Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Projectplan
"Structurering en integratie gemeentelijke informatiestromen SZW" (SIGIS)

Opdrachtgever: DG Van Leeuwen
Projectplan: Ingrid Hoogstrate
Versie: 1.0 (definitief)
Datum: oktober 2001



INHOUDSOPGAVE

0. Managementsamenvatting .......................................................................................................2
1. Introductie ..................................................................................................................................3
1.1. Aanleiding...........................................................................................................................3
1.2. Projectplan...........................................................................................................................3
1.3. Toelichting op de opbouw van het plan ............................................................................3
2. Projectopdracht ..........................................................................................................................5
2.1. Waarom, waarover en wat.................................................................................................5
2.2. Doelstelling project..............................................................................................................5
2.3. Opdrachtformulering..........................................................................................................6 2.4. Op te leveren producten en diensten .................................................................................6 2.5. Eisen en beperkingen ..........................................................................................................8 2.6. Cruciale succesfactoren ......................................................................................................9
3. Aanpak......................................................................................................................................11 3.1. Uitgangspunt.....................................................................................................................11 3.2. Deelprojecten.....................................................................................................................11 3.3. Fasering in de tijd..............................................................................................................12 3.4. Inzet personen...................................................................................................................12 3.5. Werkwijze..........................................................................................................................13 3.6. Inzet budget.......................................................................................................................14 3.7. Aandachtspunten, risico's en maatregelen......................................................................14
4. Projectinrichting en voorwaarden .........................................................................................16 4.1. Organisatie ........................................................................................................................16 4.2. Administratie.....................................................................................................................17 4.3. Informatie en overleg ........................................................................................................17 4.3.a. Overlegstructuren........................................................................................................17 4.3.b. Rapportage ..................................................................................................................18 4.4. Besluitvorming...................................................................................................................18 4.5. Techniek.............................................................................................................................18 4.6. Kwaliteitsborging..............................................................................................................19 4.6.a. Productkwaliteit...........................................................................................................19 4.6.b. Proceskwaliteit.............................................................................................................19
5. Raakvlakken met andere projecten en beleidsdossiers .....................................................20
6. Bijlagen.....................................................................................................................................28

1



0. MANAGEMENTSAMENVATTING

Naar aanleiding van op 14 juni 2001 gemaakte bestuurlijke afspraken tussen VNG en SZW wordt het project "Structurering en Integratie Gemeentelijke Informatiestromen SZW" (SIGIS) gestart. Opdrachtgever van het project is de DG AMB. Voor het project is boven-formatief een projectleider aangesteld. Overige vaste projectmedewerkers zijn afkomstig uit de directies A&O, TZ, BZ, AM en FEZ. Er vindt overleg en afstemming met een aantal individuele gemeenten, VNG, Divosa en de GSD Benchmark (onderdeel van Stimulansz) plaats.

Doel van het project is om ultimo 2002 een aantal producten op te leveren, waardoor SZW over actuele en goede informatie beschikt op het gebied van Werk en Inkomen, voorzover uitgevoerd door gemeenten en voorzover het SZW-regelgeving en -beleid betreft. Bedoeld effect hiervan is tegelijkertijd dat de belasting van gemeenten bij de verzameling van informatie vermindert. De kern van het project bestaat uit twee onderdelen:

1. het "integraal bestuurlijk verslag Werk en Inkomen gemeenten" (kwartaal- en jaarversie) waarin verantwoordings-, toezichts- en beleidsinformatie op gemeentelijk niveau op de aspecten rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid (voorzover indicatief voor rechtmatigheid of doeltreffendheid en dus passend binnen de bestuurlijke verhoudingen) geïntegreerd wordt verzameld. Het verslag is de eerste helft van 2002 gereed;

2. Een eerste versie van een (elektronisch) systeem waarin verzamelde informatie kan worden verwerkt en verder gebruikt voor verschillende doeleinden. Hiermee kan eveneens informatie worden teruggekoppeld naar gemeenten.

Voordat het verslag kan worden opgesteld worden eerst een aantal basis-producten gemaakt: een architectuur van de gemeentelijke uitvoering Werk en Inkomen (referentie-model), een architectuur van de informatie-verzameling door SZW (waaronder uitgangspunten en afspraken over totstandkoming en gebruik van informatie) en een gegevenswoordenboek Werk en Inkomen Gemeenten, gebaseerd op de relevante onderdelen van het SUWI Gegevensregister en uitgebreid met andere gegevens en prestatie-indicatoren.
Leeswijzer: de onderdelen die over de inhoudelijke reikwijdte van het project SIGIS gaan zijn de hoofdstukken 2 en 5 (afbakening i.r.t. andere trajecten) en de paragrafen
3.2 en 3.3.


2




1. INTRODUCTIE



1.1. Aanleiding
Op 14 juni 2001 heeft de minister van SZW in het bestuurlijk overleg met de VNG afspraken gemaakt over de toekomst van het informatiebeleid van SZW ten opzichte van gemeenten. De gemaakte afspraken zijn als bijlage 1 bijgevoegd. De Algemene Leiding heeft hierop besloten dat de uitwerking van deze afspraken projectmatig zal gebeuren. Hierbij treedt de DG AMB op als opdrachtgever. De gehele Algemene Leiding steunt het project. Ter voorbereiding van dit project is het nu voorliggende projectplan opgesteld.


1.2. Projectplan
In het projectplan wordt vastgesteld wat de opdracht is, wie opdrachtgever is, wie opdrachtnemer, hoe de aanpak is, wie de betrokken actoren zijn, wat het project behelst en wat de op te leveren produkten zijn. Naast het (nu voorliggende) overkoepelende projectplan zullen per deelproject afzonderlijk plannen van aanpak worden opgesteld.
versie datum inhoud/toelichting 0.1 24 augustus 2001 eerste conceptversie ter bespreking met medewerkers betrokken directies 0.2 29 augustus 2001 commentaar medewerkers betrokken directies (m.u.v. FEZ) verwerkt 0.3 31 augustus 2001 30/8 breed verspreid. Commentaar TZ en A&O verwerkt.
0.4 6 september 2001 Commentaar FEZ, AM, BZ, VNG (ambtelijk) en GSD-Benchmark verwerkt. 0.5 10 september 2001 Besproken met opdrachtgever. 0.6 24 september 2001 * Besproken met directeuren/kwartiermakers;
* Besproken in Algemene Leiding 0.7 29 september 2001 Besproken in (en aangepast n.a.v.) regiegroep SZW- VNG in voorbereiding op bestuurlijk overleg.
1.0 11 oktober 2001 Definitieve versie vastgesteld in bestuurlijk overleg tussen de VNG en SZW.


1.3. Toelichting op de opbouw van het plan
Na de managementsamenvatting en de introductie wordt in hoofdstuk 2 aangegeven wat het project behelst: opdracht, opdrachtgever en -nemer, omgeving en risico- en succesfactoren.
Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de algemene aanpak toegelicht in deelprojecten, benodigde middelen en tijdpad, waarna in de hoofdstuk 4 de projectorganisatie, de overlegstructuren en het besluitvormingsproces worden uitgewerkt. In hoofdstuk 5 worden de raakvlakken met andere relevante trajecten beschreven: wat voor bijdrage


3



leveren deze trajecten aan SIGIS en vice versa, wat is mogelijk het gevolg van SIGIS voor andere projecten en dossiers?


4




2. PROJECTOPDRACHT



2.1. Waarom, waarover en wat
Het ministerie van SZW heeft vanuit verschillende rollen en verantwoordelijkheden behoefte aan informatie die door gemeenten wordt geleverd. Zo is informatie noodzakelijk om beleid voor te bereiden of te evalueren, ramingen op te stellen, de kwaliteit van de uitvoering of de rechtmatigheid van de uitgaven te beoordelen en om toezicht te houden. Deze verschillende soorten informatie worden benoemd als beleids-, verantwoordings- en toezichtsinformatie.
SZW gebruikt deze informatie voor verschillende doeleinden: intern, in het verkeer met gemeenten en om het Parlement te informeren. De verzameling van de informatie is dan ook bij voorkeur afgestemd op de beleids- en verantwoordingscyclus. Op dit moment wordt het informatiebeleid voor iedere vorm van informatie (beleid, verantwoording en toezicht) afzonderlijk bepaald, waarbij steeds enerzijds periodieke informatiestromen zijn ontstaan als anderzijds ook incidentele onderzoeken worden uitgevoerd.
Het gevolg van deze werkwijze is dat de verschillende informatiestromen wat betreft timing en inhoud niet optimaal op elkaar zijn afgestemd, zodat uiteindelijk de kwaliteit van de geleverde informatie wisselend is, er witte vlekken zijn en gemeenten aan SZW over hetzelfde onderwerp op verschillende momenten en op verschillende manieren veel informatie dienen te verstrekken, zonder dat de samenhang altijd duidelijk is.


2.2. Doelstelling project
De wijze waarop de minister en Staten-Generaal de bestuurlijke relatie met de gemeenten wensen vorm te geven, alsmede de gewenste inhoud van beleid en toezicht, zijn bepalend voor de eisen die worden gesteld aan de inhoud en de kwaliteit van de door gemeenten te leveren informatie.
Het doel van het project is om zodanige producten, procedures en afspraken te maken dat sprake is van een geïntegreerd informatiebeleid vanuit SZW richting gemeenten. Dit moet leiden tot kwalitatief goede en actuele informatie voor alle onderdelen van SZW. Net zo belangrijk daarbij is dat bedoeld effecten ook zijn een lagere belasting van gemeenten en de mogelijkheid dat gemeenten zelf over betere sturingsinformatie beschikken.
Het begrip "geïntegreerd" wordt op drie aspecten toegepast:
* intern SZW: de betrokken organisatie-onderdelen stemmen hun informatiebeleid onderling af;

* soorten informatie: beleids-, verantwoordings- en toezichtsinformatie worden zoveel mogelijk gelijktijdig, en in ieder geval volgens dezelfde afspraken rond definities en schrijfwijzen, verzameld;

* afstemming met gemeenten: bij de verzameling van informatie door SZW wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de processen en organisatie van gemeenten.


5



Een secundair doel van het project is de mogelijkheid om (door middel van elektronische opslag en verwerking van gegevens) informatie terug te koppelen binnen SZW en naar gemeenten.


2.3. Opdrachtformulering

* Realiseer uiterlijk 1 november 2002 conform de op 14 juni gemaakte bestuurlijke afspraken rond "informatiebeleid gemeenten" de producten zoals benoemd in paragraaf 2.4. Hieronder valt niet het knooppunt beleidsinformatie (dat blijft in de huidige vorm een project van A&O), dat wel werd genoemd in de bestuurlijke afspraken. Geef wel aan in hoeverre en onder welke voorwaarden beleidsinformatie die wordt aangeleverd via statistieken en monitoren (persoonsniveau) informatie- verzameling via het verslag (gemeentelijk niveau) kan aanvullen of vervangen en geef op basis hiervan een advies voor mogelijke stroomlijning of vermindering van de informatie-verzameling door SZW.
De op te leveren producten worden geaccepteerd door de opdrachtgever en zijn afgestemd met de inhoudelijk betrokken directies: A&O/R&A, BZ/ABB, TZ/IWI, AM/ABG, FEZ en DUWI. Incidenteel is ook betrokkenheid van andere directies noodzakelijk, dit wordt steeds in het plan van aanpak van een deelproject aangegeven.
* De op te leveren producten zijn afgestemd met de VNG; de producten "architectuur gemeenten/referentiemodel", "gegevensregister" en "protocol SZW-VNG" worden in bestuurlijk overleg geaccordeerd.

* De scope van het project betreft het domein van Werk en Inkomen voor zover de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij gemeenten.
- Hieronder vallen de volgende regelingen, wetten of beleidsterreinen: Abw, IOAW, IOAZ, SUWI en WIW, ID-banen, inclusief scholing, (sociale) activering, reïntegratie en het gemeentelijke armoede- en minimabeleid (in beginsel alleen voor zover vallend onder SZW-wet- en regelgeving).
- Hieronder valt niet de WVG, omdat dit geen regeling op het terrein van Werk en Inkomen is.

- De WIK, WSW en ID-banen worden in ieder geval betrokken bij de producten architectuur en gegevensregister. Over meenemen van deze regelingen in het verslag (vorm en inhoud) wordt bij de start van dat deelproject expliciet besloten. Deze "knip" in de besluitvorming heeft te maken met verschillende uitvoeringsstructuren (centrumgemeenten, samenwerkingsverbanden) en de onduidelijkheid die op dit moment nog bestaat omtrent de wijze waarop deze regelingen worden meegenomen in het verantwoordingsverslag 2001 dat momenteel wordt opgesteld;

- Over meenemen van het onderwerp schuldhulpverlening wordt bij de uitwerking van het deelproject "referentie-model gemeenten" nader besloten.

2.4. Op te leveren producten en diensten
De opdrachtnemer levert de volgende producten op:


6




* een architectuur van de informatieverzameling en -verwerking van gemeentelijke informatie voor en door SZW, inclusief IWI en RWI (informatie-architectuur SZW). In dit document worden de visie en de uitgangspunten rond informatie-verzameling door SZW bij gemeenten vastgelegd. Dit betreft zowel reguliere en periodieke informatie-verzameling als eenmalige onderzoeken. Daarnaast wordt beschreven hoe de samenhang tussen informatieproducten (standaards, kaders), de processen (totstandkoming, beheer, wijzigingen) en organisatie (bevoegdheden, samenwerking, gebruik) zou moeten zijn. Indien noodzakelijk worden met de IWI, in verband met de onafhankelijke positie van dit organisatie-onderdeel, de afspraken in een protocol op papier gezet;

