Kenniscentrum Elektronische Overheid

19 jan 2004

Ministerie van BZK voert Digidoc breed in

Na een lange periode van voorbereiding en pilots heeft de Bestuursraad van het ministerie van BZK besloten dat het documentmanagementsysteem Work Expeditor (intern beter bekend als 'Digidoc') departementsbreed wordt ingevoerd. Met dit besluit is BZK het eerste ministerie dat het aandurft om zowel een breed toegankelijk digitaal archief op te bouwen, als ook de gehele documentenstroom te digitaliseren.




Belangrijke uitgangspunten bij de invoering zijn het lager in de organisatie neerleggen van verantwoordelijkheden en het verminderen van de parafencultuur. Naar verwachting is het hele departement eind 2005 over op Digidoc.





Vooral kenmerkend aan de aanpak bij BZK is de aandacht voor de organisatie-verandering. De invoering van het
documentmanagementsysteem wordt niet gezien als een project met alleen documentaire archiefaspecten. Ook wordt het niet benaderd als een technisch automatiseringstraject. De invoeringswijze richt zich op de werkprocessen binnen BZK. Zo verloopt het hele proces van de ministerraadadvisering al voornamelijk digitaal. De nadruk ligt in het mogelijk maken van organisatorische verbeterslagen (procesherontwerp) en in het verschuiven van verantwoordelijkheden en verminderen van de bureaucratie (afschaffen zogenaamde 'medeparaaf').

Verder is er tijdens de invoering ruimschoots aandacht voor de begeleiding van gebruikers. De aanpak heeft al in drie pilots zijn nut bewezen. Het moment is aangebroken om de nieuwe manier van werken breed in te voeren. Inmiddels heeft ook de groepsondernemingsraad positief geadviseerd over brede invoering.