Overstap naar administratie in euro komt op gang

SAP R/3-gebruikers converteren probleemloos dankzij speciaal ontwikkelde hulpmiddelen

's-Hertogenbosch, 2 februari 1999 - De overstap naar een volledige euro-administratie bij bedrijven is op gang gekomen. Een aantal grote ondernemingen die met de bedrijfssoftware van SAP werken, hebben in één weekend hun systemen geheel volgens planning aangepast om als een van de eersten de euro in te kunnen zetten als basisvaluta. Onder deze klanten bevinden zich chemieproducent ICI Polyurethanes, Hoogovens Staal en de Nederlandse vestiging van het telecommunicatiebedrijf Ericsson. Zij hebben hierbij gebruikgemaakt van een speciaal voor de euro ontwikkelde 'conversietool'.

In de planning voor een administratieve conversie naar de euro zijn twee situaties mogelijk: een bedrijf blijft voorlopig administreren met de gulden als standaardvaluta en neemt de euro op in de administratie als vreemde valuta, of als additionele informatie op bijvoorbeeld een factuur of salarisstrook. De tweede situatie is het volledig overgaan op de euro als basisvaluta. In dit geval is de gulden dus een vreemde valuta. Vele bedrijven zullen hiervoor pas in een later stadium kiezen. Alleen bedrijven die hierbij een voordeel ondervinden (zoals het gebruiken van één valuta binnen een europees concern) nemen nu al de stap.

De voorbije weken zijn de eerste conversies naar de euro op het SAP R/3 systeem geheel volgens planning voltooid met behulp van een speciaal hiervoor ontwikkeld gereedschap. SAP heeft twee jaar gewerkt aan het ontwikkelen en testen van deze tool, die eerst een grondige analyse uitvoert alvorens de databases van een organisatie geschikt te verklaren voor de conversie.

"Het converteren naar de euro moet een risicoloos proces zijn. Er mogen geen verschillen ontstaan tijdens de officiële conversie. In de analysefase worden eventuele complicaties zichtbaar en kunnen tijdig opgelost worden. Op die manier is het risico verwaarloosbaar dat er bijvoorbeeld afrondingsfouten worden gemaakt bij de daadwerkelijke conversie," vertelt Marien de Ridder, euro-consulent bij SAP Nederland. In de voorbereidende analysefase worden bovendien uitgebreide rapportages opgesteld die na de conversie worden gebruikt voor een laatste controle. Die rapportages zijn bijvoorbeeld ook voor de accountant van het bedrijf belangrijk.

Hoogovens Staal heeft op 23 januari haar SAP R/3-systeem geconverteerd naar de euro. In Europa heeft de organisatie nu ruim twintig bedrijven die gezamenlijk een groot aantal R/3-modules gebruiken. Bovendien werkt Hoogovens Staal momenteel aan een tiental additionele R/3-projecten. Projectleider Wim Wiers van Inter Access startte het conversieproject op 1 oktober 1998. In de aanloop naar de uiteindelijke conversie voerde het projectteam vier testconversies uit op een separaat systeem. De uiteindelijke conversie vond plaats op 23 januari met een doorlooptijd van slechts vier uur. "Het meeste werk is gemoeid met de voorbereiding en organisatie," aldus projectleider Wiers.

Het Europese euro-team van ICI Polyurethanes, onderdeel van het chemische concern ICI en gevestigd in Spijkenisse, heeft de euro-conversie met enige telefonische ondersteuning van SAP-medewerkers geheel zelfstandig uitgevoerd. Uiteraard is aan deze conversie een grondige voorbereiding voorafgegaan.

Bij Ericsson, leverancier van telecommunicatieapparatuur in Rijen, is de voorbije maanden geregeld een SAP-medewerker aanwezig geweest om in de aanloop naar de conversie ondersteuning te bieden. De daadwerkelijke conversie bij beide bedrijven is onlangs geheel binnen de tijdsplanning in één weekend gerealiseerd.

Euro-consulent Marien de Ridder verwacht dat vele SAP R/3-gebruikers de euro-conversie pas zullen uitvoeren na de eeuwwisseling, omdat voorlopig het voordeel van een conversie nog niet groot is. "Afhankelijk van hun boekjaar hebben de meeste organisaties nog de tijd tot december 2001 om hun boekhouding van de gulden om te zetten naar euro," zegt Marien de Ridder.

BASDA accrediteert SAP R/3

De Business and Accounting Software Developers Association (BASDA) heeft op 15 januari 1999 het SAP R/3-systeem geaccrediteerd. Dit betekent dat SAP R/3 dankzij de euro-conversietool geschikt is om euro en non-euro valuta om te rekenen van en naar de euro in overeenstemming met de criteria die BASDA hanteert voor multi-valuta en triangulation-ondersteuning. Dat wil zeggen: het converteren van de ene naar de ander valuta via de euro. Deze omrekening gebeurt conform de eisen die zijn vastgelegd in Artikel 235 van het Verdrag van Maastricht.

Over SAP

SAP is wereldwijd marktleider in bedrijfsbrede zakelijke software. De software en diensten van SAP maken van een organisatie een geïntegreerd geheel dat alle bedrijfsonderdelen bestrijkt, van de financiële administratie en de personeelsafdeling tot de productie, verkoop en distributie. Deze integratie maakt het voor bedrijven mogelijk hun ketens te optimaliseren, de banden met hun klanten te versterken en betere beleidsbeslissingen te nemen om zo een voorsprong te nemen op de concurrentie. Het in 1972 opgerichte SAP is gevestigd in het Duitse Walldorf.

De onderneming biedt werk aan meer dan 18.000 mensen verspreid over kantoren in meer dan 50 landen. Hoog in het vaandel staan service en ondersteuning voor de in totaal ruim 17.000 geïnstalleerde R/3-systemen.

Uit recent onderzoek van de Gartner Group blijkt tevens dat SAP op het gebied van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen, zoals SAP R/3, een voorsprong heeft op andere leveranciers. SAP is de enige ontwikkelaar van ERP-systemen die door Gartner wordt voorzien van het predikaat 'leidend en vooruitziend'.

Deel: ' Overstap naar administratie in euro komt op gang '




Lees ook