Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Brief Defensie inzake financiële verantwoording 2000

Datum nieuwsfeit: 28-05-2001
Vindplaats van dit bericht
Bron: Ministerie van Defensie
Zoek soortgelijke berichten
Ministerie van Defensie



Brieven aan de Kamer


Algemeen overleg over de financiële verantwoording 2000 van Defensie

28-05-2001

Referte
Brief van 18 mei 2001 van de voorzitter van de commissie voor de Rijksuitgaven mede namens de voorzitter van de vaste commissie voor Defensie

Ten geleide

Alvorens in te gaan op de concrete beantwoording van de door u met referte gestelde vragen veroorloof ik mij enige inleidende opmerkingen en observaties.

Defensie heeft over de jaren 1998, 1999 en 2000 een goedkeurende accountantsverklaring verkregen. In die jaren is veel werk verzet op het gebied van financieel en materieel beheer. In het eerste jaar van mijn aantreden bij Defensie constateerde ik evenwel dat de kwaliteit van het beheer dringend verbetering behoefde om een Defensiebreed structureel ordelijk financieel en materieelbeheer te kunnen waarborgen. Deze verbetering had ik ook nodig, omdat voor het opstellen van de departementale jaarverantwoordingen onvoldoende kon worden gesteund op de administratie en de rapportages van uitgevoerde (decentrale) interne controles. Zowel de defensie-accountant als de Algemene Rekenkamer hebben over het gevoerde financieel beheer tot en met 1997 en de doorwerking daarvan in 1998 hun zorgen uitgesproken: de Algemene Rekenkamer constateerde een teruggang in het financieel beheer over 1997. Voor de Algemene Rekenkamer was dit aanleiding in 1997 en 1998 bezwaaronderzoeken uit te voeren bij de Dienst Gebouwen Werken en Terreinen (DGW&T; 1997), de Koninklijke Landmacht (KL; 1998) en het Defensie Interservice Commando (Dico; 1998).

Met voorrang boven andere belangrijke aandachtsgebieden zoals de herziening van het beleid bedrijfsvoering, ontwikkeling prestatie-indicatoren en verdere verbetering van het economisch beheer, heb ik in 1998 besloten dat alle lijnmanagers Verbeterplannen Financieel Beheer Defensie moeten opstellen. Daarin worden meerjarig alle noodzakelijke verbeteringen op het gebied van financieel en materieelbeheer zichtbaar gemaakt, en kan de voortgang worden bewaakt in opzet, bestaan en werking. Tevens heb ik toen besloten om de centrale regie aan te scherpen. Deze aanpak heeft tot de nodige verbeteringen geleid, en tot het oordeel van de Algemene Rekenkamer in het jaar 1999 (Dico en DGW&T) en 2000 (KL) om de genoemde bezwaaronderzoeken als afgerond te beschouwen.

Deze positieve resultaten hadden wel een prijs; er moesten keuzen worden gemaakt. Daardoor kon minder aandacht worden besteed aan de problematiek rond het materieelbeheer. Maar op dat onderdeel richtten de bezwaaronderzoeken zich ook niet. Ik accepteer dat de planning van verbeteractiviteiten in het kader van het materieelbeheer zich over meerdere jaren uitstrekt. Ik sta nog steeds achter de in 1998 gemaakte keuze: eerst defensiebrede verbeterplannen voor het financieel beheer en het afronden van bezwaaronderzoeken en daarna verscherpte aandacht voor het materieelbeheer. Natuurlijk ben ik t.a.v. het materieelbeheer in 1998 wel gestart om alle knelpunten in kaart te brengen. Hierbij moet worden bedacht dat Defensie, in vergelijking met andere departementen, een zeer omvangrijk en gecompliceerd materieel-bestand heeft en een daaruit voortvloeiend complex van materieel instandhoudings- en voorzieningsprocessen. Na in 1999 in het verlengde van de terzake aangepaste Compta-biliteitswet een aanwijzing materieelbeheer te hebben uitgegeven, heb ik tevens beslist dat het materieelbeheer defensiebreed als topprioriteit moet worden beschouwd en dat alle lijnmanagers risico-analyses moeten uitvoeren, op basis waarvan concrete verbeterplannen moeten worden opgesteld. Medio 2001 zullen de laatste analyses (KL en KLu) zijn voltooid. Op dat moment zal ik ook een normenkader voor het materieelbeheer vaststellen op basis waarvan de voortgang van de verbeteringen door de lijnmanagers en mij zal worden getoetst.

Op mijn initiatief vindt periodiek overleg plaats tussen de directeur-generaal economie en financiën, de onderdeelcontrollers, de defensie-accountant, Algemene Rekenkamer en het Ministerie van Financiën over het wegwerken van de tekortkomingen in het beheer. Naast het bespreken van de voortgang van de verbeterplannen, worden ideeën en best practices uitgewisseld en worden afspraken gemaakt over de inzet van toetsingscapaciteit en de te stellen prioriteiten.

Het is inderdaad niet gelukt om alle tekortkomingen in het financieel en materieelbeheer volledig in het jaar 2000 weg te nemen, maar dat was, zoals hiervoor geschetst ook voorzien. Ik heb u en de Algemene Rekenkamer hiervan in kennis gesteld tijdens en na het algemeen overleg over de financiële verantwoording 1999. Ik heb toen uiteengezet dat ik vanwege veranderde defensietaken, enorme reorganisaties en schaarste van deskundig financieel-economisch personeel, niet kon garanderen dat alle problemen in één jaar opgelost zouden zijn.

In een bestuurlijk overleg met de Algemene Rekenkamer in juni 2000 over het beheer bij Defensie sprak ik, overeenkomstig de suggestie van de Algemene Rekenkamer, met de Algemene Rekenkamer af om bij de verbeteractiviteiten prioriteiten vast te stellen, en om het overleg op hoog niveau tussen Algemene Rekenkamer en mijn staf te intensiveren. Daarmee werd ook beoogd over en weer duidelijkheid te hebben over de gehanteerde normen.

In zijn brief van 29 maart jl. wijst de Minister van Financiën, uit hoofde van zijn toezicht-houdende en coördinerende verantwoordelijkheid voor het financieel beheer bij het Rijk, op de vele ingrijpende wijzigingen en reorganisaties bij Defensie over de afgelopen tien jaar, en op de gebleken problemen bij werving en behoud van ervaren financieel-economisch deskundigen. De Minister van Financiën constateert, dat het financieel beheer bij Defensie zich op dit moment heeft ontwikkeld tot voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen, doch dat tevens sprake is van duidelijke verbetering in de opzet en sturing van het financieel beheer.

Tegen deze achtergrond heb ik dan ook met tevredenheid kennis genomen van het oordeel van de Algemene Rekenkamer dat met name het Dico, de DGW&T en de Defensie Telematica Organisatie (DTO) de beoogde belangrijke verbeteringen in het beheer hebben gerealiseerd. Ook bij het kerndepartement constateert de Algemene Rekenkamer dat in opzet en (in mindere mate) werking in 2000 verdere verbeteringen zijn bewerkstelligd en dat bij de KM de verbetermaatregelen in het jaar 2000 nagenoeg volgens plan zijn verlopen. Ondanks de (bescheiden) verbetering van de kwaliteit van het financieel beheer bij de KL in 2000 heeft de Algemene Rekenkamer besloten de bezwaarprocedure voor dit krijgsmachtdeel als afgerond te beschouwen; dit als gevolg van de verbeterde kwaliteit van de monitoring van de voortgang door de KL en van het feit dat het merendeel van de in 1998 geconstateerde tekortkomingen zijn opgeheven.

Deze positieve bevindingen en het oordeel van de Algemene Rekenkamer dat mijn Directie Financieel Economische Zaken (DFEZ) een goede structuur voor het toezicht heeft opgezet, zijn een aanmoediging om de vanaf 1998 ingezette verscherping van het toezicht van het management op de uitvoering van de verbetermaatregelen voort te zetten. De vaststelling van topprioriteiten financieel beheer en de periodieke verantwoording in de zogenoemde toprap-portages werpen duidelijk eerste resultaten af.

Het vorenstaande, alsmede de beslissing van de Algemene Rekenkamer om geen bezwaar tegen het financieel beheer bij de KLu te maken en af te zien van een bezwaaronderzoek bij de Kmar, zijn voor Defensie een aansporing om voort te gaan met het afronden van noodzakelijke verbetermaatregelen in 2001 om de ernstigste tekortkomingen weg te nemen. Het vertrouwen dat de Algemene Rekenkamer toont, is voor mij een steun in de rug. Met daadkracht en met nog verdere aanscherping van het centrale toezicht vervolgt Defensie de weg die vanaf 1998 is ingeslagen.

Een normenkader

In het totaaloordeel over de KLu en de Kmar spreekt de defensie-accountant over nog niet in alle opzichten ordelijk en maakt de Algemene Rekenkamer gewag van ernstige tekortkomingen. Hoewel het in beide gevallen buiten kijf staat dat verbeteringen noodzakelijk zijn, lopen deze kwalificaties nogal uiteen. Met de Algemene Rekenkamer, departementale accountantsdiensten en directies FEZ van andere ministeries, ondersteunt Defensie dan ook de verdere uitwerking van een rijksbreed normenkader voor financieel en materieelbeheer, dat alle betrokken partijen vooraf in staat stelt om rekening te houden met de eisen waaraan het beheer moet voldoen. Voor het materieelbeheer heb ik zelf het initiatief genomen om medio dit jaar een normenkader vast te stellen ten behoeve van de uitvoering en toetsing van maatregelen om de ernstige tekortkomingen in 2001 weg te werken.

In dit verband meld ik dat ik inmiddels ook een Task Force, onder leiding van de directeur-generaal economie en financiën, heb ingesteld die zich specifiek zal richten op de dit jaar nog te verrichten activiteiten, teneinde het door de Algemene Rekenkamer uitgesproken judicium ernstige tekortkomingen voor het jaar 2001 om te buigen. De voortgang van de verbeter-maatregelen zal nu maandelijks aan mij worden gerapporteerd in plaats van, op dit moment, driemaandelijks in de zogenaamde toprapportages.

Beantwoording van de vragen

Onder verwijzing naar uw in referte genoemde brief ga ik hieronder in op de door u gestelde vragen. Bij de beantwoording van de vragen richt ik me in het bijzonder op de door Algemene Rekenkamer gesignaleerde ernstige tekortkomingen in het financieel beheer bij de KLu en de Kmar en op het materieelbeheer bij Defensie.

Vraag 1: Wat is de verklaring voor de gesignaleerde ernstige tekortkomingen?

Antwoord: Te constateren is dat de KLu en de Kmar de verbetermaatregelen niet geheel conform de initiële planning van gestelde prioriteiten hebben gerealiseerd. Immers, vele verbeteracties zijn alleen in opzet en bestaan in 2000 afgerond en eerst in 2001 zal de werking moeten blijken van de genomen acties.

De Algemene Rekenkamer schetst de bestaande problemen als volgt.


- Bij de KLu was in 2000 nog sprake van ernstige tekortkomingen vanwege onvoldoende onderbouwing van boekingen in de administratie, niet tijdige vastleggingen van ver-plichtingen, kwalitatief onvoldoende verificatie op decentraal niveau, onvoldoende analyse van balansrekeningen en onvoldoende waarborgen bij de wijze van totstandkoming van de financiële verantwoording.


- Bij de Kmar was in 2000 nog sprake van ernstige tekortkomingen vanwege de gebrekkige kwaliteit van de interne rapportages, niet tijdige en volledige vastlegging van verplichtingen, onvoldoende uitvoering van de verificatiefunctie, een niet volledig vorderingenbeheer en het door onvoldoende functiescheiding niet kunnen vaststellen van de volledigheid van MPV-opbrengsten.

Ten aanzien van het materieelbeheer is de verklaring voor de nog bestaande tekortkomingen naar mijn mening te vinden in de gestelde prioriteiten tussen financieel beheer en materieel-beheer (zie inleiding) en de omvang en complexiteit van dit terrein. Voor de CO geldt dat de verbetermaatregelen bij de Militaire Inlichtingen Dienst (MID) uiterlijk medio 2001 zullen worden gerealiseerd; dit is overeenkomstig de aanvankelijk gestelde planning. Bij de KM heeft de gehouden risico-analyse uitgewezen dat geen aanvullende beheersmaatregelen benodigd zijn. Wel is een kwaliteitsslag nodig. De activiteiten die nodig zijn om de gewenste verbeteringen bij de KM op het gebied van organisatie, registratie en informatievoorziening volledig te realiseren zullen tot in 2002 doorlopen. De belangrijkste verbeteringen zullen echter wel in het jaar 2001 worden opgelost

Voor de KL en de KLu geldt dat de risico-analyses op het materieelbeheer medio 2001 beschikbaar zullen zijn. Op dat moment is er volledig inzicht in de noodzakelijke verbetermaatregelen en wordt duidelijk in welk tempo de maatregelen in opzet en werking gerealiseerd moeten worden. Over de resultaten van deze twee analyses en de daaraan verbonden verbetermaatregelen zal ik de Kamer separaat dit najaar informeren.

Vraag 2: Welke maatregelen heeft u getroffen om de nu geconstateerde ernstige tekort-komingen te voorkomen c.q. aan te pakken?

Antwoord: Naast het moeten vasthouden van de bereikte verbeteringen worden de tekort-komingen in het financieel en materieelbeheer aangepakt. Voor de grootste problemen zijn projectorganisaties ingericht, te weten: bij de KLu, Kmar en voor het materieelbeheer. De verbeterplannen van de lijnmanagers, waarin de concrete maatregelen en realisatiemomenten zijn opgenomen, worden getoetst aan de in samenspraak met de defensie-accountant en Algemene Rekenkamer opgestelde criteria. In samenspraak met de lijnmanagers stel ik daarbij de topprioriteiten vast. Bij de uitvoering van de plannen leggen verantwoordelijken periodiek, meestal op maandbasis waar het de ernstige problemen betreft, verantwoording af aan het hogere management. Mijn concerncontroller spreekt de
beleidsterreincontrollers maandelijks aan op de voortgang van alle verbeteracties. Op basis van de toprapportages van de bevelhebbers, commandant Dico en de plv. secretaris-generaal en de rapportages van de defensie-accountant en mijn staf spreek ik met de lijnmanagers over de voortgang (wat is bereikt, waar wordt risico gelopen en wat moet nog concreet aan resultaten worden behaald en in welk tempo).

In het onderstaande antwoord richt ik mij op de drie door u genoemde aandachtsgebieden: het financieel beheer bij de KLu, het financieel beheer bij de Kmar en het materieelbeheer bij Defensie.

Financieel beheer KLu. Met genoegen heb ik kennisgenomen van de overwegend positieve bevindingen van de Algemene Rekenkamer bij het onderzoek van het financieel beheer bij de KLu en de beslissing van de Algemene Rekenkamer geen bezwaar te maken tegen het gevoerde beheer bij de KLu. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer onderschrijf ik op hoofdlijnen. Volgens de gemaakte afspraken tijdens de maandelijkse besprekingen met de KLu, waaraan de Algemene Rekenkamer, het Ministerie van Financiën en defensie-accountant ook deelnemen, zijn ter oplossing van de tekortkomingen de volgende maatregelen afgesproken die uiterlijk 1 augustus 2001 geïmplementeerd zullen worden.


- Verbetering van de communicatiestructuur. Voor de verdere voortgang van het verbeterproces is goede communicatie en voorlichting nodig. Daarom vindt informatie-verstrekking en afstemming plaats in twee overlegorganen, te weten: in het tweewekelijks controllersoverleg, waarin de plaatsvervangend directeur control KLu, diens afdelings-hoofden alsmede de ressortcontrollers zitting hebben en in overleg tussen de directeur control KLu en alle KLu-controllers. Daarenboven worden de voortgangsrapportages over het verbeterproces bij de KLu zowel schriftelijk als via het intranet aan alle betrokkenen beschikbaar gesteld.


- Toezicht op de juistheid en tijdigheid van de implementatie van de verbetermaatregelen. Op verschillende niveaus binnen de KLu wordt de werking van de verbetermaatregelen getoetst. De realisatie van de verbetermaatregelen worden in eerste instantie getoetst door de decentrale interne controle organen. Structurele toetsing van de uitvoering van de decentrale controle-activiteiten vindt plaats door middel van de inmiddels ingestelde interne controlemonitors (financieel, personeel en materieel). Vervolgens wordt de kwaliteit van de interne controle en van de daadwerkelijke realisatie van de verbeterpunten getoetst via auditreviews. Tot slot vindt afstemming plaats in het periodieke overleg tussen het hoofd van de afdeling Beleidsevaluaties en Audits van de KLu en de defensie-accountant.


- Het snel afronden van de randvoorwaardelijke maatregelen. Centraal worden aanwijzingen, regelgeving en beschrijvingen van de administratieve organisatie aangepast resp. ontwikkeld, waarin voor in het bijzonder de decentrale eenheden de randvoorwaarden (bevoegdheden, verantwoordelijkheden, etc.) zijn opgenomen. De staffingsperiode voor het vaststellen is verkort en in het tweewekelijkse controllers-overleg worden de aanwijzingen mondeling toegelicht.


- Aandacht voor het realiseren van geplande realisatiedata. Er is intensieve bewaking. De rapportages van de aangestelde projectleider verbetering financieel beheer, inclusief een assessment van de directeur Control KLu, worden maandelijks aan de bevelhebber en leden van de Luchtmachtraad aangeboden. Afwijkingen van de planning hebben vóóraf de toestemming van de Bevelhebber nodig. Kwaliteitstoetsing geschiedt via reguliere reviews door de afdeling Beleidsevaluaties en Audits. Bovendien zal deze afdeling een audit uitvoeren waarmee het verbeterproces op beheersing en werking zal worden doorgelicht.


- Overige aanbevelingen. Naar aanleiding van de overige bevindingen van de Algemene Rekenkamer is besloten dat de toprapportage als audit in het auditplan 2001 wordt opgenomen, een aangepaste beschrijvingswijze van de administratieve organisatie wordt vastgesteld, bredere toepassing van een systematiek van foutregistratie plaats vindt, volledigheid van het bestand langdurig zieken wordt vastgesteld en het nieuwe personeelssysteem P-2000 in interservice verband wordt ontwikkeld met als streefdatum 1 januari 2003.

Financieel beheer Kmar. De bevelhebber van de Kmar (BDM) heeft op mijn verzoek een aangescherpt plan van aanpak op hoofdlijnen ingediend om het financieel beheer op orde te krijgen. Concreet gaat het daarbij om met name de bezetting van FEZ-groepen, kennis en kunde van functionarissen, voorafgaand toezicht en beschrijving van financieel economische processen, de kwaliteit van interne rapportages (inclusief de toprapportage t.a.v. betrouwbaarheid, relevantie en tijdigheid), het verplichtingenbeheer, de verificatiefunctie, het vorderingenbeheer en de volledigheid van MPV-opbrengsten. Ik ben van mening dat dit plan van de BDM in opzet voldoet en een goede basis vormt voor een ordelijk en gecoördineerd proces om de verbeteringen te realiseren. In het bijzonder ondersteun ik de aansturing in projectverband onder leiding van een (binnen Defensie vrijgestelde) senior manager en de wekelijkse voortgangsbesprekingen onder leiding van de bevelhebber zelf. Het plan van aanpak voorziet in maatregelen, waarvan de belangrijkste hieronder worden samengevat.


- Het door de bevelhebber aanstellen van een aparte projectleider verbetering financieel beheer, die onder directe aansturing staat van de bevelhebber, en goede bemensing van de projectgroep. De projectleider wordt vooralsnog voor een periode van een jaar aangesteld. De staande Kmar-organisatie moet aantonen een ordelijk financieel beheer te kunnen behouden (borging).


- Het uitwerken van het plan van aanpak en het opstellen van een verbeterplan financieel beheer dat volledig aan de criteria en eisen voor een goede aansturing, uitvoering en monitoring van het verbeterproces voldoet. De eerste versies van genoemde plannen zullen uiterlijk eind mei/begin juni a.s. door de bevelhebber worden vastgesteld. Het verbeterplan wordt vervolgens elke maand geactualiseerd.


- Het maandelijks bespreken van de voortgangsrapportage in de Marechausseeraad; dit in aansluiting op het maandelijkse monitoroverleg met de concerncontroller en de wekelijkse voortgangsbesprekingen onder leiding van de bevelhebber.

Inmiddels heb ik besloten de voortgang van het verbeterproces bij de Kmar intensiever te monitoren. Dit betekent onder meer dat de Kmar-verantwoordelijken en de concerncontroller maandelijks bijeenkomen om de voortgang van de verbeteractiviteiten, op basis van het geactualiseerde verbeterplan financieel beheer, te bespreken. De defensie-accountant en Algemene Rekenkamer zullen worden gevraagd in dit periodieke overleg te participeren. In de toprapportages, die in juni en oktober van dit jaar door de lijnmanagers bij mij worden ingediend, neemt de bevelhebber een persoonlijk assessment op over het verbeterproces financieel beheer bij de Kmar.

Materieelbeheer defensiebreed. De tekortkomingen hebben betrekking op het op onderdelen ontbreken van verbeterplannen en op gebreken in de (administratieve) organisatie en adequate registratie, de verantwoordingsinformatie in de uitvoeringsrapportages, de uitvoering van inventarisaties, aanpassing interne controle programmas en bundeling en bekenstelling van regels en maatregelen. In de verbeterplannen moet ook aandacht besteed worden aan de omslag van opzetmatige verbeteringen naar verbeteringen in de werking (o.a. inrichting monitoring en uitwerking risiso-analyses). De lijnmanagers hebben als opdracht de tekortkomingen, waar dat nog niet is gebeurd, te voorzien van verbeteracties en tijdslimieten. Het materieelbeheer blijft aangemerkt als topprioriteit totdat het defensiebreed in alle opzichten toereikend is. De lijnmanagers en mijn staf bewaken de voortgang strak. Een aanzet voor een adequaat toetsings- en normenkader is inmiddels gegeven en zal in juni a.s. kunnen worden vastgesteld.

Vraag 3: Is reeds intern of extern onderzoek gedaan dat was gericht op het financieel beheer of de bedrijfsvoering in algemene zin bij de betrokken organisatie-onderdelen van het ministerie?

Vraag 4: Wat zijn hiervan de resultaten en aanbevelingen en op welke wijze is met de resultaten en aanbevelingen omgegaan?

Antwoord: Als antwoord op beide vragen geldt het volgende. In het jaar 2000 en 2001 hebben de volgende relevante interne en externe onderzoeken plaatsgevonden. De genoemde docu-menten treft u gevoegd aan:

a. Jaarplan 2000 Topprioriteiten Financieel Beheer d.d. 17 april 2000. In dit plan, bestemd voor de lijnmanagers, zijn voor het jaar 2000 in totaal 31 topprioriteiten financieel beheer opgenomen. Voor deze defensiebrede (3) en beleidsterreinspecifieke (28) topprioriteiten zijn de activiteiten met tijdsplanningen opgenomen die op 17 april 2000 door het Politiek Beraad (bewindslieden en lijnmanagers) zijn vastgesteld. Begeleidend zijn voor de bevelhebbers, commandant Dico en de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (PSG) aanwijzingen opgenomen ter invulling van de monitor van de verbetermaatregelen.

b. Financieel beheer brief 2000 van het Ministerie van Financiën d.d. 31 maart 2000. Met deze brief heeft de minister van Financiën - naar aanleiding van de financiële verantwoording over 1999 en het samenvattende accountantsrapport van de defensie-accountant - zijn opmerkingen kenbaar gemaakt. Ik heb schriftelijk gereageerd op deze financieel beheerbrief (zie onder paragraaf d.).

c. Bestuurlijk commentaar inzake bevindingen Algemene Rekenkamer over 1999 d.d. 3 mei 2000. Met deze brief heb ik de President van de Algemene Rekenkamer de uitgebreide reactie aangeboden op de uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek 1999 van de Algemene Rekenkamer. Achtereenvolgens ga ik in op de nog niet bereikte eindsituatie inzake het financieel beheer, de voor het jaar vastgestelde topprioriteiten financieel beheer en de monitoring hiervan, afronding bezwaaronderzoeken, administratieve organisatie, financiële verantwoording 1999, het financieel beheer bij de KLu, het materieelbeheer en het onderzoek aanbestedingsprocedures.

d. Reactie op de financieel beheerbrief 2000. Met mijn brief d.d. 16 mei 2000 heb ik schriftelijk gereageerd op de opmerkingen en vragen van de minister van Financiën. In het algemeen ben ik ingegaan op de stagnerende groei in de verbetering kwaliteit financieel beheer en meer specifiek heb ik de ontwikkelingen op het gebied van DTO, DGWT, materieelbeheer en professioneel inkopen en aanbestedingen geschetst.

NB: Vanaf het jaar 2000 is de samenwerking met het Ministerie van Financiën nog verder geïntensiveerd. Een vertegenwoordiger van de Directie Accountancy Rijksoverheid van het Ministerie van Financiën maakt bijvoorbeeld deel uit van het maandelijkse overleg met de KLu, Algemene Rekenkamer, defensie-accountant en DFEZ inzake het bezwaaronderzoek naar de kwaliteit van het financieel beheer bij de KLu.

e. Voortgangsrapportage defensie verbeterplan financieel beheer d.d. 9 oktober 2000. Overeenkomstig mijn toezegging tijdens het Algemeen Overleg (AO) met uw Kamer op 6 juni 2000, heb ik met deze rapportage tussentijds verslag gedaan over de geboekte voortgang op het gebied van het defensie verbeterplan financieel beheer. Ik heb u geïnformeerd over de topprioriteiten financieel beheer en het toetsingsregime. Vervolgens ben ik ingegaan op de uitvoering van het verbeterplan materieelbeheer en de stand van zaken financieel beheer bij de afzonderlijke beleidsterreinen. Samenvattend heb ik, tot slot, de ontwikkelingen t.a.v. de defensiebrede verbeterpunten financieel beheer geschetst.

f. Voortgangsrapportage defensie verbeterplan financieel beheer d.d. 20 oktober 2000. Met deze rapportage heb ik de Minister van Financiën geïnformeerd over de geboekte voortgang op het gebied van financieel beheer. De inhoud van de rapportage komt overeen met de inhoud van de rapportage aan de Kamer zoals genoemd onder punt e.

g. Realisatierapportage van topprioriteiten financieel beheer 2000 d.d. 29 november 2000. Deze rapportage bevat de uitgebreide en gedetailleerde (eigen) analyse over de feitelijk in 2000 bereikte resultaten inzake de verbeteracties die met de topprioriteiten financieel beheer 2000 verband houden. Door middel van deze analyse is de Algemene Rekenkamer over de voortgang van de topprioriteiten financieel beheer geïnformeerd (zie punt h.).

h. Actuele stand van zaken topprioriteiten financieel beheer 2000 d.d. 4 december 2000. Met deze brief heb ik de Algemene Rekenkamer geïnformeerd over de actuele stand van zaken financieel beheer 2000. De in punt g. genoemde analyse heeft als basis voor deze brief gediend. In het bijzonder heb ik in deze brief een toelichting gegeven op het bijgestelde ambitieniveau. In het bijzonder voor de KLu, Kmar en KL heb ik gemeld dat enkele beoogde effecten van de verbetermaatregelen later dan gepland worden bereikt; in opzet en bestaan werden in 2000 duidelijke resultaten geboekt, maar de volledige werking van sommige maatregelen is eerst in 2001 volledig te beoordelen.

i. Bestuurlijk commentaar inzake bevindingen Algemene Rekenkamer over 2000 d.d. 1 mei 2001. Met deze brief heb ik de President van de Algemene Rekenkamer een uitgebreide reactie aangeboden op de voorlopige uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek 2000 van de Algemene Rekenkamer. Achtereenvolgens ga ik in op het verschillend hanteren van normen door de defensie-accountant en de Algemene Rekenkamer, het defensiebrede financieel beheer, de informatievoorziening, het financieel beheer bij de Kmar (potentieel bezwaaronderzoek Algemene Rekenkamer), het defensiebreed materieelbeheer, het totaaloverzicht van door de Algemene Rekenkamer gedane aanbevelingen, het bezwaaronderzoek KLu, het (afgeronde) bezwaaronderzoek bij de KL en de (onverminderde) aandacht voor het beheer in het jaar 2001.

j. Financieel beheersbrief van het Ministerie van Financiën d.d. 29 maart 2001. In deze brief zijn de opmerkingen en vragen opgenomen van de Minister van Financiën inzake het financieel beheer bij Defensie. Ook plaatst de Minister van Financiën opmerkingen bij het beheer en bedrijfsvoering bij Defensie vanuit rijksbreed perspectief. Ik heb schriftelijk gereageerd op deze financieel beheersbrief (zie punt k.).

k. Brief aan de Minister van Financiën d.d. 16 mei 2001. Met deze brief bied ik de Minister van Financiën mijn reactie aan op de in paragraaf j. genoemde financieel beheersbrief. Achtereenvolgens ga ik in op het defensiebrede financieel beheer, het defensiebreed materieelbeheer, het financieel beheer bij de Kmar, het bezwaaronderzoek KLu, het (afgeronde) bezwaaronderzoek bij de KL, agentschappen, informatiebeveiliging (VIR), informatievoorziening, VBTB, de monitor, administratieve organisatie, toprapportages, borging integriteitbeleid en de (onverminderde) aandacht voor het beheer in het jaar 2001.

Tot slot

Zoals ik ook in het laatste bestuurlijk commentaar aan de Algemene Rekenkamer heb gemeld, zal de aandacht voor het financieel en materieelbeheer bij Defensie onverminderd nodig zijn. Inmiddels bereikte verbeteringen worden bewaakt en de resterende tekortkomingen zullen daadkrachtig worden aangepakt. Uiteraard wegen de conclusies en aanbevelingen van de defensie-accountant en de Algemene Rekenkamer over het in het jaar 2000 gevoerde beheer zwaar bij de vaststelling van aandachtspunten en topprioriteiten.

Voor het jaar 2001 is het streven in belangrijke mate gericht op de werking van de verbeter-maatregelen, die voor een groot deel in het jaar 2000 opzetmatig zijn gerealiseerd. Ik merk op dat voor de KLu een eerder gestelde realisatiedatum van 1 augustus 2001 geldt. Concrete monitoring van de verbeteracties bij de KLu vindt plaats tijdens de maandelijkse bijeenkomsten die in het kader van het (volledig afronden van het) bezwaaronderzoek KLu worden gehouden tussen de Algemene Rekenkamer, defensie-accountant, KLu en mijn directeur financieel-economische zaken.

Ten aanzien van de tekortkomingen in het financieel beheer bij de Kmar ben ik van mening dat het plan van aanpak, het commitment van de bevelhebber en de intensivering van de monitoring, erop duiden dat de Kmar de problemen grondig aanpakt en dat de uitvoering van het verbeterproces zal leiden tot structurele oplossingen voor de geconstateerde problemen. Dit was ook voor de Algemene Rekenkamer aanleiding om van een bezwaaronderzoek af te zien. Ik moet opmerken dat in het jaar 2001 vele tekortkomingen bij de Kmar zullen worden weggenomen, maar dat, mede gelet op de resultaten van het bezwaaronderzoek bij de KLu, de implementatie van enkele verbeteringen, vooral waar het de werking betreft, tot in het jaar 2002 kunnen doorlopen.

Wat de tekortkomingen in het materieelbeheer betreft merk ik op dat medio 2001 ook de KL en de KLu de risico-analyses op het materieelbeheer zullen hebben voltooid. Dan bestaat er duidelijkheid over de benodigde maatregelen en het tempo waarin deze uitgevoerd zullen worden. Over de resultaten van deze twee analyses en de daaraan verbonden verbeter-maatregelen zal ik de Kamer separaat uiterlijk in september van dit jaar informeren.

Tenslotte herhaal ik nog eens dat alle maatregelen en verbeteractiviteiten in het financieel en materieelbeheer moeten leiden tot een eindresultaat waarover mijn concerncontroller, de defensie-accountant en de Algemene Rekenkamer een positief oordeel vellen.

Mijn doel is, zo moge duidelijk zijn, dat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over 2001 zal aangeven dat de belangrijkste tekortkomingen in het financieel en materieelbeheer bij Defensie zijn weggenomen.

DE MINISTER VAN DEFENSIE,

mr. F.H.G. de Grave

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie