TWYNSTRA GUDDE

Snelle groei Intranet, maar innovatief gebruik blijft achter
Een onderzoek van Twynstra Gudde

Intranet is te omschrijven als een intern netwerk voor medewerkers van een organisatie, dat gebruik maakt van dezelfde technologie als Internet. Het aantal organisaties met een intranet groeit snel. De toepassing ervan is vaak echter weinig innovatief. Dat blijkt uit het onderzoek Intranet Monitor 1999, dat Twynstra Gudde Management Consultants uitvoerde onder ruim 200 organisaties. Het onderzoek was specifiek gericht op communicatieprofessionals. Het bureau wil hiermee dan ook bijdragen aan de discussie over de rol van Intranet als een geheel nieuwe communicatie-omgeving voor interne communicatie.

Ruim éénderde van de onderzochte organisaties heeft een intranet, de helft heeft plannen om er binnen afzienbare tijd een te ontwikkelen. Ondanks de hooggespannen verwachtingen over de vernieuwende invloed van intranet op organisaties zijn de overwegingen om een intranet te ontwikkelen tamelijk nuchter.

Top 5 overwegingen om een intranet te ontwikkelen (percentage van organisaties waar dit een rol speelde):

- versnellen van informatievoorziening: 96%
- toegankelijk maken van informatiebronnen: 93%
- verbeteren van administratieve bedrijfsprocessen: 68%
- vergroten van bereikbaarheid van medewerkers: 62%
- sneller kunnen inspelen op veranderingen: 62%
Organisaties willen met hun intranet vooral de bestaande informa-tievoorziening versnellen, informatiebronnen gemakkelijker toegankelijk maken en administratieve bedrijfsprocessen verbeteren. Innovatieve mogelijkheden op het gebied van samenwerken of kennismanagement blijken nauwelijks een rol te spelen bij de start van intranetten. Volgens de onderzoekers kun je innovatieve effecten van intranet ook niet van de ene op de andere dag verwachten. Ze pleiten er echter wel voor dat organisaties bij het ontwikkelen van hun intranet meer bewust aansturen op dergelijke effecten.

Innovatieve toepassingen op termijn
De invoering van intranet kan wel degelijk ingrijpende (en soms vernieuwende) effecten op organisaties hebben maar deze treden pas na enkele jaren op. Uit het onderzoek blijkt dat effecten van intranet in eerste instantie te vinden zijn in een snellere communicatie tussen afdelingen en collegas, en een betere bereikbaarheid van medewerkers. Na één tot twee jaar wordt het gebruik van intranet als informatiemedium doelmatiger: er wordt bewuster gekozen voor de inzet van intranet of juist voor andere kanalen. Bovendien krijgen gebruikers langzamerhand een beter inzicht in welke mensen zich waarmee bezig houden. Bij organisaties die nog langer beschikken over een intranet zien de onderzoekers ook effecten op het werkproces, zoals de opkomst van samenwerken op afstand. Bovendien blijkt dat er een cultuur ontstaat waarin het delen van kennis en ervaringen normaal wordt gevonden.

Meer anticipatie gewenst bij ontwikkeling
Deze resultaten sluiten aan bij de zogenaamde groeimodellen, waarin men er van uitgaat dat intranetten niet geheel vooraf kunnen worden ontworpen maar dat ze zich in de loop van de tijd ook voor een deel organisch moeten ontwikkelen. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat de organisatiestructuur-, cultuur en processen niet van de ene op de andere dag veranderen. Toch zou het goed zou zijn wanneer organisaties bij de ontwikkeling van hun intranetten al wat meer zouden anticiperen op de lange-termijn effecten, aldus de onderzoekers van Twynstra Gudde. De directe toegevoegde waarde van intranet kan worden vergroot door meer in te spelen op bestaande behoeften en problemen. Zo worstelen veel organisaties met de vraag hoe zij kennis in de hoofden van hun medewerkers beter kunnen benutten, maar kennelijk speelt die vraag nauwelijks een rol bij de manier waarop het intranet wordt ontwikkeld. Hetzelfde geldt voor vraagstukken op het gebied van samenwerking. Het feit dat er steeds minder in vaste structuren en meer in projecten wordt gewerkt levert problemen op met betrekking tot uitwisseling van kennis en informatie. Intranetten zouden daar beter op in kunnen spelen door het samenwerken in projecten te ondersteunen via projectsites en
groupware-toepassingen.

In mei verschijnt bij uitgeverij Samsom het boek: Intranet voor de Communicatieprofessional: een handleiding voor de opzet en verbetering van intranet in organisaties. Het is, onder andere op basis van dit onderzoek, geschreven door Twynstra Gudde adviseurs Huib Koeleman, Michiel van Delden, Jan-Jelle van Hasselt en Leo van de Vorst. Het boek geeft praktische richtlijnen voor het ontwikkelen van nuttige en innovatieve intranetten.

Deel: ' Snelle groei Intranet, innovatief gebruik blijft achter '




Lees ook