Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de KVAN

Datum:22 april 1999 Plaats: Gemeentelijke Archiefdienst Rotterdam

1-2 Opening, mededelingen en jaarrede voorzitter

Voorzitter C. Streefkerk heet iedereen van harte welkom. De leden A. Schoonderbeek en M. Lemmens zijn voor het eerst aanwezig bij de algemene ledenvergadering en stellen zichzelf voor. De voorzitter staat kort stil bij het overlijden van de nestor van het Nederlandse archiefwezen, W.J. Formsma, en van de secretaris van de vereniging, Frank Hulst. Hij schetst hun levensloop en er worden enige ogenblikken stilte in acht genomen. De Kring van Archivarissen in Noord-Brabant heeft onlangs haar Steunstichting een nieuwe naam gegeven: de Frank Hulst-stichting. De agendapunten 7 en 8 worden omgedraaid. Vervolgens houdt de voorzitter zijn jaarrede (de jaarrede en de herdenking zijn gepubliceerd in het juninummer van het Archievenblad).

3. Verslag van de najaarsledenvergadering van 23 oktober 1998

Deze worden zonder op- of aanmerkingen en met dank aan Frank Hulst vastgesteld.

4. Jaarverslag en financiën 1998

a. De penningmeester geeft een toelichting op de jaarstukken. In de categorie Saldo van baten en lasten (pag. 12) zit een telfout; het juiste bedrag is ƒ16.053 (i.p.v. ƒ22.041). Door de stijging van het aantal leden en het in elkaar schuiven van de contributieklassen zijn de inkomsten uit contributies iets gestegen. Daar tegenover staan hogere bureaukosten en hogere kosten voor het maken van de jaarstukken als gevolg van de nieuwe eisen die daaraan door het ministerie van OC&W worden gesteld. Verder zijn er meer abonnementen op het Archievenblad en op de Almanak, en zijn bovendien de advertentie-inkomsten veel hoger dan voorzien.

b. De kascommissie gaat acoord met de stukken, de ledenvergadering verleent décharge.

c. Rutger Suir zal aftreden als lid van de kascommissie. Een nieuwe kascommissie zal in de najaarsledenvergadering worden gekozen.

d. De financiële bijdrage aan de secties blijft ƒ10,-- per sectielid. De vergadering stemt hiermee in.

5. Samenstelling bestuur

Marjo Barthels en Gineke van der Ree-Scholtens treden af. De voorzitter dankt hen voor de verrichte werkzaamheden. 's-Avonds zal op gepaste wijze afscheid worden genomen. Als nieuwe leden worden voorgesteld: Iris Heidebrink (Algemeen Rijksarchief), Jo Jamar (Het Utrechts Archief) en Wim Reijnders (Gemeentearchief Tilburg). De Algemene Ledenvergadering stemt met de voorstellen in.

6. Samenstelling redactie Archievenblad

Jos de Jong treedt af als redactielid.

7. Ethische Code FIAF

De Code van de FIAF is van even groot belang als de Code van de ICA. In beide gevallen gaat het om een internationale code, dus is er altijd sprake van een bepaalde mate van compromissen. Het bestuur stelt voor de Code te aanvaarden. Th. Schelhaas wijst erop dat artikel 2 op gespannen voet kan staan met het beleid van een gemeentebestuur. Het is echter de vraag of artikel 2 op deze situatie betrekking heeft, maar mocht dit zo zijn, dan is het altijd mogelijk om af te wijken, als het maar wel beredeneerd is. De Code is nadrukkelijk bedoeld als een richtlijn voor openbare en particuliere archieven. De vergadering stemt in met het adopteren van de Code; deze zal nu in de praktijk zijn waarde moeten bewijzen.

8. Informatie Archiefkoepel

De voorzitter schetst nog even kort de voorgeschiedenis van de stichting Forum voor Samenwerking van het Nederlands Archiefwezen en Documentaire Informatievoorziening en onderstreept het belang voor iedereen.

Vervolgens presenteert de directeur van de stichting, Richard Hermans, de nieuwe naam: DIVA - Erfgoedkoepel van het Nederlands Archiefwezen en de Documentaire Informatievoorziening. In het activiteitenplan zijn als speerpunten opgenomen: acrreditering, cultuurnota, manifestatie 2002, dienstverlening. Hermans wijst erop dat voor de realisatie van de plannen noodzakelijk zijn: van een ieder een brede ondersteuning, enthousiasme, het idee dat het noodzakelijk is en inzet van mensen. DIVA is, kortom, geen vrijblijvende zaak, maar iedereen moet eraan meewerken om er een succes van te maken (de koepel, dat zijn we zelf).

Hermans heeft een getrapte vorm van benaderen voor ogen. De vertegenwoordigers van de partners in het bestuur van de stichting moeten deelnemers activeren uit hun eigen gelederen. Zij zijn het doorgeefluik voor informatie van de stichting naar de deelnemende organisaties. Verder is de inzet van de deelnemende organisaties in geld uitgedrukt om duidelijk te maken wat dingen kosten.

Tot slot biedt de voorzitter aan Richard Hermans, als dank voor zijn informatie en toelichting, en aan Els van den Bent, als dank voor de gastvrijheid, de nieuwe Almanak van het Nederlands Archiefwezen aan.

9. Rondvraag

Jo Jamar wil - naast de door de voorzitter in zijn jaarrede geschetste zeven hoogtepunten uit het afgelopen jaar - nog even de aandacht vestigen op een niet genoemd hoogtepunt: de oprichting van het Utrechts Archief.

10. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 11.45 uur.

De presentielijst werd getekend door 67 personen.

De waarnemend secretaris, mw. dr. G.F. van der Ree-Scholtens

Terug naar het nieuwsoverzicht

Deel: ' Notulen Alg Ledenvergadering archivarissenvereniging KVAN '




Lees ook