* een architectuur van de organisatie en informatiehuishouding van de gemeentelijke uitvoering Werk en Inkomen (referentie-model). Hierin wordt de samenhang tussen gemeentelijke producten, processen en organisatie beschreven, waarbij direct een koppeling wordt gelegd naar de onderliggende informatie en gegevens. Een dergelijke referentiemodel is noodzakelijk om in beeld te krijgen wat de kwaliteit van gegevens is, welke gegevens gemeenten al in het primaire proces vastleggen en waar (in de organisatie van een gemeente) wijzigingen van SZW-regelgeving en -beleid gevolgen hebben. Doel van het referentie-model is uiteraard niet om gemeenten voor te schrijven hoe zij zouden moeten werken. In het plan van aanpak van dit deelproject zal nader worden ingegaan op de vraag of er verschillende modellen zouden moeten zijn in verband met het verschil tussen grotere en kleinere gemeenten;

* een gegevensregister Werk en Inkomen Gemeenten, in aansluiting op het SUWI- gegevensregister. "In aansluiting op" wil zeggen dat het SUWI-gegevensregister wordt gebruikt voor zover relevant voor de gemeentelijke sociale zekerheid en wordt aangevuld met andere gegevens. Hierin zijn behalve gegevens ook prestatie- indicatoren (rond resultaten en inspanningen) en kwaliteitseisen opgenomen;
* een (groei-)model "integraal bestuurlijk gemeentelijk verslag Werk en Inkomen", in kwartaal- en jaarversie. In dit verslag worden verantwoordings-, toezichts- en beleidsinformatie op gemeentelijk niveau, betreffende de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid (voorzover indicatief voor rechtmatigheid en doeltreffendheid) geïntegreerd uitgevraagd. Het jaarverslag zal een uitgebreid model zijn; het kwartaalverslag wordt beperkt tot de kwartaaldeclaratie en enige kernindicatoren, die tezamen de essentie weergeven van (ontwikkelingen in) de inspanningen en prestaties van gemeenten op het terrein van de rechtmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering. Het verslag zal waar mogelijk op basis van producten zijn ingericht;

* een voorstel voor aanpassing van regelgeving (m.i.v. 1 januari 2003) indien nodig. Dit voorstel kan zowel betrekking hebben op wetgeving als lagere regelgeving. Ook zal worden onderzocht hoe en op welke manier het z.g. "stopbeleid" hierin kan worden meegenomen. Met "stopbeleid" wordt bedoeld dat financiële maatregelen mogelijk zijn op het moment dat gemeenten informatie te laat aanleveren;


7





* een rapportage waarin conclusies t.b.v. aanpassing c.q. stroomlijning van statistieken en monitoren zijn neergelegd. De eventuele uitvoering en implementatie van deze wijzigingen is een afzonderlijk en elders te beleggen traject, nl. bij A&O/R&A;
* een eerste versie, dan wel een ontwerp van een (elektronisch) systeem waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen en waarmee hergebruik van de gegevens eenvoudig mogelijk is1. In het plan van aanpak zal worden aangegeven op welke manier hieraan invulling wordt gegeven. Hiertoe hoort ook een voorstel over de wijze waarop informatie elektronisch naar gemeenten kan worden teruggekoppeld;
* een bestuurlijk geaccordeerd protocol met de VNG waarin nadere afspraken worden gemaakt over:

* gebruik van de verzamelde gegevens;
* uitvoering van incidentele onderzoeken;
* communicatiebeleid rond wijzigingen van het informatiebeleid en de producten van dit project.

* indien mogelijk (inspanningsverplichting) ook een protocol met de RWI;
* communicatie met alle betrokken en met gemeenten gedurende de looptijd van het project. Nadere uitwerking hiervan wordt in een afzonderlijk plan van aanpak gedaan. Hierbij zal in ieder geval aandacht zijn voor afstemming met de IWI over toezicht in 2002 en de communicatie daarover richting gemeenten;
* een eindrapport. Hierin wordt een voorstel gedaan over de structurele inbedding van de verschillende onderdelen van het informatiebeleid ten aanzien van gemeenten in de SZW-organisatie, dit conform het AL-besluit van 22 juni 2001. Verder wordt aangegeven hoe de producten worden overgedragen naar de lijn en welke activiteiten noodzakelijk zijn met het oog op beheer en implementatie.

2.5. Eisen en beperkingen
De opdrachtnemer draagt zorg voor afdoende communicatie over het project naar de betrokken partijen: de politieke leiding van SZW, de opdrachtgever (en in het verlengde daarvan de leden van de AL), de Tweede Kamer, betrokken organisatie-onderdelen van SZW, de VNG en een aantal individuele gemeenten. Aan de opdrachtgever wordt in ieder geval maandelijks een voortgangsrapportage verstrekt. Voor de overige communicatie stelt de opdrachtnemer een plan van aanpak op.

De producten van het project worden vóór acceptatie door de opdrachtgever voorgelegd aan een externe begeleidingscommissie (waarin VNG en individuele gemeenten, en mogelijk het ministerie van BZK, zitting hebben) en een interne begeleidingscommissie (waarin de meest betrokken directeuren zitting hebben).

Tot de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer behoren niet het onderhoud van de producten na afloopt van het project of (indien eerder) na overdracht van producten


1 Met de directies FEZ en TZ zal worden onderzocht in hoeverre dit deelproject kan opgaan in, dan wel gebruik kan maken van het project Redesign Bias (FEZ) en/of het project TIB (TZ).


8



naar de lijnorganisatie; dit onderhoud is de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie. Evenmin is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de implementatie van de producten bij gemeenten; dit is de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie, dan wel wordt in een afzonderlijk project ondergebracht.

Tot de taakopdracht van de opdrachtnemer behoort niet het analyseren van de informatie-behoefte van SZW. De door de verschillende directies benoemde informatie- behoefte, zoals neergelegd in lopende trajecten, nader uitgewerkt in hoofdstuk 5, is uitgangspunt; indien de informatie-behoefte verandert formuleren de verantwoordelijke organisatie-onderdelen hun vragen, waarna, indien mogelijk uit oogpunt van tijd en kwaliteit, deze nieuwe informatie-behoefte in het project wordt meegenomen.


2.6. Cruciale succesfactoren
De opdrachtgever stelt vast dat de volgende factoren voorwaardelijk zijn om succes te behalen:
succesfactor maatregel De gehele Algemene Leiding * De huidige directie Toezicht participeert in het steunt het project, inclusief de project; Inspecteur-Generaal vanaf 1 * De kwartiermaker IWI wordt in een zo januari 2002 vroegtijdig mogelijk stadium bij het project betrokken;
* Indien blijkt dat de projectleden van de directie Toezicht niet bij de IWI gaan werken, zullen ook beoogde medewerkers van de IWI aan het project gaan deelnemen. De opgeleverde producten * De Algemene Leiding neemt vóór acceptatie worden door de lijn geaccepteerd, van de resultaten een beslissing over geïmplementeerd en positionering van implementatie en onderhoud onderhouden. van de producten.
* De projectleider zorgt voor een toereikende documentatie, met het oog op een overdracht van de eindproducten aan de lijnverantwoordelijke. Er is voldoende capaciteit voor * De aangegeven organisatie-onderdelen zijn het project. verantwoordelijk voor het vrijmaken van capaciteit uit de lijnorganisatie op verzoek van de DG AMB. Met capaciteit wordt zowel de door de projectleider aangegeven aantallen personen bedoeld als de competenties van die personen. De personen die voor het project zijn vrijgemaakt opereren binnen het project niet namens hun directie (in de zin dat aansturing vanuit het project plaatsvindt), maar zorgen wel voor terugkoppeling binnen de eigen


9



directie;
* De opdrachtgever draagt zorg voor huisvesting en secretariële ondersteuning van het project;
* Bij knelpunten gedurende het project overleggen de projectleider en de lijnmanager van de projectmedewerker. Indien hier geen oplossing uit voortkomt wordt het knelpunt naar de opdrachtgever gesignaleerd. Gedurende de looptijd van het * De opdrachtgever informeert de projectleider in project worden geen nieuwe een zo vroegtijdig stadium indien een dergelijk projecten opgestart die dezelfde project wordt voorgenomen, dan wel de (soort) resultaten beogen, of juist projectleider signaleert dit naar de hiermee in tegenspraak zijn. opdrachtgever;
* In een dergelijk geval inventariseert de projectleider de risico's die dit oplevert en doet hiervan verslag aan de opdrachtgever;
* Waar projecten lopen die raakvlakken hebben, vindt overleg en afstemming plaats. Gemeenten dienen de producten * Er vindt afstemming plaats met gemeenten in de te herkennen als bruikbaar voor externe begeleidingscommissie; de eigen organisatie en de * Er wordt (via gemeenteloket en andere kanalen) gevraagde informatie is met een gecommuniceerd met gemeenten over het acceptabele inspanning leverbaar. project;

* Het verslag wordt getest in de praktijk;
* Er vindt inhoudelijke afstemming met de beheerorganisatie GSD Benchmark plaats;
* Kennis en expertise vanuit de beheerorganisatie GSD Benchmark en Stimulansz worden benut.


10




3. AANPAK


3.1. Uitgangspunt
Bij de aanpak van het project wordt als uitgangspunt gehanteerd dat zo weinig mogelijk "nieuws" wordt geproduceerd, maar gebruik wordt gemaakt van bestaande producten en ervaringen.
Dit betekent dat een groot beroep zal worden gedaan op aanwezige kennis en expertise binnen de organisatie.
Voordeel hiervan is dat overdracht van eindproducten naar de lijn makkelijker zal gaan en dat de doorlooptijd naar verwachting korter zal zijn dan bij inhuur van externe expertise. Er is dan echter wel capaciteit en inzet van de lijnorganisatie nodig. Gezien echter het door iedereen erkende belang van het project en het nu aanwezige momentum is het de verwachting dat dit geen probleem zal zijn.

3.2. Deelprojecten
Het gehele project wordt opgedeeld in de volgende deelprojecten: Deelproject Producten Architectuur * model informatie-verzameling en -verwerking (van gemeenten) SZW, zowel reguliere, periodieke informatiestromen als onderzoeken;
* referentiemodel gemeentelijke sociale zekerheid. Gegevensregister * gegevensregister waarin naast (definities en schrijfwijzen) van gegevens ook prestatie-indicatoren zijn benoemd (doeltreffendheid, rechtmatigheid, doelmatigheid);
* in dit deelproject zal de relatie met het SUWI- gegevensregister nader moeten worden uitgewerkt. Verslag * jaarlijks integraal bestuurlijk verslag Werk en Inkomen gemeenten;
* (ingedikte) kwartaalversie van jaarlijks verslag. Regelgeving * Voorstel aanpassing regelgeving (kan zowel wetgeving als alleen lagere regelgeving betreffen);
* Voorstel over (al dan niet) opname "stopbeleid" in regelgeving. Eerste versie * ontwerp van een systeem informatiesysteem2 * voorstel voor totstandkoming
* indien mogelijk oplevering eerste versie;
* voorstel voor vormgeving en ophanging beheer. Protocol VNG-SZW Bestuurlijke afspraken met VNG over:
* gebruik informatie door SZW
* incidentele onderzoeken
2 Invulling van dit deelproject mede afhankelijk van contract met KPMG over het reeds ontwikkelde monitor-instrument t.b.v. Euro en Single Audit. Daarnaast vindt nog overleg plaats met FEZ en TZ over de samenhang met het project Redesign Bias Redesign Bias (FEZ) en/of het project TIB (TZ).


11




* procedures beheer en wijzigingen Communicatie en Producten nader te bepalen documentatie
Overige producten p.m.

Voor een deelproject kan vanuit de bestaande projectgroep een lid van de projectgroep als deelprojectleider worden aangewezen. Altijd wordt een plan van aanpak opgesteld conform een vastgestelde standaard (bijlage 2). In het plan van aanpak staat welke activiteiten zullen worden ondernomen, welke raakvlakken er zijn met andere projecten en dossiers binnen de organisatie en wie aan het deelproject een bijdrage leveren.

3.3. Fasering in de tijd
Onderstaand een tijdpad van het gehele project, waarin per deelproject de begin- en einddatum wordt gegeven. De einddatum is de datum van acceptatie van het opgeleverde product. Voor een meer gedetailleerde uitwerking van de activiteiten per deelproject en het tijdpad, zie bijlage 3. De startdatum van deelprojecten is mede afhankelijk van de voortgang van voorliggende deelprojecten. Er wordt vanuit gegaan dat het nu voorliggende overkoepelende projectplan op 21 september wordt vastgesteld door de opdrachtgever en dat dan voldoende capaciteit beschikbaar is.
Deelproject Begindatum Einddatum Volgorde Architectuur 24-09-2001 07-12-2001 1 Gegevensregister 14-11-2001 22-02-2002 2 Verslag 14-11-2001 31-05-2002 2 Elektronisch informatiesysteem 07-12-2001 16-09-2002 3 Regelgeving 08-03-2002 15-07-2002 4 Protocol VNG-SZW 01-03-2002 22-07-2002 4 Communicatie en documentatie 24-09-2001 30-10-2002 continu (incl. website) incl. eindrapport

3.4. Inzet personen
Voor de start van het project is minimaal de inzet van de volgende personen vereist:
* projectleider (1 fte);

* projectsecretaris ("tweede man", deelprojectleider communicatie) (1 fte);
* secretariaat (aan te haken bij bestaand secretariaat voor docman, post etc.);
* projectgroep, totaal 4 fte verspreid over 5 directies (4 dagen per week per directie):
- 0,8 fte TZ (kennis van bijvoorbeeld doeltreffendheid, algemeen TZ- informatiebeleid, single audit);

- 0,8 fte BZ (kennis van bijvoorbeeld beleidsinformatie, benchmark, uitvoeringskosten, evaluatie Abw, Agenda voor de toekomst, VBTB);


12




- 0,8 fte A&O (kennis van bijvoorbeeld project Knooppunt beleidsinformatie, stroomlijning, beleidsinformatie "AM" en "BZ", monitor S&A, onderzoek uitvoeringskosten);

- 0,8 fte AM (kennis van bijvoorbeeld beleidsinformatie, WIW, WSW, monitor S&A, Agenda voor de toekomst, FWI);

- 0,8 fte FEZ (kennis van bijvoorbeeld VBTB, verantwoordingsformulieren gemeenten, financieel beheer en beheer Bias).

De inzet van 0,8 fte per directie zal voornamelijk vereist zijn gedurende de periode van medio september 2001 tot mei 2002. Daarna zal mogelijk met een lagere inzet kunnen worden volstaan; hierover zal op dat moment een besluit worden genomen. De werkzaamheden van de projectgroep-leden zullen naar alle waarschijnlijkheid inhoudelijk overlappen met hun reguliere werkzaamheden, maar worden ten dienste van het project uitgevoerd. De projectgroep-leden houden bij hoeveel tijd zij aan het project kwijt zijn.
De verantwoordelijke lijnmanagers stellen de projectgroep-leden op verzoek van de opdrachtgever beschikbaar. Dit doen zij in overleg met de projectleider. Hoewel de projectgroep-leden niet namens hun directie deelnemen, maar op basis van hun persoonlijke kennis en expertise, wordt van de projectgroep-leden wel verwacht dat zij over het project binnen de eigen directie terugkoppelen. Gedurende het project kan de persoonlijke invulling van projectgroep-leden wisselen, doordat de betreffende persoon een andere functie krijgt, door de gevolgen van SZW in Beweging of doordat de fase waarin het project verkeert andere expertise nodig heeft. Dit gebeurt altijd in overleg tussen de verantwoordelijke lijnmanager en de projectleider. Bij knelpunten wordt gesignaleerd naar de opdrachtgever.

Naast deze "vaste" projectleden, is al naar gelang behoefte inzet en afstemming nodig met A&O/PGV (ICT@SZW), WBJA, VBD en (na 1/1/2002) SIOD en DUWI. Extern is afstemming en inzet nodig van VNG, individuele gemeenten, de beheerorganisatie GSD Benchmark en mogelijk de RWI. Over de benodigde inzet van individuele gemeenten en de VNG zijn nog geen sluitende uitspraken te doen, maar dit wordt vooralsnog geraamd op 2 dagen per persoon per maand, zeker gedurende de eerste fase van het project (tot eind eerste kwartaal 2002).

Bij sommige deelprojecten zal inhuur van externe expertise noodzakelijk zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het deelproject elektronisch informatiesysteem. Dit zal dan in het plan van aanpak van het desbetreffende deelproject worden aangegeven.

3.5. Werkwijze
Binnen het project moeten de producten binnen korte tijd worden gerealiseerd. Om ervoor te zorgen dat de communicatie tussen projectmedewerkers optimaal is en om te bevorderen dat er steeds in korte tijd grote stappen worden gezet, zal in beginsel aan het begin van ieder deelproject en vlak voor de oplevering van het concept eindrapport


13



een "heidag" worden gehouden. Deze heidag (die soms buiten de deur zal plaatsvinden, maar dikwijls ook in het gebouw van SZW) dient om te brainstormen, een product (af) te maken of de afstemming tussen projecten onderling tot stand te brengen. Bij zulke sessies kunnen ook anderen (externen, andere organisatie-onderdelen) dan de project-medewerkers aanwezig zijn.
Daarnaast zullen alle projectmedewerkers de zelfde vaste dag (van de week) vrijhouden voor het project, zodat op die dag wekelijks projectoverleg kan plaatsvinden en er ruimte is voor onderlinge afstemming en samenwerking.

3.6. Inzet budget
Onderstaand een zeer globale en voorlopige raming van de kosten van het project. Per deelproject zal opnieuw worden bekeken of er extra budget nodig is. De grootste kostenpost zal naar verwachting het deelproject "elektronisch systeem" zijn. Met nadruk wordt hier dan ook gesteld dat de grootste kostenposten nu nog op "pm" staan. De kosten voor de uitvoering van het project komen ten laste van SZW. kostenpost geraamd budget Projectleiding/secretariaat/medewerkers Out of pocket SZW Vergaderingen, heidagen, koffie, lunch binnen SZW Out of pocket SZW Heidagen buiten SZW 10x à fl. 2.500,- fl. 25.000,- Voorlichtingsbijeenkomsten gemeenten p.m. Bijeenkomsten externe begeleidingscommissie3 fl. 100.000,- Incidentele inhuur externe expertise p.m. Elektronisch systeem, incl. externe projectleiding p.m. Drukwerk, voorlichtingsmateriaal, webcommunicatie Out of pocket SZW Totaal fl. 125.000,-
+ p.m.
3.7. Aandachtspunten, risico's en maatregelen
Door de projectleider worden de volgende aandachtspunten en risico's onderscheiden: Aandachtspunt Maatregel Onvoldoende capaciteit Zie paragraaf 2.6 Het tijdpad is zeer ambitieus gezien * De projectleider zal het zo snel mogelijk de brede inhoud van het project. signaleren als het project wordt vertraagd;
* Indien zich ernstige vertragingen voordoen, zal een voorstel worden gedaan voor aanpassing van de opdracht, indien de analyse luidt dat de scope van de opdracht het knelpunt is. Door de grote hoeveelheid andere * De projectleider zal in ruime mate

3 bedrag gebaseerd op vergoeding die gemeenten voor deelname in uitvoeringspanel krijgen (totaal geraamd 100.000,- voor 6 vergaderingen per jaar). Het gaat hier om meer vergaderingen, maar minder gemeenten.


14



projecten op dit gebied (zie hoofdstuk aandacht besteden aan afstemming met 5) waaronder externe en deze trajecten; interdepartementale projecten, * Leden van de begeleidingscommissie(s) bestaat het risico op vertraging door signaleren knelpunten zo snel mogelijk. afstemmingsproblemen.
Vertraging in besluitvorming * Tijdige afstemming met alle betrokken partijen;
* Tijdig signaleren van knelpunten naar opdrachtgever. Vertraging in eerste fase indien input- Tijdig signaleren van vertraging naar projecten (zie hoofdstuk 5) onderling opdrachtgever met voorstel voor oplossing. onvoldoende aansluiten
Vertraging in project als gevolg van * Alle toekomstige belanghebbenden worden SZW in beweging zo vroeg mogelijk bij project betrokken;
* Opdrachtgever geeft zo snel mogelijk aan waar beheer, onderhoud en implementatie van producten wordt belegd. Vertraging in deelproject * Zoveel mogelijk gebruik maken van "elektronisch systeem" indien bestaande voorzieningen zoals Bias van FEZ (Europese) aanbesteding noodzakelijk en TIB van TZ (wordt onderzocht); is * Zo snel mogelijk met AZ overleggen;
* Zo snel mogelijk (mantel)contracten met huidige leveranciers analyseren. Vertraging in project al gevolg van Tijdig signaleren van vertraging naar nieuwe eisen/informatie-behoefte of opdrachtgever met voorstel voor oplossing. politieke ontwikkelingen


15




4. PROJECTINRICHTING EN VOORWAARDEN

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de projectorganisatie eruit ziet, hoe rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld en aan welke voorwaarden rond rapportage, administratie en techniek moet worden voldaan.

