Registratiekamer

Bijstanddossiers en bescherming persoonsgegevens

(10 juli 1999, 98.O.1009)
Sociale diensten weten niet altijd welke gegevens noodzakelijk zijn om in bijstandsdossiers op te nemen en welke niet. Veel sociale diensten hebben echter een verantwoorde werkwijze voor gegevensverkeer en een controleerbaar uitvoeringstraject. Dit zijn de belangrijkste conclusies uit een oriënterend onderzoek, die de Registratiekamer begin dit jaar uitvoerde
bij drie sociale diensten. Hoofddoel van het onderzoek was het opnemen van de stand van zaken van het verwerken van persoonsgegevens bij de uitvoering van de Abw. Op 9 februari 1999 werden de resultaten van het onderzoek kort gepresenteerd tijdens de themadag 'Privacy en de Algemene bijstandswet'. De resultaten van het onderzoek zijn in de vorm van een artikel gepubliceerd in het Informatiebulletin van Divosa. In 1997 heeft de Registratiekamer het rapport 'Privacybescherming in de uitvoering van de Algemene bijstandswet' uitgebracht. Naar aanleiding daarvan kwam de minister van SZW in 1998 met een 'Privacykader voor de uitvoering van de Algemene bijstandswet'.

Een ander doel van het onderzoek was het vergroten van het inzicht van de Registratiekamer in de wijze van dossieropbouw, de verzameling en de verstrekking van persoonsgegevens. Hierbij heeft de Registratiekamer gekeken naar verschillen in de dossiers van de periode van voor en na het privacykader van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In deze samenvatting zijn kort de belangrijkste toetsingskaders voor de bijstanddossiers tezamen met de bevindingen van de Registratiekamer weergegeven.

Zijn de gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de Abw? Op grond van de Wpr (en in de toekomst de Wbp) en de Abw geldt steeds: Zijn de gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de Abw? Er mogen niet meer gegevens worden opgevraagd dan noodzakelijk, niet meer gegevens in de dossiers opgenomen worden dan noodzakelijk en er mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk. Bij de onderzochte diensten zagen we dat de cliënt doorgaans niet wordt 'overvraagd' en dat er in het algemeen alleen gegevens in het dossier worden opgenomen die er toe doen. De gemeenten hadden hun beleid voor het inzien en kopiëren van de bankafschriften aangepast en dit bleek goed uit de dossiers. De Registratiekamer constateerde dat er sprake was van een beheerst verificatiebeleid.

Een belangrijk privacybeginsel is het beginsel van transparantie. Waar blijven de gegevens? Wat weet de cliënt? De cliënt moet geïnformeerd worden over wat er met zijn gegevens gebeurt. Uit de dossiers die de Registratiekamer heeft ingezien bleek dat er samenwerking was met Arbeidsvoorziening of met andere instanties voor trajectbegeleiding. Wat echter niet uit de dossiers bleek en wat wel van belang is, is welke gegevens dan aan deze instanties waren verstrekt en welke gegevens weer afkomstig waren van deze instanties.

Verkrijgen van gegevens
In de Abw wordt opgesomd welke instanties verplicht zijn gegevens te verstrekken aan sociale diensten. In sommige dossiers waren gegevens afkomstig van derden opgenomen, maar was niets terug te vinden over de aanleiding. Dit leidt tot de vragen: Waren de gegevens bij de derde opgevraagd en zo ja waarom? In andere dossiers werd hierover wel duidelijkheid geboden bijvoorbeeld door de looninformatieformulieren in het dossier op te nemen. Op deze wijze maakt de sociale dienst inzichtelijk wie, met het oog waarop de informatie heeft verstrekt. Ook voor het verkrijgen van gegevens geldt namelijk de eis dat deze noodzakelijk moeten zijn voor de uitvoering van de Abw. Daarom is het aan te raden om in het dossier aan te geven wat de aanleiding was om in dat specifieke geval de gegevens te vragen c.q. te verifiëren. Dit is niet alleen in het belang van de zichtbaarheid voor de cliënt maar het maakt de uitvoeringspraktijk ook beter controleerbaar.

Twee sociale diensten maakten gebruik van inlichtingenformulieren waarin een algemene machtiging was geformuleerd waarmee de cliënten werd gevraagd om toestemming te geven aan de sociale dienst om bij derden gegevens op te vragen. Zo'n open formulering is echter niet in overeenstemming met de Wpr en Abw. Wil er immers sprake zijn van een geldige toestemming van de cliënt dan moet vaststaan aan welke instantie of persoon de gegevens worden gevraagd. Omdat de machtiging ook wordt gekoppeld aan een aanvraagformulier is er geen sprake van toestemming die in vrijheid is gegeven. Ook werd in de inlichtingenformulieren gevraagd naar de naam van de huisarts. Aangezien niet iedere cliënt onderzocht hoeft te worden door een medisch adviseur worden hierdoor meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk. Daar komt bij dat ook al heeft de sociale dienst, of de medisch adviseur de naam van de behandelend arts, deze toch geen informatie over zijn patiënt mag opvragen zonder te beschikken over een schriftelijke gerichte toestemming van de betrokkene. In de modelformulieren van Divosa wordt daarom deze vraag niet gesteld.

Conclusie
Als belangrijkste knelpunten signaleerde de Registratiekamer dat sociale diensten niet altijd weten welke gegevens noodzakelijk zijn om in de bijstanddossiers op te nemen. Maar gebleken is dat een sociale dienst zelf zeer goed kan bepalen wat noodzakelijk is. Zij hebben een eigen verantwoordelijkheid hiervoor. De sociale dienst kan door eigen kennis en ervaringen komen tot een verantwoorde werkwijze ten aanzien van het gegevensverkeer en een correct en controleerbaar uitvoeringstraject. Daarom is het zeer goed dat de onderzochte gemeenten een eigen privacybeleid hebben opgesteld. Zo kan een balans gevonden worden tussen de bescherming van de persoonsgegevens en de controle op de rechtmatigheid van de uitkering en controle op de uitvoering. Belangrijke aandachtspunten zijn dat uit de dossiers blijkt waar de gegevens vandaan komen en blijven en dat de cliënt weet wat er gebeurt op het gebied van categorisering, verificatie en het verstrekken van gegevens. Om gegevens te verkrijgen bij andere dan in de wet daartoe verplichte instanties is de toestemming van de cliënt nodig. Deze toestemming kan het beste met een apart formulier in een concrete situatie gevraagd worden.

Deel: ' Bijstanddossiers en bescherming persoonsgegevens '




Lees ook