Vlaamse regering

PERSMEDEDELING VAN DE VLAAMSE REGERING

VERGADERING VAN 9 FEBRUARI 1999

IT-dienstverlening ministerie uitbesteed aan Siemens

Op voorstel van Vlaams minister van Ambtenarenzaken Eddy BALDEWIJNS heeft de Vlaamse regering beslist om een out- sourcingcontract van vijf jaar toe te wijzen aan Siemens Business Services, een dochterbedrijf van de Siemens Groep. Het contract gaat in op 1/3/1999 en omvat zowat de volledige dienstverlening voor Informatietechnologie (IT) bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De operatie behoort tot de grotere outsourcings door een overheid in Europa.

Motivering van de toewijzing

Siemens Business Services biedt volledige informatica- oplossingen aan, van de ontwerpfase via de ontwikkeling en de implementatie tot het operationeel beheer. Van de twee overgebleven kandidaten speelde Siemens beter in op de verwachtingen van het ministerie, onder meer wat de manier van samenwerking, de prijscorrectiemechanismen en de waarborgen inzake marktconformiteit van de eenheids- prijzen betreft.

Zelfde prijs, hoger niveau

Het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap geeft elk jaar in totaal ongeveer 1,5 miljard frank (37 miljoen euro) uit aan IT. Door de outsourcing zal het ministerie voor hetzelfde bedrag op een hoger dienstverleningsniveau kun- nen rekenen en wordt informatica ook fors opgewaardeerd als ondersteunend instrument.

Via de outsourcing kan het ministerie beschikken over een erg performante, soepele en efficiënte dienstverlening. Bovendien beschikt het ministerie van de Vlaamse Gemeen- schap nu over een professionele partner die vanuit zijn eigen kerncompetenties proactief meedenkt over de onder- steuning van de bedrijfsprocessen van het ministerie.

Personeel behoudt sociaal statuut

Als gevolg van de outsourcing krijgen de huidige IT-per- soneelsleden van het ministerie allemaal een nieuwe func- tie. De contractuele IT-personeelsleden gaan in maart 1999 over naar Siemens, waar ze conform de EU-richtlijnen onder gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden aan de slag gaan.

De statutaire IT-personeelsleden blijven in dienst van de Vlaamse overheid. Ze krijgen binnen het ministerie nieuwe functies als ondersteunende schakel tussen Siemens en de IT-gebruikers of werken samen met Siemens aan de uitvoer- ing van het outsourcingcontract.

Krachtlijnen van de nieuwe manier van werken

Vandaag buigen de IT-afdelingen in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap zich over investeringen, het aankoop- beleid, de mogelijke keuzes inzake IT-middelen, enz. In de nieuwe manier van werken verandert dat grondig: die taken neemt Siemens voor zijn rekening. Voortaan stellen de verschillende diensten van het ministerie als vraag- zijde voorop wat de IT-dienstverlening moet opleveren en kopen ze die dienstverlening bij Siemens. In totaal zal Siemens 6 dienstverleningspakketten voor het ministerie verzorgen :
de exploitatie van één helpdesk voor het hele ministerie, de logistieke ondersteuning van de eindgebruikersinfra- structuur, het beheer van de mainframeomgeving, het beheer van de servers (niet-mainframeomgeving), het beheer van de netwerken, en de realisatie van bedrijfstoepassingen.

Om de vraagsturing van het ministerie te structureren, zijn nieuwe ondersteunende functies in het leven geroepen. Die vertolken de procesnoden en gebruikers- behoeften aan de vraagzijde en werken samen met het mana- gement van hun entiteit. Voorts is er ook de nieuwe een- heid Sturing en Controle Informatica binnen het minis- terie. Zij stelt enerzijds haar contractuele en tech- nische expertise op IT-gebied ter beschikking van de departementen. Anderzijds zorgt ze voor de eenheid in IT- aanpak inzake strategie, standaarden, beveiliging en kwaliteitsnormen. Ze houdt mogelijke synergieën in het oog en bewaakt de continuïteit van de geleverde dienst- verlening.

Parallel met de outsourcing zullen de managers van de administratie stapsgewijs meer autonomie en verantwoorde- lijkheid krijgen. Ze zijn reeds verantwoordelijk voor de resultaten van hun eenheid en zullen meer impact krijgen op de keuze van de (financiële) middelen om die resulta- ten te bereiken.

Waarborgen voor de continuïteit van de dienstverlening

Bij het begin van de outsourcingoperatie is een over- gangsperiode voorzien tot januari 2000. Om die fase vlot te laten verlopen, is een heel aantal waarborgen inge- bouwd. Zo neemt Siemens de lopende IT-contracten van het ministerie over zodat op dat gebied geen breuk in de dienstverlening ontstaat. De IT-ambtenaren van het ministerie worden ofwel verder ingezet om in samenwerking met Siemens IT-taken uit te oefenen ofwel dragen ze hun kennis over van de IT-werking binnen het ministerie aan Siemens.

Prijs- en kwaliteitswaarborgen

De kern van de overeenkomst zijn de zogenoemde Service Levels: de kwaliteitsniveaus waaraan elk soort IT-dienst- verlening moet voldoen. Als de afgesproken Service Levels niet worden gehaald door toedoen van Siemens, dan leidt dat tot prijscorrecties. Herhaalde fouten of zwaar onder- maatse dienstverlening kunnen ertoe leiden dat de over- eenkomst geheel of gedeeltelijk wordt beëindigd.

Elk jaar gebeurt een benchmarking van de prijzen die Sie- mens voor zijn dienstverlening hanteert. Liggen de marktprijzen lager, dan worden de Siemens-eenheidsprijzen aangepast. Daarnaast krijgt het ministerie ook een volle- dig inzicht in de boekhouding van het project. Blijken de werkelijke kosten lager te liggen dan de voorziene kos- ten, dan delen het ministerie en Siemens de gemaakte winst.

Continuïteitswaarborgen bij het einde van het contract

De overeenkomst met Siemens loopt over vijf jaar, tot maart 2004. Ten laatste 4 maanden daarvóór zal het minis- terie de nieuwe IT-dienstverlener bekendmaken die voor een volgende periode is gekozen. Vanaf dat moment bereidt Siemens die overgang voor en zorgt ze voor de nodige bij- stand en kennisoverdracht, tenzij de firma zelf de nieuwe IT-dienstverlener wordt.

Ook hier is een aantal maatregelen getroffen om te voor- komen dat het ministerie al te afhankelijk wordt en de facto geen vrije keuze meer zou hebben om in zee te gaan met een nieuwe dienstverlener. Zo blijft alle nieuwe software eigendom van het ministerie en kan ook hardware worden overgenomen. Omdat de IT-ambtenaren binnen het ministerie nieuwe functies krijgen in hetzelfde vakge- bied, blijft voldoende interne IT-knowhow aanwezig om de verschillende kandidaten objectief en met kennis van zaken te vergelijken.

Blijvende voordelen van de IT-outsourcing

Met het outsourcingproject wil het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap niet alleen effectiever en efficiën- ter gebruik maken van zijn informatica-ondersteuning, maar de informatica ook verder opwaarderen als middel om op verschillende vlakken de werking van het ministerie fors te verbeteren en de overheid toegankelijker te maken.

Het ministerie ziet IT als een belangrijk instrument om de contacten met de klanten (de burgers of organisaties) efficiënter te maken en zo haar dienstverlening te verbe- teren. Het wil naar een dienstverlening evolueren waarbij de klanten nog maar één keer dezelfde informatie aan het ministerie hoeven te bezorgen. Het ministerie wil ook evolueren naar intensiever elektronisch contact met klanten.

Door aangepaste IT-middelen in te zetten, kan de toe- gangsdrempel voor specifieke klantengroepen worden ver- laagd. In haar contacten met andere organisaties wil het ministerie via IT-ondersteuning streven naar een effi- ciëntere en transparantere uitwisseling van gegevens.

De outsourcing is bedoeld als een instrument voor een betere beleidsondersteuning en managementinformatie. Het ministerie ziet IT als een instrument om de beschikbare gegevens optimaal op elkaar te betrekken en relevante, coherente en actuele informatie ter beschikking te stel- len. IT is een middel om de processen binnen het minis- terie optimaal te ondersteunen. Zo kunnen dossiers door de IT-optimalisering een stuk sneller worden afgehandeld en kunnen de verschillende entiteiten van het ministerie vlotter met elkaar communiceren. Voorts ziet de Vlaamse overheid IT als een krachtig instrument om uit de beschikbare gegevens coherente en actuele management- informatie te genereren.

Outsourcing is ten slotte ook een instrument voor een betere personeelsondersteuning. Het ministerie ziet IT als een instrument om een aangepaste werkomgeving te creëren voor specifieke personeelsgroepen zoals gehandi- capten. Voorts wil het ministerie IT inzetten als middel om flexibeler werkvormen zoals telewerken mogelijk te maken.

Siemens in cijfers

Siemens is wereldwijd één van de 5 grootste bedrijven op de markt van de elektronica en de elektrotechniek. Het bedrijf speelt een vooraanstaande rol in de segmenten informatica, telecommunicatie, industrie, energie, medische techniek, transport, verlichting en huishoud- apparatuur.

In het boekjaar 1997/98 heeft Siemens op wereldvlak een omzet gehaald van ruim 2.450 miljard frank (60,7 miljard euro). Met meer dan 430.000 medewerkers, dochterbedrij- ven in 190 landen en 450 productie-eenheden is Siemens één van de grootste werkgevers op internationaal vlak.

In België boekte Siemens in 1998 een omzet van ruim 53 miljard frank (1,3 miljard euro) en biedt ze banen aan ruim 6400 medewerkers.

Sinds 1/10/1998 heeft Siemens al zijn informatica- en telecommunicatie-activiteiten samengebundeld in het nieuwe segment Information and Communications. Binnen dit segment is Siemens Business Services verantwoordelijk voor het aanbieden van volledige informatica-oplossingen, van de ontwerpfase via de ontwikkeling en de implementa- tie tot het operationeel beheer.

Siemens Business Services heeft wereldwijd meer dan 14.000 medewerkers en een omzet van ca. 240 miljard frank (ongeveer 6 miljard euro). In België heeft het bedrijf een geschatte omzet van ongeveer 4,8 miljard frank (119 miljoen euro) met meer dan 450 medewerkers.

info : Marc Pattyn, woordvoerder van
minister Baldewijns - tel. (02) 553 99 76 e-mail: persdienst.baldewijns@vlaanderen.be

Deel: ' IT-dienstverlening Vlaams ministerie uitbesteed aan Siemens '




Lees ook