European Commission

IP/02/1130

Brussel, 24 juli 2002

De Commissie rapporteert over de prestaties van haar diensten en het functioneren van haar interne beheers- en controlesystemen in 2001 en keurt een actieplan voor een snellere uitvoering van de hervorming op specifieke terreinen goed

De Commissie heeft vandaag de verslagen besproken van alle directeuren-generaal en hoofden van dienst over de bijdragen die de onderscheiden onderdelen van haar ambtelijke apparaat hebben geleverd aan de verwezenlijking van haar strategische doelstellingen voor een periode van vijf jaar, en over de wijze waarop haar diensten werden beheerd. Het gaat om de allereerste jaarlijkse activiteitenverslagen. Door elk van de directeuren-generaal en hoofden van dienst wordt een dergelijk verslag samengesteld en ondertekend. Het onderzoek van deze verslagen was voornamelijk gericht op de vaststelling door de Commissie van een desbetreffend syntheseverslag. In overeenstemming met de hervormingsstrategie van de Commissie bevat elk jaarlijks activiteitenverslag een garantieverklaring van de betrokken topmanager. Elk van de topmanagers heeft in die verklaring aangegeven in hoeverre in het jaar 2001 sprake is geweest van een behoorlijke en doelmatige besteding van de financiële middelen. Uit het syntheseverslag blijkt dat in vele opzichten vooruitgang is geboekt bij de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de Commissie. De voorbehouden en punten van zorg met betrekking tot de huidige beheerssystemen waaraan de directeuren-generaal uiting hebben gegeven, zijn in het syntheseverslag geanalyseerd. Ook worden in het syntheseverslag specifieke acties voorgesteld om de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen.

Neil Kinnock, vice-voorzitter belast met de administratieve hervorming, heeft de activiteitenverslagen van het management en het syntheseverslag als volgt verwelkomd:

"Met de vandaag verrichte evaluatie wordt nogmaals een belangrijke belofte in het kader van de hervormingsstrategie van de Commissie gestand gedaan. Wij hebben toegezegd te zullen zorgen voor een regelmatige, grondige en alomvattende verslaglegging door de topambtenaren aan het college over de werkzaamheden van alle diensten om te kunnen meten in hoeverre de hoofddoelstellingen worden bereikt, en om gedetailleerde informatie te kunnen verkrijgen over de managementsystemen die voor de verwezenlijking van die doelstellingen nodig zijn. Het resultaat is een serie zeer openhartige documenten die een brede analyse bieden en niet alleen positieve maar ook kritische beoordelingen van de huidige systemen bevatten.

De oprechtheid en de praktische voorstellen voor verbeteringen zijn op zichzelf lovenswaardig. Het feit dat dit de eerste maal is dat de Commissie een dergelijke nauwgezette evaluatie onderneemt, maakt die kwaliteiten echter nog opmerkelijker. Wij hebben nu een zeer degelijk fundament voor de nodige actieplannen, die snel zullen worden samengesteld om systematisch voor correcties en verbeteringen te kunnen zorgen. Deze eerste jaarverslagen bieden ook aanknopingspunten voor de grondige interne audits waarmee binnenkort zal worden begonnen en die eind 2003 zullen worden afgerond.

De Commissie is trots op haar prestaties in de loop van de decennia. Voor deze prestaties is gezorgd door ambtenaren die met veel vastberadenheid en vakbekwaamheid werken om in dienst van de Europese Unie resultaten van hoge kwaliteit te behalen. Zoals wij hebben beloofd toen wij met de hervorming begonnen, zijn wij echter ook bereid om de tekortkomingen op te sporen, om middelen voor het overwinnen van die tekortkomingen te bedenken, om intern en extern verslag uit te brengen over het hele beeld en om dan door te gaan met verdere doeltreffende veranderingen. Wij houden deze belofte. Alle daaruit resulterende activiteiten dragen ertoe bij om van de Commissie een opener en beter beheerde instelling te maken.

