Ministerie van Defensie


Brieven van de minister/staatssecretaris van Defensie aan de Eerste/Tweede Kamer der Staten-Generaal

Aan: de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,

I.a.a.: de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal,

Ons nummer DIS/99001342

Datum 15 maart 1999

Onderwerp MID-archieven

In de defensiebegroting 1999 (kamerstukken 26.200 X, nr 1, vergaderjaar 1998/99) is toegezegd de Tweede Kamer begin 1999 nader te informeren over de voortgang bij het beheer van de archieven van de Militaire Inlichtingendienst (MID). In de bijlage treft u de voortgangsrapportage aan over het archiefbeheer bij de MID.

Mede namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen bied ik u, als bijlage bij de voortgangsrapportage, tevens aan het inspectierapport "Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst" van de Algemene Rijksarchivaris.

In het vervolg zal ik uw Kamer in september door middel van de defensiebegroting en in mei door middel van het jaarverslag MID informeren over de voortgang van het archiefbeheer bij de MID.

DE MINISTER VAN DEFENSIE,

mr. F.H.G. de Grave

VOORTGANGSRAPPORTAGE ARCHIEFBEHEER MILITAIRE INLICHTINGENDIENST

1. Sturing

De verbetering van het archiefbeheer bij de Militaire Inlichtingendienst vindt in nauwe samenwerking plaats met de Rijksarchiefdienst. De Algemene Rijksarchivaris is in adviserende zin betrokken bij het gehele proces ter verbetering van het archiefbeheer. De coördinatie van alle activiteiten inzake het archiefbeheer vindt plaats in de stuurgroep Archieven MID. In deze stuurgroep nemen, naast vertegenwoordigers van de Militaire Inlichtingendienst, ook vertegenwoordigers deel van de Rijksarchiefdienst, de Centrale Archief Selectiedienst en de archiefdienst van het eigen departement.

2. Institutioneel onderzoek

De heer dr D. Engelen heeft het institutioneel onderzoek naar de Militaire Inlichtingendienst afgerond. Het rapport institutioneel onderzoek zal ik mede namens mijn ambtgenoot van Onder-wijs, Cultuur en Wetenschappen op korte termijn aan uw Kamer toezenden.

3. Rijksarchiefinspectie

De Algemene Rijksarchivaris heeft op 6 oktober 1998 het inspectierapport "Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst" aan mij aangeboden. Het inspectierapport is als bijlage bij deze voortgangsrapportage gevoegd.

4. Inventarisatie en beschrijving MID-archieven

Tijdens het mondelinge overleg van 17 december 1997 met de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken, Defensie en Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en in het rapport van de werkgroep Onderzoek archieven van Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten van 13 mei 1998 werd aandacht besteed aan specifieke dossiers zoals het Suriname-dossier en het Fatima-dossier. Gelet op de wens van de Tweede Kamer is aan de inventarisatie, beschrijving en verdere bewerking van deze dossiers de eerste prioriteit gegeven.

De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) is in 1998 begonnen met de inventarisatie en beschrijving van de MID-archieven en de archieven van de voorlopers van de Militaire Inlichtingendienst. Daarmee werd een eerste stap gezet naar een betere toegankelijkheid van de archieven. Op 24 april 1998 werd over de eerste bevindingen van de MID-archieven door de Centrale Archief Selectiedienst gerapporteerd. Met brief D98001181 van 29 april 1998 werd het rapport "Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst" aan uw Kamer aangeboden gelijktijdig met het rapport "Oorzaak, aard en omvang van de van de oneigenlijke vernietiging van archiefmateriaal van de MID in de periode 1993-1998" van de hand van de heer dr. D. Engelen.

5. Specifieke dossiers

Suriname-dossier
Het onderzoek naar en de inventarisatie van het Suriname-dossier over de jaren 1975-1995 is afgerond. Alle bij de militaire inlichtingendienst aangetroffen aan Suriname gerelateerde archiefbescheiden zijn beschreven. Dit dossier is naar het oordeel van de bewerkers grotendeels nog aanwezig.

Fatima-dossier
Tijdens het mondelinge overleg van 17 december 1997 met de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken, Defensie en Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is meegedeeld dat een deel van dit dossier is vernietigd. Het resterende deel van het dossier is gelokaliseerd. Met de beschrijving van het dossier zal in het eerste kwartaal van 1999 worden begonnen.

6. Papieren archief

Algemeen
De omvang van de papieren archieven bedraagt ongeveer 1500 strekkende meter. Vanaf 1 januari 1999 is de Centrale Archief Selectiedienst begonnen met de beschrijving en bewerking van dit archief. De geplande doorlooptijd van de bewerking wordt door de inzet van extra personeelscapaciteit van zes jaar teruggebracht tot vier jaar. De bewerking van de archieven van de Nederlandse Censuurdienst/893 veldpost-censuurdetachement is afgerond. Daarnaast is de Centrale Archief Selectiedienst begonnen met de bewerking van de archieven van de voormalige Landmacht Inlichtingendienst, de Luchtmacht Inlichtingendienst en van Nederlands Nieuw-Guinea.

Nederlandse Censuurdienst/893 veldpost-censuurdetachement De bewerking van dit archief is voltooid. Het omvat de periode 1951-1996. De conclusie van de Centrale Archief Selectiedienst is dat het archief vrijwel compleet is.

Nederlands Oost-Indië, Nederlands Nieuw-Guinea en Korea. De bewerking van deze archieven zal in de loop van het eerste kwartaal zijn voltooid. Deze archieven, die betrekking hebben op de periode 1945-1963, omvatten de bescheiden afkomstig van de voormalige Marine Inlichtingendienst en zijn voorgangers in Nieuw-Guinea alsmede de bescheiden afkomstig van de Marinestaf.

7. Elektronisch archief

De Algemene Rijksarchivaris is nauw betrokken bij het opstellen van het plan van aanpak inzake het beheer en de bewerking van de elektronische archieven. Het eerste overleg daartoe heeft in december 1998 plaatsgevonden. Over het interne beheer van deze archieven is in overleg met de Algemene Rijksarchivaris een aanwijzing voor het personeel van de Militaire Inlichtingendienst opgesteld. De Centrale Archief Selectiedienst zal ook deze archieven gaan bewerken. In het eerste kwartaal 1999 wordt de inventarisatie van aanwezige bestanden uitgevoerd, waarna - indien nodig - de eventuele bewerkingsplannen zullen worden opgesteld.

8. Micro-films

De voorbereidingen voor de bewerking van microfilms van de afdeling MID bij de Koninklijke Landmacht (de zogenaamde DISCO-films) zijn in gang gezet. De Centrale Archief Selectiedienst is in februari begonnen met de bewerking van deze microfilms. De uitvoering van deze werkzaamheden geschiedt in overleg met de Algemene Rijksarchivaris en zal binnen de geplande doorlooptijd van vier jaar voor het gehele bewerkingstraject vallen.

9. Opleiding archief-personeel

Het archiefpersoneel van de Militaire Inlichtingendienst is in 1998 verder opgeleid. In 1999 zal het kennisniveau van dit personeel op het gebied van archiefbeheer en dossiervorming ver-der worden verdiept. Voorts zal op korte termijn een opleiding worden gegeven over het in te voeren postregistratiesysteem.

10. Inrichting archiefruimten

De inrichting van archiefruimten geschiedt volgens de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen en aanwijzingen van de Algemene Rijksarchivaris. Ten aanzien van de huidige archiefruimten bij de centrale organisatie en het TNO is op advies van de Algemene Rijksarchivaris een aantal maatregelen getroffen. Deze maatregelen betreffen het voorkomen van calamiteiten door het installeren van rook-, brand en watermelders en het plaatsen van de juiste brandblusapparatuur.

11. Postregistratiesysteem

Met de voorbereidingen voor de invoering van een integraal postregistratiesysteem bij de MID is de regelgeving beschreven voor het registreren van de archiefbescheiden. In verband met de komende reorganisatie en de noodzakelijk gebleken afstemming met de voor Defensie te voeren standaard voor het registreren van archiefbescheiden zal het postregistratiesysteem pas in de tweede helft van 1999 operationeel worden ingezet.

12. Basisselectiedocument

De ontwerp-selectielijst van de MID is eind 1997 bij de staatssecretaris van OC&W ingediend en vervolgens ter inzage gelegd. Mede op (voorlopig) advies van de Raad voor Cultuur is besloten de afronding af te wachten van het institutioneel onderzoek, dat inmiddels is afgerond. Daarna zal de selectielijst eventueel in gewijzigde vorm voor definitief advies aan de Raad voor Cultuur worden voorgelegd.

Maart 1999

Deel: ' Brief Defensie over MID-archieven '




Lees ook