Nieuwsbank

Schrijft, screent en verspreidt persberichten voor journalistiek, search en social media. Hét startpunt om uw nieuws wereldkundig te maken. Ook voor follow-ups, pitches en korte videoproducties.

PinkRoccade bouwt virtuele communities Lotus QuickPlace

Datum nieuwsfeit: 19-12-2001
Vindplaats van dit bericht
Bron: IBM
Zoek soortgelijke berichten

IBM

PinkRoccade bouwt virtuele communities op basis van Lotus QuickPlace

Samenwerking werkmaatschappijen virtueel ondersteund

PinkRoccade is een van de grootste ICT-dienstverleners van Nederland en bestaat uit talloze werkmaatschappijen. Deze opereren nationaal en internationaal vanuit vele locaties. Om de samenwerking tussen de PinkRoccade-bedrijven te bevorderen, introduceerde PinkRoccade de zogenaamde e-Places, virtuele communities die medewerkers van PinkRoccade in staat stellen over de grenzen van werkmaatschappijen heen te communiceren over allerlei gemeenschappelijke thema's. Als platform selecteerde PinkRoccade Lotus QuickPlace van IBM. Binnen de organisatie zijn inmiddels zo'n tachtig communities actief.

De ontwikkeling van e-Places is bij PinkRoccade belegd bij de stafafdeling Corporate Development. Deze afdeling is een van de vijf staven die deel uitmaken van de PinkRoccade-holding, gevestigd in Voorburg. Namens het concern faciliteert Corporate Development de invoering van nieuwe initiatieven die meer binding en samenwerking tussen de werkmaatschappijen tot stand kunnen brengen. Die initiatieven zijn des te meer actueel nu PinkRoccade heeft gekozen voor 'mono-branding', het naar voren schuiven van het ene merk PinkRoccade. Deze nieuwe strategie kreeg op 7 mei 2001 haar beslag. Bindende elementen als kennismanagement en communities maken al enkele jaren deel uit van de portefeuille van Corporate Development.

Samenwerken aan oplossing voor de klant
De e-Places vormden niet de eerste kennismaking van PinkRoccade met het community-concept, vertelt Hanneke Lambregts, adviseur Corporate Development en verantwoordelijk voor de uitrol en het gebruik van de e-Places binnen PinkRoccade. "Communities zijn ook niets nieuws. Op internet zijn al jaren vele miljoenen mensen actief in allerlei communities. Zelf waren we er drie jaar geleden ook al mee bezig, in eerste instantie met een zelfgebouwde oplossing. In juli 2000 zijn we nog eens over de inzet van communities gaan nadenken, aangezien samenwerking binnen een bedrijf als het onze belangrijk blijft."

Volgens Lambregts kunnen communities juist in een organisatie als PinkRoccade eenduidigheid smeden. "We hebben 16 werkmaatschappijen, vele kantoren in Nederland en in het buitenland en steeds meer mensen die gedeeltelijk thuis willen werken. Daar komt bij dat PinkRoccade is gegroeid uit overnames en acquisities. We hebben dus mensen van heel diverse pluimage in huis. Juist dan is het goed als er een gemakkelijke manier is om bij je zusje over de muur te kijken. En efficiënt, want steeds vaker werken bedrijfsonderdelen samen aan één oplossing voor de klant."

Flexibiliteit
In de zomer van 2000 ging daarom een korte inventarisatie van start om te zien of er nog behoefte bestond aan communities in het bedrijf. Lambregts: "Het bleek dat de tijd ervoor was aangebroken. Drie jaar eerder maakten de werkmaatschappijen veelal gebruik van elkaars expertise, nu bleek er behalve de noodzaak ook de behoefte te bestaan aan samenwerking. Dat kwam naar voren uit de pilot die we in het najaar van 2000 hielden met onze bestaande oplossing." Al snel bleek echter dat die oplossing niet was berekend op de beoogde groei. Het inzetten van gratis communities op het open internet was uit veiligheidsoogpunt evenmin een optie.

Na een korte marktverkenning kwam PinkRoccade bij IBM terecht. Het community-platform van IBM, Lotus QuickPlace, bleek het beste bij de wensen van PinkRoccade te passen. Daarnaast was de prijs-kwaliteitverhouding prima, waarbij de goede relatie met IBM een rol speelde. "Bovendien beschikt QuickPlace over heel veel hulpmiddelen om een community op maat te maken. Die flexibiliteit sloot aan op ons idee om communities in een standaardvorm beschikbaar te stellen, conform de huisstijl van het concern, en vervolgens de mensen zelf de gelegenheid te bieden de virtuele ruimte 'aan te kleden'. Dat blijkt ook geweldig te werken: we zien overal heel verschillende omgevingen ontstaan die allemaal toch onder de PinkRoccade-paraplu vallen. Daarnaast wilden we een omgeving hebben die berekend was op een mogelijk toekomstig gebruikersaantal van ruim 8000 medewerkers."

Draagvlak
Na een redelijk snelle implementatiefase gingen de nieuwe e-Places in april 2001 in de lucht, een maand voordat PinkRoccade de mono-branding zou invoeren. De bestaande actieve communities werden overgezet naar de nieuwe omgeving. "We hebben met opzet geen brede communicatiecampagne vanuit de holding losgelaten. De behoefte moet vanuit de mensen zelf komen, ze hoeven alleen maar te weten dat het er is", zo legt Lambregts de introductieaanpak uit. Toch ontstonden al snel spontaan vele nieuwe communities, van projectruimtes tot zo'n twintig communities ten behoeve van klanten. Ook een community over de Waalwijkse eredivisieclub RKC, waarvan PinkRoccade hoofdsponsor is, wordt toegejuicht. "We faciliteren de netwerken waar PinkRoccadeers bij elkaar komen."

In het eerste halfjaar groeide het aantal e-Places uit tot 80, met in totaal zo'n duizend deelnemers. De communities kennen afhankelijk van het onderwerp 5 tot 100 deelnemers. De ontwikkelgroep bij Corporate Development leidt de groei in goede banen. Lambregts: "De communities mogen hun samenwerkingsverband naar eigen smaak uitbouwen, maar ze kunnen niet zomaar zelf een e-Place beginnen. Wij beoordelen de aanvragen voor nieuwe e-Places, maken ze centraal aan, zetten ze op het intranet, adviseren hen hoe ze moeten omgaan met communities en controleren of ze wel actief blijven. Maar we houden ze niet eeuwig vast. Zodra de e-Places zich hebben bewezen als een volwassen medium, zullen we ze op de juiste plek bij de werkmaatschappijen onderbrengen. In deze fase spelen we wel een belangrijke rol in de begeleiding, met onder meer bijeenkomsten voor trekkers en gebruikers. We willen graag contact om voortdurend de behoeften van de gebruikers te peilen. Ook de rapportages van QuickPlace helpen daarbij. Aardig in dat verband is onze samenwerking met de Universiteit van Amsterdam. Daar promoveert een onderzoekster momenteel op het gedrag binnen de communities van PinkRoccade."

Langzaam prijsgeven
De groep van Lambregts biedt in veel gevallen niet meteen alle functionaliteiten van QuickPlace aan. "Er zitten zo veel mogelijkheden in QuickPlace; daar willen we de gebruikers niet mee overladen. Sommige trekkers willen heel veel en die kunnen we steeds tevreden stellen met iets nieuws uit QuickPlace, dat zij dan voor ons in de praktijk wel willen testen. Op deze manier willen we conform van de wensen van de PinkRoccade-communities steeds een beetje meer uit QuickPlace halen. Op een gegeven moment zullen we vanuit de holding de communities loslaten. Om ons op dat moment voor te bereiden, zijn we nu bezig om zo veel mogelijk procedures te standaardiseren en te automatiseren, zodat een gestroomlijnd proces niet afhankelijk is van individuen."

Lambregts ziet de nieuwe e-Places niet als een panacee voor samenwerking binnen het concern. "We geloven sterk in de combinatie tussen fysiek en virtueel. De fysieke samenwerking staat voorop, de e-Places ondersteunen die en maken de samenwerking efficiënter. Ook Groningen en Weert moeten immers snel met elkaar kunnen schakelen. Waar het met de e-Places naartoe gaat? Dat is lastig te zeggen. De e-Places zijn in feite een afspiegeling van waar het bedrijf op dat moment staat. En het is moeilijk te voorspellen waar we over twee jaar staan. We gaan in ieder geval door met het stimuleren van het gebruik, door te laten zien dat communities tijd besparen en je gemakkelijker laten werken."

Contactpersoon:

IBM Nederland N.V.
Ester Riemersma (Communications)
Tel. : 020 - 513.3505
E-mail : (ester_riemersma@nl.ibm.com)

reageer via disqus

Nieuwsbank op Twitter

Gratis persberichten ontvangen?

Registreer nu

Profiteer van het gratis Nieuwsbank persberichtenfilter

advertentie