhoofd Documentair Informatiebeheer. Hier komen dan ook geen gedeconcentreerde eenheden.
4. In functionele zin stuurt het bureauhoofd Documentair Informatiebeheer alle medewerkers van de MID aan. 5. De ICT-poot van de informatievoorziening is elders in de hoofdafdeling Bedrijfsvoering geplaatst. Zowel de uitvoerende functies als de beleidsfuncties zijn in de afdeling Informatie en Management samengebracht. Hierin is zoals gezegd ook de beleidsfunctie inzake de documentaire informatievoorziening in deze afdeling ondergebracht.

Thema

Regelgeving en toezicht op de uitvoering

Aanbeveling

Inspectierapport 1997, aanbeveling E:

In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...) het opstellen van specifieke beheersregels voor de MID ...

Bevinding 1. Het hoofd, later de directeur van de MID (HMID / DMID) heeft de afgelopen jaren een aantal aanwijzingen op het gebied van de informatievoorziening uitgevaardigd (zie bijlage 4). Bij het opstellen hiervan is in alle gevallen overleg gevoerd met vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris. Kaders voor de aanwijzingen van de MID waren de centrale archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie (Regeling documentaire informatievoorziening defensie, MP 10-005) en het streven binnen Defensie naar uniformering, zowel ten aanzien van regelgeving als ten aanzien van hard- en software.
2. Hoewel archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie de grondslag van de aanwijzingen vormen, blijkt dit uit de aanwijzingen zelf niet duidelijk. In de aanwijzingen wordt niet verwezen naar de departementale beheersregels. Onduidelijk is overigens, of en in hoeverre de secretaris-generaal als ambtelijk eindverantwoordelijke in de archiefbeheersregels van Defensie de diensthoofden / archiefbeheerders de bevoegdheid verleent nadere regels voor hun dienstonderdelen te stellen. 3. De MID houdt momenteel nog geen systematisch toezicht op de uitvoering van de wettelijke regelingen en de interne regelingen (de archiefbeheersregeling van Defensie en de aanwijzingen van de DMID). Wel controleert de beleidsmedewerker DIV tijdens zijn werkbezoeken aan de dienstonderdelen de uitvoering van de regelingen.
4. Na realisatie van de reorganisatie en na de verhuizing zal de MID structureel de uitvoering van regelingen en procedures in de documentaire informatievoorziening gaan controleren. Hiertoe wordt een auditteam samengesteld, waarin onder meer de beleidsmedewerker DIV zitting heeft. Door de invoering van X-Post zijn de mogelijkheden tot controle vergroot.
5. Hetgeen onder bevinding 3 is opgemerkt, geldt onverminderd voor het toezicht op de uitvoering van het voorlopige verbod van de HMID op de vernietiging van archiefbescheiden (december 1997) en de daarop volgende Aanwijzing nr. 11. Het verbod is voorlopig, omdat het geldt tot de invoering van de selectielijst(en). De aanwijzing geeft uitleg over het begrip archiefbescheiden, in het bijzonder over de vraag, of de gegevens die de MID met afluisterapparatuur uit de ether gehaald heeft en die vervolgens niet verwerkt zijn, als archiefbescheiden aangemerkt moeten worden. Deze gelden niet als archiefbescheiden. Zowel de beleidsmedewerker DIV als de veiligheidsfunctionarissen houden de uitvoering van het verbod in het oog. Genoemde ambtenaren constateerden geen afwijkingen van het vernietigingsbeleid. 6. Als eindoordeel deelt de MID mee, dat het verbeterproject voldoet en dat waar nodig het traject wordt bewaakt en de regelgeving tussentijds wordt bijgesteld. Het risico van illegale vernietiging wordt gering geacht.

Thema

Personeel

Aanbeveling

Inspectierapport 1997 aanbeveling B:

Bovendien is het nodig de medewerkers die belast zijn met postregistratie en dossiervorming, een cursus te laten volgen op dit gebied.

Inspectierapport 1997 aanbeveling E:

In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...) de benodigde personeelsformatie voor een adequaat archiefbeheer ...

Werkgroep-Valk, beleidsmatige aanbeveling 3:

(...) zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied is herhaling van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten.

Inspectierapport 1998, aanbeveling 11:

Beginnen met instructie en training ter zake van toepassing van de selectielijst, zowel van DIV medewerkers als van de overige MID medewerkers.

Inspectierapport 1998 aanbeveling 12:

Nagaan of voor de maatregelen tot verbetering van het archiefbeheer niet méér van tijdelijke externe capaciteit gebruik kan worden gemaakt.

Bevinding

De aanbevelingen betreffen de deskundigheid en de capaciteit van al het personeel van de MID dat als hoofd- of als bijtaak werkzaamheden op het gebied van de documentaire informatievoorziening uitvoert. Het gaat dus niet alleen om de DIV-eenheden, maar ook om de administratieve medewerkers die naast andere taken DIV-werkzaamheden uitvoeren. Die werkzaamheden zijn ook niet overal hetzelfde. Daarom kan de kwaliteit van het personeel verschillen. Kwaliteit

1. Door middel van drie DIOR-modulen zijn de bijscholingen in 1998 en 1999 volbracht. De binnen de documentaire informatievoorziening werkzame medewerkers hebben allen een vakopleiding gevolgd, variërend van SOD, DIOR-modulen 4A, 6A en 9A tot een gebruikers- of beheersopleiding XPost.
2. De MID acht het opleidingsniveau van de huidige medewerkers voor de huidige, relatief traditionele werkuitvoering voldoende. Door de voorgenomen reorganisatie kunnen er echter nieuwe medewerkers met een DIV-functie aangesteld worden die niet voldoen aan het vereiste kennisniveau. De functieprofielen liggen inmiddels vast. Bij de implementatie van de reorganisatie worden deze naast de kennis en vaardigheden van de oude en nieuwe medewerkers gelegd. Daarna volgt - indien wenselijk - bijscholing. Het nieuw aangetrokken hoofd SDI is bezig om de opleidingsbehoefte voor de nieuw situatie te vertalen naar een plan, op grond waarvan de DIV-medewerkers opgeleid en begeleid kunnen worden. 3. Onduidelijk is of in dit opleidingsplan al rekening wordt gehouden met de nieuwe eisen die in de nabije toekomst aan de kennis en vaardigheden van DIV-medewerkers gesteld worden als gevolg van de invoering van de PIVOT-methodiek en de digitalisering. Er is nog geen planning voor dit nieuwe opleidingstraject. Capaciteit
4. Formatief zijn 35 fte's beschikbaar. Er zijn bij het Bureau Documentair Informatiebeheer (zie thema verbetering van het `beheersmatige' management) 17 fte's voorzien. Daarbij komen nog de functies beleidsmedewerker DIV (nu ABPC) en 3 DIV-medewerkers van de afdelingen HUMINT en Verbindingsinlichtingen, in totaal 21 fte's. Dit zijn allen professionals. De overige 14 fte's bestaan uit vacatures en `combinatiefuncties': bureaumedewerkers die DIV-werkzaamheden in combinatie met andere administratieve werkzaamheden uitvoeren. In verband met de voorgenomen reorganisatie staan er momenteel vacatures open. Enkele daarvan worden voorlopig door middel van uitzendkrachten ingevuld. Het is mogelijk, zo geeft de MID aan, dat in een verder stadium van de reorganisatie de uitstaande vacatures alsnog vervuld worden. 5. Door de geplande centralisatie en concentratie zal naar de verwachting van de MID een efficiëntere en effectievere inzet van DIV-personeel mogelijk zijn. Er worden verschillende locaties opgeheven, b.v. bij TNO / FEL. De huidige formatieve capaciteit is volgens de MID voldoende. Een eerder toegezegd werklastonderzoek heeft nog niet plaatsgevonden. Dit komt wel, maar pas na de reorganisatie en de uitvoering van het project `Nieuwe werkwijze', waarin de digitalisering van de archiefvorming en het archiefbeheer wordt beoogd.
6. Tijdelijk extern personeel (dus niet CAS-medewerkers) is sedert oktober 1999 ingezet, maar slechts mondjesmaat. Krapte op de arbeidsmarkt vormt een knelpunt. Wel wordt binnenkort een `veegploeg' geformeerd voor het opsporen en inventariseren van werk- en schaduwarchieven (zie verderop).

Thema

Postregistratie en verblijfsadministratie

Aanbeveling

Inspectierapport 1998, aanbeveling 1:

Bij de invoering van een uniform document management en postregistratiesysteem aandacht schenken aan de invoerings- en overgangsproblemen, waaronder


* de training van zowel DIV medewerkers, als analisten en andere MID medewerkers;


* het behoorlijk afsluiten van de bestaande primaire en ondersteunende processen en systemen.

Inspectierapport 1998, aanbeveling 2:

De voorgenomen maatregelen inzake postregistratie, verblijfplaats- en voortgangsadministratie, alsmede substitutie mede aangrijpen om het archiefbeheer zodanig te organiseren dat archiefbescheiden niet meer (of slechts in kopievorm) in werkdossiers terechtkomen.

Bevinding

Postregistratie

1. Het aanvankelijke plan van de MID een eigen uniform DIS-systeem per 1 januari 1999 in te voeren, is niet doorgegaan. De MID heeft zich moeten aansluiten bij een Defensiebreed systeem, waarover pas in het eerste kwartaal van 1999 een definitief besluit is genomen. Dit systeem - het gaat om het eerder genoemde XPost - is in 1999 bij alle afdelingen van de MID ingevoerd. De `functioneel beheerder XPost' (bureau Documentair Informatiebeheer) beheert het systeem binnen de MID. De beheerder houdt toezicht op wijze van invoer door / bij de MID-afdelingen.
2. De MID geeft aan, dat XPost een defensiebreed systeem is en daarom niet in alle opzichten aan de behoeften van de MID voldoet. Een ander knelpunt is, dat XPost wel voldoet voor de traditionele manier van post registreren, maar niet voorziet in andere functionaliteiten, zoals documentbeheer, workflow, scanning. Mogelijkheden tot koppeling worden momenteel in het project Nieuwe Werkwijze onderzocht.
3. Bijscholing van alle gebruikers heeft de invoering van XPost ondersteund. De bijscholing en begeleiding is departementsbreed georganiseerd en gold voor het gehele DIV-personeel in brede zin. 4. De oudere systemen van de MID zijn voor het einde van 2000 millenniumproof gemaakt of anders bevroren. Er is niet geconverteerd van oudere postregistratiesystemen naar XPost. De oudere systemen blijven operationeel en worden binnenkort op het centrale Bureau Documentaire Informatievoorziening opgesteld. De daarbij behorende documentatie blijft bewaard. Verblijfsadministratie
In 1998 constateerde de Rijksarchiefinspectie dat formele archiefbescheiden terechtkwamen in `werkdossiers' van medewerkers. De MID heeft hierop enkele maatregelen genomen en voorzieningen getroffen.
5. Ten eerste heeft de HMID in september 1998 de Aanwijzing nr. 12 inzake werk- en schaduwarchieven in relatie tot formeel archief (september 1998) vastgesteld. Daarnaast bevat de Werkinstructie registratie XPost MID (versie 1.0, september 1999) diverse bepalingen over de verblijfplaatsadministratie, voortgangs- en afdoeningscontrole, opslag van afgedane documenten en documentoverdracht bij functiewisseling. In beide documenten krijgen de behandelende ambtenaar en zijn afdelingshoofd verantwoordelijkheid voor het `opschonen' van schaduw- en werkarchief. In dit verband is ook Aanwijzing DMID nr. 1 inzake postbehandeling te noemen (oktober 1999). Volgens de MID doen zich geen knelpunten bij de uitvoering van de Aanwijzing. 6. Ten tweede verwacht de MID veel van de centrale rol die de DIV-sectie ten aanzien van de afhandeling en bewaking van de informatiestromen binnen de MID is toegekend. Deze rol is in het plan Omega en in het organisatie- en functiebeschrijvingenplan vastgelegd.
7. De MID gaat er hierbij van uit, dat de problematiek in de nabije toekomst, na de invoering van een digitaal archief(beheer), niet meer zal spelen, omdat dan alle papieren bescheiden automatisch werkpapieren zullen zijn.
8. Van maatregelen in het kader van substitutie is nog geen sprake, omdat de digitalisering van papieren archiefbescheiden nog slechts in de verkenningsfase verkeert.

Thema

Ordening, ontsluiting en reconstructie I

Aanbeveling

Inspectierapport 1997 aanbeveling E:

In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan de inventarisatie van aanwezige bestanden van de MID en taakvoorgangers. Tevens zal daarbij aandacht moeten worden besteed aan archiefbestanden die zijn gerelateerd aan de inlichtingen- en veiligheidstaak van Defensie nu en in het verleden, ...

Werkgroep-Valk, technische aanbeveling 1:

Microfilms van archiefbescheiden en ander film- en fotomateriaal alsmede elektronische of magnetische geheugendragers moeten permanent toegankelijk gemaakt worden en moeten geselecteerd worden volgens vast te stellen selectielijsten.

Werkgroep-Valk, technische aanbeveling 2:

Microfilms van archieven en ook ander film- en fotomateriaal ... moeten in materieel goede staat gebracht worden, naar de normen van nog vast te stellen wettelijke regelingen voor vervanging van originele archiefbescheiden door reproducties ...

Inspectierapport 1998, aanbeveling 3:

Tijdens de bewerking door de CAS en het institutioneel onderzoek steeds terugkoppelen naar de MID medewerkers om hen aan te zetten eventuele aanvullingen op de archiefbestanden op te sporen en te melden.

Bevinding

In 1998 is de CAS in opdracht van de MID met de bewerking van de archieven tot 1996 begonnen. Het totale bewerkingsproject duurt van 1998 t/m 2003. De bewerking van de bestanddelen betreft alle archieven van de MID en taakvoorgangers tot 1996. De archiefbescheiden bevinden zich ook op andere locaties dan die van de MID, b.v. in het Instituut voor Maritieme Historie. De bewerking vindt op locatie plaats. De huidige totale omvang van de papieren bestanden bedraagt ongeveer 1500 meter.

De bewerking geschiedt in drie fasen: a) een globale beschrijving van alle MID en MID-gerelateerde bestanden, b) een gedetailleerde voorlopige beschrijving van alle bestandsdelen, c) na selectie van de bestanden: een gedetailleerde definitieve beschrijving van de te bewaren en over te brengen bestandsdelen. Daarnaast vindt er een herstel en conserveringsslag plaats. De bestanden worden onderscheiden naar de media papier, film en foto en digitaal.

Onderdeel van de bewerking is het reconstrueren van de bestanden en onderdelen daarvan die er hadden moeten zijn, als deze niet vernietigd waren. Een dergelijke reconstructie heeft de minister van Defensie aan de Tweede Kamer toegezegd.
Ordening en toegankelijkheid

1. De eerste fase is voltooid. Reeds in april 1998 heeft de minister van Defensie de rapportage van het onderzoek van de CAS naar de omvang, aard, materiële toestand en toegankelijkheid van de archieven (de Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst) aan de Tweede Kamer aangeboden. De MID heeft eind 1999 / begin 2000 tevens een globale inventarisatie gemaakt van de microfilms, microfiches en foto's en van de digitale bestanden.
2. De bewerking verkeert momenteel in de fase van voorlopige beschrijvingen. De bewerking hiervan verloopt naar het oordeel van de MID "in strak tempo". Vier van de negen onderscheiden blokken waren eind 1999 bewerkt. Eind 2000 zijn de overige vijf blokken naar verwachting bewerkt. De Centrale Archief Selectiedienst is in het voorjaar van 2000 gestart met de eerste proeven voor de bewerking van microfilms. In de loop van 2000 volgt de gedetailleerde inventarisatie van de digitale bestanden. 3. De derde fase - die van de definitieve beschrijvingen - is nog niet ingegaan. Wel anticipeert de MID al op de selectie van de bestanddelen, omdat alleen van de te bewaren bestanddelen een definitieve beschrijving hoeft te worden gemaakt (zie verder thema selectie en vernietiging). Na de selectie worden in 2001 en volgende jaren de voorlopige beschrijvingen van de te bewaren bestanden verwerkt tot definitieve beschrijvingen. 4. De inventarisatie in 3 fasen heeft op enkele onderdelen vertraging opgelopen. Dat is gebeurd bij de globale beschrijving van de bestanden op foto, film en digitale media. Oorspronkelijk was het de bedoeling, dat de globale bewerking van de microfilms in 1998 en die van de digitale bestanden in het eerste kwartaal van 1999 zou plaatsvinden. Uiteindelijk vond de uitvoering eind 1999, begin 2000 plaats. Bovendien is in 1999 bij de voorlopige beschrijving van de papieren bestanden vertraging opgetreden (zie verder thema planning en aansturing). Over het algemeen is de MID positief over de voortgang.
5. Onderdeel van de bewerking van de archiefbestanden door de CAS is het vaststellen van de staat van de microfilms, films e.d. en het eventueel herstellen van de goede staat. Proefnemingen door de CAS hebben aangetoond, dat de materiële staat van microfilms, foto's e.d. goed is.
6. Bij de bewerking op locatie betrekken de CAS-medewerkers ook de zgn. werk- en schaduwarchieven. Hierdoor is er automatisch contact met de medewerkers. Ook in het voortgangsoverleg, waaraan van iedere afdeling een contactpersoon deelneemt, komt het onderwerp regelmatig ter sprake.
Reconstructie van vernietigd archief
7. Door vergelijking van de Staat der Archieven (zie bevinding 1) en het PIVOT- onderzoeksrapport zou beoordeeld kunnen worden, "wat er niet (meer) is maar wel zou moeten zijn", aldus de minister van Defensie in het algemeen overleg van de vaste Kamercommissies voor Binnenlandse Zaken, Defensie en OcenW op 15 oktober 1998. Hoewel het onderzoeksrapport De militaire inlichtingendiensten in 1999 verschenen is, wil de MID pas op zijn vroegst eind 2000 uitspraken doen over de precieze aard en omvang van de archiefbescheiden die voor 1997 oneigenlijk vernietigd (kunnen) zijn. Reden daarvoor is, dat pas dan alle voorlopige beschrijvingen vergeleken kunnen worden met de ontwerp-selectielijst en het PIVOT-rapport. Gladio en andere bijzondere `dossiers'
In december 1997 heeft de staatssecretaris van OCenW de Tweede Kamer toegezegd nader onderzoek te laten doen naar archiefbescheiden van en met betrekking tot de Nederlandse `sectie' van de Gladio-organisatie, het `dossier' Englandspiel en het archief van het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV). 8. Op grond van literatuur en het onderzoek van de Werkgroep-Valk kan geconstateerd worden, dat de verantwoordelijkheid voor het organiseren van een stay behind-organisatie (ook wel Gladio-organisatie genoemd) bij de Bevelhebber der Landstrijdkrachten lag / ligt en dat de verantwoordelijkheid voor de nationale verbindingsbeveiliging bij de minister van Buitenlandse Zaken lag. Die laatste verantwoordelijkheid is per 1 januari 2000 naar de minister van BZK overgegaan. Het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV) wordt begin 2001 feitelijk in de BVD geïntegreerd. De archiefbescheiden van deze organisaties zouden daarom bij de Bevelhebber der Landstrijdkrachten en de minister van Buitenlandse Zaken moeten berusten. Omdat de MID diensten verrichtte voor de stay behind-organisatie en intensieve contacten had en heeft met het NBV, moet de MID uiteraard wel archiefbescheiden met betrekking tot deze organisaties hebben. 9. Over de aanwezigheid van archiefbescheiden gevormd bij de taakuitoefening door MID en taakvoorgangers, heeft de Werkgroep-Valk in mei 1998 gerapporteerd, dat het archief van de stay behind-organisatie Sectie Algemene Zaken (SAZ) na de opheffing daarvan in 1992 bijna geheel vernietigd is. Ook verschafte de Werkgroep-Valk informatie over de Commissie-Onnen, die eind jaren veertig onderzoek heeft gedaan naar het Englandspiel. De werkgroep achtte het niet onmogelijk, dat de bewerking van het archief van de Landmacht Inlichtingendienst archiefbescheiden over het Englandspiel zal opleveren. Over het NBV doet de Werkgroep-Valk geen uitspraken. 10. Bij de bewerking van het MID-archief zijn tot dusverre geen archiefbescheiden met betrekking tot de bovengenoemde organisaties boven water gekomen. Meer zekerheid kan de MID bieden, nadat de voorlopige beschrijving van alle archiefblokken tot 1996 voltooid is (zie bevinding 7).

Thema

Ordening, ontsluiting en reconstructie I I

Aanbeveling

Inspectierapport 1998, aanbeveling 4:

De verhuizing, in 1999, van een aantal afdelingen ook aangrijpen voor een nadere poging nog achtergebleven archief- en documentatiemateriaal te lokaliseren.

Bevinding

Bij verhuizingen lopen archieven het risico slachtoffer van opruimwoede van de medewerkers en efficiencystreven van het management te worden. Omdat een deel van de MID-locaties binnenkort opgeheven wordt, geldt dit voor de MID in hoge mate.

1. Begin 2000 is de MID nog op 16 locaties gehuisvest, waarvan 1 in de Antillen en 1 in Duitsland. In 2000 en 20001 wordt het aantal locaties teruggebracht naar elf.
2. Infrastructurele en budgettaire beperkingen, waarop de MID geen invloed kan uitoefenen, hebben de geplande verhuizingen uitgesteld. De verbouwing van de Frederikskazerne is nog in volle gang. In de loop van 2000 wordt gestart met de `inhuizing' van de diverse afdelingen.
3. Door de bewerking op locatie wordt inzicht verkregen in de werk- en schaduwarchieven. Vóór het opleveren van de locaties wordt een finale controle uitgevoerd, ten einde vast te stellen of er archiefbescheiden zijn achtergebleven. Hiertoe is een recentelijk een externe `veegploeg' samengesteld, die als doel heeft in de werk- en schaduwarchieven archiefbescheiden op te sporen die buiten de bewerking zijn gebleven en die bovendien tot doel heeft een actuele verblijfsadministratie van de overige archiefbescheiden op te zetten. De maatregel heeft verder tot doel de werk- en schaduwarchieven tot een zo beperkt mogelijke omvang terug te brengen.
4. Na beëindiging van de werkzaamheden van de veegploeg is er voldoende inzicht in de aard en omvang van de archiefbescheiden die nog bij de medewerkers berusten. Er zullen zodoende geen archiefbescheiden verloren kunnen gaan, is de verwachting van de MID.

Thema

Derubricering

Aanbeveling

Inspectierapport 1997, aanbeveling D:

In de procedures van het archiefbeheer dient rekening te worden gehouden met toekomstige derubricering van de archiefbescheiden.

Inspectierapport 1998, aanbeveling 6:

In het archiefbeheer wordt rekening gehouden met toekomstige derubricering van archiefbescheiden.

Bevinding

Beide aanbevelingen beogen een tijdige derubricering te bewerkstelligen. Primair gaat het er hierbij om de toegankelijkheid van de archiefbescheiden te verhogen, ook met het oog op Wob-verzoeken. Daarnaast zal de maatregel een tijdige overbrenging van archiefbescheiden bevorderen. Beleid en uitvoering dienen hiertoe aangepast te worden.

Aan de uitvoering van deze aanbevelingen heeft de MID geen prioriteit gegeven. Hoewel dit niet de bedoeling van de aanbeveling was, betrekt de MID het derubriceren op de nog te bewerken bestanden. Dat zal op zijn vroegst eind 2003 beginnen.

Thema

Substitutie

Aanbeveling

Inspectierapport 1998, aanbeveling 7 en 8:

Voor substitutie (scannen/digitaliseren/verfilmen) één systeem voor de MID kiezen en, na afweging van kosten en baten, bij de daarvoor in aanmerking komende onderdelen invoeren.

Aanvragen van de in artikel 7 van de Archiefwet 1995 bedoelde machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties.

Bevinding 1. De MID heeft gekozen voor de invoering van een gezamenlijk systeem voor scanning, opslag, terbeschikkingstelling e.d. van digitale bestanden. Er is echter nog niet gekozen voor een bepaald systeem. Uitgangspunt voor de MID hierbij is, dat deze de Defensiebrede lijn zal (moeten) volgen, tenzij er gegronde redenen zijn hiervan af te wijken.
2. Sinds september 1999 experimenteert de MID met de eventuele invoering van een nieuwe - digitale - werkwijze: het project Nieuwe Werkwijze. Het experiment richt zich op het "op basis van de huidige werkprocessen en procedures inpassen van digitale archiefvorming, archiefbeheer en ontsluiting." (zie Evaluatie criteria pilot Omega, maart 2000). Van maart tot oktober 2000 wordt een proef bij de afdeling Inlichtingen uitgevoerd. De ICT-architectuur zal hierbij al zodanig ingericht moeten zijn, dat integratie met een Document Management Systeem (DMS) gerealiseerd kan worden. In de loop van 2000 neemt Defensie naar verwachting een besluit over het Defensiebreed in te voeren DMS. 3. In de experimenten worden zowel papieren als de digitale documenten gevormd en beheerd. Er is voorlopig nog geen sprake van werkelijk digitaal archief(beheer), waarbij de originelen worden vernietigd. Vooralsnog hoeft de aanbeveling inzake substitutie dus niet uitgevoerd te worden.

Thema

Archiefruimten

Aanbeveling

Inspectierapport 1997, aanbeveling C:

Het is noodzakelijk om één ruimte aan te wijzen waar zogenaamde semi-statische archieven kunnen worden opgeslagen, voordat zij naar het Algemeen Rijksarchief worden overgebracht.

Inspectierapport 1998, aanbeveling 9.

Onverwijld in de bestaande archiefruimten de beveiliging tegen brand- en wateroverlast verbeteren.

Bevinding

De Rijksarchiefdienst beval in zijn inspectierapport 1997 aan voor de MID-archieven een centrale archiefruimte aan te wijzen. Over de beheersvorm deed de inspectie 1997 geen uitspraak: de MID hoefde niet zelf deze ruimte te beheren.
Beheer van semi-statisch archief

1. De MID heeft ervoor gekozen een eigen centrale archiefruimte in te richten (in de kelder van de Frederikskazerne) en deze zelf te beheren. Het `materiële' beheer van de ruimte wordt door de hoofdafdeling Bedrijfsvoering i.o. van de MID gevoerd. De ruimte is mede bestemd voor de bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
2. Blijkens de archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie beheert DARIC de semi-statische archieven van de gehele defensie-organisatie. Het Centraal Archieven Depot (CAD) is hiermee belast. Het CAD zorgt dan ook voor de overbrenging van archieven naar de Rijksarchiefdienst. Door een eigen voorziening te treffen en het oud-archief niet over te dragen aan het CAD, wijkt de MID af van de departementale archiefbeheersregels. 3. Het MID overweegt na beëindiging van de CAS-bewerking (eind 2003) de semi-statische archieven over te dragen aan DARIC. De directeur DARIC heeft hiertoe recentelijk het aanbod gedaan. 4. Door intern toezicht zal de MID in de toekomst verhinderen, dat er andere bewaarruimten voor semi-statisch archief buiten de centrale archiefruimte ontstaan. In dit verband vormen de persoonsdossiers van het bureau Veiligheidsonderzoek (ACIV), dat zijn `dynamisch' archief langdurig beheert, een punt van zorg voor de MID. 5. De MID heeft nog geen procedure ontwikkeld voor de overdracht en het beheer van semi-statisch archief. De MID heeft echter (juni 2000) toegezegd, dat het nog voor de verhuizing van het bureau Documentaire Informatie, dat het beheer over de over de archiefruimte gaat voeren, naar de Frederikskazerne, regels zal opstellen.
Verbouwing en inrichting archiefruimte
6. De verbouwing en inrichting van de centrale archiefruimte was begin 2000 gereed. Bij de voorbereidingen waren de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen (DGW&T) van Defensie en de Rijksarchiefdienst betrokken. De adviseur van de Rijksarchiefdienst (RAD), T. Steemers, heeft voorafgaande aan de verbouwing de beoogde archiefruimte beoordeeld. Op zijn mondelinge advies is de ruimte aangepast. Uit de verrichte metingen naar de temperatuur en luchtvochtigheid bleek, dat de waarden teveel van de normwaarden afweken. De MID zoekt momenteel (juni 2000) nog naar oplossingen om deze waarden binnen de normen te brengen. De centrale archiefruimte zal aan de normen van de Regeling ex art. 13 van het Archiefbesluit voldoen.
7. De Rijksgebouwendienst (RGD) regio Den Haag is waarschijnlijk niet betrokken bij de verbouwing, omdat de RGD de zorg voor het beheer van de gebouwen, terreinen e.d. aan DGW&T van Defensie heeft overgedragen. Aan te nemen is, dat DGW&T de planning heeft verzorgd en het toezicht op de uitvoering heeft gevoerd. Tijdelijke voorzieningen
8. Gezien de aanstaande opheffing van locaties en verhuizing van afdelingen, heeft de MID volstaan met het aanbrengen van de meest noodzakelijke voorzieningen. Bij SVIC-Amsterdam, welke vestiging binnenkort wordt opgeheven, en de locaties in Den Haag is nagegaan, of de ruimten voldoende waren beveiligd. De MID heeft dit bij de vestiging op de Nederlandse Antillen nagelaten, omdat men in de veronderstelling verkeerde dat de Rijksarchiefinspectie dat zou doen. In de vestigingen in Amsterdam en Den Haag (inclusief TNO) zijn rook- brand- en watermelders geïnstalleerd en is de juiste brandblusapparatuur geplaatst. Er zijn kennelijk geen bouwkundige voorzieningen, zoals het dichten van openingen voor doorvoer van kabels e.d., getroffen. De aangebrachte voorzieningen voldoen volgens de MID aan de normen van de Regeling ex art. 13 Archiefbesluit. De MID verwacht dat er in de toekomst waarschijnlijk geen andere archiefruimte zal zijn dan die in de Frederikskazerne.

Thema

Selectie en vernietiging

Aanbeveling

Inspectierapport 1997 aanbeveling E:

In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...) het gebruik van de selectielijst in de praktijk ...

Inspectierapport 1998, aanbeveling 10:

Vertaling van de selectielijst voor de MID naar de praktijk. Selectie overeenkomstig de lijst dient een normaal onderdeel van het archiefbeheer te zijn.

Bevinding Totstandkoming van selectielijst

1. Omdat de concept-selectielijst niet op basis van een PIVOT-onderzoek tot stand is gekomen, moet de lijst getoetst worden aan het naderhand tot stand gekomen PIVOT-rapport nr. 61. Dit rapport is in maart 1999 als De militaire inlichtingendiensten gepubliceerd. Een eerder toegezegde toetsing blijkt totnogtoe niet plaats gevonden te hebben, althans geen integrale toetsing. 2. Aanvankelijk heeft de MID de afhandeling van de selectielijst gekoppeld aan de vaststelling van de BVD-lijst. Recentelijk heeft de MID echter voor een andere benadering gekozen. Begin 2000 heeft de MID het driehoeksoverleg met de Rijksarchiefdienst geopend over een gefaseerde afhandeling van de selectielijst. Hierbij stelt men per taakgebied een deelselectielijst vast, te beginnen met die taakgebieden waarvan de archieven al in definitieve vorm geïnventariseerd zijn. In die opzet zal de MID dit jaar de concept-selectielijst aan de handelingen van het PIVOT-rapport en aan de voorlopige beschrijvingen van de MID-archieven (eind 2000 gereed) toetsen. Verder zal de MID in 2000 de concept-selectielijst toetsen aan de nieuwe Wet Inlichtingen- en Veiligheids-diensten. Tegelijkertijd zal de dienst bezien, in welke mate de reeds door Defensie vastgestelde selectielijsten (Materieel, Begroting) binnen de MID geïmplementeerd kunnen worden. Voordeel van deze aanpak is dat het driehoeksoverleg niet hoeft te wachten op het laatste product van de bewerking. De selectielijst moet toepasbaar zijn op het archief uit de periode 1945-1996 (voor 1945 is niet veel materiaal over). 3. In 2001 zal de selectielijst aangeboden worden aan de minister van OCenW. Onder enig voorbehoud stelt de MID de einddatum van het gehele traject op begin 2002.
Implementatie van selectielijst
4. De implementatie van de selectielijst hangt volgens de MID van drie factoren af: het driehoeksoverleg, de wijze waarop binnen geheel Defensie met de PIVOT-methodiek zal worden omgegaan, en de reorganisatie van de MID. De MID wijst de eerste en de derde factor als knelpunt aan. Pas nadat duidelijkheid verkregen is over de uitkomsten van de drie processen, zal de implementatie van de selectielijst "handen en voeten worden gegeven".

Reactie van de MID

Nawoord van de Hoofdinspecteur

De Rijksarchiefinspectie stelt met tevredenheid vast, dat de directeur van de Militaire Inlichtingendienst kan instemmen met de bevindingen en conclusies van de voortgangsinspectie 1999 en dat hij aanbevelingen overneemt.

Terecht merkt de directeur MID naar aanleiding van de conclusie nr. 17 op, dat de Nederlandse stay-behind-organisaties (Sectie Algemene Zaken, Operatiën) geen onderdeel van de MID vormden, maar onder de Chef van de Generale Staf / Bevelhebber der Landstrijdkrachten ressorteerden. Op dit punt heb ik het inspectierapport aangepast. De Inspectie zal zich tot DARIC wenden voor het verkrijgen van informatie over de - bewaard gebleven - archiefbescheiden van de stay behind-organisaties.

Ik acht het tenslotte van groot belang dat de MID zich bij de definitieve bewerking - uiteraard naar vermogen - actief inzet om de ontbrekende bestanddelen die op grond van de nog vast te stellen selectielijst als `te bewaren' zijn aangemerkt, te reconstrueren. Indien zich hierbij knelpunten voordoen, ben ik graag bereid aan een oplossing bij te dragen.

De algemene rijksarchivaris,

Voor deze,

De Hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie

Bijlagen

1 Eerdere onderzoeken naar het archiefbeheer van de MID

Inspectie 1997

Op verzoek van de Tweede Kamer heeft de algemene rijksarchivaris in 1997 een inspectie uitgevoerd bij de MID, waarvan het rapport in juli door de minister van Defensie aan de Tweede Kamer is overlegd. De algemene rijksarchivaris stelde vast dat bij het ministerie van Defensie onvoldoende aandacht heeft bestaan voor de belangen van een goed archiefbeheer van de MID en zijn voorgangers, met als gevolg dat:


* selectie en vernietiging onzorgvuldig waren;
* archieven niet in de vereiste goede, geordende en toegankelijke verkeerden;

* een goed overzicht van de bestaande archiefbestanden ontbrak;
* de MID onvoldoende archivistisch geschoold personeel had;
* centrale coördinatie en ondersteuning op het gebied van het archiefbeheer ontbraken;

* de archieven geborgen waren op daartoe ongeschikte plaatsen;
* er onvoldoende rekening werd gehouden met toekomstige derubricering van archiefbescheiden.

De minister van Defensie erkende dat het archiefbeheer bij de MID nadrukkelijk te wensen overliet, dat een aantal bureaus / afdelingen van de MID niet zorgvuldig had gehandeld en in strijd met de Archiefwet archiefbescheiden had vernietigd. Hij had reeds opdracht gegeven geen documenten meer te vernietigen, totdat de selectielijst MID was vastgesteld. Hij meldde voorts dat er inmiddels een aantal andere maatregelen was genomen, waaronder de selectie van een coördinator archieven. Hij zegde verder toe dat een uitgebreid plan van aanpak voor verbetering van het archiefbeheer zou worden opgesteld.

Over deze brief hebben op 17 december 1997 de vaste Kamercommissies voor Defensie, voor Binnenlandse Zaken en voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen overlegd met de ministers van Defensie en van Binnenlandse Zaken en met de staatssecretaris van OCenW. Bij die gelegenheid heeft de minister een aantal toezeggingen gedaan (zie bijlage 3). Tegelijkertijd heeft de staatssecretaris van OCenW aangegeven, dat de specifieke situatie van de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten extra toezicht door de algemene rijksarchivaris rechtvaardigde. De staatssecretaris heeft toen toegezegd onderzoek te laten verrichten naar de Gladio-archieven, het dossier Englandspiel en het archief van het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV) en de Tweede Kamer daarvan te berichten (zie bijlage 3).

Inspectie 1998

De algemene rijksarchivaris heeft vervolgens de Rijksarchiefinspectie opdracht gegeven tot een nieuwe inspectie bij de MID. Die inspectie is uitgevoerd in de maanden april - juli 1998. Alle afdelingen werden tijdens die inspectie bezocht, met uitzondering van de eenheid Operationele Verbindingsinlichtingen (OVIC), die onder de afdeling Verbindingsinlichtingen (AVI) ressorteert, en de locaties buiten Nederland.

Bij brief van 6 oktober 1998 heeft de algemene rijksarchivaris de minister van OCenW en het hoofd van de Militaire Inlichtingendienst op de hoogte gesteld van zijn bevindingen. Mede namens de minister van OCenW heeft de minister van Defensie dit tweede inspectierapport, tezamen met de halfjaarlijkse voortgangsrapportage over het archiefbeheer van de MID, bij brief van 15 maart 1999 aan de Tweede Kamer aangeboden. De vaste Kamercommissie voor Defensie heeft naar aanleiding van de brief en de rapporten in het schriftelijk overleg, vastgesteld 8 juni 1999, de regering gevraagd om een reactie op de aanbevelingen van de algemene rijksarchivaris.

Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten

Zelf heeft de Tweede Kamer in de eerste helft van 1998 een breder onderzoek ingesteld naar het archiefbeleid en -beheer van alle inlichtingen- en veiligheidsdiensten in de naoorlogse periode. Het onderzoek was opgedragen aan de werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, naar zijn voorzitter ook wel aangeduid met de Werkgroep-Valk. Dit onderzoek resulteerde in een rapport Beheren en beweren, dat op 13 mei 1998 aan de Tweede Kamer werd aangeboden en waarop de regering op 17 juni gereageerd heeft. Ten aanzien van de MID bevatte het rapport de specifieke aanbeveling, dat "organisatorische maatregelen nodig om het beheersmatige management op peil te brengen", omdat "zonder beleidsmatig ingrijpen in het management alsmede de selectie van leidinggevend personeel en zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied ... herhaling van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten ." In zijn reactie heeft de minister van Defensie, buiten eerder gedane toezeggingen, een extra budget voor verbetering van het archiefbeheer van de MID toegezegd.

2 Conclusies en aanbevelingen inspectierapport 1997

De hieronder staande tekst is een letterlijke weergave van de conclusies en aanbevelingen. Ter wille van de controle zijn de aanbevelingen geletterd.

De belangen van een goed archiefbeheer hebben in het verleden voor wat betreft de taken op het gebied van inlichtingen en veiligheid bij het ministerie van Defensie onvoldoende aandacht gekregen. Dit geldt met name voor het archiefbeheer van de taakvoorgangers van de MID. Een gevolg hiervan is dat de archieven van de taakvoorgangers van de MID goeddeels zijn vernietigd en dat de nog aanwezige archieven niet in de door de Archiefwet vereiste goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Er bestaat geen goed overzicht van de bestaande archiefbestanden. Het ministerie van Defensie draagt de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zoals dat door de voorgangers van de MID is gevoerd. De leiding van de MID is zich er ten volle van bewust dat de geconstateerde tekortkomingen in het archiefbeheer adequaat moeten worden opgelost en heeft hiertoe al aanzetten gegeven. De activiteiten die de MID reeds heeft uitgevoerd ter verbetering van het archiefbeheer, dienen verder te worden uitgewerkt in een plan van aanpak dat op grond van de bevindingen van de Rijksarchiefdienst wordt opgesteld.

Bij de MID is bij de diverse dienstonderdelen onvoldoende archivistisch geschoold personeel werkzaam. Bovendien ontbreekt het aan een centrale coördinatie en ondersteuning op het gebied van het archiefbeheer. In overleg met DARIC heeft de MID inmiddels een profielschets opgesteld van een medewerker die verantwoordelijk wordt voor het archiefbeheer binnen de MID.

Hier wordt aanbevolen om deze functionaris de functie van coördinator gegevensbeheer te geven. Zijn/haar belangrijkste taak zal moeten zijn het interne toezicht op de juiste toepassing van de selectielijst en de waarborging van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de dienst. Gedacht moet worden aan een S 11/12 functie.

Bovendien is het nodig de medewerkers die belast zijn met postregistratie en dossiervorming een cursus te laten volgen op dit gebied, uiteraard voor zover dit nog niet is geschied.

De MID maakt geen gebruik van het Centraal Archievendepot van het ministerie, dat bij het ministerie van Defensie functioneert als tussendepot van archieven die na verloop van een termijn hetzij naar het Algemeen Rijksarchief dienen te worden overgebracht, hetzij vernietigd moeten worden. De archieven blijven daardoor berusten bij de MID hoewel zij voor de administratieve processen hun belang hebben verloren. Vaak staan de archieven op plaatsen die daarvoor niet geschikt zijn. Het is noodzakelijk om één ruimte aan te wijzen waar zogenaamde semi-statische archieven kunnen worden opgeslagen voordat zij naar het Algemeen Rijksarchief worden overgebracht.

Evenals bij overige onderdelen bij de Rijksoverheid werkt de MID vanuit de aard van haar taken met rubricering van archiefbescheiden. In de procedures van het archiefbeheer dient rekening te worden gehouden met toekomstige derubricering van deze bescheiden om te voorkomen dat derubricering in de toekomst een te kostbare aangelegenheid gaat worden.

De aanbevelingen die hier worden gedaan moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak voor het archiefbeheer bij de MID. In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan de inventarisatie van aanwezige bestanden van de MID en taakvoorgangers. Tevens zal daarbij aandacht moeten worden besteed aan archiefbestanden die zijn gerelateerd aan de inlichtingen en veiligheidstaak van Defensie nu en in het verleden, zoals de archieven van Defensiestaf en operationele krijgsmachtonderdelen. Bovendien moeten in het plan van aanpak de benodigde personeelsformatie voor een adequaat archiefbeheer, het opstellen van specifieke beheersregels voor de MID en het gebruik van de selectielijst in de praktijk aan de orde komen.

3 Toezeggingen aan de Tweede Kamer inzake archiefbeheer MID, 17 december 1997

Toezeggingen van de minister van Defensie


* MID-selectielijst wordt nog in 1997, overeenkomstig toezegging uit 1993, aan de staatssecretaris van OCenW voorgelegd; de lijst zal na advies van RvC en behandeling in het parlement worden vastgesteld.*

* Informeren over speciale dossiers en reconstructie daarvan: b.v. Surinamedossier en Fatimadossier.

* Tot nader order is vernietigen van archiefbescheiden verboden; instructies van HMID aan afdelingshoofden en -eenheden.
* Nadere uitleg van het begrip archiefbescheiden, in overleg met externe deskundigen.

* Institutioneel onderzoek MID 1914-1997, te starten in 1998; resultaat wordt aan de Tweede Kamer toegezonden.
* Daarnaast rapporteren over nog aanwezige archieven en over de belangrijkste kwesties en tevens nader onderzoek naar vernietiging MID-archief na 1993.

* Globale inventarisatie MID-archieven door de CAS, 1914-1997.
* Raad voor Cultuur geeft advies over historische waarde van MID-archief, n.a.v. inventarisatie MID-archieven; ARA geeft advies over historische waarde van MID-archief, n.a.v. inventarisatie MID-archieven; voorstel van minister over de vernietiging, bewaring, overbrenging van MID-archief.

NB. Oudere archief wordt getoetst aan de selectielijst; aan de Raad voor Cultuur wordt advies gevraagd over de toepasbaarheid van de selectielijst, 1997 tot heden.*


* Verbetering van administratieve organisatie van het MID-archief (reeds 2 medewerkers zijn toegevoegd; per 1 januari 1998 treedt coördinator aan).

* Regelmatige verslaglegging aan de Tweede Kamer (apart hoofdstuk in Jaarverslag MID).

Toezegging van de staatssecretaris van OCenW

Nader onderzoek door algemene rijksarchivaris naar het archief van de Nederlandse sectie van de Gladio, het dossier Englandspiel en het archief van het NBV.

4 Bronnen

4.1 Documenten

Rijksarchiefdienst

Verslag van de inspectie door de algemene rijksarchivaris naar de zorg voor het archiefbeheer bij de Militaire Inlichtingendienst, onderdeel van het Ministerie van Defensie
, juli 1997.

Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst. Rapport van de inspectie door de algemene rijksarchivaris, oktober 1998 , tegelijkertijd met de halfjaarlijkse voortgangsrapportage over het archiefbeheer bij de MID mede namens de minister van OCenW bij brief van de minister van Defensie van 15 maart 1999 aan de Tweede Kamer aangeboden; Tweede Kamer, 1998-1999, 25 809, nr. 11; zie verder verslag van een schriftelijk overleg, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200 X, nr. 35.

Chronologie MID
, mei 1998.

Verslag van de algemene rijksarchivaris over het toezicht in 1997, 1998.

De militaire inlichtingendiensten. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de overheid op het gebied van militaire inlichtingendiensten, 1945-1999.
PIVOT-rapport nr. 61. 's-Gravenhage, 1999; zie ook verslag van een schriftelijk overleg, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200 X, nr. 35.

Ministerie van Defensie / MID

Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 11 inzake vernietiging van documenten anders dan archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet
, 6 februari 1998.

Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 12 inzake inspecties door de Rijksarchiefinspectie
, 2 april 1998.

Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 13 inzake het maken van back-ups
, DIS99000057, 10 februari 1999.

Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. inzake werk- en schaduwarchieven in relatie tot formeel archief, DIS98005069, september 1998.

Aanwijzing DMID nr. 1 betreffende postbehandeling , 4 oktober 1999. Confidentieel.

Aanwijzing DMID nr. 10 inzake archieven MID en project Omega , 27 oktober 1999. Confidentieel.

Algemeen Organisatiebesluit Defensie 1992
, laatstelijk gewijzigd 22 maart 1996.

Algemeen projectconvenant voor de bewerking van de archieven van de Militaire Inlichtingendienst en taakvoorgangers van het Ministerie van Defensie, ca. 1945-ca. 1996.
Projectnummer 97.114A (1998).

Brief en notitie van hoofd Militaire Inlichtingendienst inzake verbod op vernietiging van archiefbescheiden, 4 en 12 december 1997.

Centrale Archiefselectiedienst. Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst. Rapport van een onderzoek naar de omvang, aard, materiële toestand en toegankelijkheid van de archieven van de Militaire Inlichtingendienst en de daaraan gerelateerde archieven, bij brief van de minister van Defensie van 29 april 1998 aangeboden aan de Tweede Kamer; Tweede Kamer, II 1997-1998, 25 809, nr. 7.

Defensienota 2000
; Tweede Kamer, 1999-2000, 26 900, nrs. 1-2, hoofdstuk 3.

Engelen, D. Oorzaken, aard en omvang van de oneigenlijke vernietiging van archiefmateriaal van de MID in de periode 1993-1998, bij brief van de minister van Defensie van 29 april 1998 aan de Tweede Kamer aangeboden; Tweede Kamer, II 1997-1998, 25 809, nr. 7.

Financiële verantwoordingen over het jaar 1998: Rapport bij de financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van Defensie, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 541, nr. 38.

Handleiding XPost MID
, versie 1.1, oktober 1999.

Jaarverslag Militaire Inlichtingendienst
1997 en 1998. 's-Gravenhage, 1998, 1999.

Sub-taakbesluit Militaire Inlichtingendienst 1992 .

Masterplan ABPC
, 1 juni 1998, en aantekeningen van J. Gaillard hierbij, oktober 1998.

Masterplan Omega. Ontsluiting MID en gerelateerde archieven , oktober 1999 (definitief concept, versie 1.1).

Regeling documentaire informatievoorziening Defensie 1996 , laatstelijk gewijzigd 18 december 1997 (MP 10-005).

Registratuurplan MID
, versie 1.2. Confidentieel.

Rijksbegroting Ministerie van Defensie
1999, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200 hoofdstuk X, nr. 2, pp. 46-51; voor parlementaire behandeling, zie Tweede Kamer, II 1998-1999, 26 200 X, nr. 35 (inzake o.m. institutioneel onderzoek militaire inlichtingendiensten 1945-1999); Rijksbegroting Ministerie van Defensie 2000, Tweede Kamer, 1999-2000, 26 800 hoofdstuk X, nr. 2, p. 34.

Verslagen van de vergaderingen van de Stuurgroep archieven MID, met bijlagen, 1997-2000.

Werkinstructie documentaire informatievoorziening Militaire Inlichtingendienst (MID)
, 6 pp. z.j.

Werkinstructie registratie XPost MID
, versie 1.0, september 1999. Confidentieel.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

Rijksbegroting Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen 1998, 1999, bijlage 3/B: door de bewindslieden gedane toezeggingen, bijl. HdTK 1997-1998, 1998-1999, 25 600, resp. 26 200, hoofdstuk VIII, nr. 3, resp. 19-34, p. 23.

Tweede Kamer

Verslag van een algemeen overleg over de brief van de minister van Defensie van 9 december 1997 inzake MID-archieven, Tweede Kamer, II 1997-1998, 25 809, nrs. 1 en 3.

Beheren en Beweren. Rapport van de werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
; Tweede Kamer, 1997-98, 25 809, nrs. 4-5, aangeboden bij brief van de werkgroep van 13 mei 1998; voor de parlementaire behandeling, zie Tweede Kamer, 1997-1999, 25 809, nrs. 8-10.

Verslag van de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten over 1997; Tweede Kamer, 1998-1999, 26 279, nr. 1-2.

Overige

Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen van de Rijksdienst
, laatstelijk gewijzigd bij besluit van de minister-president van 17 december 1998, Stcrt. 248.

Kluiters, F.A.C. De Nederlandse inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Den Haag, 1993.

4.2 Gesprekken

drs. M.J. Boskamp, plaatsvervangend directeur MID / hoofd Bedrijfsvoering

J. Gaillard, beleidsmedewerker DIV

5 Afkortingen

ABPC Afdeling Beleid, Planning en Control

ACIV Afdeling Contra-inlichtingen en Veiligheid

AI Afdeling Inlichtingen

AMID / KL Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke Landmacht AMID / Klu Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke Luchtmacht
AMID / KM Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke Marine

AVI Afdeling Verbindingsinlichtingen

BVO Bureau Veiligheidsonderzoeken

CAD Centraal Archieven Depot

CAS Centrale Archief Selectiedienst

COMINT Communication Intelligence

CS Chef Staf (tevens plaatsvervangend hoofd MID) DARIC Directie Defensie Archieven-, Registratie- en Informatiecentrum
DGW&T Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen

DICO Defensie Interservice Commando

DIOR Documentaire Informatieopleiding Rijksoverheid

DIV Documentaire informatievoorziening

DMID Directeur Militaire Inlichtingendienst

FEBCO Financieel Economisch Beheer en Bedrijfsvoering Centrale Organisatie
HMID Hoofd Militaire Inlichtingendienst
HUMINT Human Intelligence

MID Militaire Inlichtingendienst

NBV Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging

OA Afdeling Operaties

Omega (project) Ontsluiting MID en Gerelateerde Archieven

OVIC Operationeel Verbindingsinlichtingencentrum

PIVOT Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD Rijksarchiefdienst

RGD Rijksgebouwendienst

SDI Sectie Documentaire Informatievoorziening

SVIC Strategisch Verbindingsinlichtingencentrum

TNO / FEL Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurkundig Onderzoek / Fysisch en Elektronisch Laboratorium

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie