Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

Verslag Rekeningencommissie onderzoek subsidies Amsterdam

Datum nieuwsfeit: 12-12-2001
Vindplaats van dit bericht
Bron: Gemeente Amsterdam
Zoek soortgelijke berichten
Gemeente Amsterdam

Verslag van de Rekeningencommissie over het vervolgonderzoek naar de doeltreffendheid van door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies

Amsterdam, 12 december 2001 Aan de Gemeenteraad

Inleiding
In augustus 2001 heeft de Rekeningencommissie uw Vergadering verslag gedaan van twee onderzoeken die zij in het kader van haar rekenkamerfunctie had uitgevoerd. Het betrof een onderzoek naar het beheer van door de gemeente Amsterdam ontvangen subsidies en een onderzoek naar de doeltreffendheid van door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies (Gemeenteblad 2001, afd. 1, nr. 236 respectievelijk nr. 237). De aanbevelingen uit deze twee verslagen zijn als bijlage 1 respectievelijk bijlage 2 aan dit verslag toegevoegd. Naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek naar de mate van doeltreffendheid bij door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies besloot de commissie tot een vervolgonderzoek op dit terrein. Doel van het vervolgonderzoek was:
1. meer inzicht te geven in het juridisch, procedurele kader van subsidieverstrekking binnen de gemeente Amsterdam: de samenhang tussen de (centrale en decentrale) subsidieverordeningen/regelingen en de duidelijkheid daarin met betrekking tot verantwoordelijkheden;

2. door feitenonderzoek meer inzicht te krijgen in enkele concrete subsidiestromen tot en met de subsidieontvanger (de laag/lagen onder DWA), met name gericht op het functioneren van de stadsdelen als doorgeefluik;
3. een eerste inzicht te geven in kengetallen over een mogelijke relatie tussen de te verstrekken subsidies en de hoogte van uitvoeringskosten opdat de uitvoeringskosten van meet af aan in de subsidiëring kunnen worden betrokken. Evenals bij het eerdere onderzoek was het uitgangspunt dat uit de onderzoeksresultaten lering moest kunnen worden getrokken. Ook moesten aanwijzingen verkregen kunnen worden over de wijze waarop en de mate waarin verbeteringen mogelijk zijn. De Rekeningencommissie heeft ACAM de opdracht gegeven het onderzoek uit te voeren.

In dit verslag zijn de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek opgenomen. Voor een volledig verslag van het onderzoek verwijst de commissie naar de onder de leden van uw Vergadering verspreide rapportage `Eindrapportage vervolgonderzoek verstrekte subsidies'.

Conclusies
Uit het onderzoek komt naar voren dat sprake is van een veelheid van subsidieregelingen die leiden tot onduidelijkheid in het werkveld. Daarnaast is te constateren dat op veel plaatsen pogingen worden gedaan om de doeltreffendheid te bevorderen. De Rekeningencommissie heeft het idee dat in dat verband op veel plaatsen het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Samenvattend kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

Organisatorisch

* DWA, de stadsdelen en instellingen/scholen hebben de eerste stappen gezet om doeltreffendheid binnen de subsidieverstrekking invulling te geven. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van formats voor subsidieaanvragen met daarin specifieke en meetbare doelstellingen en vaste evaluatie/ rapportagemomenten;




* Bij DWA en de onderzochte stadsdelen ontstaan problemen bij het uitvoering geven aan degelijk subsidiebeleid onder andere veroorzaakt door capaciteitsproblemen (o.m. onderbezetting, hoge werkdruk en een hoog verloop).
* De rolverdeling tussen de bestuursdienst, DWA en de stadsdelen is niet altijd duidelijk geregeld en uitgewerkt (coördinatie, regie, control, doorgeefluik w.o. toezicht op uitvoering).

* In het subsidietraject en de overeenkomsten zou meer aandacht moeten zijn voor control vooraf (doorvertalen subsidievoorwaarden van DWA naar stadsdelen), control gedurende het subsidietraject en evaluatie achteraf.

Doeltreffendheidseis

* De eisen die zijn opgenomen in de beschikkingen zijn vaak niet specifiek en meetbaar genoeg geformuleerd;

* Het `gebruik van' bestuursovereenkomsten in verschillende subsidierelaties komt steeds meer voor. Hierin worden specifieke en meetbare doelstellingen opgenomen.

Verordeningen, beschikkingen

* n beschikkingen wordt door DWA te weinig verwezen naar de Algemene Subsidieverordening Amsterdam. Indien er een algemene zinsnede is opgenomen is het niet geheel duidelijk hoe dit samenhangt met de specifieke regelgeving in de beschikking. Stadsdelen nemen veelal een verwijzing op naar hun specifieke stadsdeel(subsidie)verordening.

* In dit kader is het nog onduidelijk gebleven hoe in het verkeer tussen DWA en stadsdelen specifieke (doel)uitkeringen te boek staan. Kunnen deze gelijk gesteld worden aan subsidies? Tevens is het nog onduidelijk, met name bij onderwijs, welke wet met voorrang toepasbaar is de AWB of de specifieke onderwijswetten.
* De ASA kan op onderdelen verbeterd worden en behoeft nog op onderdelen specifieke formulering.

* De stadsdeelsubsidieverordeningen zijn in sommige gevallen verouderd en/of incompleet. Enkele stadsdelen bezitten kwalitatief goed opgezette verordeningen.
* De subsidies vanuit DWA richting stadsdelen worden vaak pas lopende het jaar beschikt; hierdoor vindt de beschikking vanuit de stadsdelen naar de instellingen ook laat plaats.

* Voor de instellingen betekent dit, dat ze opereren in onzekerheid en dat achteraf veel moet worden recht gezet.

Verantwoording en sancties, controleprotocol, accountantsverklaring
* Er wordt nauwelijks gewerkt met controleprotocollen;
* De eisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld zijn niet altijd expliciet genoeg geformuleerd (met name betreft dit de melding in de verklaring dat de accountant de subsidievoorwaarden heeft getoetst);
* Bij een aantal (langlopende) subsidies is er nog geen duidelijkheid over de verantwoordingseisen vanuit het Rijk; hierdoor kan bijvoorbeeld het risico worden gelopen dat bij de uiteindelijke verantwoording bepaalde informatie niet meer terug is te vinden;

* Het ontbreekt vaak aan een `logische' cyclus van uitvoering - evaluatie van het beleid: rapportage vindt vaak wel plaats, maar een reactie daarop met eventueel sancties als gevolg vindt nauwelijks plaats;




* Rapportagemomenten worden door stadsdelen en instellingen vaak als te krap ervaren.
Stadsdeel/organisatorisch

* De onderzochte stadsdelen en instellingen bevinden zich in een verbetertraject;
* Mede als gevolg van capaciteitsproblemen komen de stadsdelen niet goed toe aan strategische gesprekken en control op de prestaties van de instellingen. Hierdoor verloopt het verbetertraject vertraging op;
* Er vindt te weinig communicatie en feedback plaats tussen stadsdeel en instelling over het verbetertraject en informatiewaarde van de verantwoordingen
* In die situaties waar instellingen met meerdere stadsdelen een subsidierelatie hebben constateert de Rekeningencommissie verschillen in subsidieregels en voorwaarden. Tevens komt het voor dat de subsidievoorwaarden van het concern Amsterdam richting de stadsdelen uiteenlopen (bijvoorbeeld het hanteren van prijsindexmethodieken en de vergoeding van overhead)

Apparaatskosten/Kengetallen

* De onderzochte jaarrekeningen zijn nog niet op een dergelijke wijze ingericht dat direct vergelijkbare en betrouwbare kengetallen/vuistregels af te leiden zijn. Dit komt onder meer door de verschillende organisatieopzet en het structureel afwijken van definities en begripshantering;

* Indien geabstraheerd wordt van deze beperkingen zijn bandbreedtes of vuistregels af te leiden. Deze cijfers vormen niet meer dan een indicatie en kunnen niet rigide gehanteerd worden bij de inschatting van inzet van mensen en middelen bij een subsidiestroom.

Aanbevelingen
Bovenstaande conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen:

Organisatorisch

* Het ontwikkelen van concerncoördinatie (bijvoorbeeld in de onderhavige subsidierelaties door MEC en DWA). Het gaat om die situaties dat de gemeente Amsterdam de eindverantwoordelijk draagt. Hierbij moet de ketenverantwoordelijkheid en de (tussentijdse) control goed geregeld zijn;
* Het verduidelijken van de rolverdeling en de inhoud daarvan rondom coördinatie, regie, toezicht en control (beheersingsmaatregelen). Met name de verantwoordelijkheid regelen rondom de zogenaamde "doorgeefluikfunctie" van DWA;
* Het ontwikkelen op concernniveau van modellen (subsidieverordening, rapportage, protocol en controle) en het via intranet toegankelijk maken hiervan (coördinatie, juridische control op concernniveau institutionaliseren; met rechtsgelijkheid en eenduidigheid in het optreden naar buiten door de rechtspersoon Amsterdam);
* Het realiseren van een up to date administratieve organisatie (AO) rondom het subsidieverstrekkings- en verantwoordingstraject.
* Het afstemmen en zoveel mogelijk uniformeren van subsidievoorwaarden van het concern Amsterdam naar de stadsdelen en van stadsdeel naar instellingen.

Verordeningen, beschikkingen

* Het stroomlijnen van de algemene subsidievoorwaarden (AS) binnen de stad; ASA zal als parapluverordening de geldende situatie voldoende moeten afdekken. Per subsidie



zal een duidelijke aanvulling moeten plaats vinden en een duidelijke verbandlegging naar ASA;

* Nader onderzoek uit te voeren naar de status van de specifieke (doel)uitkeringen in het kader van subsidiering (de hiërarchie in de toepassing van de wetten);
* Het uitwerken van een samenwerkingsmodel, het uitwisselen van `know how' en best practice tussen stadsdelen over de opzet en inhoud van subsidieverordeningen en ­ beschikkingen;

* Het uitvoeren van een periodieke evaluatie van de wijze van subsidiëren, organisatie rondom subsidie verstrekken en opzet subsidieverordeningen;
* Aan bestuursovereenkomsten ook een "standaard"beschikking koppelen;
* et opbouwen van beschikkingen volgens een vast stramien, bijvoorbeeld: o doel, voorwaarden;
o werking ASA;
o termijnen;
o doeltreffendheid (prestaties en effecten); o bevoorschotting;
o verantwoordingsmodel en -vereisten; o inhoud accountantsverklaring / protocol; o sancties;
o etc...

* Het consequent uitwerken van een verantwoordingsmodel, protocol (waarin controle- eisen en inhoud accountantsopdracht en verklaring) en eisen formuleren voor de opdracht van de huisaccountant van de instelling;
* Het uitwerken van een stimulerings- en sanctiebeleid bij de relevante subsidierelaties.
Doeltreffendheid

* Het verder ontwikkelen van doeltreffendheid binnen subsidierelaties, waaronder meerjarenafspraken, prestaties SMART1 benoemen en deze plaatsen in een "afrekeningstraject" over meerdere jaren;
* Het met wijsheid toepassen van SMART-principes (denk daarbij aan waarderings- en investeringssubsidies).

Stadsdeel/organisatorisch

* Het op niveau / sterkte brengen van het algemeen juridische beleidsterrein;
* Het op sterkte brengen/houden van afdelingen welzijn en onderwijs;
* Afdelingen welzijn en onderwijs zullen op uniforme wijze om moeten gaan met aanvragen en verantwoordingen en een toegankelijke dossiervorming hanteren (vaste dossierindelingen, inhoudsopgaven).

* Het opstellen van termijnkalenders inzake de verantwoording (financieel en inhoudelijk) van het stadsdeel naar DWA en van instelling naar stadsdeel. Het vaststellen of termijnen en/of eisen beter op elkaar afgestemd kunnen worden.

Algemeen

* Medewerkers opleiden om meer resultaatgericht denken te bevorderen;
* Alle verantwoordingen zowel financieel en inhoudelijk meer en tijdig op en met elkaar afstemmen (Rijk, DWA en stadsdelen);


1 SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden.




* Het bij het Rijk er op aan dringen dat standaard vooraf bij nieuwe wetgeving verantwoordingsmodellen, controleprotocollen en eisen accountantsverklaring worden opgeleverd.

* Het subsidietraject op gemeentelijk, stadsdeel en instelling niveau periodiek evalueren om eventuele leereffecten te verwerken in het traject waardoor het subsidieproces verbeterd kan worden.

Apparaatskosten & inzet van middelen en subsidiestromen
* Het belang van kengetallen te onderkennen en in stadsdeel of gemeentelijk overleg te treden om dergelijke kengetallen te ontwikkelen.
* De gemeentelijke informatie hiervoor in te richten en een vastgestelde informatiestructuur aan te dragen volgens vaste definities en in te brengen in de (tussentijdse) gemeentelijke informatievoorziening Daarbij moeten tevens capaciteit en kwaliteit in ogenschouw genomen worden.

Op grond van het vorenstaande stelt de Rekeningencommissie uw Vergadering voor het volgende besluit te nemen:

De Gemeenteraad van Amsterdam,

Gezien de verslagen van de Rekeningencommissie over
- het beheer bij door de gemeente Amsterdam ontvangen subsidies,
- de doeltreffendheid van door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies
- het vervolgonderzoek inzake het de doeltreffendheid van door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies,

Besluit

I in te stemmen met de aanbevelingen zoals vermeld in deze drie verslagen; II het College van Burgemeester en Wethouders op te dragen uitvoering te geven aan deze aanbevelingen en over de voortgang van de uitvoering aan uw Vergadering te rapporteren.

De Rekeningencommissie,

A. Arda, voorzitter
W.I. Codrington, lid
F. Elatik, lid
G.Ph. Huffnagel, lid
G. van Oudenallen, lid


---



Bijlage 1

Aanbevelingen uit het Verslag van de Rekeningencommissie over het beheer bij door de gemeente Amsterdam ontvangen subsidies (Gemeenteblad 2001 afd. 1, nr. 236).

Door de volgende twee beheersingsinstrumenten uit te werken is een aantal verbeteringen te realiseren:
a. projectcoördinatie control subsidies;
b. handboek control projecten/subsidies.

Ad a. Het opzetten van projectcoördinatie subsidies op concernniveau (beheer/control). De kerntaak van deze projectcoördinatie is met name de intake van subsidies, de aansturing op concernniveau en het opzetten van een beheersingssysteem bij een specifieke subsidieregeling. Hiertoe zal de coördinator wel de vereiste bevoegdheden moeten hebben, vastgesteld door het bestuur.
Aangezien de basiscontouren van een beheersingssysteem voor elke subsidiestroom min of meer hetzelfde zijn, zal hier een leereffect optreden. Tevens kan zo een meer uniforme aanpak (efficiencyvoordeel) nagestreefd worden. Afhankelijk van de specifieke controle- en beheerseisen van de regeling kan het op te zetten beheersingssysteem dan weer verfijnd worden. Het opzetten van een specifiek beheersingssysteem vereist kennis van beheersingssystemen in het algemeen maar ook inhoudelijke kennis van de materie (inschakelen vakspecialisten van de organisaties). Gezamenlijk kan een "maatwerk" beheersingssysteem opgezet worden. Het beheersingssysteem wordt vervolgens overgedragen aan de instelling of stadsdeel die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het subsidieprogramma.
Het op centraal niveau opzetten van een beheersingssysteem heeft een aantal voordelen:
- specifieke kennis en ervaring in het opzetten van deze systemen;
- leereffecten kunnen direct toegepast worden;
- het voorkomen dat elke dienst of stadsdeel het wiel opnieuw gaat uitvinden.
Ad b. Een project/subsidie-handboek samenstellen (onderdeel van concernhandboek P&C) In dit handboek zouden de volgende zaken beschreven kunnen worden (zie tevens bijlage I):
- de werkwijze van de projectorganisatie (de opzet/inrichting van een project in administratief organisatorische zin);

- algemene verplichtingen voor eindbegunstigden;
- wijze van projectfinanciering.



Bijlage 2

Aanbevelingen uit het Verslag van de Rekeningencommissie over de doeltreffendheid bij door de gemeente Amsterdam verstrekte subsidies (Gemeenteblad 2001, afd. 1. nr. 237)

Aan de hand van de conclusies doet de Rekeningencommissie de volgende aanbevelingen:
* Het verder ontwikkelen/uitstippelen van de doeltreffendheid binnen de subsidierelaties. Bijvoorbeeld het maken van meerjarenafspraken verder intensiveren en uitwerken op welke wijze DWA en de subsidierelaties doeltreffendheid `SMART' moeten definiëren en inpassen.

* Het uitwerken/beschrijven van een taakafbakening & samenwerking tussen de beleidsafdelingen & financiën (wie doet wat, wanneer en hoe wordt hierover gecommuniceerd).

* Het intensiever gebruiken van het Subsidie Beheers- en Bewakingssysteem voor het genereren van beheersingsinformatie en het ontwikkelen van managementinformatie over doeltreffendheids- en tijdigheidsaspecten ten behoeve van de leiding van DWA.
* Het opstellen van een leidraad/checklist voor begrotingsbeoordeling (doel: een meer uniforme beoordeling en ondersteuning voor de beoordelaars).
* Het ontwerpen van een verantwoordingsmodel en bijpassende controleprotocollen bij daarvoor in aanmerking komende subsidierelaties (accent op toegevoegde waarde) en het opstellen van een duidelijke leidraad voor de accountant van de gesubsidieerde instelling.
* Het inhoud geven aan sanctiebeleid (formuleren en vastleggen).
* De inhouding van 5% bij de bevoorschotting te evalueren. Om daadwerkelijk een prikkel te geven, kan men zich afvragen of een inhouding van 5% wel effectief is.
* De toepassing van doeltreffendheid bij subsidieverlening onderdeel laten uitmaken van de P&C-cyclus van DWA.



reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie