Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Ministerie van Sociale Zaken Directie Bijstandszaken en Werkgelegenheid Afdeling Inkomenswaarborg

Burgemeester en wethouders Postbus 90801 Directeuren van Gemeentelijke Sociale Diensten 2509 LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Hoofden van afdelingen sociale zaken Telefoon (070) 333 44 44 Telefax (070) 333 40 33

Uw brief Ons kenmerk Doorkiesnummer BZ/IW/01/47979

Onderwerp Datum Contactpersoon Verzoek voorlopige teruggaaf via de gemeente RC-servicelijn

In deze circulaire vraag ik, mede namens de directeur-generaal Belastingdienst van het ministerie van Financiën, uw aandacht voor een nieuwe werkwijze voor verzoeken om voorlopige teruggaaf van heffingskortingen van bijstandsgerechtigden. Voor de voorlopige teruggaven die betrekking hebben op het jaar 2002 en volgende jaren is het mogelijk gemaakt dat gemeenten die voorlopige teruggaven op geautomatiseerde wijze namens de bijstandsgerechtigden aanvragen. Gebruikmaking van deze mogelijkheid vindt zowel voor gemeenten als voor bijstandsgerechtigden plaats op vrijwillige basis.

In deze circulaire informeren wij u over de achtergronden van de nieuwe mogelijkheid. Vervolgens gaan wij in op de planning en op de activiteiten die van u verwacht ./. worden. Bij de circulaire hoort een aantal (model)brieven die u in de contacten met de bijstandsgerechtigden kunt gebruiken.

Aanleiding
Met ingang van 2001 zijn de tariefgroepen vervangen door heffingskortingen. Een aantal daarvan kan door middel van een voorlopige teruggaaf worden uitbetaald. Deze moet, behoudens waar het de kinderkortingen betreft, in aanmerking worden genomen bij de vaststelling van het recht op en de hoogte van de bijstand. Op grond van de Algemene bijstandswet zijn bijstandsgerechtigden verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen. Bij de aanvraag van de voorlopige teruggaven voor 2001 is gebleken dat voor alle partijen sprake is van een bewerkelijk proces. Bovendien waren veel aanvragen te laat en werden ze onjuist ingevuld. Daarom is een nieuwe werkwijze ontwikkeld.

Omschrijving nieuwe werkwijze
Vooraf merken wij op dat de nieuwe werkwijze betrekking heeft op de voorlopige teruggaaf van heffingskortingen en dus niet op de voorlopige teruggaaf wegens aftrekposten.






De nieuwe werkwijze ziet op de massale aanvragen in het najaar. Voor alle bijstandsgerechtigden die de gemeenten hebben gemachtigd kan de gemeente langs electronische weg de voorlopige teruggaaf voor het komende jaar aanvragen. De Belastingdienst heeft een programma ontwikkeld waarmee dat op een vereenvoudigde wijze kan. De Belastingdienst zal u dit programma in september 2001 toesturen.

Het is niet verplicht om mee te doen. Uiteraard kunt u voor dezelfde werkwijze kiezen als vorig jaar. Ook de bijstandsgerechtigde is niet verplicht om de gemeente te machtigen.

Planning en uitvoering
Als de gemeente gebruik wil maken van de nieuwe werkwijze ziet de planning en uitvoering er als volgt uit:

* uiterlijk 13 augustus 2001 moet bij de Belastingdienst een bestand binnen zijn met de sofinummers van alle bijstandsgerechtigden waarvan u verwacht dat zij recht hebben op ./. een voorlopige teruggaaf van heffingskortingen. Zie bijlage 1 voor nadere informatie over de logistiek;

* de Belastingdienst zal de bijstandsgerechtigden van wie het sofinummer is aangemeld geen aanvraagformulier toezenden. In plaats van dat formulier ontvangen zij in september 2001 van de belastingdienst een brief waarin hen wordt gewezen op de mogelijkheid ./. van het gebruik van de machtiging (bijlage 2);
* vooruitlopend op de verzending van de brief van de Belastingdienst kunt u beginnen met ./. het inzamelen van de machtigingen. Een modelbrief hiervoor is bijgevoegd (bijlage 3), ./. evenals een model van de machtiging (bijlage 4 ). De dubbele benadering (door de Belastingdienst en uw gemeente) is mede ingegeven om een maximale respons te bewerkstelligen. Om te voorkomen dat onduidelijk blijft of een bijstandsgerechtigde u al dan niet wil machtigen, wordt in de modelbrief aan betrokkene die het verzoek zelf wil blijven ./. indienen verzocht om dit met een verklaring op te geven (bijlage 5).
* omstreeks medio september 2001 vindt uitlevering plaats van de programmatuur (nadere informatie over de logistiek volgt);
* het door het programma gegenereerde bestand dient vóór eind oktober 2001 te worden opgestuurd naar de Belastingdienst (nadere informatie over de logistiek volgt);
* na verwerking van de gegevens stuurt de Belastingdienst aan de bijstandsgerechtigde een beschikking. Voorzover er toch iets mis is met een aanvraag zal de Belastingdienst contact opnemen met de gemeente;

* de Belastingdienst selecteert op basis van het bestand van augustus de bijstandsgerechtigden van wie de Belastingdienst eind november nog geen verzoek heeft ontvangen. Die bijstandsgerechtigden zal de Belastingdienst opnieuw benaderen zodat de kans groot is dat ook zij tijdig een voorlopige teruggaaf zullen ontvangen.

Aanvragen lopende het jaar
Voor de aanvragen lopende het jaar blijft de huidige werkwijze gelden, waarbij de betrokkene het verzoek tot de Belastingdienst richt. Net als thans het geval is, kunt u desgewenst de bijstandsgerechtigde behulpzaam zijn bij de indiening van dit verzoek. Deze aanvragen kunnen niet






via vorenbedoeld programma lopen. Wel kunt u gebruik maken van de diskette die de Belastingdienst aan alle belastingplichtigen ter beschikking stelt voor het aanvragen van de voorlopige teruggaaf.

Mutaties
Voor mutaties geldt als uitgangspunt dat de bijstandsgerechtigde die zelf moet melden aan de Belastingdienst. Desgewenst kunt u mutaties op grond van een machtiging namens de bijstandsgerechtigde via een vernieuwd verzoek melden bij de Belastingdienst. Ook voor een vernieuwd verzoek geldt dat dit niet via vorenbedoeld programma kan lopen en dat u gebruik kunt maken van de diskette die de Belastingdienst aan alle belastingplichtigen ter beschikking stelt voor het aanvragen van de voorlopige teruggaaf.

Bestandsuitwisseling
Voorts geldt voor alle gemeenten, ongeacht of wel of niet wordt deelgenomen aan de nieuwe werkwijze, het volgende. Eind november 2001 kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om, net als vorig jaar en begin dit jaar, een bestand aan te leveren van bijstandsgerechtigden. Op basis van dit bestand zal de Belastingdienst u in december 2001 informeren over de voorlopige teruggaaf die is toegekend aan bijstandsgerechtigden in uw gemeente. U ontvangt hierover nader bericht.

Wij hopen dat de nieuwe werkwijze zal bijdragen aan een vereenvoudiging en verbetering van de aanvragen van de voorlopige teruggaven.

De directeur Bijstandszaken,

(drs. P.P.L. van Kalmthout)






Bijlage 1 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979

Logistieke informatie voor het bestand van sofinummers in augustus

Voor elke bijstandsgerechtigde die naar verwachting in aanmerking komt voor een voorlopige teruggaaf in verband met heffingskortingen moet u een record aanmaken, die u in een bestand verzamelt.

Het bestand moet voldoen aan de volgende specificaties:
- De records moeten worden aangeleverd in ASCII.
- Elk record moet uit 13 posities bestaan waarvan de eerste 4 posities de (CBS)gemeentecode bevat. De posities 5 t/m 13 bevatten het sofinummer. Als het sofinummer korter is dan 9 posities, worden voorloopnullen toegepast.

- De records worden afgesloten met CR/LF (Carriage/Linefeed).
Het bestand schrijft u weg naar het medium (diskette, tape, CD-rom) waarop u de gegevens aan de Belastingdienst wilt aanleveren. U stuurt dat bestand vóór 13 augustus 2001 aan: Belastingdienst/CBI
t.a.v. de heer J.A. Olthuis
Antwoordnummer 1220
7300 VB Apeldoorn

Bestanden die de Belastingdienst na 13 augustus ontvangt kunnen niet meer verwerkt worden.

Voor logistieke en technische vragen kunt u contact opnemen met de heer Olthuis, telefoonnummer 055- 528 9635. Voor vragen over de bestandsopbouw e.d. kunt u contact opnemen met de heer Hollestein, telefoonnummer 055- 528 9638.






Bijlage 2 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979

Tekst van de brief van de Belastingdienst aan de bijstandsgerechtigde

Betreft: Verzoek voorlopige teruggaaf via de gemeente

Geachte heer/mevrouw,

Volgens mijn gegevens ontvangt u een bijstandsuitkering en heeft u recht op een voorlopige teruggaaf voor heffingskortingen. In dit geval bent u op grond van de Algemene bijstandswet verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen bij de Belastingdienst. U kunt de voorlopige teruggaaf zelf aanvragen, maar u kunt de aanvraag voortaan ook via de gemeente laten lopen.

Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt bij de Belastingdienst, moet u de gemeente machtigen om namens u het verzoek te doen. Het kan zijn dat de gemeente hierover al contact met u heeft opgenomen. Als dat niet het geval is, zal zij dat binnenkort doen. U ontvangt dan een brief met daarbij een machtiging. Deze machtiging moet u invullen, ondertekenen en aan de gemeente terugsturen. De gemeente zal u laten weten welke heffingskortingen voor u zijn aangevraagd en op basis van welke gegevens dat is gebeurd. Van de Belastingdienst ontvangt u bericht of de voorlopige teruggaaf is toegewezen. De Belastingdienst zal de voorlopige teruggaaf vervolgens rechtstreeks aan u uitbetalen.

Als u het verzoek om voorlopige teruggaaf zelf wilt blijven doen, moet u dat formulier zelf aanvragen. Dit formulier kunt u krijgen bij de gemeente of bij de Belastingdienst. Meldt dit dan aan de gemeente.

Als u nog vragen heeft over deze brief of u wilt het aanvraagformulier voor een voorlopige teruggaaf ontvangen, dan kunt u contact opnemen met de gemeente of met de eenheid van de Belastingdienst waaronder u valt. U kunt ook (gratis) bellen met de BelastingTelefoon: 0800 - 0543. De BelastingTelefoon is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 22.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.






Bijlage 3 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979

MODEL-BRIEF

Brief van gemeente aan bijstandsgerechtigden

Onderwerp: verzoek voorlopige teruggaaf heffingskortingen

Waar gaat deze brief over?
Met ingang van eind vorig jaar is het mogelijk om bij de Belastingdienst een aanvraag in te dienen voor een voorlopige teruggaaf van heffingskortingen. Als u wilt, kunt u uw verzoek voortaan via de gemeente laten verlopen. In deze brief kunt u lezen wat u daarvoor moet doen.

Het is belangrijk dat u op deze brief reageert!


* Als u de gemeente wilt machtigen, lees dan verder en zorg dat de gemeente de machtiging krijgt.
Mogelijk heeft u de gemeente al gemachtigd. In dat geval hoeft u niets doen. Als u de voorlopige teruggaaf zelf wilt blijven aanvragen stuur dan wel bijgaand formulier in om aan te geven dat u uw verzoek zelf blijft doen!

Wat de Belastingdienst u al meedeelde
Waarschijnlijk heeft u een dezer dagen een brief ontvangen van de Belastingdienst. Voor zover nodig herhaal ik hier nog even kort het belangrijkste deel van die brief.

"Volgens mijn gegevens ontvangt u een bijstandsuitkering en heeft u recht op een voorlopige teruggaaf voor heffingskortingen. In dit geval bent u op grond van de Algemene bijstandswet verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen bij de Belastingdienst. U kunt de voorlopige teruggaaf zelf aanvragen, maar u kunt de aanvraag voortaan ook via de gemeente laten lopen.

Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt bij de Belastingdienst, moet u de gemeente machtigen om namens u het verzoek te doen. Het kan zijn dat de gemeente hierover al contact met u heeft opgenomen. Als dat niet het geval is, zal zij dat binnenkort doen. U ontvangt dan een brief met daarbij een machtiging. Deze machtiging moet u invullen, ondertekenen en aan de gemeente terugsturen. De gemeente zal u laten weten welke heffingskortingen voor u zijn aangevraagd en op basis van welke gegevens dat is gebeurd. Van de Belastingdienst ontvangt u bericht of de voorlopige teruggaaf is toegewezen. De Belastingdienst zal de voorlopige teruggaaf vervolgens rechtstreeks aan u uitbetalen."

Hoe machtigt u de gemeente






Hierbij treft u een machtigingsformulier aan. Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt, dan moet u het formulier invullen, ondertekenen en inleveren bij de gemeente of in bijgevoegde retourenvelop aan de gemeente zenden.

Wat u verder moet doen
Als u de gemeente machtigt om voor u een voorlopige teruggaaf aan te vragen is het van belang



Optie 1
dat u zelf geen aanvraagformulier indient bij de Belastingdienst en dat u wijzigingen in uw inkomen of persoonlijke situatie meldt bij de gemeente. De gemeente geeft deze dan door aan de Belastingdienst.

Optie 2
dat u zelf alleen een aanvraagformulier indient bij de Belastingdienst als er wijzigingen zijn in uw inkomen of persoonlijke situatie nadat de gemeente voor u de voorlopige teruggaaf heeft aangevraagd..

< einde optionele tekst >

De machtiging vervalt als u geen bijstandsuitkering meer ontvangt of als u de machtiging intrekt. Neem in dat geval contact op met de Belastingdienst om na te gaan of uw voorlopige teruggaaf gewijzigd moet worden of moet worden ingetrokken.

Als u uw verzoek zelf wilt blijven doen, meldt dat dan aan de gemeente. U heeft dan wel een formulier nodig om de voorlopige teruggaaf aan te vragen. Dat formulier kunt u krijgen bij de gemeente of de eenheid van de Belastingdienst waaronder u valt. Ook kunt u het formulier aanvragen bij de belastingtelefoon (0800-0543).

Voor uw reactie op deze brief zeg ik u bij voorbaat dank.






Bijlage 4 bij circulaire aan gemeenten, kenmerkt BZ/IW/01/47979

MODEL-MACHTIGING

Machtiging voorlopige teruggaaf van heffingskortingen Kenmerk
Datum

Ik, de heer/mevrouw machtig tot wederopzegging de gemeente ........................ , de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente................., de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ................... tot het namens mij doen van een verzoek om voorlopige teruggaaf in verband met heffingskortingen.

Ik machtig de gemeente hierbij tevens de gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst die nodig zijn voor het verzoek om een voorlopige teruggaaf.

De gemeente ................, de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente ................., de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente .................... baseert zich bij het doen van het verzoek op de gegevens die haar ter beschikking staan. Ik blijf zelf verantwoordelijk voor de juistheid van deze gegevens.

De gemeente ..............., de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente ..................., de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ..................... zal mij meedelen voor welke heffingskortingen een voorlopige teruggaaf is/zal worden aangevraagd.



Optie 1
Ik zal zelf geen verzoek om een voorlopige teruggaaf doen en ik zal wijzigingen in de gezinssituatie of in het inkomen, die van invloed zijn op het recht op heffingskortingen melden bij de gemeente ............, de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente ........................., de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ................... die deze gegevens voor mij zal doorgeven aan de Belastingdienst.

Optie 2
Ik zal alleen een verzoek om voorlopige teruggaaf indienen als zich een wijziging voordoet in mijn situatie nadat de gemeente voor mij een verzoek om voorlopige teruggaaf heeft ingediend. Een kopie van de beschikking van de voorlopige teruggaaf zal ik inleveren bij de gemeente.



Deze machtiging komt te vervallen als ik deze machtiging schriftelijk intrek, dan wel als ik geen bijstandsuitkering meer ontvang.




9

Plaats, datum

handtekening




10

bijlage 5 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979

Model-verklaring

Ondergetekende, , , , verklaart hierbij geen gebruik te maken van de mogelijkheid om de voorlopige teruggaaf heffingskortingen door de gemeente te laten verzorgen. Ik zal zelf deze aanvraag bij de Belastingdienst indienen.

,

(handtekening)




Deel: ' Verzoek voorlopige teruggaaf belasting via de gemeente '




Lees ook