Ik ken maar heel weinig ambtelijke apparaten in de wereld die vrijwillig een dergelijke jaarlijkse zelfevaluatie verrichten en dan de resultaten, ook de minder positieve, meedelen aan een gekozen Parlement. Dat is wat de Europese Commissie doet. Het laat zien dat wij eerlijke diagnoses zullen stellen en systematisch correcties zullen toepassen. Hiermee wordt het tastbare bewijs geleverd van de actieve inzet van de Commissie en haar personeel om werkelijk rekenschap af te leggen en voortdurend verbetering na te streven."

Toelichtingen ten behoeve van redacteuren

Het vandaag vastgestelde syntheseverslag is het resultaat van één van de belangrijke maatregelen uit het Witboek over administratieve hervorming van maart 2000. Dit syntheseverslag is gebaseerd op een analyse van de allereerste afzonderlijke jaarlijkse activiteitenverslagen en garantieverklaringen van elk van de directeuren-generaal. In het syntheseverslag worden 18 acties voorgesteld om in de hele Commissie de systemen te verbeteren en wordt het ook noodzakelijk genoemd dat de individuele commissarissen en de onder hen ressorterende directeuren-generaal hun goedkeuring hechten en vervolgens uitvoering geven aan specifieke actieplannen op hun werkterreinen.

Het syntheseverslag en het bijbehorende actieplan worden nu toegezonden aan het Parlement. Zodra in de komende maanden alle actieplannen op de specifieke werkterreinen zijn goedgekeurd, zal de Commissie deze actieplannen samen met het volledige stel jaarlijkse activiteitenverslagen en garantieverklaringen doen toekomen aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer. De individuele commissarissen en directeuren-generaal zullen een en ander toelichten ten overstaan van de bevoegde commissies van het Parlement.

Deze evaluatie sluit aan bij de overige maatregelen die worden genomen om het beheer van de Commissie te moderniseren:

Modernisering van de systemen voor financieel beheer en controle Het onlangs vastgestelde volledig omgewerkte financieel reglement (zie IP/02/929) wordt op 1 januari 2003 van toepassing. Door de uitvoering van dit reglement zullen de verantwoordelijkheden voor de goedkeuring van financiële transacties worden gedecentraliseerd, zullen de controles achteraf worden verscherpt en zal de EU-begroting duidelijker worden opgemaakt om een betere afstemming tussen de politieke prioriteiten en de daarvoor benodigde middelen mogelijk te maken. De Commissie heeft haar audit- en controlesystemen reeds in belangrijke mate geherstructureerd om deze aan het nieuwe reglement aan te passen. Vandaag heeft zij ook een actieplan voor de modernisering van haar boekhoudkundige en financiële informatiesystemen goedgekeurd, welk actieplan is gebaseerd op de mogelijkheden die door het nieuwe financieel reglement worden geboden (zie IP/02/1136).

Een grotere rol voor de topambtenaren Directeuren-generaal en directeuren worden nu geselecteerd volgens striktere procedures waarbij meer nadruk wordt gelegd op vakbekwaamheid en ervaring, het evenwicht tussen vrouwen en mannen en geografische representativiteit. Net als andere personeelsleden worden ook de topambtenaren regelmatig op hun prestaties beoordeeld op basis van de taken en doelstellingen die voor hen zijn bepaald. Het nieuwe kader voor het financiële beheer geeft deze topambtenaren de algehele verantwoordelijkheid voor het ontwerpen en toepassen van financiële systemen op hun werkterrein, zulks op basis van voor de hele Commissie geldende normen maar met inachtneming van het specifieke karakter van hun activiteiten. Mobiliteit van topambtenaren is nu verplicht om ervoor te zorgen dat in de hele Commissie gebruik kan worden gemaakt van hun ervaring, en om te voorkomen dat er starheid ontstaat.

Aanpassing van de middelen aan de politieke prioriteiten en een betere programmering van de activiteiten In het verleden heeft de Commissie te vaak nieuwe taken en verantwoordelijkheden aanvaard zonder de daaruit voortvloeiende behoeften aan middelen te meten. De Commissie is nu doorzichtige en strikte procedures aan het invoeren die het haar mogelijk zullen maken om op welk tijdstip ook te weten welke middelen voor welke taken worden ingezet. Daardoor zal de Commissie, wanneer de Raad of het Parlement haar verzoekt nieuwe taken op zich te nemen, in staat zijn eventuele noodzakelijke verzoeken om extra middelen duidelijk en objectief te motiveren of te vragen om richtsnoeren voor het beperken van haar activiteiten op andere terreinen. Dit zal het essentiële debat met de begrotingsautoriteit helpen structureren en verduidelijken en zal bijdragen tot een vervulling van taken en een gebruik van middelen die doelmatig en doeltreffend zijn.

Bijlage

Hoofdpunten van het door de Commissie vastgestelde syntheseverslag De essentiële doelstellingen waarmaken

Het syntheseverslag vestigt de aandacht op de belangrijke vooruitgang die is geboekt met betrekking tot de vier strategische doelstellingen:
* Wat de eerste doelstelling "Bevordering van nieuwe vormen van Europees bestuur" betreft, is vooruitgang geboekt door de vaststelling van het Witboek over Europese governance, door de goedkeuring door Commissie, Parlement en Raad van de verordening inzake de toegang tot documenten voor het publiek en door de verdere doorvoering van de interne administratieve hervorming bij de Commissie.

* Wat de tweede doelstelling "Naar een nieuwe sociaal-economische agenda" betreft, wordt in het syntheseverslag gewezen op de invoering van de euro, initiatieven om het concurrentiebeleid te moderniseren, de vaststelling van het kaderprogramma voor onderzoek en ontwikkeling en de integratie van de milieudimensie in het proces van Lissabon. Ook wordt erop gewezen dat een begin is gemaakt met de uitvoering van de in Nice onderschreven agenda op het gebied van het sociale beleid.

* Wat de derde doelstelling "Stabilisering van ons continent en een krachtiger stem van Europa in de wereld" betreft, beschrijft het syntheseverslag de vorderingen die zijn gemaakt bij de onderhandelingen over de uitbreiding, de succesvolle start van de nieuwe ronde van multilaterale handelsbesprekingen op de WTO-conferentie in Doha, de goedkeuring van het "Alles behalve wapens"-initiatief en de snelle antwoorden van de Commissie op de gebeurtenissen van 11 september, vooral door hulpverlening aan Afghanistan ondanks de beperkte middelen die in het kader van de financiële vooruitzichten van de EU beschikbaar zijn.
* Wat ten slotte de vierde doelstelling "Een betere levenskwaliteit voor iedereen" betreft, heeft de Commissie maatregelen genomen om te reageren op bezorgdheid op veiligheidsgebied, met name via de besluiten over een Europees arrestatiebevel en over een gemeenschappelijke definitie van terroristische daden, maar is in de Raad de besluitvorming voor een algehele tenuitvoerlegging van de agenda van Tampere traag gebleven. Wat het milieu betreft, is in 2001 het zesde milieuactieprogramma voor de periode 2001-2010 goedgekeurd en heeft de Commissie een effectieve bijdrage geleverd aan het redden van het Kyoto-protocol over klimaatverandering.

Op basis van de door de DG's gemaakte opmerkingen zijn in het syntheseverslag voorstellen voor praktische acties in de nabije toekomst opgenomen, waarbij het er met name om gaat betere synergieën te ontwikkelen wat de externe betrekkingen betreft, initiatieven voor een betere reactie op de bezorgdheid van de burgers ten aanzien van kernenergie te nemen en samen met de lidstaten de verantwoordelijkheden met betrekking tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de Structuurfondsen te verduidelijken. In het syntheseverslag wordt ook gewaarschuwd dat de Commissie zich genoodzaakt zal zien om haar activiteiten ter voorbereiding van de uitbreiding te verminderen tenzij de begrotingsautoriteit de 500 posten toekent die blijkens zorgvuldige berekeningen noodzakelijk zijn voor die voorbereiding.

Uitvoering van de interne hervorming

Het syntheseverslag beschrijft de vorderingen die bij de eigen interne hervorming van de Commissie zijn gemaakt dankzij de aanzienlijke vooruitgang bij de invoering van activiteitsgestuurd management, dat een betere afstemming tussen prioriteiten en middelen mogelijk maakt, dankzij de afronding van het overleg met de vakbonden bij de Commissie over veranderingen van het personeelsbeleid, die het mogelijk heeft gemaakt het voorstel van de Commissie voor een herzien personeelsstatuut in het eerste kwartaal van 2003 in te dienen bij de Raad, en ten slotte dankzij de vorderingen bij de modernisering van het financiële beheer, met name doordat de auditfuncties en de controlefuncties van elkaar zijn gescheiden en doordat is gewerkt aan minimumnormen voor de interne controle en het risicobeheer. Het syntheseverslag vestigt de aandacht op het feit dat eind 2001 tussen 70 % en 75 % van de DG's van oordeel was dat zij hadden voldaan aan de minimumnormen die zijn vastgesteld voor elk van de vijf grote groepen (controleomgeving; prestatie- en risicobeoordeling; informatie en communicatie; controleactiviteiten; audit en evaluatie).

Naar aanleiding van de opmerkingen van de DG's zal de Commissie haar inspanningen vergroten om ervoor te zorgen dat voldoende personele middelen worden toegewezen voor de uitvoering van de hervormingsmaatregelen, dat een volledige gids over activiteitsgestuurd management en de nodige bijstand ter beschikking van alle diensten worden gesteld, dat actie wordt ondernomen om de interoperabiliteit van de bestaande management- en informatiesystemen te verbeteren en dat de centrale diensten steun verlenen voor de toepassing van normen met betrekking tot gevoelige functies en het toezicht.

Een actieplan voor het aanpakken van de door de directeuren-generaal gemelde tekortkomingen van hun managementomgeving

Het syntheseverslag bevat ook een serie van 18 acties voor een snellere uitvoering van de hervorming op terreinen die zijn genoemd in de opmerkingen en voorbehouden van de DG's over de omgeving waarin hun diensten functioneren, en waarop zich problemen voordoen die een behoorlijk en doelmatig gebruik van de tot hun beschikking staande middelen bemoeilijken. De acties hebben betrekking op een aantal thema's zoals hierna is aangegeven.

Wat de aan de gang zijnde werkzaamheden om de huidige systemen voor financieel beheer te verbeteren en tot adequate interne controles te komen betreft, zal op deze punten verdere voortgang worden gemaakt naarmate de hervorming van de financiële procedures geleidelijk wordt doorgevoerd en geschikte instrumenten worden ontwikkeld.
* De omvang moet worden bepaald van de problemen die het gevolg zijn van een gedeeld of gedecentraliseerd beheer, en er moeten duidelijke grenzen worden vastgesteld voor de verantwoordelijkheden van de DG's op deze gebieden om het hun mogelijk te maken passende besluiten te nemen.
* De verantwoordelijkheden van de hoofdrolspelers op het gebied van audit en controle moeten duidelijker worden omschreven en er moeten aanbevelingen voor het ontwerpen van doeltreffende systemen voor controles ter plaatse worden geformuleerd.
* Er zijn inspanningen op opleidingsgebied en flexibele voorlopige oplossingen voor de indienstneming van tijdelijk personeel nodig om de schaarste aan deskundig personeel op het gebied van financieel beheer, audit en controle te verhelpen.
* Ook zullen, gezien de noodzaak om het kader en de systemen voor boekhouding bij de Commissie te herzien, nog vóór het einde van het jaar plannen voor de modernisering van de boekhoudkundige en financiële informatiesystemen worden goedgekeurd en aan de andere instellingen worden meegedeeld.

Deel: ' Europese Commissie rapporteert over de prestaties van haar diensten .. '




Lees ook