4.1. Organisatie
In onderstaande tabel worden de verschillende betrokken partijen in de projectorganisatie neergezet, waarbij steeds wordt aangegeven wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn.
Naam Taken en verantwoordelijkheden Bestuurlijk overleg SZW- * vaststellen uitgangspunten (14 juni 2001); VNG * vaststellen essentiële producten, namelijk:
* architectuur;
* gegevensregister;
* protocol VNG-SZW;
* fungeert als "escalatieniveau" in geval er ambtelijk tussen VNG en SZW geen overeenstemming zou worden bereikt.
Opdrachtgever: namens * acceptatie van het projectplan; AL is dat (plv.) DG AMB * acceptatie van producten;
* bij geschilpunten tussen organisatie-onderdelen van SZW (waaronder IWI) beslissing nemen, dan wel in voorkomende gevallen beslispunt aan minister voorleggen;

* draagt zorg voor faciliteiten (projectruimte, inzet lijnmedewerkers, etc.);
* geeft aan aan welk (lijn-)organisatie-onderdeel de producten worden overgedragen. Opdrachtnemer * fungeert als projectleider en in bij sommige deelprojecten ook als deelprojectleider;
* levert de afgesproken producten binnen de afgesproken tijd;

* bewaakt het budget;
* bevordert acceptatie en bekendheid van de producten binnen SZW;

* zorgt voor afstemming met aanverwante projecten en dossiers;

* overlegt met VNG en gemeenten;
* stuurt de projectmedewerkers aan;
* rapporteert periodiek aan de opdrachtgever;
* werkt mee aan een goede overdracht van producten van project naar lijn. Projectgroep * leveren op basis van expertise een inhoudelijke bijdrage


16



(medewerkers lijn aan producten; ingezet t.b.v. project) * sommige projectgroepleden zullen ook fungeren als deelprojectleider. Interne * toetst producten op kwaliteit, samenhang met andere begeleidingscommissie projecten en beleid; (directeuren meest * informeert projectleider over relevante andere projecten betrokken directies) en beleid.
Externe * levert op basis van expertise input t.b.v. producten; begeleidingscommissie * toets producten op kwaliteit en uitvoerbaarheid;
* in deze begeleidingscommissie heeft bij voorkeur ook het ministerie van BZK zitting vanwege de afstemming met het kabinetsbeleid op het gebied van informatiebeleid en de bestuurlijke relatie met gemeenten.

Ad-hoc worden voor deelprojecten werkgroepen ingericht, waarin naast de vaste projectgroepleden ook anderen, zowel afkomstig van andere directies van SZW als van de VNG en individuele gemeenten, deelnemen. De samenstelling van deze werkgroepen is steeds afhankelijk van het betreffende onderwerp. In bijlage 4 wordt de projectorganisatie schematisch weergegeven.

4.2. Administratie

* De projectleider draagt er zorg voor dat er een archief wordt aangelegd;
* Alle documentatie wordt aan het eind van het project overgedragen aan de opdrachtgever;

* De projectleider is verantwoordelijk voor de bewaking van de uitgaven. De uitvoering van de administratie hiervan ligt bij de afdeling BB;
* Voor standaard secretariaatswerkzaamheden als bespreken van zaaltjes, docman- activiteiten, kopieerwerk en postbezorging ligt de uitvoering bij het secretariaat (afdeling BB) van het organisatie-onderdeel waar het project is ondergebracht. Gezien het ontbreken van een projectruimte is dat uit praktische overwegingen tot 1 januari 2002 het secretariaat van de afdeling B&U van de directie BZ.

4.3. Informatie en overleg
4.3.a. Overlegstructuren

* De opdrachtgever en opdrachtnemer overleggen in ieder geval eens in de twee weken. Doel van het overleg is bespreken van de voortgang van het project en knelpunten, alsmde signaleren van trends of relevante ontwikkelingen;
* De projectgroep overlegt in beginsel wekelijks. Gedurende het project kan deze frequentie, al gelang de noodzaak, wijzigen.
* De interne begeleidingscommissie overlegt op momenten dat plannen van aanpak dan wel concept eindresultaten moeten worden getoetst, in de praktijk is dat ongeveer eens in de zes weken;


17




* Voor de externe begeleidingscommissie geldt ongeveer dezelfde vergaderfrequentie, met dien verstande dat de vergaderfrequentie daar in het begin iets hoger zal liggen, omdat er dan extra input van gemeenten nodig is.

4.3.b. Rapportage

* Definitieve stukken worden voor iedereen toegankelijk gemaakt via het elektronisch netwerk van SZW;

* Voor gemeenten relevante stukken worden op het gemeenteloket gepubliceerd;
* De projectleider stelt tweewekelijks een korte voortgangsrapportage op t.b.v. de opdrachtnemer. Indien noodzakelijk wordt deze rapportage ook onder de leden van de interne begeleidingscommissie verspreid;
* Voor vergaderingen van beide begeleidingscommissies worden uitgebreidere voortgangsrapportages opgesteld;

* Er wordt een verzendlijst opgesteld van alle personen binnen het departement die standaard de producten (plannen van aanpak en eindproducten) uit het project ontvangen.

4.4. Besluitvorming
De besluitvormingsprocedure is als volgt:

1. de projectleider legt het plan van aanpak of het eindproduct voor ter toetsing aan beide begeleidingscommissies;

2. van de opmerkingen van beide commissies wordt verslag gelegd;
3. de opmerkingen van beide commissies worden óf verwerkt, óf de projectleider geeft aan (indien de opmerkingen niet worden verwerkt) waarom dit niet gebeurt;
4. de opdrachtgever accepteert het product, al dan niet na aanpassing van het product op verzoek van de opdrachtgever. Bij verschil van mening met de IWI beslist de Algemene Leiding of, in voorkomende gevallen, de minister;
5. enkele producten worden daarna nog in het bestuurlijk overleg geaccordeerd:
* architectuur gemeenten (referentiemodel);
* gegevensregister;

* protocol VNG-SZW.

4.5. Techniek
De opdrachtgever is er verantwoordelijk voor dat de volgende zaken worden gerealiseerd:

* werkplekken: de opdrachtgever zorgt voor een passende projectruimte, waar minimaal werkplekken (voorzien van hulpmiddelen als PC's en telefoons) voor de projectleider en de projectsecretaris aanwezig zijn;
* op het SZW-netwerk wordt een directory aangemaakt waarover alle projectmedewerkers kunnen beschikken;

* de projectleider en projectsecretaris beschikken over MS-project om de planning van het project in bij te houden.


18



4.6. Kwaliteitsborging
4.6.a. Productkwaliteit

* In ieder plan van aanpak van een deelproject wordt aangegeven hoe het eindproduct eruit ziet en hoe dit product tot stand komt. Dit wordt gedaan volgens de "smart"-criteria: specifiek (dat wil zeggen: concreet), meetbaar, acceptabel (voor SZW en gemeenten), realistisch (in tijd, capaciteit en middelen uitgedrukt) en traceerbaar (in de zin dat helder moet zijn welke activiteiten worden ondernomen en wie daarbij betrokken zijn). Op basis van dit plan beslist de opdrachtgever of een product dat voldoet aan de omschreven eisen acceptabel is.
* Bij de oplevering van het eindproduct (per deelproject) wordt aangegeven in hoeverre de doelstellingen zijn behaald en of daarbij is afgeweken van het oorspronkelijke plan van aanpak. Op basis hiervan beslist de opdrachtgever over acceptatie van het eindproduct.

4.6.b. Proceskwaliteit
Het project wordt uitgevoerd volgens de eisen van de opdrachtgever, neergelegd in 2.5 en de afspraken rond afstemming en besluitvorming in dit hoofdstuk. Over de voortgang van het proces wordt in brede kring gerapporteerd door de voortgangsrapportages, zodat kan worden geverifieerd dat inderdaad processtappen zijn doorlopen.


19




5. RAAKVLAKKEN MET ANDERE PROJECTEN EN BELEIDSDOSSIERS
In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van andere projecten en beleidsdossiers die raken aan het project Structurering en Integratie Gemeentelijke Informatiestromen SZW (SIGIS). Per project wordt aangegeven welke bijdrage dit project aan SIGIS levert, en andersom welke mogelijke consequenties SIGIS voor het betreffende project heeft. Onderstaande tabel is uiteraard alleen op hoofdlijnen. In de plannen van aanpak van deelprojecten zal nauwkeuriger in beeld moeten worden gebracht hoe de samenhang tussen SIGIS en de relevante projecten is, dan wel wat de mogelijke consequenties zijn.

Naam project / Globale inhoud Bijdrage aan SIGIS Mogelijke gevolgen dossier en trekker en/of producten van of bijdragen binnen SZW, cursief van SIGIS voor directies die in betreffende project belangrijke mate
betrokken zijn
SUWI (Suwi- Herstructurering * input voor * gedurende secretariaat, DUWI, sociale zekerheid: informatie- project in kaart IOSG) roept mogelijk behoefte en brengen en evaluatie SUWI nieuwe indicatoren (A&O, DUWI) informatiebehoefte
of noodzaak
eenduidig beleid of
verwerkingsproces
op.
Taskforce Koppelen bestanden - * Op korte termijn beleidsinformatie beleidsinformatie op geen, op langere (A&O) persoonsniveau termijn mogelijk voor analyse- aanpassing doeleinden, 1e statistiek; resultaten begin * In afspraken met 2002 VNG over gebruikt informatie door SZW wordt ook knooppunt meegenomen. Stroomlijning Analyseren * inventarisatie * Stroomlijning als gemeentelijke structurele heeft voor groot doelstelling bij informatie informatiestromen deel SIGIS (deelproject op overlap en plaatsgevonden onderbrengen; taskforce, A&O, BZ, verschillen. (input voor * Analyse SIGIS AM, TZ) SIGIS) rond
* mogelijk op stroomlijning

20



onderdelen wordt actualisering teruggelegd bij nodig A&O/R&A.
* nog geen conclusies / voorstel voor aanpassing Nieuwe Opstellen en * Levert input voor - fraudestatistiek implementeren gegevensregister; (A&O, BZ, TZ) nieuwe * Levert input voor fraudestatistiek. In indicatoren. 2001 af te ronden.
Implementatie Codelijst in 2000 * Levert input voor - Monitor Scholing & opgeleverd, in 2001 gegevensregister; Activering (A&O, implementatie G25, * Levert input voor AM, BZ) in 2002 G86, daarna indicatoren. alle gemeenten
Herziening Abw- Recent gestart, * Mogelijk beperkt - facet statistiek & resultaten in 2002, gebruik begeleidingscom- doelstellingen: begeleidings- missie (A&O, BZ) * verbeteren commissie voor kwaliteit input expertise statistiek; en toetsen
* evt. aanpassen. producten. SUWI Gegevensregister * Voor gegevens * Mogelijk gegevensregister (ministeriële die door wijzigingsverzoe (A&O/PGV) regeling vanaf 1 gemeenten ken januari 2002) met gebruikt worden gegevensregister alle gegevens die uitgangspunt indien tussen de SUWI- voor noodzakelijk; kolommen worden "gemeentelijk * Bij uitbreiding uitgewisseld. gegevensregister" SUWI- ; gegevensregister
* Voorbeeld voor input voor opzet gemeentelijke gegevensregister. gegevens. G-25-gemeentebeeld Halfjaarlijks beeld * Input voor * in toekomst (A&O, TZ, BZ) met actuele indicatoren; gemeentebeeld informatie op * Input voor (deels) op basis gemeentelijk niveau kwartaalverslag. verslag. VIV (TZ, A&O, BZ) Versnelde * Voorbeeld In principe informatie uitvraag elektronische eenmalig. Wordt in t.b.v. actueel beeld data-vezameling; ieder geval bij G25. Wordt * Input introductie binnenkort indicatoren. kwartaalverslag


21



geëvalueerd. afgeschaft. Onderzoek Ontwikkeling model Input voor N.v.t. kostprijsmodel Abw waarmee architectuur uitvoeringskosten uitvoeringskosten in (producten en (A&O, BZ) beeld worden processen) gebracht,
waaronder
producten en
processen
Implementatie Single * Kwaliteits- Input voor verslag * Verantwoordings Audit (TZ, BZ, AM) verbetering (kwartaal- en model gaat op in uitvoering jaarversie) het nieuwe (interne verslag. controle); * Discussiepunt:
* Implementatie implementatie en verantwoordings uitvoering model; gedurende 2002.
* Uitbreiding
verantwoordings
model met WIW,
WIK, ID-banen
en WSW module.
Doeltreffendheidson * Ontwikkeling Input voor verslag * Gaat op in derzoek (deelproject indicatoren (kwartaal- en nieuwe verslag. Single Audit) (TZ, doeltreffendheid; jaarversie) Geen BZ) * Implementatie afzonderlijke start in 2002. implementatie.
* Indien incidenteel aanvulling nodig, dan in de vorm van TZ/IWI- onderzoek. Afstemming & Project wegens - Project gaat op in integratie capaciteitsgebrek SIGIS. beleidsverslag en stilgezet.
verantwoordingsvers
lag Abw (BZ en TZ)
Euro gemeenten (TZ, Implementatie Euro Voorbeeld Geen. BZ, AM) SZ-gemeenten elektronische data- (regelgeving en verzameling. uitvoering)
M&O-monitor (TZ) Jaarlijkse beeld van * Input voor Onderdelen (m.n. gemeentelijke verslag prestatie- inspanningen en (kwartaal- en indicatoren) gaan


