Koninklijke Bibliotheek


----

Nieuwsbrief Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen

Nummer 5, juli 1999

Deze nieuwsbrief wordt uitgegeven door de Koninklijke Bibliotheek in het kader van het project "Bibliotheekvoorziening geesteswetenschappen. Plan van aanpak voor landelijk collectiemanagement". U kunt ook de andere nieuwsbrieven raadplegen.

De afgelopen maanden heeft de Koninklijke Bibliotheek gesprekken gevoerd met de betrokken bibliotheken over de uitvoering van het plan van aanpak voor landelijk collectiemanagement. In deze Nieuwsbrief leest u een kort verslag van deze bezoekronde. Ook is er nieuws over de verdeling van de NWO-middelen voor Theologie en kan er iets gezegd worden over de planning voor de komende tijd. In ' Vraag & Antwoord' vertelt een vakreferent over zijn ervaringen met de uitvoering van het plan van aanpak.

Vraag & Antwoord

Vakreferenten zagen zich de laatste jaren eigenlijk alleen maar geconfronteerd met minder geld. Het moet dan wel een bijzondere belevenis zijn als je te horen krijgt dat je budget ineens verdubbeld of zelfs verdrievoudigd wordt! Dr H van der Hoeven is werkzaam bij de afdeling Vakbeheer van de Koninklijke Bibliotheek. Namens de KB heeft hij de afspraken met de UB Amsterdam en de UB Groningen voor Geschiedenis gecoördineerd en is hij verantwoordelijk voor een deel van de NWO-bestedingen voor dat vakgebied. Ook heeft hij een adviserende rol gespeeld bij de totstandkoming van de verdeling voor Theologie.

Wat was uw eerste reactie toen u hoorde dat de KB voor de collectievorming Geschiedenis in één klap fl.192.000,- extra kreeg? 'Natuurlijk was ik heel enthousiast over het feit dat NWO besloten had tot financiële ondersteuning van de geesteswetenschappelijk collecties in Nederland en over het feit dat de KB er zoveel geld bij kreeg. Fl. 192.000,- betekent voor Geschiedenis meer dan een verdubbeling van het jaarbudget. Tegelijkertijd was ik toch ook bezorgd; zou het wel mogelijk zijn om zoveel geld zo snel en op een verantwoorde manier te besteden? Voor Geschiedenis blijkt dit echter zeer goed te lukken!'

De KB deelt de verantwoordelijkheid voor Geschiedenis met de bibliotheken van de Universiteit van Amsterdam en de Rijksuniversiteit Groningen. Hoe verloopt het contact met uw collega-vakreferenten van die instellingen?
'We hebben bij de aanvang van de uitvoering van het plan van aanpak hele goede en sluitende afspraken gemaakt over de verdeling van het vakgebied. Deze afspraken blijken in de praktijk ook goed te werken. Er is incidenteel wel contact tussen de vakreferenten om elkaar te attenderen op een interessante titel. Onlangs zijn de deelnemers bij elkaar geweest voor een voortgangsoverleg. Het bleek inderdaad dat er weinig echte knelpunten zijn. Bij de afspraken over de taakverdeling is goed gekeken naar bestaande lokale accenten, ik kan dan ook heel goed uit de voeten met het pakket dat de KB voor haar rekening moet nemen.'

Op wat voor publicaties richt u zich bij de besteding van de extra middelen?
'Er is afgesproken dat we ons zouden richten op antiquarische en nieuwe titels over onderwerpen en gebieden die tot nu toe in Nederland slecht vertegenwoordigd waren. Zo heeft de KB onlangs een groot aantal titels aangeschaft over de Amerikaanse Burgeroorlog. Ook literatuur over Zuid-Afrikaanse geschiedenis was in Nederland vaak niet aanwezig, de KB heeft hier flink wat achterstand weggewerkt. In deze gevallen gaat het voornamelijk om antiquarische aanschaf. Maar daarentegen hebben we op het gebied van Spaanse geschiedenis juist weer veel meer nieuwe titels aangeschaft.
Bij de selectie van titels bleek Internet een zeer goed hulpmiddel. Zo heb ik bijvoorbeeld een aantal dagen de website van de Amerikaanse internetboekhandel Amazon.com doorgespit; daar bleken enorm veel titels op te staan die in Nederland niet aanwezig waren. Het voordeel is ook dat er bij veel titels een korte bespreking van de inhoud staat, zo kun je beter selecteren. Hiernaast kijk ik natuurlijk ook de vaktijdschriften, de bibliografieën en de antiquariaatslijsten door. Voor Geschiedenis kopen we eigenlijk alleen boeken en, incidenteel, afgesloten jaargangen van tijdschriften. Cd rom's of andere elektronische publicaties hebben we, tot nu toe, nauwelijks aangeschaft. Voor vakgebieden als de moderne talen kan ik me goed voorstellen dat er meer interessants verschijnt op cd rom. En ja, dan raak je natuurlijk sneller door je budget heen.'

Brengt de besteding van zoveel extra geld ook problemen met zich mee en zo ja, wat voor problemen?
'Mijn aanvankelijke zorg over hoe je zoveel geld op een verantwoorde manier kan besteden bleek ongegrond; het is nu eind juli en ik ben al bijna door mijn gehele budget heen. Natuurlijk heeft het selecteren van al die extra titels me veel tijd gekost maar eigenlijk vind ik dat niet zo'n probleem. De grootste knelpunten bij de besteding van zoveel extra geld zitten bij het bestellen en verwerken van al die titels. Binnen de KB liggen de NWO-bestellingen redelijk op schema, de afdeling Aquisitie heeft zich hier enorm voor ingespannen. Dit, in combinatie met een tekort aan personeel heeft er wel toe geleid dat de normale bestellingen wat langer blijven liggen. Veel bestelde NWO-titels zijn op dit moment nog niet binnen, en ik voorzie ook nog wel de nodige extra inspanning op het gebied van ontsluiting en beschikbaarstelling.'

Wat zou het resultaat van de uitvoering van het plan van aanpak aan het eind van dit jaar moeten zijn en wat de doelstelling voor de komende jaren als NWO besluit tot vervolgfinanciering? 'Het resultaat voor mij persoonlijk is dat ik nu al met voldoening kan terugkijken op een verantwoorde besteding van zoveel extra geld. Voor de Collectie Nederland geldt dat deze echt met vele honderden titels zal zijn aangevuld; titels die nog niet in Nederland waren en die een waardevolle aanvulling op de collectie zijn. Maar we zijn er nog lang niet. Willen we de achterstand inhalen die we vooral het afgelopen decennium hebben opgelopen dan blijft extra geld noodzakelijk. Ik denk dat de verdeling van vakgebieden en middelen over het algemeen goed bruikbaar is gebleken. Misschien dat er, als NWO inderdaad besluit tot vervolgfinanciering, voor een klein aantal vakken nog eens naar de verdeling van de middelen gekeken kan worden; ik begrijp van collega's dat het voor sommige vakken echt onmogelijk is om al het geld tijdig op te krijgen. Voor Geschiedenis niet hoor, ik kan zo nog wel een paar jaar doorgaan. Dus laat het geld maar komen!"

De uitvoering van het plan van aanpak

De Koninklijke Bibliotheek verzorgt op verzoek van UKB de coördinatie, monitoring en rapportage van de uitvoering van het plan van aanpak Bibliotheekvoorziening geesteswetenschappen. In het voorjaar hebben Marianne Pothoven en Léanne Selles een bezoek gebracht aan de deelnemende bibliotheken. Tijdens deze bezoekronde is gesproken over de voortgang van de uitvoering en is geprobeerd eventuele knelpunten op te lossen. Bij sommige gesprekken was de bibliothecaris aanwezig, in de meeste gevallen is gesproken met de onderbibliothecaris, de letterenbibliothecaris, de coördinator collectievorming en/of enkele vakreferenten van de betreffende instelling. De KB heeft deze bezoekronde als zeer nuttig ervaren; het is interessant te zien hoe een theoretisch ontwikkeld model in de praktijk blijkt te functioneren. Voor de bibliotheken bood het bezoek van de KB de mogelijkheid om de landelijke stand van zaken te vernemen.

Hoewel de NWO-middelen bestemd zijn voor 1998 en 1999 kregen de bibliotheken pas eind 1998 de beschikking over het geld. Voor een aantal vakgebieden moesten vervolgens twee (voor Geschiedenis drie) bibliotheken met elkaar afspraken maken over een verdeling binnen dat vakgebied. Bij de meeste vakgebieden leverde deze taakverdeling weinig problemen op en blijkt in de praktijk ook goed hanteerbaar.

Voordat de bibliotheken het extra geld daadwerkelijk konden gaan uitgeven, moesten intern verschillende organisatorische maatregelen worden genomen. Bij alle instellingen wordt de NWO-aanschaf apart in de boekhouding geregistreerd. Op deze manier kunnen de bibliotheken het aantal aangeschafte publicaties en het bestede bedrag per materiaaltype bijhouden, zowel voor de voortgangsrapportage voor NWO, als voor de interne voortgangscontrole.
De meeste bibliotheken hebben één coördinator aangewezen, bij bibliotheken met een aparte letterenbibliotheek is er geregeld intern overleg tussen de UB en de letterenbibliotheek. Alleen Groningen en Leiden hebben extra personeel aangetrokken voor acquisitie en catalogisering. De overige bibliotheken slagen er (nog net) in de extra werkzaamheden met eigen personeel uit te voeren. Ook worden bijvoorbeeld student-assistenten, avondwachten of retrocatalogiseerders ter ondersteuning ingezet. Men vraagt zich wel af of het op deze manier vol te houden is.
Sommige bibliotheken hebben bij aanvang van de uitvoering van het plan van aanpak een startbijeenkomst gehouden waarbij naast de betrokken vakreferenten ook wetenschappers van de faculteit aanwezig waren. Bij vrijwel alle bibliotheken vindt geregeld voortgangsoverleg plaats, intern en met de wetenschappers. Over het algemeen loopt het contact met de faculteiten goed. Er wordt informatie uitgewisseld over aan te schaffen titels en de faculteiten geven regelmatig bruikbare adviezen. De wetenschappers zijn zich bewust van het feit dat de NWO-middelen bestemd zijn voor de landelijke onderzoekscollectie. De bibliotheken gaven aan dat zij het contact met de onderzoekers over de uitvoering van het plan van aanpak belangrijk vinden. Het project is tevens een vast gesprekspunt tijdens het landelijk vakgenotenoverleg; veel vakreferenten gaven aan dat dit overleg hierdoor een nieuwe impuls heeft gekregen.
Tijdens de gespreksronde kwam naar voren dat de interne voorbereidingen vrij veel tijd in beslag hebben genomen. Hier komt nog bij dat in verschillende bibliotheken tegelijkertijd andere grote projecten liepen waar veel aandacht aan besteed diende te worden. De meeste bibliotheken gaven dan ook aan dat de NWO-bestedingen pas vanaf eind februari goed op gang zijn gekomen.

In de eerste maanden bleek enige verwarring te bestaan over de vraag in hoeverre het de bedoeling is het geld van NWO uitsluitend te besteden aan titels die landelijk uniek zijn. Tijdens een bijeenkomst van de deelnemende bibliothecarissen in maart zijn hierover afspraken gemaakt. De KB heeft deze afspraken tijdens de bezoekronde nogmaals toegelicht. De zeven deelnemende bibliotheken hebben afgesproken onderling niet onnodig dubbel aan te schaffen. Om reden van landelijke beschikbaarheid is het soms echter niet te vermijden titels aan te schaffen die elders aanwezig zijn. De deskundigheid van de vakreferenten dient te zorgen voor het juiste evenwicht tussen verbreding en beschikbaarheid.

Ondanks genoemde aanloopproblemen bleken de bestedingen ten tijde van de bezoekronde - voor de meeste vakgebieden - op ongeveer éénderde van het totaalbedrag te liggen. Over het algemeen ligt men dus 'op schema'. Het soort materiaal dat met het NWO-geld wordt aangeschaft wisselt per vakgebied en per universiteit. Omdat de continuïteit niet gegarandeerd kan worden gebruiken de bibliotheken het geld niet voor tijdschriftabonnementen. Wel worden reeksen en complete, afgesloten jaargangen van tijdschriften of ontbrekende titel aangeschaft om een oude serie te complementeren. De bibliotheken gebruiken het geld voornamelijk om lacunes uit de afgelopen jaren aan te vullen. Verschillende vakreferenten besteden veel tijd aan het doorkijken van antiquariaatslijsten en bibliografieën. Sommige bibliotheken hebben zoekhulp ingeroepen van een antiquaar. Er zijn ook antiquaren die zelf contact hebben gezocht met de bibliotheek. Collega-vakreferenten van andere bibliotheken worden uitgenodigd aanschafsuggesties te doen. Ook is aan de wetenschappers, van de eigen faculteit en uit de rest van het land, gevraagd desiderata in te leveren. Een aantal bibliotheken gaf echter aan dat dit, hoewel de wetenschappers aanvankelijk enthousiast reageerden, nog niet heel veel oplevert. Treffend hierbij is ook het voorbeeld van de wetenschapper die, juist een paar maanden voor het NWO-geld beschikbaar kwam, wanhopig zijn totale desideratalijstje had weggegooid! Naast antiquarische aanschaf worden ook dure microfiches en cd-rom's nu wat makkelijker aangeschaft.

Hoewel iedereen aangaf dat het om grote bedragen gaat, verwachten de bibliotheken wel dat het geld aan het eind van 1999 op een verantwoorde manier besteed zal zijn. Voor een paar vakgebieden bestaat echter de kans dat dit niet gaat lukken. Het gaat dan om vakken waarvoor het aanbod van relevante literatuur gewoon minder is of om vakken waarvoor de universiteiten eigenlijk al volledig collectioneerden. De KB concludeert echter dat het plan van aanpak over het algemeen naar verwachting wordt uitgevoerd. Voor enkele vakgebieden zal bij voortzetting van het project worden bezien of aanpassing van de toewijzing in de praktijk een reële optie is.

2000 en verder

Hoewel NWO in principe al heeft ingestemd met het plan van aanpak voor 5 jaar, moet vóór 1 september 1999 wel een vervolgaanvraag worden ingediend voor de komende jaren. De Stuurgroep IWI zal de vervolgaanvraag, in nauw overleg met de KB, voorbereiden en indienen bij NWO. De aanvraag zal door het Algemene Bestuur van NWO beoordeeld worden op basis van een rapportage over de uitvoering in 1998 en 1999. NWO verwacht deze rapportage vóór 1 oktober 1999. De KB zal namens UKB deze rapportage verzorgen, op basis van gegevens over de besteding van de NWO-middelen door de deelnemende bibliotheken. De peildatum voor deze gegevens is vastgesteld op 1 augustus 1999. De KB heeft de bibliothecarissen gevraagd de benodigde gegevens vóór 15 augustus aan te leveren.

Theologie

De aanvullende landelijke collectievorming Theologie kan, zo verwacht de KB, nog deze zomer in gang worden gezet. Eind april ging de stuurgroep IWI akkoord met het voorstel dat de KB had voorbereid en dat in maart het fiat van de universiteitsbibliothecarissen had gekregen. Van IWI ging het voorstel daarna naar het Gebiedsbestuur Geesteswetenschappen van NWO. Het Gebiedsbestuur heeft vervolgens de instellingsbesturen gevraagd om zich met het verdelingsvoorstel akkoord te verklaren. De KB heeft goede hoop dat de goedkeuring van het plan nu spoedig rond zal zijn.
Het voorstel voor Godgeleerdheid gaat ervan uit dat alle zes klassieke bibliotheken en de KB in de aanvullende landelijke collectievorming participeren. Het vakgebied is opgedeeld in drie clusters, waarbij twee of drie bibliotheken samen de verantwoordelijkheid voor een cluster op zich nemen:

* Bijbelwetenschap (onderzoek en exegese van het Oude Testament en het Nieuwe Testament, inclusief oudchristelijke letterkunde); Rijksuniversiteit Groningen & Universiteit Leiden
* Historische vakken (algemene godsdienstgeschiedenis, kerk- en dogmengeschiedenis, geschiedenis van het oude Israël, van het christendom en van andere godsdiensten); Universiteit van Amsterdam, Vrije Universiteit & Koninklijke Bibliotheek
* Systematische vakken (filosofie, ethiek, dogmatiek) en praktische theologie (homilethiek, zending/missie, liturgie, godsdienstpsychologie, godsdienstsociologie); Katholieke Universiteit Nijmegen & Universiteit Utrecht.

Informatie

Namens de beleidsstaf van de KB zijn Gerard van Trier, Marianne Pothoven en Léanne Selles betrokken bij de organisatie, begeleiding en controle van de uitvoering van het plan van aanpak. Contactpersoon is Léanne Selles, tel. 070-3140466, fax 070-3140651, e-mail leanne.selles@konbib.nl.


----

© Koninklijke Bibliotheek Nationale bibliotheek van Nederland

Deel: ' Nieuwsbrief Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen '




Lees ook