Persbericht

Van ongestructureerde documenten naar relevante informatie: Xerox en ZyLAB introduceren nieuw archiveer- en zoeksysteem

Amstelveen/Amsterdam, 18 oktober 1999 - Xerox (Nederland) B.V. en ZyLAB Benelux B.V. hebben samen een nieuw systeem ontwikkeld voor het archiveren, zoeken en afdrukken van documenten. Voor deze oplossing is de multifunctionele scanner, copier en printer Xerox Document Centre geïntegreerd met ZyIMAGE software voor het opslaan en opvragen van gescande pagina's. Het resultaat is een efficiënt systeem voor het beheersbaar maken en verwerken van informatie. Dankzij geavanceerde zoekmethodes kunnen kennisintensieve organisaties daarmee sneller over kwalitatief betere informatie beschikken. Digitale en papieren informatie onvoldoende gestructureerd Veel organisaties kampen met een sterke toename van kennisdocumenten die van groot belang zijn voor het bedrijfsproces. Deze informatie is meestal deels op papier en deels in digitale vorm beschikbaar. Inzicht hierin dient op korte termijn mogelijk te zijn, maar het ontbreken van structuur en de hoge documentvolumes maken de informatie echter nagenoeg onbeheersbaar. Deze ontwikkeling heeft zowel een negatieve invloed op de productiviteit, als op de tijdigheid en kwaliteit van de informatie. In de praktijk zijn deze problemen het grootst bij kennisintensieve organisaties, zoals Research & Development, juridische afdelingen (zowel in de advocatuur als binnen organisaties), opsporingsdiensten, justitiële instanties, business intelligence, kennisarchieven, knipselkranten en Raads Informatie Systemen. Geïntegreerde oplossing van Xerox en ZyLAB
Er zijn reeds systemen op de markt voor het digitaliseren van documenten (scan to file). Ook zijn softwarepakketten beschikbaar die deze digitale documenten middels OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunnen omzetten naar tekstbestanden. Daarnaast zijn er meerdere systemen die dergelijke tekstbestanden kunnen doorzoeken op een trefwoord. De gevonden tekstbestanden, alsmede de originele documenten (de scans), zijn vervolgens samen te voegen en af te drukken. Het nadeel van dit 'traditionele werkproces' is dat het relatief omslachtig en arbeidsintensief is.

Het door Xerox en ZyLAB ontwikkelde systeem integreert deze handelingen op efficiënte en intelligente wijze. Daarnaast biedt het functionaliteit voor distributie van de zoekresultaten. Informatie komt hierdoor sneller en beter ter beschikking van de uiteindelijke gebruiker. Het systeem bestaat uit twee basiscomponenten, te weten de Xerox Document Centre, een multifunctionele scanner, copier en printer, en ZyIMAGE software voor het verwerken van de gescande pagina's, het indexeren en opslaan van de informatie en het doorzoeken en opvragen hiervan.

Optioneel kunnen twee modules worden toegevoegd: ZyALERT voor het automatisch informeren van benoemde doelgroepen en ZyIMAGE Webserver voor het toegankelijk maken van de informatie via het World Wide Web.

Binnen het werkproces van het Xerox-ZyLAB systeem zijn vier deelprocessen te onderscheiden:


1. Digitaliseren van informatie
De gebruiker legt de in te scannen documenten gestapeld op het Xerox Document Centre en kiest in het menu op het bedieningsscherm de gewenste folder (bestandsmap) op bijvoorbeeld een netwerkserver als bestemming van de gescande informatie. De documenten worden vervolgens geheel automatisch gescand waarna de ZyLAB software de documenten verwerkt en ze opslaat in de opgegeven folder. Dit gebeurt op twee manieren: als originele scanfile en als tekstbestand. Alle opgeslagen informatie wordt direct geïndexeerd en is meteen doorzoekbaar.
2. Zoeken van informatie
Geautoriseerde gebruikers kunnen vanaf hun werkplek via een gebruikersvriendelijke ZyIMAGE-interface zoekopdrachten invoeren. Wanneer de spelling niet geheel bekend of correct is, zorgt 'Fuzzy-software' voor de juiste selectie. Als resultaat van de zoekopdracht krijgt de gebruiker een overzicht van alle relevante documenten. Na opening van een gevonden document verschijnt het originele gescande document. Het gezochte woord (of woorden) is gemarkeerd, waardoor direct zichtbaar is of dit het juiste document is.


3. Automatische distributie van informatie
Voor het informeren van bijvoorbeeld collega's over de beschikbaarheid van nieuwe, actuele informatie, is het mogelijk om 'informatieprofielen' te definiëren. Bij het inscannen van documenten -ongeacht de locatie of invoerder- detecteert het systeem relevante documenten bij een bepaald informatieprofiel en informeert het automatisch de doelgroep per e-mail. Naar keuze kan iedere gebruiker het gehele document of alleen een verwijzing ontvangen.


4. Produceren van rapporten
Door ZyIMAGE gevonden documenten zijn direct te selecteren en af te drukken op het Xerox Document Centre. Afgedrukt wordt een identieke kopie van het origineel, d.w.z. inclusief alle aantekeningen, logo's en opmaak. Ook kan de Document Centre speciale wensen als dubbelzijdig afdrukken en nieten uitvoeren. Tevens kan de gebruiker de informatie digitaal verwerken om bijvoorbeeld delen van tekstbestanden eenvoudig te importeren in zowel Microsoft Windows- als Apple Macintosh-applicaties. Hoogste productiviteit voor middelgrote volumes
Alvorens de samenwerking met Xerox aan te gaan heeft ZyLAB een groot aantal scanners en (semi-)multifunctionele apparaten onderzocht. De conclusie van dit onderzoek luidde dat de combinatie van ZyLAB software met Xerox Document Centres leidt tot de hoogste productiviteit voor middelgrote volumes. Vooral de mogelijkheid om gelijknamige folders te definiëren vereenvoudigt het scanproces tot een 'Green Button Operation'. Daarnaast is het printmechanisme optimaal ingevuld, waardoor gevonden documenten sneller worden afgedrukt.

Voor meer informatie over de geïntegreerde Xerox-ZyLAB oplossing kan men contact opnemen met Xerox Customer Information Desk, telefoon 030 - 698 0 698 of Zylab Benelux, telefoon 020 - 696 62 77.

ZyLAB
ZyLAB, opgericht in 1983, is de eerste leverancier van een volledig programma om teksten op een PC-platform de doorzoeken. Meer dan 500.000 gebruikers maken wereldwijd gebruik van ZyLAB software, waaronder in Nederland vele beursgenoteerde bedrijven, advocatenkantoren en overheidsinstellingen. The Document Company Xerox
The Document Company Xerox is wereldwijd marktleider in producten, systemen, services en supplies voor document processing en document management. Naast toonaangevende copiers, printers - zowel zwart/wit als (steun)kleur - en multifunctionele apparatuur biedt Xerox een breed pakket document outsourcing diensten, op het gebied van documentproductie, documentbeheer, workflow, netwerken en ondersteuning. Als technologisch solutions provider voor de SOHO-, kantoor-, productie- en service-omgeving is Xerox actief in meer dan 130 landen. Xerox realiseerde in 1998 met haar kernactiviteit document processing wereldwijd (exclusief Japan) een omzet van US $ 19,4 miljard. Bij de Nederlandse vestigingen van Xerox in Amstelveen (hoofdkantoor), Zeist (verkooporganisatie) en Venray (productie, recycling en Europees logistiek centrum) zijn in totaal meer dan 3.000 mensen werkzaam.

Deel: ' Xerox en ZyLAB introduceren nieuw archiveer- en zoeksysteem '




Lees ook