22



resultaten op het jaarversie) op in nieuw verslag gebied van * Input indicatoren misbruikbestrijding
Abw
Toezicht jaarplan Duiden van risico's TZ/IWI stemt bij * reguliere 2002 - in de uitvoering en opstellen plan 2002 informatie- overgangsplan daarop aansluitend af met voortgang verzameling IWI (TZ/IWI) informatie SIGIS. in toekomst via verzamelen uitvoerings- verslag;
* mogelijkheden in 2002 worden nog in kaart gebracht Toezicht Informatie Elektronisch * Onderzocht zal Nader uit te Beleid TIB (TZ) systeem waarin op worden wat de werken. gemeentelijk niveau betekenis van dit toezichtsinformatie systeem voor het is verwerkt. deelproject "informatiesystee m is"
* E.e.a. afhankelijk van positionering beheer TIB na SZW in Beweging. VBTB, gemeentelijke In rijksbegroting * Input voor - (geen gevolgen voor regelingen e.a. (FEZ, opgenomen indicatoren; het project/dossier als A&O, BZ, AM) meetpunten. * Input voor zodanig, behalve natuurlijk dat via SIGIS verslag. beoogd wordt informatie te verzamelen waar dit project/dossier gebruik van kan maken.) Beheer Bias (FEZ) Beheer en Randvoorwaarden Data-verzameling aanpassingen voor elektronische via integraal systeem o.a. data-verzameling verslag. gemeentelijke via verslag. (Afstemming nodig financiële over specificaties). verantwoording
wordt verwerkt
(Bias).
Redesign Bias (FEZ) Nieuwbouw Bias. Randvoorwaarden Data-verzameling voor elektronische via integraal data-verzameling verslag. via verslag. (Afstemming nodig


23



over specificaties). Project TIB, Bestaand systeem Mogelijke In ieder geval toezichtsinformatie- waarin in uitbreiding of afstemming over systeem (TZ) verschillende overname door specificaties nodig. modules SIGIS toezichtsinformatie
per gemeente is
opgeslagen
Werkgroep Opstellen Input voor verslag. Kwartaaldeclaraties kwartaaldeclaraties declaraties 2002. en en (1/10/01 gereed) jaarverantwoording jaarverantwoording vanaf 2003 integraal (FEZ, TZ, BZ, AM, onderdeel verslag. A&O)
Agenda voor de Bestuurlijke Input voor - (geen gevolgen voor toekomst (BZ, A&O, afspraken SZW - indicatoren op basis het project/dossier als TZ, AM) VNG (wordt van algemene zodanig, behalve natuurlijk dat via SIGIS uitgewerkt met G4 afspraken. beoogd wordt en G21) over informatie te doelstellingen beleid verzamelen waar dit en uitvoering. project/dossier gebruik van kan maken.) Er zijn een beperkt
aantal
kernindicatoren
benoemd.
Evaluatie Abw (BZ, Opzet en uitvoering Input voor - (geen gevolgen voor A&O) evaluatie Abw indicatoren. het project/dossier als 2000-2004. O.a. zodanig, behalve natuurlijk dat via SIGIS ontwikkeling beoogd wordt meetpunten. informatie te verzamelen waar dit project/dossier gebruik van kan maken.) Benchmark GSD'en Ontwikkeling en * Input voor Overeenstemming (BZ, A&O, TZ) implementatie architectuur over definities en Uitvoering door instrument (producten en indicatoren kan Stimulansz waarmee processen) mogelijk leiden tot gemeenten zich * Input voor aanpassing van de onderling kunnen indicatoren. Benchmark. vergelijken op
effectiviteit en
efficiency. Circa 100
gemeenten doen
mee. Afstemming
met project


24



kostprijsmodel vindt
nu plaats.
Productbegroting Model- Input voor N.v.t. GSD'en (BZ en productbegroting referentiemodel. A&O), uitvoering GSD'en, afgestemd
door Stimulansz met Benchmark.
Afstemming met
kostprijsmodel SZW
loopt.
Statistiekapplicatie Applicatie waarmee - Geen gevolgen, "Bijstand in beeld" gemeenten m.b.v. hoogstens indirect, (BZ en A&O) standaard en eigen op basis van nieuwe uitvoering door queries verslag. Stimulansz management-
informatie op basis
van
statistiekbestanden
kunnen genereren.
Referentie proces Ontwikkeling van Input voor - sluitende aanpak een referentie proces referentiemodel (IOSG) uitvoering sluitende aanpak gemeenten door Stimulansz voor gemeenten in
aansluiting op het
referentie-
werkproces CWI.
Grote Steden Beleid - Wens van BZK om Besloten is dat de Nog onbekend verantwoording en (in ieder geval voor verantwoording accountantsprotocol grote steden) te voor de grote (AM trekt dit voor komen tot 1 gemeenten een SZW) verantwoording en bijlage wordt bij de accountantsprotocol gemeenterekening. voor alle SZW bepaalt wel de departementen inhoud van deze verantwoording (= integraal bestuurlijk verslag). Verder richt BZK een "virtueel loket" in voor indiening van de gemeenterekening en bijlagen. SZW heeft zich verplicht hieraan deel te nemen.


25



Monitor Monitor waarmee Input voor verslag Mogelijk deels Gemeentelijk de uitvoering en de informatie- Armoedebeleid (BZ toepassing van verzameling via en A&O) beleidsvrijheid rond verslag. armoedebeleid door
gemeenten in beeld
wordt gebracht.
Projectbureau Departementaal Voorbeelden van Op gebied van Vermindering projectbureau vanaf (meten van) gemeenten neemt Administratieve 1 januari 2002, administratieve SIGIS belangrijk Lasten (DG Kuipers) verantwoordelijk lastenverlichting. deel van de voor SZW-beleid op administratieve gebied van lastenverlichting op administratieve zich. Ander lastenverlichting. belangrijk traject op Richt zich in eerste dit gebied is het instantie m.n. op onderdeel werkgevers. deregulering van de Agenda voor de Toekomst. Mogelijk is met deze twee trajecten inspanning door het projectbureau t.a.v. gemeenten niet noodzakelijk. Uitkomsten MDW- Traject betreffende Uitkomsten zijn - traject en onder meer input en kader voor kabinetsstandpunt in deregulering en project SIGIS. deze verlichting van
(interdepartementaal administratieve
, i.c. BZK). lasten.

Niet genoemd in bovenstaande tabel zijn alle lopende structurele informatiestromen die niet "onder bewerking" zijn, zoals:

* monitor ID-banen;

* WIW-statistiek;

* WSW-statistiek;

* Debiteurenstatistiek Abw.
Deze informatiestromen leveren allemaal input voor het gegevensregister en worden betrokken bij het proces van stroomlijning.


26



Een apart aandachtspunt is het dossier reïntegratie. In verschillende organisatie- onderdelen en trajecten wordt de informatie-behoefte van SZW op dit terrein verder uitgewerkt. Bij de samenstelling van het verslag zal hier besluitvorming over nodig zijn.

Evenmin worden genoemd instrumenten die ondersteunend kunnen zijn aan het project SIGIS zoals het uitvoeringspanel, het gemeenteloket of de SZW-gemeentendagen met het oog op communicatie en draagvlak. Uitgangspunt is dat het project SIGIS hiervoor zoveel mogelijk gebruik maakt van bestaande instrumenten.


27




6. BIJLAGEN


1. Bestuurlijke afspraken SZW-VNG 14 juni 2001;
2. Standaard plan van aanpak deelprojecten;
3. Tijdplanning;

4. Schematische weergave projectorganisatie;
5. Overzicht gebruikte afkortingen.


28



Deel: ' Structurering en integratie gemeentelijke infostromen SZW '




Lees ook